试析礼貌原则指导下的商务信函写作

目 录

摘要 .................................................................................................................................................. 1 Abstract ............................................................................................................................................. 1 引言 .................................................................................................................................................. 2 1. 礼貌原则..................................................................................................................................... 2 2. 商务信函的礼貌表现 ................................................................................................................. 3

2.1 拒绝类商务信函 ................................................................................................................ 3

2.1.1 使用让步从句 ......................................................................................................... 3 2.1.2 使用被动语态 ......................................................................................................... 4 2.1.3 使用委婉语 ............................................................................................................. 4 2.2 非拒绝类商务信函 ............................................................................................................ 5

2.2.1 正确使用词和句 ..................................................................................................... 5

2.2.1.1 使用情态动词could、should、would、might等 ............................... 5 2.2.1.2 恰当使用you-attitude .......................................................................... 5 2.2.1.3 使用please、thank you、we have pleased等 ................................. 6 2.2.2 使用条件句 ............................................................................................................. 6 2.2.3 展示人情味 ............................................................................................................. 7 2.2.4 适当赞扬别人 ......................................................................................................... 7 2.2.5 诚恳道歉 ................................................................................................................. 7

结论 .................................................................................................................................................. 8 参考文献 .......................................................................................................................................... 9

摘要自世界村这个概念出现以来，英文商务信函在商业事务中占据了相当重要和不可或缺

的地位。商务信函作为商务组织沟通联系客户的重要手段，其信函中的语言表达会大大作用于沟通双方对彼此的印象。作为一种重要的书面沟通形式，商务信函中语言运用是否恰当，对沟通的成功与否起到了关键作用。沟通双方在与对方合作的同时，都力图赢得最大利益，因此，在信函沟通中使用有效的语言策略是必要的。其中，礼貌原则策略在商务信函写作中应用极为广泛，也是一种行之有效的方法。礼貌语言策略能增加沟通双方的信任度，提高书信沟通的自觉性，增加信函沟通的成功机会。本文试从礼貌原则理论出发，着重分析如何在拒绝类信函和非拒绝类商务信函中更好的运用礼貌原则中的策略。 关键词：礼貌原则 商务信函 拒绝类商务信函 非拒绝类商务信函。

Abstract：Business correspondence has been an important and indispensable tool for us to

exchange information in the business affairs since global village has been existed. Business correspondence is the principal means used by a business organization to keep in touch with its customers. It is essentially a kind of writing communication activity. Whether it will succeed or not depends largely on the use of langrage. The parties involved will endeavor to win the most benefits while maintaining cooperation with each other. Therefore, it is necessary to adopt appropriate language strategies for the parties involved. Politeness strategy is the most commonly used one that contributes to the successful business correspondence writing. Politeness strategy can enhance the mutual trust and understanding in the communication. This paper attempts to adopt the Politeness Principle to analyze how to use politeness strategies in a better way in rejection and non-rejection business correspondence.

Key words：Politeness principle business correspondence rejection business correspondence non-rejection business correspondence.

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引言

随着经济全球化的进一步深入,国际贸易取得了长足的发展,商务信函作为企业间业务往来使用最为频繁的沟通工具,信函是否礼貌得体,对商务活动的成功与否起着举足轻重的作用，所以掌握英语语言的礼貌原则十分必要。礼貌原则是商务信函的基本要求，用礼貌的言语来传达，不仅能达到良好的交际效果，而且可以博得对方的好感，树立公司的良好形象，进而促成一笔好生意。由此可见，礼貌原则指导下的商务信函写作可以产生不同凡响

的作用。

1. 礼貌原则

礼貌是人们在相互交往中，通过语言、表情、行动、态度表示相互尊重和友好的言行规范。礼貌是人类文明的标志，是人类社会活动的一条重要准绳，同时也是人与人之间交往的润滑剂。1983年英国语言学家Geoffrey Leech提出了商务交际的礼貌原( Politeness Principle) ,并将其分为六大准则:

1. 策略准则( Tact Maxim)

Minimize cost to other ———使他人受损最小 Maximize benefit to other ———使他人受益最大 2. 慷慨准则( Generosity Maxim)

Minimize benefit to self ———使自己受益最小 Maximize cost to self ———使自己受损最大 3. 赞扬准则(Approbation Maxim)

Minimize dispraise of other ———尽量少贬损他人 Maximize praise of other ———尽量多赞誉他人 4. 谦虚准则(Modesty Maxim)

Minimize praise of self ———尽量少赞誉自己

Maximize dispraise of self ———尽力夸大对自身的贬损 5. 一致准则(Agreement Maxim)

Minimize disagreement between self and other ———尽量减少与他人的分歧

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Maximize agreement between self and other ———尽量增加与他人的一致 6. 同情准则( Sympathy Maxim)

Minimize antipathy between self and other ———尽量减少对他人的反感 Maximize sympathy between self and other ———尽量增加对他人的同情 Leech 的礼貌原则以“自己”和“他人”为中心,把重心偏向“他人”,尽量为“他人”的利益、感情和需要着想,而把自己的利益放在次要地位。这样做的好处是获得他人的尊重和好感,增进双方的情感和友谊,从而实现交际目的。这六条准则本是语言学原则，但对商务信函写作同样具有很强的指导作用。礼貌的商务信函重视对方的观点，尊重对方的权利、愿望和需要，迎合对方的心理，能产生令人愉快的感觉，从而促成和扩大对外贸易。因此，我们要注意在商务信函写作中礼貌原则的运用。

2. 商务信函的礼貌表现

商务活动中每一次信函的往来都是一次交流，关系到交易双方的切身利益，所以要注重感情的联络，力求达到亲切有礼，礼貌得体。要做到生意不成仁义在，并形成长期的合作关系。商务信函一般有两种类型，一种是拒绝类商务信函，另外一种是非拒绝类商务信函。本文着重分析了如何在拒绝类信函和费拒绝类商务信函中更好的运用礼貌原则中的策略，使其表达地更加得体，礼貌，给阅信热留下良好的第一印象，从而接受自己的观点或条件。

2.1 拒绝类商务信函

拒绝类信函是一种特殊的商务信函，在此类信函中，写信人要在维护双方信誉的基础上委婉地拒绝收信人的要求，通常这类信函要传递的都是令人不快的信息，任何不当的拒绝行为实施都有可能造成(潜在)客户流失,给公司带来经济损失。这类英文商务信件的特点决定了写信人在信件写作过程中必须注重拒绝信息的礼貌传递。那么如何做到即使你这次拒绝对方的要求，他们仍然能够欣然接受，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会？这就需要我们在使用语句时运用一定的技巧和策略。

2.1.1使用让步从句

用让步从句表示拒绝和分歧。例如：

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While we appreciate your cooperation in giving us the information about Indian supply in your market，we are regretful that we are unable t reduce our price to the level you indicated.

收信人通过以上的信息可以得出:不能按要求的价格供货,写信人对买方发出的要求予以否定的答复,不论理由多么充分,总是令人不快的.例1为避免这一尴尬,选择以while引导的让步状语从句,在感谢对方提供消息的前提下,否定对方提出的价格,让收信人自己意识到信中所产生的分歧，从而心平气和的接受被拒绝的理由。

2.1.2使用被动语态

在商务信函中，同一件事情，如用主动句表达常有谴责对方的感觉，而使用被动语态可以避免提及动作的执行者，从而缓和信函中不友好的氛围。例如：

After opening this case we found it contained completely different articles. We can only presume that the contents of this case were for another order.

上述例子是对发错货物的抱怨，写信人在写这封抱怨信函时，充分顾及了对方的感受，如在假设（presume）的前提下并使用了被动语态指出对方的错误，避免了提及动作的执行者，不仅措辞委婉，而且考虑到对方的处境，顾及了对方的脸面，不至于使其过于难堪，礼貌地、委婉地指出问题所在，并把不满意情绪表达的更间接些，且能更快引起对方对所造成错误的积极反应，更有利于双方的交流。

2.1.3使用委婉语

委婉语是一种普遍存在的语言现象，委婉语的使用避免了交际中的尴尬和唐突现象，也缓和了可能引起不快、不满或有损感情关系的语言。例如：

Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage, such an arrangement would be rather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works.

上述信函是写信人不同意或不满足对方的请求，通过委婉语（regret、would be rather premature）在信函中较诚恳地陈述了不能解决客户的要求，是因为时机不成熟，结尾提供了一项可选择的措施，不仅不使收信人丢面子而感到难堪，同时为进一步发展贸易奠定了基础。

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2.2 非拒绝类商务信函

在这全球的经济的商务交往中，书写非拒绝类商务信函的时候同样要注重礼貌原则，因为只有这样才能够体现你个人的修养素质，职业道德，诚实守信。通过你的书写语言更能够吸引客户的眼球，才能在原来的基础上，建立更加良好的/长久的合作伙伴关系，由此可见，正确的使用词和句对一封礼貌的商务信函来说是多么的重要。

2.2.1正确使用词和句

在商务信函中，积极意义词语如thank you，appreciate，grateful，glad，pleased，oblige等含有积极情感意义词语的使用能使对方身心愉悦，促进双方的合作。特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即使错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。

2.2.1.1使用情态动词could、should、would、might等

在商务英语should，would，could，might等情态动词的使用常常可以使句子表达得更加礼貌、委婉。如：

1). we desire to expand the business we do with you，and would be most grateful if could provide us with a list of reliable business firms in your area which might be interested in our products.

2). we’d appreciate it if you let us know what discount you can offer us. 3). would you accept delivery spread over a period of time?

1、2两句虽然使用条件句,但加上情态动词would后,语气就没那么强硬。收信人不仅不会感到指使而不被尊重，而且会考虑对方的要求。第3句是请求对方做事，句子中使用了情态动词，语气上更加客气礼貌，收信人感到受尊重，因而更容易接受信中所提出的要求，也更利于贸易的进一步发展。

2.2.1.2恰当使用you-attitude

“You-attitude”的表达方式（即“你式写法”），一般情况下，使用you，your开头的句子，强调以对方为重，设身处地地为其考虑。例如：

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We shall appreciate it very much if you give a prompt attention to our proposal mentioned above and give us an early reply at your convenience.

“We shall appreciate ? if you”（如蒙?将十分感谢）可以说是典型的：“You-attitude”的书写方式。这封信的本意是想让对方及早答复，如果直接表达，不仅语气生硬，而且违反了以“客户为中心”的宗旨。例子的成功之处在于写信人把这封信函处理地很巧妙、很有礼貌。如先用“appreciate”来表示感激，再用“at your convenience”来突出以收信人为重，使得对方不好意思不尽快回复。

“You-attitude”的表达方式在不同类别的商务信函中要具体使用，例如：

Your consignments have caused numerous complaints，and several customers have returned a quantity of them to us.

在本句中使用“You-attitude”，不仅没有突出“以客户的利益为重”，而且把坏消息直接陈述出来，责备对方，丝毫没有留有余地，伤及对方的面子。所以，“You-attitude”的表达方要恰当的使用，以达到有效的、礼貌的传递信息。

2.2.1.3使用please、thank you、we have pleased等

当已收到来信，通常的复信表达如下：we have received from your letter of? We learn from your letter of? We note from your letter that?如果在上述表达中适当穿插例如please，thank you，we have pleased 这样的词语，则信息传递效果会截然不同。如：

We have the pleasure of receiving your letter?We are in receipt of your letter of?，for which we thank you. Thank you for your letter?商业书信的开头句子非常重要，如果开头句子带着积极感谢的语气，表达的效果会更好，也更亲切有力，谦和得体。

2.2.2使用条件句

商务信函中直接陈述自己的观点，给人的感觉过于强势，而如果在假设的条件下表达，就委婉多了。如：

1). Should your price be found competitive and delivery date is acceptable, we intend to place a substantial order.

2). If the quality of the goods comes up to our expectation and delivery date be acceptable, we can probably let you have regular orders.

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以上例句在使用条件句的前提下,避免损害收信人的面子,语气显得客气多了.另外,条件句的使用,使写信人的建议更有试探性,商量性,同时也给收信人一种暗示,只要价格具有竞争性,交货期可行、质量好，今后会有固定的订单，从而进一步发展贸易。这种合理又委婉的建议，收信人当然会欣然接受的。

2.2.3展示人情味

每一封信函的往来都是一次交流，人都是感性的，所以当消极的事情发生时，不要一味的抱怨，要适当的展示出人情味，给予安慰，使信函读起来更加体贴得体。例如：

1). As you will see from the enclosed copy of his report, he maintains that the damage was due to insecure packing and not to unduly rough handling of the case.

当收信人看到上述语言，肯定会因为对方如此直白的抱怨而感到不快，特别是“As you will see ”和负面否定词，明显带有指责的语气，使对方处于难堪的境地，只会取得适得其反的结果。如果写信人能心平气和、用礼貌的言语表达对对方的体谅，相信更快达到目的的。

2). We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident.

俗话说：“患难见真情”，当遇到不幸的事，没有什么比来自朋友的安慰更让人安慰，例2中，写信人对对方不幸的事件表示遗憾和谅解，体现出写信人具有人情味的一面。

2.2.4适当赞扬别人

在商务信函中，适当的称赞对方的商誉、产品、技术等能给收信人带来满足和愉快。如： 1). Your goods are superior in quality compared with those of other manufacturers. 2). We are given to understand that you are potential buyers of Chinese printed Shirting, which comes within the frame of our business activities.

例1例2均对对方进行适当的赞美,不仅让收信人看上了上述的赞美觉得受尊重,而且有助于 关系的融洽处理,更能引起读者的兴趣，进一步促进彼此的合作。经常称赞别人是有必要的，但要适度，否则就有奉承的嫌疑，给人留下虚伪的感觉。

2.2.5诚恳道歉

国际间的商品买卖，业务环节多，涉及面广，在商品生产、运输等环节都有可能出错，从而给合同的履行带来影响。当发生这类情况时，应当耐心礼貌地回复，并诚恳的道歉。例

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如：

1). We sincerely apologize for the trouble caused to you and would like to assure you that all possible steps will be taken by us to avoid any recurrence of similar mistakes in our future business.

2). We greatly regret the annoyance caused you by the delayed delivery of your order, we should put forward some excuse, but we refrain from doing so because our mistake is no way pardonable.

例1先对的失误进行诚恳的道歉，同时向对方承诺日后将努力防止同类事件的错误，自如、巧妙地解决问题，避免了引起对方的进一步不满。例2写信人也先对造成的不便进行道歉，再委婉的说明我们可以找到理由，但不愿做，因为错误总是不可原谅的，有错误就要承认，给收信人留下尽可能好的印象，并愉快的解决了问题，且不失信誉。

结论

礼貌原则作为商务写作的重要原则一定程度上印证了Leech的语用礼貌原则，由此可见，礼貌在商务信函中的作用是不容忽视的。在拒绝类商务信函中，Leech的礼貌原则得到了充分的体现。所以在写拒绝类商务信函这类特殊的信函时，尽可能做到措辞婉转，并留有余地以达到继续合作，如使用被动语态来避免提及动作的执行者，用委婉语来缓和可能引起不快、不满或有损感情关系的语言。咱写非拒绝类商务信函时，如适当使用“You-attitude”来突出以对方为重和称赞对方的商誉、产品、技术来满足收信人。总之，不管是写拒绝类商务信函还是非拒绝类商务信函，要多从对方出发，设身处地地考虑收信人的情况，时时刻刻注意商务信函中礼貌用语的使用，以此更好地传递信息，进而为下一步的商务活动奠定基础。

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参考文献

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