物资采办管理体系（20080109修订）

中海石油化学股份有限公司

物资采办管理体系

2006年2月

中海石油化学股份有限公司

企业标准发布公告

2006年第6号

公司各单位、各部门：

《物资采办计划管理办法》等标准暨《物资采办管理体系》经公司标准化委员会审查通过，现予以批准发布。

上述标准自2006年3月3日起生效，公司原有相关文件中与上述标准不一致的，以上述标准为准执行。

上述标准自发布之日起至2006年年底为试行期，试行期内可根据公司业务发展的需要及时进行修订，修订内容将发布于公司的内联网，请及时下载更新。

总经理：杨业新

2006年3月3日

II

目 录

1.总则………………………………………………………………………………………………………….1 2.组织机构…………………………………………………………………………………………………….1 3.机构职责………………………………………………………………………………………………….…2 4．管理办法

4.1物资采办管理办法 ................................................................... 8 4.2采办合同管理办法 .................................................................. 14 4.3供应商管理办法 .................................................................... 23 4.4物资出入库管理办法 ................................................................ 52 4.5物资储运管理办法 .................................................................. 55 4.6库存物资储备定额管理办法 .......................................................... 61 4.7危险化学品采购储运管理办法 ........................................................ 65 4.8积压物资管理办法 .................................................................. 72 4.9废旧物资管理办法 .................................................................. 77 4.10库存物资盘点管理办法 ............................................................. 84 5．业务管理流程

5.1预算外需求计划审批流程 ............................................................ 88 5.2物资计划采购业务流程 .............................................................. 90 5.3物资采办招标业务流程 .............................................................. 92 5.4《年度物资供货协议》签订流程 ....................................................... 95 5.5《年度物资供货协议》物资采办流程 ................................................... 98 5.6应急物资计划采办流程 ............................................................. 100 5.7供应商认证流程 ................................................................... 103 5.8供应商考核评定流程 ............................................................... 105 5.9采办物资入库验收流程 ............................................................. 108 5.10物资领用单审批流程 .............................................................. 111 5.11物资发料流程 .................................................................... 114 5.12库存呆滞物资处理流程 ............................................................ 116 5.13库存物资清查盘库流程 ............................................................ 119 5.14物资退库流程 .................................................................... 122 5.15报废物资处理流程 ................................................................ 125 6. 附录

附 录 A 投标保函(格式) ............................................................ 128 附 录 D 履约保函(格式) ............................................................ 129 附 录 E 预付款保函(格式) ........................................................... 130 附 录 F 招标文件范本 .............................................................. 131

III

1 总则

1.1 目的

1.1.1 完善内部管理制度，规范采办行为，优化资源配置，降低物资、采办管理成本，提高资金的使用效率，实现集团利益最大化。

1.1.2 满足生产经营物资需求量少、品种多、批次多、金额小等特点。 1.1.3 保证采办管理职责清晰、运作规范、程序简捷。

1.1 范围

本手册适用于中海石油化学股份有限公司（下称公司）以及所属控股公司生产经营、更新改造等物资需求计划管理、物资采办管理、物资采办合同管理、供应商管理、物资库房管理、物资出入库管理、废旧物资和积压物资管理等。

1.2 职能战略

1.2.1 建立公司统一的供应商数据库和完善的物资价格系统，充分利用公共资源，降低采购成本和仓储成本，保证生产经营物资需求，实现公司利益最大化。

1.2.2 按照“管理与操作”、“技术与商务”分离的方式，实现采办集中管理，各控股公司按照现代企业管理制度进行采办作业。

1.2.3 供应商、品牌、物资主数据、长期或战略协议实行区域集中管理。

1.3 理念

规范运作、服务第一、质好价优适用、高效准确快捷。 2 组织机构

2.1 采办部是公司物资采办的归口部门。

2.2 技术装备部、生产管理部、安全环保部、计划财务部、审计监察部、使用部门为公司物资采办的技术支持部门。

2.3 大宗物资采办应成立由使用部门和职能管理部门参加的招、评标小组，招、评标小组组长由公司分管领导审定。

总裁/董事长 公司主管领导技术管理部门 使用部门 采办部门 财务部门 审计监察部门 物资管理岗位经理 采办管理岗位经理 仓储管理岗位经理 合同与付款控制物资控制岗采办管理岗储运协调管理岗库房管理岗保管作业岗

1

3 机构职责

3.1 总裁

3.1.1 负责审批供应商考核报告。 3.1.2 负责审批采办合同。

3.1.3 负责审批库存物资盘点盈亏报告。 3.1.4 负责审批物资储备定额。

3.2 公司分管领导 3.2.1 负责审批采办计划。 3.2.2 负责审批招、评标报告。 3.2.3 负责审核物资储备定额。 3.2.4 负责审核供应商考核报告。 3.2.5 负责按授权审批采办合同。

3.2.6 负责按授权审批库存物资盘点盈亏报告、库存呆滞物资报告。

3.3 物资采办部

3.3.1 负责采办工作的组织与协调。 3.3.2 负责编制采办方案。 3.3.3 负责推荐供应商名单。

3.3.4 负责询价、比价，落实供应商和采办报批。 3.3.5 负责组织供应商的认证、考评和资格预审。

3.3.6 负责招标采办中招标书商务部分、格式合同的起草。

3.3.7 负责组织招标采办中采办方案、招标书、合同和资格预审文件的汇总、审核和审批。 3.3.8 负责招标采办中发标、收标和组织开标。 3.3.9 负责投标前对招标书的合同条件澄清工作。

3.3.10 派员参加评标小组，负责组织编写评标报告、推荐中标名单并报批。 3.3.11 负责组织合同谈判及签约工作。

3.4 技术装备部/生产管理部/安全环保部 3.4.1 参加供应商的考评和资格预审。 3.4.2 协助物资采办部门推荐供应商名单。

3.4.3 负责编写技术附件、质量控制等有关文件。

3.4.4 负责招标采办中招标书中技术文件的编写和技术澄清工作。 3.4.5 参加招标采办中的评标，参与编写评标报告、推荐中标名单。

3.5 计划财务部

3.5.1 负责资格预审文件中有关财务审查要求的澄清工作。 3.5.2 负责对供应商财务资信的审查。

3.5.3 负责审核供应商提交担保函（如果有的话）。

3.5.4 负责编写库存物资盘点盈亏报告、库存呆滞物资报告。

3.6 审计监察部

3.6.1 负责合同实施情况的审计。

3.6.2 负责公司限额以上项目的招投标监督审查。 3.6.3 负责公司限额以上合同执行情况的监督审查。 3.6.4 负责合同纠纷的法律保护。

3.7 使用部门

3.7.1 协助物资采办部门推荐供应商名单。

3.7.2 参与编写技术附件、质量控制等有关文件。

2

3.7.3 参加供应商资格考评或预审。

3.7.4 参与招标采办中招标书中技术文件的编写和技术澄清工作。 3.7.5 参加招标采办中的评标，参与编写评标报告、推荐中标名单。

3.8 采办部总经理职责

3.8.1 组织贯彻与物资采办招标评标工作、合同管理、物资仓储相关的法律、法规、规章和标准，执行中海油总公司有关采办管理的规定。

3.8.2 依据公司发展战略组织制定采办职能战略。

3.8.3 组织拟订公司的物资采办、仓储管理标准和工作流程并监督实施。

3.8.4 组织建立公司采办、仓储管理体系，对体系的运行和职能的履行效果进行评估并持续改进。 3.8.5 组织建立供应商信息库，定期对供应商进行评估和筛选，与供应商建立并维持良好的合作关系，建立公司畅通的物资供应渠道。

3.8.6 组织建立公司物资供应信息库，组织物资供应信息的收集、整理等管理工作，定期向有关部门通报。

3.8.7 组织进行公司物资编码的管理工作，实现物资编码的持续改进。 3.8.8 组织供应商的资格评审、年终评定、评审档案管理和更新工作。 3.8.9 组织制定采办部年度工作目标。

3.8.10 组织需求计划的统计和汇总，核对库存状态和定额指标，编制公司的年、季、月度采办计划。 3.8.11 组织编制采办费用和仓储费用预算。

3.8.12 组织核对库存与定额，核对采办计划执行状态，制定需求计划的采办计划。 3.8.13 组织审核、报批采办计划。

3.8.14 根据采办计划，组织编制采办策略和采办方案，并按程序审批。 3.8.15 组织招标/询价供应商的筛选和审批。

3.8.16 组织采办工作，并进行过程控制和监督管理。

3.8.17 组织跟踪公司生产所需的各种原料的市场动态、及时调整采办策略，提高采办质量，降低采办成本。

3.8.18 组织拟定标准化表格和合同模版，使采办工作标准化、程序化。 3.8.19 组织完成合同成文、变更、审核、报批。

3.8.20 完成合同和过程文件的登记、汇总等归档管理，完成合同履约过程的监控和管理。 3.8.21 组织完成公司采办物资的接运和仓储管理。

3.8.22 协调与工程建设项目部门相关的物资储运工作，完成项目物资的接、运、及保管工作。 3.8.23 组织完成采办物资检验和验收工作，按品质检验要求委托进行品质检验。 3.8.24 按物资管理规定分类，对库存物资进行有效标识。

3.8.25 组织完成库存物资盘点管理，核对库存物资数量，并根据已确认的盘点数据调整库存物资登记台帐。

3.8.26 组织完成货位管理，完成货位维护、货位查询、货位变更以及物资的保管、保养。

3.9 物资管理岗位经理职责

3.9.1 负责执行与物资管理、计划管理、预算管理、采办管理、合同管理、招标管理、供应商管理、统计管理等相关的法律、法规、规章和标准。

3.9.2 负责编制公司采办物资计划管理、供应商管理、合同管理等标准及文本格式，并监督实施。 3.9.3 负责组织供应商认证和评定、物资品牌等管理,负责制订供应上考核评定计划和方案，推荐适合公司生产建设的物资品牌，并组织实施。

3.9.4 负责组织公司库存物资储备定额制定、分析和评价。

3.9.5 负责公司采办情报管理和物资价值分析工作，提供供应市场信息服务，并提交价值分析报告。 3.9.6 负责编制公司物资的年度、季度、月度采办计划和采办预算，并监控实施和进行效果评估。

3

3.9.7 参与合同会签，负责合同条款审核，负责合同条款变更与审计监察部的接洽工作。 3.9.8 负责采办合同执行过程的全面监控、监督合同及相关文本的归档管理；配合监察审计部门的法律事务和合同管理审查工作。

3.9.9 负责供应商管理数据库的建立和供应商考核评级工作。

3.9.10 负责编制计划管理、采办管理、合同管理、供应商管理、仓储管理等工作相关月报表和评估分析报告。

3.9.11 负责编制国内外设备的监造、驻厂检验的总体方案并组织方案的实施。

3.9.12 负责物资编码以及采办、仓储信息化开发工作；配合行政管理部门信息化管理工作。 3.9.13 负责日常行政事务、会务安排、业务接待管理以及本部门固定资产及办公设备维护管理工作。 3.9.14 负责拟订部门印章及合同专用章使用及保管规定。 3.9.15 负责培训及指导下属工作，并对其进行绩效考核。

3.9.16 向直接主管报告本岗位工作，提出建议并为其决策提供支持。

3.10 采办管理岗位经理职责

3.10.1 负责执行与设备物资采办招标（询价）评标工作、合同管理相关的法律、法规、规章和标准。 3.10.2 负责建立公司设备物资采办管理体系，编制公司设备物资采办和招投标有关的管理标准，并监督实施。

3.10.3 负责组织实施公司设备物资采办计划；负责制定公司设备物资采办策略。 3.10.4 协助进行供应商资格审查和必要的厂商调查，提出发标厂商的推荐名单。

3.10.5 负责编写设备物资采办招标项目招标文件（合同文本）的通用部分，汇编招标文件，办理会签手续。

3.10.6 组织设备物资采办的发标、询价、收标和评标、比价工作和商务部分的评标，组织与供应商进行商务谈判，编写商务评标报告、决标报告。 3.10.7 协助完成采购物资的验收和入库。

3.10.8 负责国内外采办设备物资催交工作，编写各采办合同执行状态报告，协调安排国内外供货厂商现场技术服务工作。

3.10.9 负责处理国内外设备物资采办合同索赔和争议事项。

3.10.10 负责提供供应商资料，参与供应商的认证和定期评定工作。 3.10.11 负责培训及指导下属工作，并对其进行绩效考核。 3.10.12 参与公司信息化建设和管理工作。

3.10.13 负责收集和整理市场信息和和价格信息，按月提交分析报告。 3.10.14 向直接主管报告本岗位工作，提出建议并为其决策提供支持。

3.11 仓储管理岗位经理职责

3.11.1 负责执行与设备物资仓储有关的法律、法规、规章和标准。

3.11.2 负责建立公司仓储管理体系，编制公司物资仓储管理标准，并负责实施、监控和效果评估。 3.11.3 负责编制公司物资仓库的规划，制定仓库设备升级配置方案。

3.11.4 组织完成采办物资的验收和必要的检验工作；负责公司设备物资的接运以及出入库管理，完成物资配送服务。

3.11.5 负责公司设备物资的保管、保养管理工作。 3.11.6 负责仓库及物资的安全管理工作。 3.11.7 参与采办信息化建设和管理工作。

3.11.8 配合公司相关部门对仓库物资的清点、盘库等工作。 3.11.9 负责与项目组相关的工程建设物资的保管工作。

3.11.10 配合采办管理人员处理设备物资采办合同索赔和争议事项。 3.11.11 负责培训及指导下属工作，并对其进行绩效考核。

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3.11.12 向直接主管报告本岗位工作，提出建议并为其决策提供支持。

3.12 合同控制与付款管理岗位职责

3.12.1 执行与合同管理、供应商管理、印章管理、保密管理等相关的法律、法规、规章和标准。 3.12.2 参与招标采办的供应商审查、标书发送、标书管理，编制评标和招评文件并会签；负责招标、询价和发标、投标文件的管理工作。

3.12.3 负责合同档案资料（合同文本、合同签订过程文件和合同过程中的往来文件）的审查、登记、整理、保管、借阅和归档管理及移交工作。

3.12.4 审查对外合同付款，办理对外合同付款单的登记、传递和财务结算跟踪。 3.12.5 编制采办合同台帐、采办合同付款统计表及合同执行情况统计表。

3.12.6 负责组织供应商的资格审查和考核评定工作；负责建立和维护供应商管理数据库。

3.12.7 接收、登记公司领导批转和有关部门、单位传递到采办部的文件（采办技术条件、设备材料需求计划除外）的登记、呈批文件事项督办和文件归档管理。

3.12.8 负责采办部采办计划、采办合同及相关文件的会签传递、登记和整理归档工作。 3.12.9 负责部门行政业务，编制部门文件报告和会议纪要。

3.12.10 负责本部门印章和合同专用章的保管，固定资产及办公设备维护管理。

3.13 物资控制管理岗位

3.13.1 执行与物资分类管理、仓储定额管理、计划统计管理、预算管理等相关的法律、法规、规章和标准。

3.13.2 负责物资的A、B、C分类；编制、实施物资储备定额，并根据实际需求进行持续改进。 3.13.3 负责公司有定额管理物资的请购和存量控制管理。

3.13.4 进行公司物资需求计划的物资分类和数量汇总工作；进行库存平衡并编制、提交包括采办品种、规格、数量和进度要求的物资采购总计划；按物资采购总计划分解出月度采办计划。 3.13.5 配合完成公司采办计划预算编制和计划调整工作。 3.13.6 审查、核销和统计物资发放计划。

3.13.7 监督采办计划执行情况、采办预算执行情况，编制计划、预算、存货分析报告，编写采办工作相关的周、月报。配合完成统计、评估、分析国内采办设备材料采办计划执行情况。

3.13.8 负责办理公司有关部门传递来的设备材料采办技术文件、设备材料需求计划文件的接收、登记工作。配合处理物资计划与相关单位的接口关系。

3.13.9 实施物资编码以及采办、仓储信息化管理工作，配合信息化管理部门工作。

3.13.10 配合仓储做好库存呆废料物资的申请及处理工作。负责公司回收物资的处理工作。 3.13.11 向直接主管报告部门本岗位工作，为其决策提供有关依据。

3.14 采办管理岗位

3.14.1 执行公司设备物资采办和招投标管理标准。

3.14.2 协助分管设备材料供应商资格审查和必要的厂商调查，提出发标厂商的推荐名单和按审批权限办理报批手续。

3.14.3 编写分管设备材料采办招标项目招标文件（合同文本）的通用部分，在有关部门的协助下，汇编出完整的招标文件，办理招标文件会签手续。

3.14.4 完成分管设备材料采办的发标/询价、收标和评标/比价工作，实施和完成商务部分的评标，编写商务评标/比价报告。

3.14.5 编制分管设备材料采办项目决标报告/询价报告（综合评标报告）并按审批权限办理报告的会签和报批工作。

3.14.6 监管分管设备材料采办合同，牵头处理厂商往来的传真、备忘录，督促厂商按合同规定提交厂商资料及设计输入条件，催促有关部门审查并及时返回意见。 3.14.7 负责分管采办设备材料催交工作，编写各采办合同催交状态报告和执行状态阶段性评估报告，

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提交采办管理岗位经理,协调安排分管供货厂商现场技术服务工作。 3.14.8 办理分管设备材料应急采办工作。 3.14.9 编制、执行分管通用物资储备定额。

3.14.10 收集和整理分管设备材料市场信息和价格信息，按月提交分析报告。 3.14.11 负责分管设备材料采办合同索赔和争议事项。 3.14.12 参与公司信息化建设和管理工作。

3.15 物资接运协调管理岗位 林建云

3.15.1 编制物资接运、保管管理制度、技术标准和程序文件，并遵照执行。

3.15.2 负责库区场地分配和物资存放规划；负责物资接运、保管人员的工作分配和监督考核。 3.15.3 编制公司仓储物资接运方案；协调公司仓储物资的接运工作。

3.15.4 编制公司工程建设物资的接运方案；协调工程建设项目物资的接运、保管工作。

3.15.5 负责公司叉车和物资仓储作业所需的起吊设备等搬运机具的调配；协调本部门配置的搬运机具以及安全、通风等设备的维护、保养、检修工作。

3.15.6 负责公司仓储物资接运、保管作业中临时工人的使用调配和监督考核。

3.15.7 协调相关专业检验人员进行采办物资的检验工作；负责待检物资送到指定的检验场所，并将检验合格的物资接送入库。

3.15.8 协调采办物资的开箱检验工作，收集完整的质量证明文件和质量保证文件；配合处理开箱检验发现的采办物资的质量缺陷；配合采办人员处理物资采办合同索赔和争议事项。 3.15.9 协调公司外委检修设备和检测设备的接送运输工作。

3.15.10 协调公司生产检修中废旧物资的回收工作；配合处理废旧物资。

3.16 库房管理岗位 陈冠毛

3.16.1 遵守国家法律，遵守公司有关规章制度，执行相关程序文件。

3.16.2 协助直接主管编制物资保管管理制度、工作标准等程序文件，并组织实施和监督考核。 3.16.3 协助直接主管进行库区场地分配和物资存放规划，做好库存物资保养工作计划安排和组织落实。

3.16.4 负责出、入库单据及库存物资质量证明文件的检查，负责库存物资标示的核对与检查。负责库存物资收、发动态的统计并编制库存动态报表作。

3.16.5 组织协调物资接运，开箱检验、质量检验等工作。

3.16.6 督促检查指导保管员搞好物资验收、出入库、保管保养、帐务处理等工作。 3.16.7 积极协调和配合库存物资清理、物资分类管理和ERP等工作。

3.16.8 对库存物资进行抽检，保证帐、卡、物、资金四对口；会同保管员处理盈亏、报废、混串、价差等事宜。

3.16.9 协助直接主管开展保管员的业务培训和考核工作。 3.16.10 积极学习，提高本职业务水平。 3.16.11 完成主管领导交办的其它工作。 3.16.12 负责执行与设备物资采办招标（询价）评标工作、合同管理相关的法律、法规、规章和标准。

3.17 仓储物资保管作业岗位 保管员

3.17.1 遵守国家法律，遵守公司有关规章制度。

3.17.2 负责执行公司物资保管管理制度、工作标准等程序文件。

3.17.3 按照库区场地分配和物资存放规划，安排所管物资合理堆放和保管。 3.17.4 及时做好采办物资的入库验收、摆放、立卡、标签、登记工作。

3.17.5 负责所管物资的按单发放工作，及时调整物资卡、帐，做到当日收、发的物资当日下账，特殊情况也不得超过一周，保证所管物资的账、卡、物、金额一致。

3.17.5.1 负责所管物资的日常维护和保养，保证所管库存物资的完好，无损坏、无丢失。

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3.17.6 配合计划财务部门完成月、季、年库存物资稽查工作。

3.17.7 做好所管库区及库存物资的规范摆放和清洁卫生，做到无杂物、无灰尘。 3.17.8 按照物资分类要求，做好所管物资的统计汇总，并按要求编制报表。

3.17.9 积极配合库存物资清理、物资分类管理和ERP等工作，支持仓储管理升级和新技术应用。 3.17.10 按照库存物资特性，提出保管条件，必要时应提出库房整改意见。 3.17.11 完成主管领导交办的其它工作。

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4.1

物资采办管理办法

1 范围

本办法规定了公司物资采办工作管理，明确相关部门采办工作的管理职责。 本办法适用于公司物资采办工作。 2 规范性引用文件

《中国海洋石油总公司采办管理规定》 《中国海洋石油总公司招评标管理规定》 《中海石油化学有限公司合同管理办法》 《中海石油化学有限公司采办管理制度》 《中海石油化学有限公司邀请招标管理办法》 《中海石油化学有限公司竞争性谈判管理办法》 3 机构及职责

3.1 物资采办业务主办部门 3.1.1 负责采办工作的组织与协调。 3.1.2 负责组织供应商资格审查。 3.1.3 负责推荐供应商名单。

3.1.4 负责编制采办方案、招标书、合同和资格预审文件的汇总、审核和审批。 3.1.5 负责询价、比价，落实供应商和采办报批。 3.1.6 负责起草商务标书、格式合同。 3.1.7 负责组织发标、收标和开标。

3.1.8 负责投标前对招标书的合同条件澄清工作。

3.1.9 负责组织评标小组、组织编写评标报告、推荐中标名单并报批。 3.1.10 负责组织合同谈判及签约工作。

3.2 技术管理部门/职能部门

3.2.1 参加供应商资格认证、考核或预审。

3.2.2 负责技术文件、技术附件、质量控制等有关文件审核。

3.2.3 参加评标、谈判、技术澄清工作，参与编写评标/谈判报告。

3.3 计划财务部

3.3.1 负责资格预审文件中有关财务审查要求的澄清工作。 3.3.2 负责对供应商财务资信的审查。

3.3.3 负责审核供应商提交担保函（如果有的话）。 3.3.4 负责合同付款审核。

3.4 使用部门

3.4.1 协助物资采办业务主办部门门推荐供应商名单。

3.4.2 负责编写技术附件、技术文件、质量控制有关文件的编写。 3.4.3 参加供应商资格认证、考核或预审。

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3.4.4 参加评标/谈判，技术澄清工作，参与编写评标/谈判报告。 4 采办原则

4.1 由SAP系统内的采购申请，或系统外各部门已批准的采办计划产生的物料需求才能进入采购程序。

4.2 采办物资只向《海洋石油供应商库》合格供应商询价/发标，未经批准不得使用未加入《海洋石油供应商库》的供应商。

4.3 如需新的供应商，采办经办人需收集以下资料并组织资格评审，并注意检查供应商的圆满履约的能力（包括专业、技术、资金、设备、人员、交货期）；是否处于责令整顿、停业，财产已被接管、冻结，处于破产状态；近期是否有与合同诈骗有关的犯罪或严重违法行为。经资格评审合格的供应商才能进入采办程序。 a) 供应商的意向书；

b) 公司简介，应包括机构设置、主要产品、关键技术、前三年销售额和盈利水平；

c) 经年检的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证和法定代表人身份证复印件； d) 企业的主要经营业绩，应列举出主要的客户情况和产品使用情况； e) 近期承担类似项目的业绩。

4.4 生产经营急需使用的物资，或急需储备待用的物资，可采用应急采办程序采办，以保证公司生产经营物资需求。

4.5 其余采办方式的选择按照公司《采办管理制度》的相关规定执行。

4.6 特殊情况下，采用现金形式支付的采办，需有两人共同办理，并在支付单据上签字确认。其他采办活动必须签订书面约定，通过银行支付。 4.7 在采办过程中出现独家报价时，由物资采办业务主办部门组织评议，确定是否进行洽谈和洽谈方式。当面洽谈需有两名以上人员参加，技术性较强或有特殊技术要求的设备、材料，应邀请使用单位和相关技术人员参与洽谈。

4.8 不得向职工家属、亲属经营的实体采购物资。 5 采办方法与决策

5.1 采办方案审批

5.1.1 采办经办人员根据预算金额和自己对物资的价值判断，编写采办方案。采办方案应对采办项目背景、采办需求计划来源、采办物资用途、预算或估计费用、市场可获得性分析、推荐的供应商名单及推荐理由、采办方式和定标依据等方面内容进行说明。

5.1.2 采办预算金额或估算金额在50万元以内的，采办方案需本部门负责人审批，其他由公司主管领导审批，另行规定的除外。 5.2 采办方法

5.2.1 竞争性谈判采办项目

按照公司《竞争性谈判管理办法》的相关规定执行。 5.2.2 采取单一来源方式采购或询比价方式采购的项目

按照公司《采办管理制度》的相关规定执行。 5.2.3 邀请招标采办项目

按照公司《邀请招标管理办法》的相关规定执行。 5.2.4 年度协议采办项目

5.2.4.1 年度协议供应商的数量应根据物资性质和市场供应状况，选择一家或两家签订。 5.2.4.2 供应商的考核和评定按《供应商管理办法》有关规定执行。

5.2.4.3 协议价格可按“成本+利润”、“市场价折扣”或“第三方公布价”为依据制定。

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5.2.4.4 协议期限一般为一年，必要时可以延长。 5.2.4.5 协议内物资订货时，由采办业务主办部门发出书面订单，通知供应商所需的物资品种/品牌、规格、数量、交货时间等信息。

5.2.4.6 可采用固定期限、固定金额、批次等方式对年度协议内采购的物资进行结算。 5.2.5 应急物资采办项目

5.2.5.1 当采用正常采办程序无法满足公司生产经营物资需求时，可采用应急采办方式进行采办。 5.2.5.2 采用应急采办方式进行采办的物资按照紧急程度，可分为：

a) 公司生产经营急需使用，或设备已存在缺陷，已造成（或将造成）公司停产/减产或已给（或

将给）公司声誉造成负面影响的，为A级紧急。

b) 公司单台运行设备易损件无储备，或设备零部件损坏原因不明，且损坏件无储备，或公司维

护检修、日常管理急需使用的物资，致使公司正常生产存在潜在风险或妨碍公司正常生产经营的，为B级紧急。

5.2.5.3 物资需求部门提出应急物资申请报告，注明采办信息、用途、费用来源、紧急级别。 5.2.5.4 采办经办人员根据审批的应急物资申请报告，与经过公司评定的供应商或生产厂家联系采购。

5.2.5.5 A级应急物资由采办经办人与供应商协商后，可口头报本部门负责人确认订购，事后再请部门负责人补签书面审批单；B级应急物资书面报本部门负责人审批订购。 5.2.5.6 与供方协商确定付款方式并在订单上规定。

5.2.5.7 应急物资的采购订单应由采办业务主办部门负责人签发。

5.2.5.8 物资采办业务主办部门按审批后确定的供应商发招标结果通知。 6 合同签订

书面合同的签订，必须严格符合《中华人民共和国合同法》和《中海石油化学股份有限公司合同管理办法》的要求。 7 采购物资保险

7.1 采办物资的所有权及风险由供方转移到我公司后仍需继续进行装卸、运输作业的，需对货物进行保险。

7.2 保险可委托供应商或由我公司投保“一切险”。 8 采购物资催办

8.1 采办经办人员负责督促供应商按采购合同规定时间交货。

8.2 一般催办通过电话、传真方式进行；某些采购合同既需电话催办，也需派人到供应商现场催办。无论用何种催办方法，均需作好记录。

8.3 到现场催办的须经物资采办业务主办部门门总经理批准。 9 采购物资提运

9.1 货物按合同规定运抵目的地后，采办人员（或委托其他单位）负责提货并运抵指定地点。 9.2 提运时若发现货物存在受潮、破损、短缺、散包等不正常现象，应及时会同承运部门到现场察看、确认，并做记录，必要时应邀请保险公司人员到现场共同做出记录，以便索赔。

9.3 货物提回后，提运人员及时向仓库保管员或使用单位办理交接手续，填写“物资交接单”，并将提运中发现的问题在交接单上注明，双方签字认可。 10 采购物资验收

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采购物资的验收按《物资出入库管理办法》的相关规定执行。 11 采购物资索赔

11.1 已投保的货物在接运、验收中发现破损、短缺等需要索赔时，应报告物资采办业务主办部门门，立即通知保险公司人员到现场察看；进口物资应及时通知商检部门检验，做出记录，提出索赔。 11.2 非运输因素造成的货物短缺、损坏、质次、品种规格不符等情况，采办人员应及时向供应商通报，未付款的推迟付款，已付款的办理索赔。 11.3 索赔必须达到合理合法的结果。 12 采购物资付款

12.1 一般采用电汇、转帐支票等结算方式。 12.2 同城的现货采购采用转帐方式或支票结算。

12.3 异地现货采购（自提）采用转账方式或自带汇票结算。 12.4 合同订货的采用电汇结算方式。采办人员在收到供应商寄来的货物发票后，在规定的承付期内，根据采购合同审核票据，开出入库验收单交财务部门付款。财务部门人员在付款前应再次根据采购合同审核票据，确认无误后方可付款。如在提运、验收中发现问题，可暂时拒付，直至保险公司或供应商有明确的答复。 13 采办过程记录

13.1 采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限按照公司档案管理的相关规定执行。

13.2 采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等过程文件。 13.3 采购活动记录至少应当包括下列内容：

a) 采购项目类别、名称；

b) 采购项目预算、资金构成和合同价格； c) 采购方式选择的原因；

d) 邀请和选择供应商的条件及原因； e) 评标标准及确定中标人的原因； f) 废标的原因；

g) 采用招标以外采购方式的相应记载。 14 违规与处罚

14.1 公司审计监察部门负责对采购活动进行监督检查。

14.2 采购人、采购业务单位有下列情形之一的，责令限期改正。对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予处分和通报；构成犯罪的，依法追究刑事责任。属供应商责任的，当次投标、报价无效，视情节轻重暂停或取消其投标资格：

a) 应当采用招标方式而擅自采用其他方式采购的；

b) 与供应商恶意串通、“暗箱”操作搞虚假招标投标、报价或在采购过程中接受贿赂或者获取

其他不正当利益的；

c) 对已审定的招标、采办文件擅自进行修订或更改的； d) 泄漏招标投标、采办活动中应保密的有关情况和资料的；

e) 事先与投标人、报价人就采办价格、投标方案等实质性内容进行谈判的； f) 以不正当手段干扰招标、评标工作或者报价工作的；

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g) 未按公司相关的规定进行评标、询价比价，或者评标、询价结果不能真实反映招标、询价文

件、投标、报价文件的实际情况的；

h) 评标、比价报告未经审定或未办理有关手续，而签订供货合同的；

i) 招标人不履行与中标人签订供货合同，或者中标人不履行与招标人签订供货合同的。 15 附则

15.1 本管理办法由物资采办业务主办部门制定并负责解释。 15.2 本管理办法自发布之日起实施。

附录A 《采办方案审批表》

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中海石油化学股份有限公司

采办方案审批表

日期： 年 月 日 使用部门 采办依据 物资名称 物资类别 计划来源 采办费用 编号： 预算费用/类别 预计采办金额 ——万元 序号 1 公司名称 采办方式 推荐人 联系人及电话 推荐供应商 2 3 4 5 经办人 说明 签字： 日期： 采办经理 审核/审批 采办部总经理审核/审批 公司主管领导审核/审批 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 公司总裁 审批

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4.2

采办合同管理办法

1 范围

本管理办法规定了采办合同的起草、审查、审批、签订基本要求，明确了管理机构及职责、以及采办合同的执行、纠纷管理与考核的内容。

本办法适用公司的采办合同管理工作。 2 机构及职责

2.1 采办部

2.1.1 采办部合同管理工作实行部门总经理领导，业务归口物资管理组，责任到采办合同管理员。 2.1.2 物资管理组

2.1.2.1 负责建立采办合同管理制度并组织实施。 2.1.2.2 负责采办合同样本的起草和报批。 2.1.2.3 负责采办合同编号的编制和提供。

2.1.2.4 负责采办合同及相关附件的审查，参与采办合同的会签。 2.1.2.5 负责采办合同的会签传递。 2.1.2.6 负责采办合同台帐的建立。

2.1.2.7 负责采办合同签订和执行过程文档的收集、整理和归档。

2.1.2.8 负责跟踪采办合同的履行，指导、监督、检查和考评采办合同的执行工作，及时纠正采办合同执行过程中存在的问题。

2.1.2.9 负责配合采办员处理采办合同纠纷，必要时提请审计监察部处理。 2.1.2.10 负责编制采办合同统计报告并定期向审计监察部提交报告。 2.1.3 采办组

2.1.3.1 负责按采办合同样本起草采办合同、谈判、签订和变更工作。 2.1.3.2 负责采办合同的执行。

2.1.3.3 负责提供采办合同签订和执行过程文档。

2.2 相关技术部门

编制采办合同技术附件。 2.3 计划财务部

负责采办合同执行款项的支付。 2.4 审计监察部

2.4.1 负责合同实施情况的审计。

2.4.2 负责公司限额以上项目的招投标监督审查。 2.4.3 负责公司限额以上合同执行情况的监督审查。 2.4.4 负责合同纠纷的法律保护。

2.5 公司分管领导

2.5.1 审批权限范围内的采办合同及合同变更。 2.5.2 签订权限范围内采办合同。

2.6 总裁

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2.6.1 审批采办合同及合同变更。 2.6.2 签订采办合同。 3 总则

3.1 为加强公司的采办合同管理，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益，根据《中华人民共和国合同法》、《中海石油化学股份有限公司合同管理办法》（修订版）及其它法律、法规的规定，特制定本办法。

3.2 采办合同作为明确合同双方权利与义务的依据，具有法律约束力。凡在物资采办活动中以公司名义与公司以外的单位、个人发生经济往来的，应当签订合同。 3.3 本办法所指采办合同均采用书面形式。经采办合同双方协商同意修改采办合同的有关文书、图表、传真、电子邮件等均视为采办合同的组成部分。 4 采办合同样本的起草、审批

4.1 采办合同样本、招标文件样本由审计监察部负责编制。因涉及财务、技术等方面，合同内容较为复杂的合同文本，应组织有关部门、单位共同起草。

4.2 采办合同样本内容一般应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任和解决争议的方法。法律、法规对合同条款另有专门要求的，应当采用。 5 采办合同的编号管理

采办合同编号统一由采办合同管理员编制并提供，合同号由HXC+签订年度的后两位+年度合同顺序号+合同层次代号组成。其结构如下例所示：

HXC － 05 003 － M

合同层次代号（M: 主合同 S: 子合同）

附加编号分割符

年度合同顺序号（三位）

6 采办合同的签订

签订年度的最后两位 分隔符 采办部

公司全称中“化”、“学”汉语拼音第一个大写字母

6.1 采取招标、询比价等方式确定的采办活动，均应签订买卖合同。

6.2 采办员根据采办合同样本编制采办合同文本，按授权进行采办合同会签。 6.3 采办部物资管理组负责审查采办合同，应重点审查下列内容： —— 所购物资是否有采购计划； —— 所询供应商是否经过供应商认证，有否参与报价之资格；

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—— 询价单、报价单提供是否真实，手续是否齐全； —— 在经济上、技术上是否经过论证可行； —— 采办合同对方的主体资格是否真实； —— 采办合同对方是否具备履约能力，信誉是否良好； —— 采办合同内容是否符合国家法律、法规规定和公司的制度； —— 采办合同的条款是否完整、严密。

6.4 对外签订采办合同，应采用采办部物资管理组起草的采办合同文本和采办合同号。因特殊情况须由对方提供采办合同文本的采办合同，采办管理员在接到采办合同对方提供的采办合同文本后，应将采办合同文本及有关资料提交给采办部物资管理组审核，由采办合同管理员报送审计监察部审查。

6.5 采办合同应以公司的名义对外签订。法定代表人应凭《法定代表人身份证明书》签订采办合同，其他人应凭《授权委托书》或公司领导的书面授权签订采办合同。

6.6 对外签订采办合同，采办合同签字人应当向采办合同对方签字人索要《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》，经核实采办合同对方签字人的身份和权限无误后方可正式签订，并应将已经核实的《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》作为采办合同档案材料一同入档保存。 6.7 订立采办合同应采取书面形式，一般不允许口头交易。签署采办合同应确保我方持有采办合同正本3份。合同签订后，合同签字人应将合同文本及相关资料交给采办合同管理员。采办合同管理员留合同文本一份采办部存档，其余分发给计划财务部、审计监察部各一份。 6.8 以公司名义对外签订采办合同，应当使用公司合同专用章。

6.9 与履约能力、资信情况不甚了解的单位、个人签订合同的，应要求采办合同对方提供保证担保或者抵押担保及其他法定担保形式。

6.10 保证担保应由具有法人资格并具有代偿能力的第三方予以担保，签订担保合同。保证担保合同应写明债务人不能按时清偿债务时，由保证人承担连带保证责任。但不得接受国家机关、以财政拨款为经济来源的事业单位和个人为保证人。

6.11 以抵押物进行抵押担保的，该抵押物必须是法律允许流通和可以强制执行的，抵押人对该抵押物具有合法产权。财产抵押依法应当办理抵押登记的，应当在签订采办合同时办理抵押登记手续。财产设定抵押后，应当采取有效措施控制抵押物。

6.12 法律规定或采办合同约定应办理审批、登记、公证、鉴证后采办合同才生效的，采办合同管理员应及时办理有关手续。 7 采办合同的执行及变更

7.1 采办合同签订后，采办部应全面履行合同义务，及时行使合同权利，积极创造经济效益和社会效益。

7.2 采办合同履行由合同经办人负责。采办合同负责人应随时掌握采办合同的履行情况，督促全面履行合同，发现问题后要立即反映，以便及时处理。当发生或可能发生采办合同对方无力履约或故意违约时，应及时采取措施，避免遭受经济损失。

7.3 采办合同管理员应全面掌握采办合同履行动态，建立备忘资料档案，督促采办合同的全面履行。

7.4 采办合同的变更、解除及转让必须按《中华人民共和国合同法》的规定执行。经采办合同当事人协商一致，同意对采办合同内容进行变更、解除及转让的，向采办合同管理员提交《合同变更、解除、转让申请表》（见附件B）及合同有关材料，并按授权进行合同变更、解除、转让审批。

7.5 变更或解除采办合同，应当及时和详细纪录有关情况，采办合同管理员应注意收集和保存证据。

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8 合同纠纷管理

8.1 采办合同发生纠纷，由审计监察部协助采办部处理。因采办合同纠纷需要进行诉讼、仲裁的，由审计监察部牵头处理。需要聘请律师代理诉讼、仲裁的，由审计监察部负责聘请。

8.2 采办合同发生纠纷，应及时查清纠纷原因，搜集有关证据，寻求解决纠纷的有效途径，并及时向审计监察部报告有关情况。

8.3 对采办合同发生纠纷负有直接责任的人员，没有特殊原因，在纠纷解决前不得调离采办部。 9 合同档案管理

9.1 采办合同签订后5日内，采办合同管理员应及时填写《采办合同登记卡》（见附件C），连同采办合同原件及有关资料建立采办合同台账，反映每份采办合同的签订和履行情况。

9.2 金额在50万元以上的采办合同，采办合同执行完毕5日内，采办合同执行人应对采办合同执行情况进行全面总结，编写《采办合同执行完结报告书》（见附件D）交采办合同管理员存档。《采办合同执行完结报告书》应包括下列内容： ——采办合同签订、履行和纠纷情况；

——对采办合同对方当事人的履约能力做出评价； ——对我方是否实现采办合同目的做出评价； ——对采办合同内容的修改、完善提出建议。

9.3 采办合同管理员负责采办合同的归档工作。采办合同签订、履行、变更、解除、转让过程中的有关文书、图表、传真、电子邮件及电话记录等材料，应与采办合同原件一起归档。 9.4 采办合同档案保管按公司有关规定办理。

9.5 使用采办合同及有关资料，应有严格的借阅审批手续。借用已经签订、正在执行的采办合同及有关资料，一般只提供复印件；需要借用正在执行的采办合同原件及有关资料，必须报经部门总经理签字批准。未履行借阅审批手续的，不得借用。 9.6 采办部物资管理组应按时向审计监察部报送下列报表： ——《采办合同统计季报表》，每季结束后5日内报送； ——《采办合同统计年报表》，每年结束后10日内报送； ——《采办合同管理年度综合分析报告》。 10 合同管理工作检查与奖惩

10.1 采办部每年对采办合同管理工作进行一次年终考评，考评结果报送审计监察部并在公司范围内公布。具体考评办法由审计监察部会同采办部协商制订。

10.2 合同管理工作人员滥用职权，弄虚作假，徇私舞弊，玩忽职守，给公司造成较大损失的，公司将根据情节，依据有关规定给予处分。情节严重，构成犯罪的，移送司法机关处理。

10.3 有下列行为之一，造成公司经济损失或引起采办合同纠纷的，视其情节严重，对直接责任者分别给予行政处分或经济处罚： —— 没有认真调查采办合同对方的履约能力或资信情况，盲目签订采办合同的； —— 没有按本办法规定的要求严格审查采办合同的； —— 采办合同未送审或未按审查意见执行的； —— 应当签订书面采办合同而不签订的； —— 没有得到授权而越权处理采办合同事宜、遗失采办合同与相关资料证据的； —— 签订无效采办合同的； —— 违反公司规定，对采办合同内容涉及商业机密，透露给他人的； —— 应当追究对方违约责任而没有追究或超过诉讼时效不起诉的； —— 在采办合同管理中其他违法违规行为的。

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