会议的组织程序-会间的组织和调度工作

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会间的组织和调度工作

（一）会议报到

会议报到是与会人员在规定的时间内向会议工作机构作已到达开会地点的报告。会议报到是会议组织工作和与会人员参加会议活动的一个必要程序。与会人员在办理报到时，应出示会议所规定的身份证明、报到凭证一类的材料（如身份证、工作证、介绍信、会议书面通知等），并按照会议组织者的要求进行相应的登记。会议组织者在证实了报到者的身份之后，即可向其发放会议文件、会议证件和会议所需的票券、用品等。

（二）会议服务

会议服务是指在会议进行期间，在会议住地和场所为与会人员所应提供的各项服务。会议服务主要分以下几种形式。

1、会议生活服务。

这主要是指对需驻会人员提供的服务，在实际工作当中，会议生活服务方面很多。从表面上看，会议的生活服务和会议内容、会议目标不属同义，但它确实是会议组织工作的一个很重要的方面，对会议的进行和会议的成功起着重要的保障作用。会议生活服务的项目和标准，因会议的组织者为会议所确定的接待标准和住会设施的条件不同而各有差异，但就一般而言，会议的进行如若采取住会的形式，作为会议的组织者通常要对以下各项做出计划并协同有关方面做出周密的安排：（1）住宿服务；（2）膳食服务；（3）交通服务；（4）个人卫生及环境卫生服务；（5）医疗保健服务；（6）邮政通讯服务；（7）文化娱乐服务；（8）购物服务等。由于会议的生活服务工作头绪多、工作量大，加之和每个与会人员的住食行医直接相关，所以，除做到热情服务以外，还必须要周到严密。为此，凡是以住会的形式召开会议时，都要成立会议生活服务机构（如生活服务组、会务组或后勤组等），专门负责此项工作。

2、会议特别服务。

会议特别服务是在会议进行过程当中，除会议统一向与会人员提供的各项服务以外，对一些具有特别要求的与会人员所提供的特别关照项目。会议的特别服务通常有以下各项：（1）向具有特别需要的与会人员提供特别的接送服务；（2）对在饮食方面有特别要求的与会人员提供特别用餐服务；（3）对具有特别需要的与会人员提供特别购物服务；（4）对特别与会人员的随员和家属提供观光游览服务；（5）对特别与会人员寻亲访友提供查询和接待服务；（6）为与会人员在会间临时商定的洽谈活动提供场地和相关服务；（7）为与会人员提供会议材料邮寄服务；（8）对个别与会人员的会后暂住提供代办服务等。为体现会议的各项服务热情周到的原则，对与会人员在会议期间的—些特别需要，只要在政策和会议条件允许的情况下，作为会议组织者都应尽可能予以提供，以便使与会者在各方面都能以良好的状态投入到会议活动当中来。

3、会议现场服务。

会议现场服务是与会人员到达会议场所后，到会议正式开始之前，会议组织者所应向与会人员提供的各项服务。会议现场服务通常有以下各项：（1）对会议车辆进行验证和停放的指挥；（2）对会议领导人员、特邀人员和会议来宾的接待（如在贵宾室、会客室、休息室所提供的迎接、引导、介绍情况、存放衣物、茶水和用车等项服务）；（3）对会议座签的摆放做最后的核对；（4）会场灯光、音响、通讯、录音和其他公用设备的检查和保障；

（5）会场茶水服务；（6）引导与会人员入场；（7）办理会议签到；（8）向与会人员提供物品存放和安全保卫服务等。

（三）会议安全保卫

从一种最广泛的意义上讲，既然会议是由多人聚集参加的群体活动，所以，所有的会议活动都存在一个需要安全保卫的问题，都有一些安全保卫方面的工作需要做。但在实际工作

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当中，由于会议的规格、规模、密级及会议领导人的级别不同，会议的安全保卫工作的方式和内容也不相同。就一般而言，会议的安全保卫主要是实施对以下六方面的安全保卫：（1）对参加会议的重要人员的人身安全保卫；（2）对会议场所和与会人员住地的保卫；（3）对正在进行的会议活动的保卫； （4）对会议外出活动的场所和沿途的保卫；（5）对会议的财物和与会人员私人贵重物品的保卫；（6）对会议重要文件的保卫等。会议的安全保卫工作一般有会议主办单位的保卫部门或保卫人员负责也可在会议工作机构中设立保卫组，专门负责会议的安全保卫工作。如果会议的规格和与会领导人员的职位达到特定的级别时，会议的安全保卫工作还要协同有关的警卫、公安、保安等方面共同完成。

（四）会议入场凭证

会议入场凭证是与会人员进入会议场所和参加会议活动的有效证件。在会议活动中，作为会议组织者所规定的会议入场凭证，有专用人场凭证和代用入场凭证：（1）专用入场凭证是会议组织者为本次会议专门制作的证件，如出席证、代表证、工作证、记者证、入场券等；（2）代用人场凭证是会议组织者利用会议的其他文书形式，在其特定的功用完成以后，继而又作为会议入场凭证使用，如请柬、会议书面通知等。除此之外，利用会议场所原有的入场票证作为本次会议的入场凭证，也是一种会议入场凭证的代用形式。会议入场凭证是与会人员在进入会议场所时，向会议组织者证明自己身份的一种凭据，所以，会议入场凭证不管采用哪一种形式，在发出会议通知时，都必须对此做出明确的规定。

（五）会议签到

会议签到是与会的特定人员以特定的方式向会议组织者显示自己已进人会场正式参加会议的行为过程。会议签到是准确统计会议到会人数和显示会议是否符合法定人数的必要程序，是一项具有严格规定性的工作，需要一些特定的规则。会议签到的规则是：（1）直接。即会议签到必须由正式与会人在会议现场直接签署，不允许冒名顶替或找人代签。（2）准确。即会议签到的结果必须以准确的数字来表现，不许随便估算。（3）迅速。即在与会人员入场以后和会议正式开始之前必须把签到报告送交大会主持人手中，以便使会议主持人根据签到的结果，宣布会议是否符合法定人数，从而决定会议能否如期召开。会议签到报告只报告正式与会人员出席或缺席情况，不涉及除正式与会人员之外的其他人员。签到处工作人员写出签到情况的书面报告之后，应由签到负责人认真审核，在签字之后送交会议主持人。如果会议使用电子签到机或其他电子计算机会议事务信息处理系统，签到结果可通过电子计算机终端设备直接向会议主持人显示。

（六）会议记录

会议是人们就共同的议题进行商议的过程，是人们进行复杂的脑力劳动的过程，同时又是一个根据人们的需要即时召开和即时完结的过程。所以，就一般说来，任何会议活动都需要进行记录，都应该把会议的过程和成果利用适当的形式记录下来。从这一点上说，不管对任何一种形式和内容的会议而言，会议记录都是会议组织工作当中的一项不可忽略的、重要的工作。所谓会议记录，就是运用特定载体形式对会议进行情况和内容所做出的记载，属会议记录性文书的一种。会议记录有广义和狭义之分：广义的会议记录包括通用文字记录、特定符号记录（速记）和音像记录（录音、录像、摄影）；狭义的会议记录则特指由会议指定的记录入利用通用文字的形式对会议所做出的记录。会议记录是由记录人对会议情况所做出的原始记录，是会议之外和会议之后，人们了解和认识会议的重要依据。

（七）会议简报

会议简报是会议过程中用来反映和传递会议情况的一种工作文书。编制会议简报不是所有的会议活动都要进行的一项工作，而只有在一些比较重要的、会期较长、会议人员分组较多的情况下才被使用。会议简报作为一种向上级领导机关报告会议内容、与会人相互之间沟通意见、互相启发并向会议之外反映会议情况的文书形式，对会议的进行和影响具有重要的作用，是在会议范围之内，与会人员相互之间讨论问题，交流意见的一种补充形式。在会议活动中，编制会议简报的工作既可由会议秘书工作机构统一负责，也可成立会议简报处（组），专门负责会议简报的编制。会议简报属会议记录性文书，不属会议的正式文件。

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