鑫剑数字化办公(OA)智能管理软件用户手册

鑫剑数字化办公（OA）智能管理软件用户手册

一、

软件建设的意义

数字化、信息化、网络化是社会发展的必然 随着经济的发展和社会的进步，企事业单位的管理方式愈来愈灵活、操作流程愈来愈复杂、涉及的利益关系亦愈来愈宽。因此，手式操作模式已开始凸现弊端，信息化、网络化正逐渐成为管理的必然趋势。

一个良好的计算机信息网络不仅是手工操作的替代，而且也是革新和重整业务管理流程，使之更加合理化的一个绝好的机会。不论是何种企事业单位，有一些管理共性是相同的，比如：公司资源的应用情况，人力资源的管理，公告及公文的管理，会议通知等等，任何行业都没有一个标准，都是靠经验运作，而经验都来源于各种实践数据，因此可以说，源数据越真实、越丰富、越全面，对管理就会越有用，而信息网络，对保证基础数据的真实性、快捷性、丰富性、全面性有着得天独厚的优势，所以，信息系统是现代管理的基础和标志。 鑫剑数字化办公（鑫剑OA软件）智能管理软件又称网络智能办公系统，是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高企事业单位信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。

系统提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。

鑫剑数字化办公（OA）智能管理软件能解决什么问题

1、 行政管理智能化

内部通知，文件学习，会议纪录，纪律规章，公司远景规划，公文管理等重要事项一律采用网络管理及发布，提高工作效率。负责人只需座在办公室，打开电脑，将需下传的通知或文件放到网络上，下属部门与员工马上可以看到，并实时反馈信息。 2、 客户管理简单化

客户的档案通过网络鑫剑OA软件后，节省人力及物力。数据安全性可靠，部门只须通过网络，把相应客户资源输入电脑后，上级即可看到详细数据，无须部门之间到处跑。反馈信息即时。 3、 订单管理方便化

客户可以通过网站发布订单，业务员可以将已有订单输入电脑，通过鑫剑OA软件后，懂事会可以看到相应情况，部门之间也可以反馈相应信息。 4、 人力资源管理系统化

组织性强，部门化管理，员工详细情况，工资、考核、职位变动，清楚明了。管理方便。

5、 通讯助理明了化

个人通讯录，内部邮件收发，手机短信，个人日程安排，工作计划。使用灵活。 6、 公共信息管理一体化

内部交流平台，在线会议中心，资料上传下载。提供了内部相应资料的共享性。 7、 资源管理在线报告

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打印机，复印机等设备的使用有被占用的时间，采用网络鑫剑OA软件后，可以随时了解资源的占用情况，提高了工作效率。 8、 图纸、文件、重要档案管理

一台服务器，部门、员工，所有工作过的成果全上传到服务器，在线管理，方便新职员的学习，也方便企事业单位的评估。

二、 鑫剑数字化办公（鑫剑OA软件）智能管理软件概述及特点

鑫剑数字化办公（OA）智能管理软件基于微软Web应用程序平台，是一款功能实用、操作简单、界面大方、服务可靠、可伸缩性的网络办公软件。系统完全B/S架构设计，实现了内部业务系统的统一协调，无论您处在世界各地的任何角落，只要可以访问Internet，本地无需安装任何客户端软件和数据库，将应用服务集中于统一的应用服务器中，就可以完成公司的日常业务，真正步入分散经营、集中控制的商务管理模式。 设计原则： 1、实用性原则

实用就是务实不务虚，就是注重解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷、方便地布署和使用，并节省投资，降低风险。有鑫剑OA软件起来功能一堆，什么客户、人事、财务、资产、知识管理等等一网打尽，却做得粗糙之极，中看不中用。

2、易用性原则

这就要求软件的界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作充分满足用户的视觉流程和使用习惯。易理解、易学习、易使用、易维护、易升级，实现“傻瓜相机”式的操作，将实施、培训成本和周期降到最低。易用性对软件的顺利实施和使用具有至关重要的意义，易用性的欠缺造成项目失败的案例已经屡见不鲜。

3、先进性原则

鑫剑OA软件一个先进的工具，所以应采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，结构化程度高，灵活性、扩展性、兼容性、升级性好，速度快，符合技术发展趋势，适应用户成长需要。此处需要注意的是避免受“惟技术论”和“惟概念论”的误导，无论是技术还是概念都要以适合自己为准。

4、稳定性原则

鑫剑OA软件入到企事业单位中后，就会让人产生很大的依赖性。所以系统从底层数据库到功能层应经过严格测试，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象，能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行，适合大规模用户使用，以保证日常办公的正常进行。

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5、安全性原则

鑫剑OA软件系统往往保存有企事业单位的核心资料，也会有个人用户的一些保密资料，这就要求系统能有效防止外部各种病毒攻击和恶意攻击，能够进行严格、细致的访问权限管理，内部数据具有多种备份方式。必要的情况下，允许用户进行各种辅助的数据加密、密码保护、身份认证等控制措施。

6、拓展性原则

大部分用户在使鑫剑OA软件段时间后，会增加一些功能模块或者鑫剑OA软件其他软件系统互联，这就要求软件具有很好的拓展性，能够提供开放和标准的接口，在不影响系统正常使用的情况下与第三方系统灵活对接，实现不同应用系统的互联互通，构建用户的综合性信息处理中心平台。

根据六大设计原则，我们发现，要为用户体现完美的系统性能，就必须以应用为核心，以实用、易用、好用三大主线为出发点，全面兼顾技术、应用与发展的和谐统一。

软件特点：

鑫剑数字化办公软件以企事业单位等为服务对象，根据应用对象的不同有其各自的特点。具体如下：

1、快速信息处理：采用B/S(浏览器/服务器)模式进行主要架构搭建工作，实现百兆传输速度，提供强大、丰富的信息处理功能，让各个用户节点迅速读取数据。

2、信息高度共享：目标用户具有明显的层次化垂直机构设置，上下级单位之间数据交流频繁，系统提供了与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口，实现系统内不同单位间信息交流和信息高度共享。同时提供数据文件共享专区，便于各节点用户存储与下载。

3、用户自定义：工作日志管理可根据用户自定义模板，并实现共享同步，管理时限也可由管理员根据需要设定。同时，用户可建立本单位部门框架与员工帐号，一次建立将在整个系统实时生效，并有强大的开关功能。

4、提供远程办公模式：针对实际办公过程中复杂的情况，系统提供新型的远程/移动用户办公模式来保证信息交流的顺利进行。新颖的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程费用，实现领导或员工出差通过互联网轻松接入单位鑫剑OA软件网络系统，掌握最新数据，并实现与同事交换文件、交流信息。

5、完善的安全机制：系统对数据安全、用户权限控制严格，最大限度地保护了单位内部关键信息和用户个人信息。数据传输与文件存储采用MD5单向不可逆加密算法，保证

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用户个人数据与单位数据安全写入与读取。

6、多媒体信息存储：提供强大的多媒体信息存储、访问能力。随着系统的使用，用户将来利用本系统可以进行丰富多彩的声音、图像、动画资料存储，并可以在任何时候进行访问与上传下载。

7、人性化提醒与记录：系统采用最新AJEX技术与网络程序实现用户最新数据信息的提醒功能，包括动画、语音、文字连接等，对最新信息一目了然。同时，鑫剑OA软件系统还对用户写入提交的数据进行记录存储，可迅速找到所需信息。

8、管理轻松：用户对发布的信息可临时关闭，以争取时间修改信息，同时可随时开通显示。同时鑫剑数字化办公系统有快捷的系统初始化、一键式备份、系统开关、密码查询等功能，轻松管理整个鑫剑OA软件网络。 软件特性 1、安全性控制

模块级：模块级的安全性控制，由超级用户来设定。有权限的用户可以使用该模块，无权限的用户则根本不能看到该模块。

角色级：不同的角色所能进行的操作是不同的。

2、强大的系统扩展性

部门管理：部门的管理以目录树的形式进行操作。

职位权限：系统允许不同的用户有不同的职能权限，允许用户对系统的所有可访问功能进行模块组合，并且允许一个用户身兼数职。

3. 个性化界面

结合上述安全性控制，本系统在界面上做了个性化的处理，对于无权访问的子系统. 子模块. 文档列表及文档，在该用户的界面上，将不予显示；完全采用门户式的网站风格，最新资讯. 代办事宜. 日程提醒等实用功能。

4. 强大的工作流管理

减少了工作失误，提高了工作效率。工作流就是根据既定的规则集，部分或全部实现一个流程的自动化，在这个过程中文档. 信息在参与者之间传递。系统的公文办理流程。

5. 多种信息交流与共享

使得联系更加方便，信息交流更加准确。提高了知识和信息共享程度，减少了重复劳动，同时保证了信息的准确性和一致，节省了培训时间和培训费用。

7. 完全基于B/S架构

由于采用基于WEB的软件结构，使得鑫剑OA软件随处可用随时可用，实现真正的移动协同办公管理。企事业单位鑫剑OA软件的软件结构采用完全的B/S结构，无须在用户端安装任何客户端软件，用户就可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet实现了Web上操作，包括管理员在内的所有用户，均可以完全抛开客户端。通过VPN或申请固定域名方式，可以使出差在外的员工通过Internet随时访问公司的鑫剑OA软件系统，随时联系，

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移动办公，再一次体现协同办公本质所在。而同样是因为B/S结构的原因，只要单位/公司的局域网连接上Internet网，可以方便的通过超级链接访问外网。

8. 产品化开发，降低成本

模块化设计可以降低升级维护费用，极大地提高系统的可扩展性。 9、根据企事业单位详细情况，定制相应模块化功能开发方案。

三、鑫剑数字化办公（鑫剑OA软件）智能管理软件主要功能模块

鑫剑数字化办公（鑫剑OA软件）智能管理软件包含文件传输、共享下载、内部短信、手机短信、会议记录、即时通讯、收发文、公文流转、网上审批、电子签名、通知发布、新闻发布、人事管理、在线考勤、工作日志、工作日程、工作周报、工作总结、工作计划、电子邮件、内部论坛、制度管理、资产管理、通讯录、车辆管理、在线用户、分析报表、预算管理、借款管理、报销管理、财务收支、财务统计、教务、备课、教案、公示公告、政策法规、党群工作、办事指南、网上办事、公众留言、领导信箱、短信呼叫、定票与信息查询、移动办公、短信互动平台、邮件群发、密码管理、排名服务、后台管理等功能。同时包含强大的文字、动画、语音提示系统。 鑫剑OA软件流程示意图

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软件模块级分布式管理示意图：

内部通知 行政管理 文件学习 上报文件 公司规划 会议纪录 内部资料学习 纪律规章 客户管理 单位客户管理 业务客户管理 添加客户资料 订单管理 添加订单 管理订单 修改订单 人力资源管理 6 个人基本资料管理 员工基本资料管理 员工职位变动管理 员工奖惩制管理 员工考核管理 员工工资管理 日志或计划管理 个人管理 收发邮件管理 手机短信管理 个人通讯录管理 公共中心管理 网络会议室 内部网络论坛 资源上传下载 网络调查 资源管理 资源预约管理 资源占用管理 工具指南 7 万年历查询 网址收集 常用电话 邮政编码查询

超级管理 权限设置 帐号管理 网络硬盘管理 文件、图纸上传 数据硬盘备份 共享级控制

软件功能列表：

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鑫剑OA软件系统功能描述:邮件系统、个人事务、公文管理、档案管理、会议管理、人事管理、行政管理、项目管理等。 模块类别 邮件系统 模块名称 写邮件 收件箱 发件箱 草稿箱 邮件列表 邮件模板 模块描述 起草新的邮件，并发送 用户收到的邮件显示在此文件夹中 用户发出去的邮件记录在此文件夹中 用户起草了，但还没发出的邮件文件夹 设置邮件列表,用于邮件的群发 定义邮件模板,可快速应用于经常发送的邮件内容.如通知,公文等 个人事务 即时信息 待办事宜 日程安排 名片夹 个人文件库 个人选项 公文管理 收文管理 实现公司内部在线用户的实时交流，还可用于掌握同事的动向 集中处理所有待办的工作，并自动与各模块建立链接。 方便查看每一天的日程安排，增、删、改日历，定时提醒等 对名片进行登记、管理和查询，据需要设为共享或私有 使文档资料安全有条理，可自定义目录，存放在服务器上 允许用户对登录密码、办公事务代理人等进行维护 对上级来文的处理，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理 发文管理 企事业单位内部发文处理，支持对发文办理过程、办理意见和公文副本保留 公文归档 催督办 提供办公系统中的临时归档、销毁，为档案管理系统提供接口 公文流转过程中的流程监控和催办、督办 公文流程设置 提供公文摸板和流程自定义，及串签、会签、退签、并发、流转等处理 档案管理 全宗管理 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等。 9

案卷管理 包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅管理、信息统计、打印输出等。 卷内文件管理 包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、信息统计、打印输出等。 归档文件管理 包括归档文件著录、归档文件销毁、检索、信息统计、打印等。 外来文件管理 包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。 档案后台管理 用来对主题词、类目、条目、密级、借阅流程、阅读权限等进行管理 会议管理 会议计划 包括会议名称、议题、主办单位、时间、地点、参加范围、费用预算等 会议通知 可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息 会议室管理 会议审批 会议纪要 对于单位会议室安排进行预约申请，登记。使用情况查询 对会议议题及是否召开做审批 记录各类会议精神、决议，上传相关文件，以及审批、归档、分发等 人事管理 人事档案 记录了所有员工的基本信息，灵活处理离职、退休、复职等事件。 备用人才库 数据库化应聘人员的基本资料以及应聘时间、职务、面试评分等信息，使招聘工作有储备地进行。 考勤管理 记录员工的考勤异常情况，生成考勤日报，以及生成相应的统计报表 培训管理 人事异动 考核管理 主要对员工的培训记录进行管理，包括增、删、改、查询等 对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职等。 主要对部门工作绩效优劣进行评价反馈，支持领导和人事部分别打分 劳务合同 薪酬管理 提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理 管理员工薪资，以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医疗 10

只需插入手机SIM卡，资费以当地运营商实施价格为准。可应用于商业信息发布、客户关系管理、呼叫中心、定票与信息查询、移动办公、短信互动平台等． 发送手机短信 手机短信后台查阅

电子邮件：

包括内外网邮件，手机wap邮件服务。内网邮件与短信系统集成。外网邮件：支持internet邮件发送、接收、回复等。用户与管理员可自由配置邮件SMTP与POP3信息，用户个人配置信息将只对其个人收发邮件产生作用，管理员进行的邮件配置将对全局用户产生效力，但与用户个人的邮件配置同步存在与互相保护。本办公系统内置wap手机邮件程序，可在IIS中配置WAP服务器(无需通信服务商提供支持)，系统将自动接收到来自手机传输的邮件数据。

通知发布：

通知发布采用office在线编辑器，良好的可视环境，可插入文件、图片、数据库、动画、视频、音乐等附件，支持图文编排系统。立发布即刻显示在系统首页，支持点击统计。发布后，可自由管理，修改与删除，实时开通与关闭。支持大附件上传、精确用户点击与人次、阅读记录、查询；已更新通知，系统以红色注明。

新闻发布：

鑫剑OA软件系统集成了office在线编辑器，支持文字录入，文件、图片、视频、动画、音乐上传。同时，提供强大的格式排版编辑系统，允许多种风格页面布局。提供在线新闻管理平台，可按用户权限自由修改、删除新闻，并包含新闻开关工具。新闻阅读精确统计点数，已更新新闻，系统以红色注明。

内部论坛：

提供企事业单位快速沟通与信息传播通道，搭建企事业单位文化建设与知识管理平台。1、包括发帖、读帖、分类、回复、快速回复等功能，提供个性化发帖机制，支持版块、是否允许回帖、是否使用签名、发表方式(包括实名、匿名、署名)、个性化头像与签名设置；支持图片上传、远程图片、附件上传，支持帖子全文搜索，根据性别，识别头像导航。2、健全的帖子删除机制,最高领导可删除部门下属帖子，部门领导可删除本部门员工帖子，员工可删除自己的帖子，无法删除他人帖子。领导可删除员工帖子,但不授权修改他人帖子。3、管理员可进行后台控制管理，可随时建立、修改、删除、开关论坛版块，对各版块帖子进行管理与查询。

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工作计划：

支持在线撰写工作计划，提供浏览，修改、删除、实时开关等管理操作。按照权限不同，上级部门可浏览下属工作总结，并提供工作计划列表与数据分类查询服务。

工作日程：

用户可按需撰写工作日程安排（包括工作日程与个人日程）。部门领导可查看本部门员工日程，最高领导可查看所有日程列表，也可按部门查询日程。部门领导可查看下属日程,同级别的工作日程是不可见的（注：个人日程，只有其本人可见）。支持自行修改，删除，开关日程操作。日程更新时间显示，以红字不加粗显示。领导与部门主管可对日程进行批示，增强互动性，有利于工作管理与指导以及知识平台建设。有批复内容的，将在下行显示批复内容，批复人与部门，批复时间与更新时间。支持日程全文检索引擎系统。

工作日志：

各用户可每天记录工作内容,及时反馈信息与沟通。部门领导可查看本部门员工日志，最高领导可查看所有日志列表,也可按部门查询日志。部门领导可查看下属日志，同级别的工作日志是不可见的（注：个人日志，只有其本人可见）。同时，企事业单位可自定义日志模板，系统所有用户定义的日志模板可同步共享到模板库，其他人员可使用该模板。同时，系统含内置模板。用户可对自己的日志进行修改删除，其他任何人都不能进行该操作。日程更新时间显示，以红字不加粗显示。领导与部门主管可对日志进行批示，增强互动性，有利于工作管理与指导以及知识平台建设。有批复内容的，将在下行显示批复内容，批复人与部门，批复时间与更新时间。支持日志全文检索引擎系统。

工作周报：

用户每周对工作汇报，填写相关信息。最高领导可查看所有周报列表，也可按部门查询每周；部门领导可查看本部门员工周报，同级别的工作每周是不可见的。支持用户自行修改，删除，周报数据开关等操作。工作周报系统按照权限级别，提供按年、月、季度、部门综合查询周报数据服务。

工作总结：

支持月总结、季度总结、年度总结。表单项目包括：月份、季度、年度，常规工作，下一步工作计划，创新、问题反馈、意见与建议。包括浏览、修改、删除、开关等。按照权限不同，上级部门可浏览下属工作总结，提供按年、月、季度、部门综合查询数据与部门工作总结分类。

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制度管理：

提供企事业单位规章制度管理专区，支持各种制度文件上传与下载，按部门对制度文件进行分类查询。可在线删除制度文件，并随时开通与关闭已上传文件。同时提供部门制度分类专区与文件信息快速查询与访问服务。

资产管理：

各部门可对资产进行录入，修改，查看，报废管理操作。同时支持资产数据查询与检索，正常资产与报废资产快速切换与分类。

会议记录：

各部门可实时撰写会议记录。表单项目包括会议主题、内容、主持人、与会人等。会议记录管理包括修改、删除、是否公开等，实时存储与显示。按照权限不同，可对会议记录进行分类与查询服务。

通讯录：

用户可录入同事好友的通讯方式，包括姓名、部门、类别、地址、邮编、传真、电话、手机、小灵通、email、QQ、MSN、拥有自己的通讯录。同时，可在线查看单位内部通讯录列表与部门通讯分类，提供快速查询通讯信息服务，建立企事业单位级通讯录。用户可实时更新个人通讯方式，部门可上传部门最新通讯信息。上传与修改删除通讯信息权限可由管理员在后台自由设置。

密码管理：

用户可自由修改密码，提交自己email，实现密码与电子邮件的绑定，便于通过该邮件接收密码信。管理员也可自由修改管理密码，实时更新，即刻生效。

车辆管理：

主要基于单位车辆档案与维修、调度与状态查询、分配、费用统计、数据导出、打印、分类管理。所有车辆经过档案录入后即可进行车辆调度查询与分配，同时对日常维修记录与维修单及费用统一管理；同时支持车辆数据导出到Excel文件，按照部门对数据进行分类，支持在线打印等自动化处理。

在线用户：

实时记录用户登陆状态，统计登陆人次。可在线查看在线人员，根据性别不同，显示各自图片。对直接对在线人员进行消息发送、文件传输、查看共享、通知与通讯录信息。同时，支持登陆排名统计，列出系统所有用户及状态、操作应用连接。

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后台管理：

提供鑫剑OA软件系统部署与日常管理维护平台，包括帐号增加，开通与关闭，删除；部门增加、删除、开关管理，登陆日志，密码查询；通知、短消息、公文管理；文件管理，考勤时间设置、工作日志时限设置，邮件配置,论坛版块设置，手机短信管理；系统初始化，一键式备份等服务。管理员帐号与密码管理。

四、鑫剑数字化办公（鑫剑OA软件）智能管理软件部署与配置

鑫剑数字化办公支持内部网络访问与外网访问及内外网同时访问。由于系统完全B/S架

构设计，客户端无需安装任何软件，即可通过IE浏览器直接访问鑫剑OA软件。您可以根据自己单位实际情况进行部署。鑫剑OA软件系统的运行离不开服务器的硬件支持与一定的带宽网络，不主张使用虚拟主机部署鑫剑OA软件。如果单位有服务器的可直接在服务器中部署，只需要在IIS中建议一个站点，使用其中一个端口即可。如果没有服务器的，并且用户数量不超过100以上的建议使用高级PC机即可。

1、内部网络访问。单位只进行内部鑫剑OA软件数据管理与应用，不需要进入公网即internet互联网访问。这种部署方式，不需要固定IP或域名，具体设置在IIS中使用该内部网络IP。

2、公网或广域网访问。在有分支或下属管理单位情况下，外部人员能与内部人员一同使用鑫剑OA软件，需要借助公网访问。1）有固定公网IP，可在IIS服务器中使用该IP，即可使外部人员访问到鑫剑OA软件服务器。可在单位内部使用这种方式部署。同时也可在电信、网通机房托管服务器，部署鑫剑OA软件。2）无固定IP，单位使用ADSL等方式拨号上网，只有动态IP，是不能直接部署外网访问的，需要使用花生壳域名影射软件，进行相关设置.

3、内外网同时访问。有时单位内部部署鑫剑OA软件到公网以后，可以使外部人员访问，但同时希望保持内部人员不接入互联网，可以在内部服务器IIS中再建立一个站点使用内部，即可达到内外网同时运行，数据同步。

五、系统的网络环境

网络结构：服务器（数据库服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。

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5.1基本的运行环境

网络智能办公系统是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows 2000/2003操作系统或Linux/Unix系统，鑫剑OA软件系统内置Mysql数据库，也可支持MS SQL Server 2000系列。

客户端只需要安装Windows 98以上的版本，使用IE5.0以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE 6.0。

当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。 5.2局域网

网络智能办公系统可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。

5.3广域网

有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网鑫剑OA软件应用。

5.4数据库系统

数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。网络智能办公系统支持SQL和MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。

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知识是需要不断更新和补充的，鑫剑完整呈现知识产生的整个过程，从最初的知识原型，到提炼后的专业知识。每一次知识的变化更新，都能够从系统中查找出来，学习新知识的同时，感受知识变化发展的趋势。

? 3.随时随地的

知识分享

登录企事业单位平台，随时可以调用企事业单位知识库。知识还可以通过企事业单位搜索平台进行定位查找，随时获取和共享企事业单位知识或业务帮助。

13、论坛

除了工作内容，我们仍然有很多有价值信息希望与企事业单位成员分享。精彩文章、

趣味故事、出行指南等等。在企事业单位论坛上，同事间可以很轻松的组织一场球赛、发起一次郊游、就当前热点话题进行投票或发表观点。

企事业单位论坛是企事业单位文化的缩影，是企事业单位员工发表观点、消息互动、丰富文化生活的网络社区。

论坛具有以下3个特点：

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1.设置不同主题

便于员工查看、发帖，企事业单位论坛可以设置不同主题版块，成员按主题发帖、回复。

?

2.支持图片、视频上传

无论是发帖还是回复，都可以上传图片、视频或文档。

?

3.知识转化

论坛消息经提交可转化为企事业单位知识，让更多成员受益。

14、搜索

如果互联网没有搜索引擎，想从浩如烟海的网络信息中找到某条信息，无异于大海捞针。同样，企事业单位在经营过程中产生的大量信息，没有有效的搜索工具，或许只能成为数据垃圾，而无法发挥其再利用价值。

通过鑫剑平台，企事业单位经营过程所产生的所有信息都会自动保存下来，这是实现企事业单位档案化经营的第一步。通过搜索引擎，能够将平台范围内单项信息准确定位，按照信息来源、参与人、时间等分类显示，精准获取检索内容。海量信息将不再如一盘散沙。 搜索具有以下5个特点：

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1.快速准确的综合信息处理

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内容定位是企事业单位引擎基本的功能，即使在大量数据条件下，包含业务关键字或关键字组合的业务信息仍可在秒级时间内被准确定位。 2.自动权限控制

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根据组织结构的管理关系，自动控制对搜索内容的访问权限。例如，除非自己是信息的发送或接收者，否则不能搜索到上级或同级之间的传送的信息。

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3.深度搜索

鑫剑搜索引擎目前支持的文件形式和格式包括：压缩文件（Rar、Zip）、Office文件（Word、PPT、Excel）以及其它格式标准的文件，如Txt、Html、

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Chm、PDF等。 4.结果自动分类

鑫剑搜索引擎将定位结果按照系统的信息类别自动分类，使回溯出来的过程更加清晰并且和业务相关。

?

5.辅助管理应用

利用企事业单位搜索引擎对业务过程或事件的快速回溯

能力，可以辅助各种高级的管理应用，如重要事件的调查、人力资源审计、绩效评估等。

15、通讯录

企事业单位通讯录是企事业单位成员常用的联系工

具。随着业务发展，企事业单位规模也在发生变化，成员增加删减或是信息更新，都为企事业单位通讯录的管理与维护带来一定困难。

鑫剑“企事业单位通讯录”能清晰的根据企事业单位组织结构，展示成员联系信息。新员工入职、手机换号、岗位发生变化都可以同步更新到企事业单位通讯录中。使用时，可通过网页、桌面客户端、手机客户端快速查询。通讯录支持按照姓名首字母进行搜索，快速排列出对应字母所有联系人，使用简单。 通讯录具有以下3个特点：

?

1.统一管理

企事业单位通讯录由专人统一管理，个人无权擅自

?

修改，与企事业单位组织结构相一致，查找便利。 2.即时同步

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企事业单位通讯录发生变化时，桌面客户端、手机客户端、邮件通讯录等相关信息都即时同步更新，无需重复修改。

? 3.随时查看

除了在专属企事业单位通讯录功能下，即时消息联系人列表、邮件企事业单位通讯录、手机端组织结构列表、项目事件等具体工作页面均可快速查看企事业单位成员电话、邮箱等基本信息。

16、讨论区

工作中，我们时常会遇到困难希望获取更多的信息或是其他同事的帮助。

讨论区是企事业单位在线会议室，不同于企事业单位论坛，旨在为企事业单位提供在

线会议讨论空间，完整记录会议讨论内容，归档讨论文件，促进团队协同工作。企事业单位每个成员都可以就问题发起讨论，征求他人意见建议。所有讨论内容都将完整保留，上传文档自动归类，方便查阅。 讨论区具有以下2个特点：

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1.不受权限限制

企事业单位中每个成员都可以发起讨论，不受权限、职位限制。发现问题随时可以发起讨论，寻求解决办法。

?

2.结果自动归档

讨论内容、上传文档都将自动归纳到讨论主题下，在线会议记录，查找方便。

可据用户所需进行个性设计部分

文件传输 ：

1、文件传输：支持点对点、点对多集群批量高速传输大小文件，提供直接传输自己方式。同时支持发送同时增加文件备注说明与整合短信系统，提供文件回执与小秘书提醒服务。 2、文件传输记录：报告文件是否阅读,记录接收人阅读下载记录，包括时间、IP等信息；支持已发文件下载与继续发送，追踪已发文件接收对象的所有回复，提供对已发文件进行备注说明。

3、文件接收：进入文件接收系统，可对文件进行在线阅读、下载、转发、回复、删除等，对来自集群接收的文件，系统会自动显示接收对象，以提醒用户可区别性转发文件，避免重

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复发送。支持对接收文件进行按照部门分类与自助类别管理与分类，便于查阅与管理；支持已发送文件和接收文件查询检索服务。同时。为方便用户对接收文件阅读，系统提供3种文件阅读方式，提高用户体验。此外，对接收到的文件提供即时提醒，包括语音、文字、小窗、短消息提醒 ：

1、共享下载 ：提供企事业单位内部信息共享上传下载通道，用户可对需要共享的文件、图片、动画、视频、音乐等按照类别进行快速上传，管理员可在后台进行类别管理，建立一套单位内部共享体系。同时支持分布式跨服务器跨站点数据文件共享。进入共享共享区后可在线浏览与下载文件，并支持收藏与转发。支持实时共享开关，删除等。同时提供共享文件的快速分类与查询服务。

2、公文流转 ：1)公文发送：支持一对一、一对多个人与部门发送及群发公文,支持WORD文件可编辑人员选择与批量大文件上传、手机短信提醒。2)公文接收：可在线阅读、下载公文附件与公文部门分类，可进行意见批注与手写电子签名；可对签阅意见进行修改与删除，实时查看公文批示意见；对于 WORD公文有编辑权限的接收用户，可对WORD文件进行修改与手写批注、电子签名，并保存在服务器中。公文整合短信系统，提供公文回执与小秘书即时提醒服务与公文催办。支持接收公文查询。3)公文发送记录：发送人可查看与删除发送记录，系统自动对公文阅读下载状况进行统计，包括阅读人姓名、部门、时间、IP等，编辑修改WORD公文(该权限可由管理员设置是否用户对已发WORD公文进行编辑修改)。支持已发公文查询。

3、收发文：收发文系统用于单位对收文、发文的拟订，审稿，签阅，办理，检索，归档等管理。

收文模块 ：

1)由收文岗位人员拟稿，发送给相关人员或领导审稿。

2)相关审稿人，接收到短信提醒，点击连接进行审稿，或者直接进入收文模块的\待审收文\，对收文提交审稿意见。

3)审批人可对该收文进行修改和转交审稿、转交办理、转交签阅（即向最高领导转交签阅）。 4)收文按照 1：拟稿-->2：审稿-->3：签阅-->4：办理 流程进行完毕后(第1，2是必须流程，

3，4流程无先后顺序要求，也非完全必需。)，该收文办结。 5)收发文拟稿人员可全程看到文件办理过程，文件办结后，由其存档。

6)收文阅办单据最终能够满足内控要求，能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名。 7)提供 拟稿、审稿、签阅、办理收文数据检索系统与记录、待办、已办、列表分类。

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发文模块 ：

1)由发文岗位人员拟稿，发送给相关人员或领导审稿。 2)审稿人员审稿后，发给相关人员定稿，并提出会签意见。

3)会签的文件应该先由会签的公司领导依次会签完毕后，才能由主要领导签发。即没有会签完毕的文件，不会到主要领导那里。

4)收发文岗位人员可全程看到文件审稿、签阅过程。

5)发文阅办列表最终能够满足内控要求，能够汇总显示全程批办痕迹及个人签名。 6)提供 拟稿、审稿、签阅收文数据检索系统与记录、列表分类。

审批 ：

提供强大在线审批流程功能,审批项可添加与删除附件、多人审批、审批咨询与回复、审批意见发布与查询浏览、审批状态及状态管理(包括开始受理、中止、终止、办结)、已提交审批修改与历史记录等。

人事管理：

主要包括人事档案管理与查询、简历合同附件上传、照片管理、权限分配、数据导出、打印等功能。同时可对用户简历、合同、电子照片进行实时更新、下载、转发收藏，支持多幅照片上传与存储应用。

在线考勤：

系统用户只需在设定的时间内可轻松考勤签到，分上下午时间段。考勤记录即刻保存，可浏览自己与本部门人员考勤记录，详细记录考勤人姓名、部门、时间与网络IP，并按照不同色调进行分类，便于浏览与监控。上级领导可查看员工考勤记录，并提供考勤打印服务。

内部短信 ：

支持短信点对点、点对多发送及系统群发与部门群发。可自由定制好友群组，选择常用对象集中发送。支持在线回复与转发继续发送，删除等。短信接收支持“未读”标记，同时可在线查看短信发送记录与时间。系统支持来信文字动画、语音提示服务，并提供快速连接；本短信系统，根据各部门与系统用户姓名生成2级列表，可轻松选择接收对象，无迟缓与刷新。

手机短信：

支持移动、联通、小灵通短信无延迟发送，主要实现形式包括短信发送与群发，系统各种消息短信提醒与信息回执，密码与手机绑定，手机信息可存储于鑫剑OA软件数据库中。系统记录每条短信发送状态，返回短信服务器物理发送信息，便于追踪查看短信发送质量与效果，后台管理员可实时管理短信帐户、短信数据管理、查询等。系统采用硬件MODEM设备，

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