oracle+erp+采购管理操作手册 - 图文

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DO.060 岗位操作手册文档重庆建设工业有限责任公司

采购管理

作者：创建日期：修改日期：

何浪 2008-9-20 2008-9-20

文档控制号：版本：

批准人：

重庆建设工业有限责任公司-项目经理：

1.5

重庆亨格信息科技股份有限公司-项目经理：

采购管理岗位操作手册

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采购管理岗位操作手册

文档控制 ................................................................................................................................... 1 目录 ........................................................................................................................................... 2 编写说明 ................................................................................................................................... 3 使用对象 ............................................................................................................................................. 4 参考文档 ............................................................................................................................................. 4 图标说明 ............................................................................................................................................. 4 相关业务列表 ........................................................................................................................... 5 相关业务列表 ..................................................................................................................................... 5 1.原材料采购申请 ............................................................................................................................. 7 1.1、录入采购申请 ........................................................................................................................ 7 1.2、查看采购申请 .......................................................................................................................13 1.3、审批采购申请 .......................................................................................................................18 2.原材料采购订单 ............................................................................................................................20 2.1、自动创建采购订单 ...............................................................................................................20 2.2、人工录入标准采购订单 .......................................................................................................28 2.3、录入费用采购订单 ...............................................................................................................34 2.4、运行最大最小计划 ...............................................................................................................43

第2页

采购管理岗位操作手册

编写说明

“岗位操作手册”是以各业务流程的“四级业务流程文档”为基础，详细描述了四级流程中系统实现部分的操作过程。

“四级业务流程文档”详细叙述了每项业务的处理流程和业务模式，侧重的是业务的详细解决方案。

“岗位操作手册”对每个流程中的系统功能详细叙述了各项业务在ERP系统中对应的每项功能及其具体的操作方法，侧重的是详细的操作步骤和方法。 “岗位操作手册”的主要内容是： * *

描述各岗位的业务范围。

将业务处理流程和操作步骤方法细化到每个岗位。

* 描述岗位操作规范和注意事项：如：相关单据的形式、填写和审核规范；每天单据的输入和校对要求；每月的统计和汇总要求。 * 力求反映如何将软件功能与日常管理制度有机结合，以及如何灵活利用软件，加强日常管理，实现管理效益。 *

常见问题与处理的备忘记录。

各岗位的业务人员对照该手册，能够了解相关业务在ERP系统中对应的处理方法、步骤和规范，保证ERP基础数据采集的及时、准确、规范、可靠，为以后的信息集成和利用提供保障。

结合岗位实际业务处理和系统操作将对“岗位操作手册”不断补充和完善。

第 3 页共 63 页

采购管理岗位操作手册

使用对象

建设摩托车股份有限公司物资供应处计采员

参考文档

图标说明

在以下叙述中，为更简捷清楚地反映操作流程，图标约定如下：

? [B] ：按钮 ? [I] ：图标 ? [M] ：菜单 ? [N] ：浏览器 ? [T] ： Tab/Subtab（页） ? 粗体字：字段的值 ? 斜体字：附加说明信息 ? 正常字体：指令，字段，名称

第 4 页共 63 页

采购管理岗位操作手册

相关业务列表

编号业务内容业务操作简述 1. 2 2。采购申请 1.1、录入采购申请 1.2、查看采购申请 1.3、查找采购申请审批状态为“已拒绝”的审批附注原材料采购订单 1.1、自动创建采购订单第 5 页共 63 页步骤1：首选项的设定步骤2：进入录入采购申请界面步骤3：选择物料\\填写需求重量\\填写需求时间步骤4：提交采购申请步骤1：进入查找申请界面并查找申请单号步骤2:查看申请内容步骤1：进入查找界面步骤2：查看拒绝原因步骤2：步骤3：步骤2：步骤3：步骤1：步骤2：

采购管理岗位操作手册编号

业务内容业务操作简述

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采购管理岗位操作手册

1.采购申请

1.1、录入采购申请

路径：采购管理 >申请 >申请说明：

1）除进入BOM计划的原材料（MRP运算最大最小库存物料,见以下《最大最小库存物料明细表》），其余原材料的计划都需在系统中录入采购申请。没上JOS系统的原材料使用单位，用OA向供应处提交采购申请，由供应处采购员录入采购订单。

2）在系统中已有申请物料编码是提采购申请的必要条件。首先查看系统中有没有所提需求的物料编码，如没有，就要通知相应的采购员要求加码。

3) 搜索物料的编码的目的是记住编码方便录入申请时直接输入编码。“搜索物料”同时也可查询库存量，如有库存的物料，直接领用，就不用提申请。

查看物料编码方法如下：

1、双击上图所示的“搜索物料”进入以下“查找物料”表单：

1）输入说明

2）钩选显示数量

3)单击查找

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采购管理岗位操作手册

注：1）物料掩码就是物料编码的，知道物料编码可以直接录入物料编码查找；

2）说明可以输入%模糊查找；

3）钩选“显示数量”可查找库存量；

2、单击上图所示的“查找”进入以下“物料搜索”表单：

注：

步骤1：首选项的设定

说明：设定首选项的意义是方便每张采购申请的共用的必填项不再重复填写，减少工作量，设定后只对未退出系统有效。也可不设定，直接进入步骤2。

1、双击上图所示的申请进入以下“申请-新建”界面：

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采购管理岗位操作手册

1)单击工具

2、单击上图所示的工具选择“首选项”进入以下“申请首选项”表单界面：

1)选择组织

2)选择地点

3)点击应用

注：需要时间可不选择。

3、单击上图所示的应用后界面如下：

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采购管理岗位操作手册

注：点击应用后右下角出现“新首选项现在开始生效”字样。

步骤2：进入录入采购申请界面

1、关闭“申请首选项：，进入采购“申请-新建”表单：

1)编写说明

2)单击后选择物料

1）录入申请说明：(部门+时间)用文字对提需求时间及部门说明，如冲焊车间20081022，规范说明格式；方便在“申请汇总”中查找,

2）单击申请行，选择物料；

3）黄色框信息属必填项；白色框信息可不填；

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采购管理岗位操作手册

选择建议供应商与地点是关联的，选出供应商后会自动带出地点，但多个事业部共用的供应商需要选择；联系人及电话人工录入；

步骤3：选择物料\\填写需求数量\\填写需求时间；

1、单击上图的第2“物料”和下图的第2后进入以下界面：

3)输入%

5)选中需求的物料

1)输入%

2)确定

6)确定

4)查找

2、单击上图第6“确定”，进入以下界面，填写物料的数量及需求时间：

3)存盘

1)录入需求数量

2)录入需求时间

4)提交审批

注：1）可多行申请；

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采购管理岗位操作手册

2)保存后会自动生成编号，记住编号方便在“申请汇总”中查找此笔采购申请记录； 3)状态显示未完成（未审批状态）；步骤4：提交审批采购申请

1、单击上图第4“审批”后，进入以下界面：

1)单击确定

2、单击上图的确定后进入以下界面：

注：1）单击“审批单据--**”表单中的确定后，表单自动关闭，返回到“申请-新建”表单；

2）此时“申请-新建”表单中的“审批”按钮显示灰色，说明提交审批成功；

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采购管理岗位操作手册

最大最小库存物料明细表

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 物料编码 07010100001 柴油;0#;GB252-2000 07010100002 煤油;合格品;GB253-1989 07010100005 汽油;93#;GB17930-1999 07010400001 机械油;10#;GB443-1989 07010400002 机械油;100#;GB443-1989 07010400004 机械油;32#;GB443-1989 07010400006 机械油;46#;GB443-1989 07010400007 机械油;68#;GB443-1989 07019900042 抗磨液压油;32#;GB11118.1-1994 描述类别石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦石油加工、炼焦基本单位千克千克千克千克千克千克千克千克千克桶千克采购员谭力谭力谭力谭力谭力谭力谭力谭力谭力谭力谭力江舒江舒江舒江舒刘锦林长彬林长彬林长彬刘锦刘锦刘锦刘锦刘锦 10 07019900043 抗磨液压油;32#;德润宝;180kg/桶 11 07019900046 抗磨液压油;68#;GB11118.1-1994 12 08100000007 乐泰胶;LT495;20g/支 13 08100000009 乐泰胶;LT518;300ml/支 14 08100000010 乐泰胶;LT5699;300ml/支 15 08100000011 乐泰胶;LT648;50ml/支 16 11990000001 打包带;13.5*0.95;GB/T4456-1996 17 20069901001 焊丝;ER309L;圆;1;GB/T8110-1995 18 20069901002 焊丝;ER50-6;圆;1.2;GB/T8110-1995 19 20069901003 焊丝;ER50-6;圆;1;GB/T8110-1995 20 50000100001 长帆布手套;GB12624-1990;帆布质量＞380g/m2 21 50000100005 短纯棉帆布手套;GB12624-1990;帆布质量＞380g/m2 22 50000100006 短维棉帆布手套;帆布质量＞230g/m2 23 50000100017 线手套螺口;GB12624-1990;＞45g/双1# 24 50000100021 线手套螺口;GB12624-1990;＞45g/双2# 化学原料及化学制品支化学原料及化学制品支化学原料及化学制品支化学原料及化学制品支塑料制品金属制品金属制品金属制品劳保用品劳保用品劳保用品劳保用品劳保用品千克千克千克千克双双双双双注：凡此表中的物料可不提申请，库存保持有最小库存数量。此表中的最大最小物料属暂定，另有变动再通知。

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采购管理岗位操作手册

1.2、查看采购申请

路径：采购管理 >申请 >申请汇总

说明：查看采购申请目的是把已批准的采购申请自动创建成采购订单。“申请提头汇总”表单中的审批状态有五种：批准、处理中、未完成、已取消，拒绝。“已取消”表示申请人撤消提出的申请；“批准”表示的是已审批；“处理中”表示的是已提交审批；“未完成”表示的是未提交审批；“已拒绝”表示申请有问题审批人拒绝审批。采购订单审批状态在“未完成”“已拒绝”状态下可修改，除此之外不能修改。

方法一(单笔查看)：

步骤1：进入查找申请界面并查找申请单号

1、双击上图所示“申请汇总”进入以下界面：

1)单击申请编号按钮

知道编号直接输入

2)录入%

4)选中要查找的申请

5)单击确定

3)单击查找

6)输入(选出)编号后单击查找

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采购管理岗位操作手册

注：

1）在“申请编号”表体中出现申请单据明细记录，从中找出自己要查找的申请记录，查找时用查找说明或编制人的方法最有效；

2）如果已知道“申请编号”的号码，以上步骤都可不做，直接在“查找申请”表单中的“申请编号”框中输入申请号码，然后单击（第6步）中的查找；这种查看方法只限于查找出已知的那条记录；要查看全部的申请物料那些审批了的来转换订单请看以下方法二的介绍；

步骤2：查看采购申请内容

2、单击上图第6步中的查找后，进入以下界面：（单笔查看操作完毕）

注：上图如审批状态是“未完成”，单击“申请题头汇总”中的“打开”按钮打开此张采购申请，可提交采购申请审批；提交审批方法与“采购申请操作流程”提交审批处同样；

方法二（全部查看）：

步骤1：采购管理\\申请\\申请汇总

1、（双击）采购管理\\申请\\申请汇总、操作进入以上界面：

1)单击查找

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采购管理岗位操作手册

2、单击上图的“查找”进入“申请题头汇总”界面：(全部查看操作完毕)

注：

1) 此时采购员就可以把审批状态处于已“批准”的申请自动创建采购订单；“未完成”申请提示申请人提

交审批；“已取消”的是单据状态是错误单据，视同作废的意义，错误单据不会在表单明细中删除；“处理中”的申请提示审批人即时审批；“已拒绝”的采购申请修改后重新提交审批；

2) 以上五种审批状态,“未完成”和“已拒绝”可以打开查看物料明细，“未完成”状态的单据在此可提交

审批；

3) 上图表单可看出，“说明”列很重要，只要记住采购申请的说明，不用单据编号就可以找到自己所需要

的单据行；

1.3、查找采购申请审批状态为“已拒绝”的审批附注路径：采购管理>通知汇总

说明：如果采购员提交的采购申请审批状态为“已拒绝”，此时，就要去查询领导审批拒绝的原因，以便修改采购申请。

步骤1：采购管理\\通知汇总(双击)

1、双击以上“通知汇总”进入以下界面：

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采购管理岗位操作手册

1)单击打开

1)钩选

步骤2：查看拒绝原因

1、单击上图所示“打开”进入以下界面：

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采购管理岗位操作手册

1.3、审批采购申请

路径：采购申请 >通知汇总

说明：各个单位提出采购申请，需要相关主管领导审批后，才能形成一张有效的采购申请。物料使用单位在系统中提采购申请的单位，使用单位主管领导在系统中审批；审批后转发给供应处计采员；用OA中提申请的单位，系统外经申请单位领导审批，由供应处计采员在系统中做采购订单，供应处计采室主任在系统中作审批。采购申请提交审批通过后都不可修改，拒绝审批后才可以修改。所有审批的路径都是在“通知汇总”中进行，通知汇总理解为有业务通知你去处理，故在“通知汇总”中处理。

以审批人的权限打开系统进入以下注意菜单：

注：提醒审批人有两条通知待处理。

步骤1：采购管理\\通知汇总（双击）

1、双击上图的“通知汇总”表单，进入以下“通知”界面：

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采购管理岗位操作手册

2)单击打开

1)钩选要审批申请

注：钩选申请时可单行钩选，可用红色圆圈处的“全选”和“全部不选”按钮去选；

2、单击上图所示的打开，进入以下界面：(审批操作完毕)

此处编辑拒绝的原因

注：

1）在多张采购申请的情况下，在“步骤”处显示“第？页/共？页”；下一步显示每页物料要审批的明细； 2）单击“审批”后，自动进入下一张审批界面；在“通知”列表中也自动清除； 3）单击“拒绝”后，进入下一张审批界面；在“通知”列表中也会自动清除；

4）使用单位领导审批后，还需单击“审批与转交”，转交给供应处计采员；在“通知”列表中也会自动清除；

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采购管理岗位操作手册

2.原材料采购订单

2.1、自动创建采购订单

路径：采购管理 >自动创建

说明：在录入了采购申请的前提下才能自动创建订单；自动创建订单它会把采购申请的信息带出，只需选填供应商。

步骤1：采购管理\\自动创建（双击）

1、双击上图所示的“自动创建”，进入“查找申请行”表单：

1)单击申请按钮

2)单击查找

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采购管理岗位操作手册

步骤2：钩选物料\\自动创建单据

1、单击上图所示的“查找”进入“自动创建单据”表单界面：

1)单击自动按钮

注：1）可把相同供应商的物料创建在一张订单上，钩选相同供应商物料，单击“自动”按钮；

2）订单也可一单一物，也可多一单多物（同一供应商的前提下）；步骤3：选择供应商

1、单击上图“自动”按钮，弹出以下“新单据”表单：

1)单击供应商定按钮

2)录入%

3)单击查找

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采购管理岗位操作手册

2、单击上图所示“查找”，进入“供应商”表单界面：

1)选中所需的供应商

2)单击确定

步骤4：创建采购订单

1、单击上图所示的“确定”，进入以下界面：

1)单击创建

注：1）供应商选出后，自动带出供应商地点，如果不能自动带出说明此供应商是多个单位供用的供应商，需要选择；

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采购管理岗位操作手册

2）单击“创建”后，自动返回“自动创建单据”表单，已创建了的物料在表单中自动消除步骤5：再次创建采购订单 1、单击上图所示的“创建”，进入以下界面：

1)单击自动按钮

2、单击上图所示的“自动”，再次自动创建采购订单：

注：1）“自动创建单据”表单中的供应商是“采购申请”所带入的建议供应商；

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采购管理岗位操作手册

2）“新单据”表单中的供应商是购买物料供应商；步骤6：选择入库（验收）方式：

路径：采购管理>采购订单>采购订单汇总

采购管理\\采购订单\\采购订单汇总(双击)

说明：自动创建了采购订单后，要提交审批才是一张有效的采购申请。 1、双击上图所示的“采购订单汇总”，进入“查找采购订单”表单界面：

1)单击供应商按钮

2)单击查找按钮

注： 1）不用%进行查找时，查找的是所有供应商，此例是查找全部供应商；

步骤2：打开采购订单

第 24 页共 63 页

采购管理岗位操作手册

2、单击上图“接收控制”按钮进入“接收控制”表单界面：

1）选择接收方式

2）单击确定

注：“标准接收”表示此物料不需检验（要做两次接收），“要求检验”表示此物料需要检验，“直接交货”表示此物料到货直接入库（只做一次接收）。 3、单击上两张图的“确定”，返回到“采购订单—新建”表单界面，单击工具栏的入订单的操作：

按钮保存，完毕人工录

1) 单击保存

2)单击审批

注：保存后在订单的表头“PO，版本”处自动生成订单编号；

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采购管理岗位操作手册

步骤4：提交审批

1、单击上图所示的“审批”按钮，进入“审批单据--**”表单界面：

1) 单击确定

注:单击上图所示的“确定”完成提交审批操作，系统自动返回“采购订单-新建”表单主界面，此时“审批”按钮显示灰色。

采购订单的打印：

路径：采购客户化/采购订单查询

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采购管理岗位操作手册

1、双击上图所示的采购订单查询，弹出以下表单，填写黄色选填必填项：

1) 单击打印

2、单击上图所示打印按钮弹出以下“注意”表单：

1) 单击确定

3、单击上图的确定

4、单击上图所示查看中请求按钮，弹出以下表单：

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采购管理岗位操作手册

1) 单击查找

5、单击上图所示“查找”进入以下表单：

1) 单击查看输出

6、单击上图所示的“查看输出”进入以下界面：

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采购管理岗位操作手册

注：单击文件中的打印按钮进入采购订单的打印。

2.3、录入费用采购订单

路径：采购管理>采购订单>采购订单

说明：人工录入采购订单是采购申请在系统外完成的情况下，把采购信息录入在订单中。

步骤1：填写报表头

1、双击上图所示的“采购订单”，进入“采购订单—新建”表单界面：

第 34 页共 63 页

采购管理岗位操作手册

1)填写表头

2)选择物料类别

3)单击物品大类按钮

注：1）“业务实体”默认建设摩托业务实体； 2）“已创建”是自动生成，创建单据的时间； 3）“PO，版本”是订单编号，订单保存后自动生成； 4）“供应商”需要选择，选择方法单击供应商后录入%查找选择后确定（同上）； 5）“地点”是选择了供应商时自动带出，如供应商是多个事业部共用的，需要去选择； 6）“收货方”和“收单方”都是自动生成； 7）“采购员”是默认的使用系统的角色； 8）“说明”最好填写，方便查找单据时用，最好录入使用单位及时间；步骤2：选择物料类别

1、单击上图所示的第三步，进入以下“物品大类”表单界面：

2、选择后单击上图的确定进入以下“物料类别”表单：

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采购管理岗位操作手册

1)单击物料小类按钮

3、单击上图表单中的“确定”进入以下“物品小类”表单：

步骤3：填写物料的具体明细

1、单击上图“物品小类”表单中的“确定”回到“采购订单-新建”表单主界面:

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采购管理岗位操作手册

2)选择计量单位

1)手工填写详细名称