关于做好高校院(系)办公室管理工作的若干思考

文章阐述了高校院(系)办公室管理工作的特性和职能,分析了高校院(系)办公室管理工作面临的主要问题。结合当前我国高校院(系)办公室管理改革发展趋势,提出了改进和完善高校院(系)办公室管理工作的思路与方法。

《经济￣)02 2 1年第 6期

●高校园地

关于做好高 系)公室管理工作的校院(办 若干思考●谢摘要：文章阐述了高校院(办公系)室管理工作的特性和职能，分析了高校院(办公室管理工作面临的主要问题，系) 结合当前我国高校院(办公室管理改系)革发展趋势，提出了改进和完善高校院 (办公室管理工作的思路与方法。系)关键词： ( )院系办公室工作思懈怠，就决定了院 ( )公室工作具这系办

峰

李营营

汪辉文

考中图分类号： 4文献标识码： G6 7 A文章编号：04 41(020— 8— 3 10— 942 1)6 05 0高校院 ( )系办公室是按照专业性质设置的学院教学行政管理组织，学校、是 院 (、师、生联系的桥梁和组带，系)教学不但起着上通下达、综合协调的枢纽作用，

有较强的协调性。工作过程中一定要遵循行政为教学服务的指导思想，按时完成各阶段的教学行政管理任务，保证院 (教学工作的正常运转。系) 二、高校院( )系办公室工作职能院 ( )公室是一个综合性的办事系办机构，学校和院 ( )师生联系的桥梁是系、纽带。办公室工作人员的职责是服务和协调各方面工作，中有政务管理工作，其 也有事务管理工作，大事也有小事，有有常规事也有紧急事。归纳起来，系)院(办公室的工作主要有以下职能：

各项管理工作达到规范高效。 3综合协调职能。 .高校院 ( )系办公室工作千头万绪，纷繁复杂，办公室工作具有综合协调学校和院(各种关系的职系)能。为了能够顺利展开各项工作，门之部间、职工之间、能部门之间，需要教职都院 ( )公室进行工作协调。这当中涉系办及到任务协调、想协调、权协调、思职关系协调、外协调等。做好协调工作并不对轻松，调得当各方受益，调不当得罪协协

众人，调不了工作受损。这就要求我们协

1窗口服务职能。务是高校院 ( ) .服系办公室工作的主要职能， ( )公室院系办

还发挥着传递信息、究政策，研协助领导做好决策的参谋作用。随着我国高教事业的快速发展和高校内部

管理体制改革的推进，尤其是在实行二级管理机制的今天，何做好院( )如系办公室工作 .摆是在我们面前的一个全新的课题和挑战。

的服务职能是通过对学校的职能部门和师生的服务来具体体现的， ( )公院系办室在处理问题、办理事务的同时，现院展 (办公室人员的服务和管理水平。一系)

在工作中必须认真听取来自各方面的意见、建议，时询问工作的进展情况，及深入了解实际工作中出现的各种问题，这样才能协助院 ( )导理顺工作、解系领化矛盾，好院 ( )公室工作。搞系办 三、 ( )公室工作面临的主要院系办问题

方面，它具有教学、人事、财务、总务等方面的业务管理工作；一方面，另又要处理全院( )系日常的综合性事务。上级职能部门布置的工作都要对口到院(办公系)室来，院 ( )公室传达、通、织由系办沟组

结合笔者从事办公室工作的实践，对如何做好办公室工作谈几点认识。

高校院( )室工作特性系办公院 (办公室是学校内部的基层管系)理单位。它位于教学、科研的一线，直接为院 ( )导和广大师生服务，其工作系领特点有以下方面： 1院 ( )公室工作的执行性。院 .系办 (办公室属于管理层，属于领导层，系)不 所以它的工作具有执行性的特点。这一特点要求办公室自觉地贯彻和执行学校 方针政策、 ( )院系的各项指示和精神。作一

、

执行。因此，就决定了院(办公室具有系)窗口服务的职能。所以说院 ( )系办公室

1办公自动化程度不高，队合作精 .团神不够。当今是一个信息产业飞速发展 的时代，计算机及相关技术的普及应用， 给社会的发展提供了前所未有的动力， 在教育、研、济、理等诸多领域扮 科经管演着举足轻重的角色。目前各行各业都在向信息化发展，校院( )高系办公室管理也不例外。现如今的高校院 ( )系办公

为院 (办公室，作上不能机械、条系)工教地传达和执行，而应该根据部门的实际情况，把政策的原则性同执行方法的灵活性相结合，力求达到最完美的执

行效果。

2院 ( )公室工作的协调性院 .系办

不仅是一个办事机构，而且也是院( )系 的形象代表，院 ( )是系同校内外各个单位，工作联系、流的窗口。交 2管理职能。 ( ) .院系办公室统筹承担院( )系的信息传递与交流、件起草、文收发归档、费管理、事考勤、资采购、经人物 日常维修的协调工作和其它对外联络等各项工作，院 ( )内对外的窗口。平是系对时处理大量的日常事务性工作的同时， 还要随时准备处理突发性和临时性的事务，作上千头万绪。但院 ( )工系的教育教 学管理工作是系办公室非常重要的工作职能。这就要求办公室人员要营造一种轻松、谐、结、作的工作环境，分和团协既

室一般都拥有计算机等一批现代化设备，由于办公室人员的信息素养不高，但 缺乏全面系统的软硬件学习和培训，大部分办公室计算机资源利用率较低，往往只停留在文稿处理与打印上； ( )院系 办公室的办公自动化、信息化程度普遍 不高，接影响着院 ( )项活动的办直系各

事效率和进程。办公室工作中团队合作精神有待加强。办公室工作在注重个人工作能力提高的前提下，强化团队整体的协同工作是非常重要的。 2 .缺乏创新意识。办公室工作具有

(办公室既要做好业务性工作，要做系)又好事务性工作。上自校级各个职能部门 . 下至教师和学生，需要院 (办公室都系)与他们沟通和联系。如果说整个学院的工作是由各个职能部门来分管的。那么院 ( )办公室则是这些职能部门的枢系

“梁”“桥和中枢”用，应为领导科学作理决策当好“士”但是办公室工作人员谋。由于受各方面的影响(如政策水平、比工作能力、领导和教师对他们工作的信任和态度等)没有很好地发挥参谋和助，手作用，往是“导说咋办就咋办”不往领，

工又要合作。学习掌握一定的管理学、教育学、心理学、共关系学等相关知识，公掌握科学的管理方法，充分利用现代化、信息化办公手段，学院教学服务，高办为提公室的工作效率和工

作质量。工作中逐步把办公自动化引入到院(档案管理系)工作中，采用档案管理系统对办公室各种档案资料进行科学有序的管理，办公室使

敢或不愿多事和多言。在工作上方法因循守旧、乏创新，作中往往处于被动缺工角色，到困难只找客观理由，做主观遇不努力，总是用老办法老经验解决出现的一

纽，协调作用是全方位、合性的。高其综

校的教学活动是一个环节紧密联系的复杂系统工程，任何一个环节都不能马虎

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