HG02.01文件控制程序

HG02.01

文件控制程序

1 目的

为了对各类文件进行规范、有效管理，以确保各相关场所使用的文件都是有效版本，防止使用作废或失效的文件，特制订本程序。 2 适用范围

本程序适用于公司管理体系有关的各类文件的审批、发放、更改、作废等控制的管理。 3 术语 4 职责

4.1 公司总经理负责组织制订方针目标，批准管理手册； 4.2 管理者代表负责审核管理手册、批准程序文件； 4.3 分管副总经理负责批准分管范围内的作业文件；

4.4 公司办负责管理体系文件的归口管理并负责组织管理手册、程序文件、质量方针目标及相关文件的修订及控制；

4.5 生产处负责组织环境和职业健康安全管理体系方针目标及相关文件的制订、修订及控制； 4.6 设备处负责测量管理体系方针目标、设备操作规程和设备维护规程及相关文件的制订、修订及控制；

4.7 总工办负责各类技术文件的制订、修订及控制；

4.8 质量处负责产品检验和试验规程及相关文件的制订、修订及控制；

4.9 各部门负责本部门依据管理职能制订的和本部门管理需要的文件的制订、修订及控制，以及外来文件的识别和控制。 5 控制程序 5.1 文件分类

5.1.1 形成文件的方针目标； 5.1.2 管理手册； 5.1.3 程序文件；

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5.1.4 作业文件，包括各种作业或活动规范、要求等；外来文件，包括国际标准、国家标准，国家、省市、行业与管理体系有关的法规、条例等； 5.1.5 记录

5.2 控制过程(见文件控制流程图) 5.3 文件编制

5.3.1在没有文件化的规定就不能保证体系有效运行的情况下，应编写作业文件，在能确保活动有效性和效率的情况下，作业文件数量尽可能少；

5.3.2 各类文件必须注有编制、会签、审核和批准人的签字和日期； 5.3.3 各类文件的编号按《文件编号管理》实施； 5.3.4 各部门文件必须与《文件控制程序》内容保持一致。 5.4 文件的审批

5.4.1 质量方针和质量目标、环境和职业健康安全方针目标、测量管理体系方针目标分别由公司办、生产处和设备处在征求有关领导意见和调查研究的基础上，整理成报批稿，由总经理审批后和年度生产经营综合计划一并发布。

5.4.2 文件的编制、审批、管理的职责及分工如下表所示。 序号 1 文件名称 方针目标 管理手册 2 程序文件 工艺技术操作规程 设备操作维护规程 作业文件 安全技术操作规程 检验试验规程 校准规程 产品技术标准 其它工艺技术文件 编制（识别、控制） 相关部门（参与） 公司办 相关部门 总工办 审核 管理者代表 管理者代表 相关部门负责人 总工办主任 批准 总经理 总经理 管理者代表 副总经理 公司办 发放 公司办 生产处 总工办 设备处 分厂（有关处室） 质量处 设备处 总工办 总工办 设备处处长 副总经理 设备处 分厂（有关处室） 质量处 设备处 总工办 总工办 生产处处长 质量处处长 设备处处长 总工办主任 总工办主任 副总经理 副总经理 副总经理 副总经理 副总经理 3 2

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二级技术文件 综合管理文件 部门管理制度 环境、职业健康安全管理方案（公司级） 环境、职业健康安全管理方案（二级） 其它作业文件 岗位说明书（分级管理） 环境/职业健康 安全法律法规 质量法律、法规 计量法律、法外规，计量检定规来程、规范 文产品标准 件 上级公文 顾客要求

5.5 文件发放

5.5.1确保为体系运行使用需求的人员或场所能得到适用文件的有效版本；

5.5.2文件分电子版和纸质版，纸质版文件分为正本和副本两种，正本交档案室保存，并在“文件发放登记表”中标注；

5.5.3文件副本的发放要注明发放编号，并填写“文件发放登记表”；

5.5.4所有文件包括复印转发的文件按受控文件和非受控文件进行管理，需要控制的文件，盖“受控”印章；非受控的文件加盖“非受控”印章；

分厂技术人员 相关部门 分厂(处室) 相关部门 分厂厂长（总工办备案） 副总经理或相关部门负责人 厂长(处长) 生产处处长 副总经理 总经理或副总经理 厂长(处长) 副总经理 分厂 相关部门 分厂(处室) 生产处 相关部门 部门负责人 副总经理或相关部门负责人 组人处处长 厂长或处长 生产处处长 公司办主任 部门负责人或副总经理 总经理或副总经理 总经理或公司副经理 厂长或处长 副总经理 副总经理 相关部门 相关部门 组人处 分厂、处室 生产处 公司办 相关部门 组人处 分厂、处室 生产处 公司办 设备处 设备处处长 副总经理 设备处 4 总工办 公司办 销售处 总工办主任 公司办主任 总工办技术人员 副总经理 总经理或公司副经理 副总经理 总工办 公司办 总工办 3

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5.5.5 受控文件持有者不得污损文件，当文件破损严重影响使用时，到文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，领取新文件，新文件的编号沿用原文件的编号，文件发放部门将破损文件收回登记后销毁； 5.5.6 受控文件持有者保管好文件，不得外传。若文件丢失，须重新办理领用手续，但要在文件发放登记中作出说明，文件发放部门在补发文件时给予新的发放编号，丢失文件的编号作废；

5.5.7本企业直接采用的产品标准、检验规程标准等可直接采用标准、规程的以目录方式受控，由总工办编制标准和规程目录，使用者核对使用，当标准、规程发生变化时总工办及时组织评审、报批，修订目录，确保使用现行的有效的执行标准；

5.5.8本企业所适用的质量、环境、职业健康安全、测量法律法规以清单方式受控，由生产处编制受控清单，报公司办备案。及时获得、识别法律法规的最新版本，确保在实施前更新清单，以便相关人员得到最新版本。 5.6 文件评审 5.6.1文件评审的内容

5.6.1.1与相应管理体系标准的符合性；

5.6.1.2文件的充分性、适宜性、可操作性及管理的有效性； 5.6.1.3文件之间的相容性。

5.6.2 质量目标、环境目标、职业健康安全目标、测量质量目标每年在管理评审时予以评审，评审目标的实现情况以及是否持续适宜，是否需要修改；

5.6.3 每份文件起草后需经相关部门或公司领导阅签审核(必要时应召开会议评审)； 5.6.4 外来文件清单由职能部门领导每年底进行一次审核，以判断是否继续有效； 5.6.5 顾客的标准/规范等应按顾客的要求及时评审，时间不超过两个工作周。 5.7 文件的更改

5.7.1 文件需更改时，由文件编制部门填写“文件更改通知单”，写明原文件内容和更改后内容，部门领导审核后报公司办复核并登记更改号，原文件批准部门批准；

5.7.2 文件更改经批准后，由文件编制部门根据“文件更改通知单”内容将文件原条款进行更改，同时填写修改履历表，注明更改理由和更改条款，并将更改后的文件和修改履历表发给原文件的持有者，原文件在发放新文件时收回并销毁，“文件更改通知单”交公司办档案室存档； 5.7.3 文件更改后按5.5条款进行发放；

5.7.4涉及到汽车用钢产品及过程的更改执行《更改管理程序》。 5.8 文件回收和处置。

5.8.1 文件作废或失效后，必须在15天内由文件发放部门根据“文件发放登记表”负责从使用场所收回，填写“受控文件回收清单”移交给公司办；

5.8.2 作废或失效文件，一般应予以销毁，作为资料保留的，必须在文件的封面加盖“作废”及“保留”印章。

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5.9 外来文件的管理

5.9.1 国家颁发的有关质量、环境、职业健康安全、测量管理方面的法律、法规条例及上级来文交由公司办报总经理批准后，发放给有关部门贯彻执行；

5.9.2 国家、部、省、市发布的产品标准由总工办报副总经理批准后，发放给有关部门贯彻执行，同时将更改后的标准目录报公司办；

5.9.3 外来文件中的顾客或供方提供的文件和资料，由使用该文件的部门负责人批准后发放使用, 并报公司办备案。公司办每年底编制一份外来文件清单； 5.9.4 顾客的工程标准/规范的实施：

a)对于顾客的工程标准/规范，由销售处传递总工办、由总工办组织相关部门的技术人员在2个工作周内进行评审和分发，评审时需填写《评审会议纪要》，评审时限如有顾客要求的按顾客要求，在评审过程中需要更改工程标准/规范，执行《更改管理程序》；

b)顾客的工程标准/规范，属于外来文件也属于顾客财产，应妥善保管，当发生丢失、损坏或发现不适用的情况时应报告顾客。 5.10 文件的管理

5.10.1 文件一经颁发，使用部门对收到的文件要认真学习，加深理解，达到内部沟通统一行动的目的，任何部门、个人必须认真执行不得擅自修改；

5.10.2 各部门编制本部门的“文件有效版本清单”，公司办编制公司“文件有效版本清单”。根据文件增减和修改情况，每年初更新一次“文件有效版本清单”；

5.10.3 各部门按“文件有效版本清单”，对文件进行分类和保管，确保文件的清晰和易于识别； 5.10.4 需临时借阅文件的人员，填写“借阅申请单”，经文件使用部门负责人批准后可借阅文件，借阅者按期归还文件；

5.10.5 文件管理部门对本部门归口文件的管理，每半年进行检查并记录。公司办对各部门文件的管理情况每半年进行抽查，确保在使用处可获得有效版本的适用文件。 5.10.6 涉及保密的文件按《保密管理》进行管理。 5.10.7 以上各项规定也适用于以电子媒体形式存在的文件。 6 记录的管理

本程序中形成的记录按《记录控制程序》进行管理。 7 支持性文件 7.1 文件编号管理 8 相关记录

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