ERP---采购作业流程

ERP---采购作业流程陆爱华 2004.10

1﹑政策﹕總則﹕為了控制廠內成本﹐并確保采購 作業之順利進行﹐以達成生產目標﹐公 司政策將規定本公司有關直接物料﹑間 接物料采購的管制作業及流程(采購作業 流程)﹐決定需購買之物料的數量和價 格﹐價格的任何變更必須及時由公司變 更委員會來審核和批准。

2﹑細則﹕2.1變更委員會﹕業務主管﹑采購主管﹑財 務主管。 2.2保存期限﹕1年。 2.3代碼原則﹕请购单代码、采購單代碼及 供應商代碼(見附件一)。

3﹑范圍﹕凡本公司采購之物品均屬之

4﹑名詞定義﹕4.1直接物料﹕本公司生產性材料均屬之。 4.2間接物料﹕本公司非生產性材料均屬之。

5﹑職責權限﹕5.1 所有權﹕采購 5.2 批准權限﹕采購單-采購主管 5.3 安全(保密)定義﹕ 5.3.1 根據采購申請下達采購單﹕采購員 5.3.2 采購單歸檔﹕采購員

6.1﹑操作步驟(A)﹕供应商维护行动 A、供应商维护 1、输入供应商资料： a、供應商代碼﹑名稱 ﹑地址﹑城市﹑省﹑郵碼﹑ 國別﹑聯系人﹑聯系電話﹑ 傳真 b、幣別﹑采購聯系人 ﹑應付款聯系人 c 、支付方式 2、供应商报表查询 职责权限 菜单 频率

采购

.2.3.1

采购

.2.3.4 所有供应商

6.2﹑操作步驟(B)﹕零件成本维护

行动 B、零件成本维护

职责权限 菜单

频率

1﹑材料本层输入总帐成本数据 采购 .1.4.9 所有外购料件 2﹑零件-地點成本查詢 财会人员 .1.4.10 計算產品成本

6.3﹑操作步驟(C)﹕采购申请维护行动 C、采购申请维护1、输入申请维护： a、申请号﹑零件号﹑地点﹑数 量﹑需求日期﹑申請人﹑采购地 点 b、批准代碼﹑批准﹑批准人 2、采购申请报表查询 a﹑地點﹑零件號﹑申請號 3、客户化的采购申请打印 4、采购申请批准 物控 物控 物控主管 .5.1.6 .5.1.9 .5.1.16 需要查詢的申請單 每張未批准之申請單 每張未批准之申請單 物控 .5.1.4 每張申請單

职责权限

菜单

频率

6.4﹑操作步驟(D)﹕价格单维护

行动 D、采购价格表维护 1﹑价格单维护 2﹑价格单报表查询

职责权限

菜单

频率

采购 .1.10.2.1 所有外购料件 采购 .1.10.2.3 需要查询的价格单

6.5﹑操作步驟(E)﹕采购单维护行动 E、采购单维护1﹑輸入采購單維護﹕ a﹑采購單﹑供應商﹑貨物發往 b﹑到期日﹑采購員﹑票據開往﹑納稅 2、采购单报表查询 3、客户化的采购单打印 4、采购单审批 采购 采购 采购主管 .5.9.1 .5.11 .5.7 需要查詢的采购單 需批准之采购单 需批准之采购单 采购 .5.7 每张采购单

职责权限

菜单

频率

7.1、流程明细---(A)供应商维护步驟1﹕進入供應商 維護界面﹐輸入供應 商代碼 供應商代碼是各采購 根據供應商編碼原

則 編制而來。注意﹕供 應商代碼只有6位。

7.1、流程明细---(A)供应商维护步驟2﹕輸入供應商名稱及其他 信息 字段名稱 操作指示 名稱 供應商的名稱 地址 供應商的詳細地址 城市 供應商所在城市 國家 供應商所在國家 聯系人 供應商聯系人 電話 供應商的電話 傳真 供應商的傳真 采購帳戶 自動跳出﹐不需更改 應付帳戶 人民幣供應商應付 帳戶為21210101﹔美金供應商應 付帳戶為21210201

7.1、流程明细---(A)供应商维护步驟3﹕輸入供應商名稱及其 他信息 字段名稱 操作指示 銀行 貨幣是人民幣 的供應銀行為J1﹔貨幣是美金 的供應商銀行為Z2

7.1、流程明细---(A)供应商维护步驟4﹕輸入供應商名稱及其 他信息 字段名稱 操作指示 支付方式 與供應商談好 之付款方式﹐如有新的付款 方式需通知財務維護。如以 上為月結120天

7.2、流程明细---(B)零件成本维护字段名稱 操作指示 零件號 選出你所需要的 零件號碼(業務工程已建立零 件號) 材料 在總帳成本數據 的本層輸入該材料的不含稅 價

7.3、流程明细---(C)采购申请维护

字段名稱 操作指示 申請號 系統自動生成流水號 零件號 該采購申請涉及的零件 地點 需要申請采購零件的地點 數量 到規定的需求日期在該地 點對該零件的需求量。如果使用 MRP中的“計 划采購單批准”功 能生成采購申請﹐那么申請數量缺 省為MRP計划訂貨量。 打印申請 “Y”表示應該打印采 購申請﹔“N”表示已經打印采購 申請。 批准代碼 一個批准代碼﹐用 于標識該采購申請需要的批准類型。 用于批准采購申請的批准代碼至少 必處于批准采購申請所要求的級別 上。否則采購申請不能標以“已批 准”。 已批准 “Y”表示已批准﹔“N” 表示未批准。只有批准的采購申請

7.4、流程明细---(D)价格单维护字段名稱 操作指示 价格单 输入供应商代 码，后加0(表示人民币结算) 或1(表示美元结算),-A表 示人民币含税价，-B表示人 民币未税价，-C表示美元结 转价 货币 输入RMB(人民 币)或USD(美元)

7.5、流程明细---(E)采购单维护

字段名稱 操作指示 供應商 指采購單發往的 供應商。如果不知道請點供 應商旁邊的小眼睛查詢。 貨物發至 指該訂單上的零 件將被發運到的地址。 訂貨日期 指該采購單進入 系統的日期或實際提出采購 單的日期。 到期日 指該采購單的進 貨到期日。 票據開往 指供應商將這些 采購零件的帳單發往的地址。 應納稅 當輸入“Y”表示 該采購訂單要納稅﹔輸入 “N”時表示該采購訂單為免 稅。 其它字段 接收系統缺省值。

8、 采购编码明细8.1、供应商代码原则× × × × × ×币别(0为RMB,1为USD,2为JPY,3为NT) 厂商名拼音

缩写

厂商地区拼音缩写供应商英文第一个字母S 备注：1、凡供应商名称是三个或三个以上字的，取前两个 字拼音的缩写。 2、如廠商名拼音重複取第一個字的前兩個拼音字母。

8、 采购编码明细8.2、采购申请单编码原则×××× ××× ×手工请购单项次(A~G) 流水号(001-999)

月份(10表示10月份)年份(04表示2004年)

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