销售合同管理系统

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目 录

毕业任务设计书 内容摘要 ABSTRACT 第1章 绪 论

1.1 项目背景

1.2实行销售合同管理的企业的业务特点 1.3 计算机管理销售合同的必要性 1.4 销售合同管理工作分析 2.1 管理可行性 2.2 技术可行性

第2章 可行性研究

第3章Visual Basic 6.0编程环境简介及数据库编程

3.1 VB编程环境简介 3.2 VB数据库编程 第4章 销售合同管理系统需求分析说明

4.1 引言

4.1.1 编写目的 4.1.2 参考资料 4.2.1 开发目标 4.2.2 运行环境 4.2.3 条件与限制 4.3.1 功能划分 4.3.2 功能描述 4.3.3 详细功能需求 4.4.1 数据精确度 4.4.2 时间特性 4.4.3 适应性 4.5.1 用户界面

4.2 任务概述

4.3 功能需求

4.4 性能需求

4.5 运行需求

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4.5.2 硬件接口 4.5.3 软件接口 4.5.4 故障处理 4.6 其它需求

4.6.1 安全保密性 4.6.2 可维护性

4.6.3 将来可能提出的要求

第5章 销售合同管理系统概要设计说明

5.1 引言 5.1.1 编写目的 5.1.2 参考资料 5.2 设计方案选择

5.2.1 三层结构模型 5.2.2 客户机/服务器模型 5.2.3 单层结构模型

5.2.4 结论

5.3 功能要求 5.4 系统总体设计

5.4.1系统开发原则及开发流程图 5.4.2物理元素清单 5.4.3设计优化 5.4.4模块分解

5.5 接口设计 5.5.1 用户界面 5.5.2 软件接口 5.6 数据库设计

5.6.1 数据库概念设计 5.6.2 数据库逻辑设计

5.6.3 数据库物理设计

5.7 安全设计

第6章 销售合同管理系统详细设计与编码

6.1 引言

6.1.1 编写目的

6.1.2 参考资料 6.2 模块设计

6.2.1 登录模块设计

6.2.2 更改密码模块设计 2

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6.2.3 查询模块设计

6.2.4数据处理模块设计 6.2.5打印模块设计

6.3 用户界面设计 6.4 编码规则 第7章 测试计划

7.1 引言

7.1.1 编写目的

7.1.2 参考资料 7.2 测试计划

7.2.1 测试方案

7.2.2 测试项目 7.2.3 测试条件 7.3 测试准则

第8章 运行与维护

8.1 系统试运行

8.2 制定运行和维护的文档 8.3 运行和维护 结束语 致谢 参考文献

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内容摘要

在信息时代的今天,计算机参与企业日常业务管理以成为企业现代化建设的当务之急。该销售合同管理系统的设计开发正是适应了这种要求。

本文论述一种适合于中小企业、基于单层结构模型的销售合同管理计算机信息管理系统的设计与开发。介绍了系统的实现及软硬件配置。该系统采用VB6.0作为开发工具,MS Access作为数据库管理系统。简单介绍了VB6.0的编程环境和其数据库编程技术。在可行性研究和需求分析的基础上,对系统的设计方案、功能模块、接口设计、数据库系统设计和安全设计等进行了较详细的论述。

该系统遵循先进、经济、安全、高效、可靠、易操作、易维护和开放的设计原则。

最后,作者对课题设计作出客观评价和总结,并对系统的不足之处提出其改进方案和新的构想方案。在论文末,将列出有关的参考文献。

【关键字】 销售合同管理信息系统, Visual Basic, 数据库技术

Summary of contents

During this information times, combining computers with enterprise usual events management has become an emergent task that every enterprise must accomplish as soon as possible.

The MIS (management information system) of Contracts based on Single-Layer structure mode, which is suitable for medium and small enterprises is developed and designed in this article. Then introduces software and hardware configuration and implement of the system. The system adopts VB6.0 as developing tool, MS Access 2000 as DBMS(Database Management System). Then makes a concise description of programmable environment and database technique of VB6.0. Based on feasibility analyzing and system demand analyzing, emphatically expounds design-project、 functional model、interface designing database system designing、 security design in this paper.

The MIS of Contracts strictly follows the design principle of security, economy, efficiency reliability, and easy operating, maintaining and expanding.

Finally, the author makes a subjective estimate of his design, and puts forward improving methods and new plans to overcome the shortcomings of the existing system.At the end of this article, references are listed.

【key words】 MIS of Contracts, Visual Basic, Database Technique

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毕业任务设计书

本设计书是本人大学的计算机专业在学习完成所有的相关课程后,进行的一次综合练习。其目的在于加深对计算机基础理论和基本知识的理解,提高运用计算机解决实际问题的能力,掌握使用软件进行设计的基本方法。

课题:销售合同管理系统。

任务:针对各企业销售合同的管理等现状,设计出可以适合一般企业销售合同管理系统。

实现销售合同签订、履行、变更到终止等全过程的跟踪管理,并为财务提供资金利用计划,充分利用有限的资金,提高资金利用率。

毕业设计的目的:

1.培养学生综合运用所学的基础知识和技能,独立解决一般的计算机工程问题的能力。 2.使学生受到一次计算机工程人员所必须具备的基本能力的训练,也使学生在思想作风,学习毅力和工作作风上受到一次良好的锻炼,为毕业后走上工作岗位奠定基础。 毕业设计要求:

1.把培养合格人才放在首位,认真加以正确引导,使学生具有良好的思想作风,顽强的学习毅力和实事求是的工作作风。

2. 综合运用所学的基础课,技术基础课和专业课,解决一个计算机应用方面的实际问题。

3. 针对课题需要选择和查阅有关手册,资料,以提高自学能力。

4. 通过查阅资料,毕业学习,方案设计,系统调式和编写设计说明书各个环节,熟悉解决实际问题的工作程序和方法。

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第1章 绪 论

1.1 项目背景

销售合同管理是商务运作中极其重要的一部分,其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。因此,充足的信息资源、便捷的功能操作是销售合同管理系统应提供的重要性能。目前,人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行销售合同管理,这种管理方式存在着诸多弊端,如:效率低、保密性差、电子表格容量小,关联性差 ,不易于查询、更新和维护等。

如果销售合同的签订、履行、变更、终止等全过程完全靠人工进行跟踪管理,不仅工作量大,而且难度也非常大,特别是销售合同管理归口到计划管理科。计划管理科既不管资金的收入和支出也不管货物印发出和入库,所以对销售合同的履行情况计划管理科无法掌握,就更谈不上对销售合同进行监督和检查。计划管理科只了解销售合同的签订情况,要了解销售合同的履行情况非常被动,这种人工管理方式远远不能满足现代化管理的需要。

随着改革开放的深入,市场竞争日趋激烈,企业必须建立现代化信息管理系统,利用先进的计算机技术,网络技术,建立现代化的网络信息处理系统,实现信息资源共享,提高信息处理能力和速度,及时准确地提供企业所需的各种信息。正是利用这一思想将销售合同管理纳入计算机管理,并设计为多用户,放在计算机网络上运行,并与财务、库房、划价、销售等于系统相互集成,信息共享,实现销售合同签订、履行、变更到终止等全过程的跟踪管理,并为财务提供资金利用计划,充分利用有限的资金,提高资金利用率。

本系统采用VB编写,利用VB开发数据库程序,与其他开发系统相比,有很大的优越性。在VB众多优势中,它在数据库方面的特长显得尤为突出:从客户机/服务器模式到多层数据结构模式;高效率的数据库管理系统和新一代更先进的数据库引擎;最新的数据库分析手段和提供大量的企业组件。

VB对关系数据库提供全面的支持,VB通过数据库访问控件与数据库进行数据交换,并提供丰富的数据控制控件用于显示数据库中各条记录的各个字段,接受用户对数据的各种更新,使用非常灵活和方便。

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1.2 实行销售合同管理的企业的业务特点

众所周知,当前计算机已经广泛的应用于各个领域,作为与世界交流广泛、信息密集、事务繁多的企业必须有效、科学的管理公司业务。

需要销售合同管理的企业的业务特点是:

1. 企业的业务涉及面广。一方面是客户多,遍及诸多国家若干公司,这些客户既有其固定客户,也有仅是偶尔的业务往来;另一方面是厂家多,这些厂家涉及到各个行业、不同地区、既有公司所属厂,也有联系货源的厂商;

2. 企业的业务环节多。从联系、谈判一直到销售合同签订,需经过若干次反复磋商、洽谈,由此有一批函电和备忘录需归档。销售合同签订后,还需组织货源、运输等各环节,由此产生一批单证;

3. 企业的付款方式众多。付款方式有L/C、PIA、O/A、P/P等,对于某些付款方式,如L/C(Letter of Credit)、PIA(payment In Advance)等不存在结汇问题,而对一些象O/A(Open Account)、P/P(Partial Payment)等可能会出现货已出,但迟迟不能结汇的情况;

4. 企业的费用复杂。每一旦生意从谈判到结束,包括各种函电、差费、正常招待费、运费、交通费、报关费以及贷款利息等费用,要衡量一单生意的盈亏必须将费用扣除。

5. 企业人员的人事变动对业务的影响较大。每个业务员都有自己的固定客户,业务员的调动、离开往往会将客户的有关资料带走,给公司带来一定的损失。

1.3 计算机管理销售合同的必要性

随着市场的发展,企业向集团化、规模化发展,产品亦趋向于多样化、大量化,销售合同也相应增加,单靠人工来处理、计算这些销售合同已显得力不从心。

企业信息处理的电子化,使企业的工作方式发生了变化,由单个业务员负责联系客户并组织货源的工作方式走向专业化分工,业务员仅联系客户,货源由货源人员专门组织,他们之间通过计算机网络交换信息,在前一种工作方式下,由于业务员既联系客户又负责货源,使其精力分散,不能专心对待客户,业务员之间联系少,经常发生企业对同一供应商的同一

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种产品有两种以上的收购价格,同一产品发生重复订货,产生商品积压,在后一种方式下,企业人员工作分工专业化,所有成员通过计算机网络实现信息的交换,克服了前一种方式的缺点,使企业走向规模经营,从而获得更大的经济效益。

利用计算机来管理销售合同是当前形势所必需的。

1. 操作上简便。节约业务员的制单时间,在办公自动化方面起到决定性作用; 2. 能自动提示业务风险。当业务员违规操作或业务存在风险时,管理系统将在有关单据上自动打印出风险内容,以提示注意;

3. 有预算功能并自动跟踪预算,预算一旦批准,管理程序即为核定。如果在业务执行过程中超预算操作,管理系统应该会向业务员和总经理提示,经批准后方可执行。使得业务预算更有实际意义;

4. 较完备的统计功能。授权人员可随时统计企业和业务员的进出口额、库存量、费用支出、资金占压、资金周转、资金占压、资金积累、预付货款、逾期未收款、盈亏等数据。

5. 有较好的容错和检查功能。对于业务员数据输入和修改时所出现的错误能够予以提示。

1.4 销售合同管理工作分析

首先根据销售合同管理要求的功能确定系统的层次结构,其原则是高内聚、低耦合,即各种功能尽可能独立、完整,相互之间尽量减少交叉。

销售合同管理系统功能有:(1)客户信息以及所签订的销售合同信息的数据录入到计算机中以数据库的形式存储起来,并对这些数据进行处理;(2)用户可以根据需要进行单项查询和复合查询;(3)用户可以根据需要以各种形式将所需的数据输出打印出来;4)用户可以查阅、修改老客户信息及添加新客户。

数据处理有三项功能:输入、修改、删除。输入:当新的客户或旧的客户签订新的销售合同时,向表单添加新的记录,按整条记录进行输入。修改:能修改客户和销售合同的某些字段内容。删除:当一个销售合同完成以后,将完成的记录从表中删除,用删除功能即可完成对本记录的删除,并设有“浏览”、“删除”、“确定”、“恢复”等按钮和删除提示窗口。

销售合同处理包括查询、浏览、备份销售合同客户表,在客户机端采用VB6.0实现对数据表的查询:

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1) 按销售合同编号查询:可输入销售合同编号改销售合同编号范围,通过查询设置,可选择查询显示内容。

2) 按销售合同金额查询:可输入销售合同金额或金额范围,可选择查询显示内容。 3) 按签约日期查询:可输入签约日期,通过查询设置,可选择查询显示内容。 4) 按供货日期查询:可输入供货日期或日期范围,通过查询设置,可选择查询 显示内容;

5) 按客户名称查询:可输入用户的名称,可选择查询的内容。

6) 浏览:单击销售合同处理菜单中的浏览全部客户销售合同项,可弹出全部客户销售合同的 浏览结果。

7) 销售合同备份:分期对销售合同进行备份保存。

数据输出方式有屏幕预览和打印机输出两种。打印报表有5类可供用户选择:简易报表、未完成销售合同明细表、分类统计表、销售合同执行情况统计表、销售销售合同单。

另外,订货后,要形成一个订货销售合同,销售合同数据中的货物名称和包装都是根据货号从产品信息数据库中获得。根据订货情况,跟有关生产厂家联系,由企业向生产厂家订货,形成订货销售合同。

系统要求:

1.在销售合同管理的整个过程中实现数据共享。一个数据进入系统以后,其它要用到该数据的表格都要能使用它,用户不需反复输入;

2.能随时查询订货和已经发货的情况。根据订货销售合同,生成生产订货销售合同; 3.系统能随时根据销售合同编号等查询产品的订货情况,生产情况及已经发货情况,并进行对应统计分析;

4.按照要求打印出所有表格。

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第2章 可行性研究

可行性研究探讨解决问题的可能方案,还要对可利用的资源(如计算机硬件、软件、人员等)、开发进度做出估计,然后制定出完整的开发任务可行性分析。

可行性与风险分析是密切相关的。如果项目的风险很大,就会降低生产高质量软件的可行性。针对本系统,可行性分析可分为以下几个方面:

2.1 管理可行性

在软件开发中的管理策略对软件本身质量影响极大,由于软件是逻辑产品而不是物质产品,其开发进度的“能见度”比较低,软件生产的进度和指标不易标识和度量,问题不易及时发现和纠正,需求条件的不定因素多且易发生变化,从而使得软件生产的管理不同于一般的工程管理,有它自身的特殊性和复杂性。

管理规范是一套指导性文件,也是一套技术规范,是管理技术人员进行业务活动的行为准则。

管理规范的作用和效果:

1. 提高了软件开发过程的“能见度”,将逻辑产品物资化; 2. 促进标准制定与贯彻的统一; 3. 促进了标准化管理与软件系统建设的统一; 4. 促进了标准编制与技术开发的统一;

5. 根据规范可以统一软件开发及运行管理的有关想法,使有关人员的相互理解和协作变得更为容易;

6. 减少了作业和文档的重复,从而提高了开发效率;

7. 可以排除软件研制中的人为因素的影响,保证了软件质量的均匀化,因而易于积累开发经验,促进技术水平的提高;

8. 由于规范对软件的文档内容、格式都做了明确的规定,使软件开发的委托者和软件开发的承当者之间相互理解。

在团队合作上必须有较好的管理,管理的好坏是该项目成败的关键。在本系统分工中,采用以下方法进行管理:

1. 将软件开发周期分为可行性研究及计划、需求分析、概要设计、详细设计、编码和单元测试(实现)、组装测试、运行和维护七个方面;

2. 规定对软件项目的术语、项目描述、任务、技术、方法、工具等方面进行详细说明和标识;

3. 开发人员及时联络,定期向项目委托人汇报开发进度。

有了规范基础,项目的管理有了一定的保障,该项目的采用分工合作的方式是可行的。

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(2)、数据库的建立

要建立数据库,首先需要确定要建立数据库的类型。在Visual Basic中通过数据访问控件或数据访问对象(DAO)可以访问下列数据库: 1. JET数据库,即Microsoft Access 2. ISAM数据库,如:dBase,FoxPro等 3. ODBC数据库,凡是遵循ODBC标准的客户/服务器数据库。如:Microsoft SQL Server、Oracle

一般来说,如果要开发个人的小型数据库系统,用Access数据库比较合适,要开发大、中型的数据库系统用ODBC数据库更为适宜。而dBase和FoxPro数据库由于已经过时,除非特别的情况,否则不要使用。在本毕业设计中,选用的是Access数据库了。建立Access数据库有两种方法:一是在Microsoft Access中建立数据库。点击“新建”按钮就可以建立新的表了。第二种方法:使用可视化数据管理器,不需要编程就可创建数据库。可视化数据管理器是一个非常有用的应用程序,它是VB企业版和专业版附带的,在目录\\..\\DevStudio\\vb\\samples\\Visdata下。

在ACCESS数据库中,关键字是用索引实现的,作为编程人员在对表类型的记录集编程时,只需调用索引名。在查询时,Rushmore技术自动用索引信息优化查询。 (3)、数据库访问

Visual Basic 数据库应用程序有三个部分,用户程序是程序员开发的,也是即将用VB来编写的部分。数据库引擎是数据库驱动程序,使用它程序员可以用统一的格式访问各种数据库,不管这个数据库是本地的 Visual Basic 数据库,还是所支持的其它任何格式的数据库格式,所使用的数据访问对象和编程技术都是相同的。数据库则是上面完成的部分。从这个结构可以看出用户与正在访问的特定数据库无关。那在用VB编写数据库程序时,就需要使程序能够访问指定的数据库。

如果是简单的数据库应用,可以使用 Data 控件来执行大部分数据访问操作,而根本不用编写代码。与 Data 控件相捆绑的控件自动显示来自当前记录的一个或多个字段的数据。 (4)、数据库查询

在数据库管理系统中,输入和查询就象两个孪生姐妹不可或缺,下面将介绍如何创建查询窗口。查询窗口的设计分为两部分:查询结果和查询条件。查询结果是指用户所需要的数据,它包括根据查询条件查询出来的记录,但并非表中每个字段里的数据都需要提供给用户。比如在这个例子中,登记表中的登记号的值是用户不感兴趣的,所以在查询结果中,不希望显示RegID字段的值。查询条件是用户提出的查询要求。比如在本毕业设计中,可以有销售合同编号条件,当用户想知道某个销售合同的具体情况,他可以输入此销售合同的销售合同编号,就查询出此销售合同各方面的情况;也可以有客户名称条件,当用户输入某个客户名称,就会查询出处于这个客户签订的所有销售合同的信息。到底采用哪些查询条件,这需要开发者根据用户和系统的要求进行设计,其具体实现过程大都大同小异。

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第4章 需求分析

需求分析是软件开发过程的初始阶段,是一个系统的推理过程,涉及到领域问题及其组成部分,目的在于理解需要什么和必须做什么,并将用户的需求用书面形成表达出来。软件产品的质量,在很大程度上取决于是否进行过系统的需求分析,并是否取得正确、一致和比较完全的需求文档。通过需求分析揭示信息的流程和结构,为软件设计提供基础,通过标识接口细节能提供一个深入的功能说明来描述软件,并确定约束条件和定义软件的有效性。

需求分析是一个渐进的过程,通过开发人员和用户的不断交流,逐步加深对系统功能和性能的认识,并且加以细化、分解软件需求。

4.1 引言

需求分析是软件开发过程的初始阶段,是一个系统的推理过程,涉及到领域问题及其组成部分,目的在于理解需要什么和必须做什么,并将用户的需求用书面形成表达出来。

4.1.1 编写目的

本需求分析说明书的目的是奠定销售合同管理系统软件开发的基础。需求分析在可行性研究的基础上规定了系统设计统一的、最基本的要求,需求分析的结果是概要设计、详细设计、实现、测试和维护的依据。

针对销售合同业务管理,如绪论中所阐述,用户的需求是不明确的,多变的。本说明书主要就用户登陆、系统维护、产品管理、销售合同管理、帐目管理等几个方面进行分析。

本需求分析说明书的章节划分为引言、任务概述、数据描述、功能需求、性能需求、运行需求六大部分。

4.2 任务概述

4.2.1 开发目标

本系统的开发目标是实现企业信息系统中的销售合同管理中客户管理、产品管理、销售合同管理、帐目管理的操作的自动化,从而大大的提高业务管理的效率。

系统采用VB开发,由于开发软件对数据库的良好支持,需在功能上加强。根据实际情况,需对销售合同管理系统有一定的了解,熟悉其业务流程,加强系统的功能与性能,并且对用户登陆的身份进行检查,增加系统维护功能。

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4.2.2 运行环境

硬件:具有PII以上的CPU;64M以上内存;6.4G以上硬盘;显示器与显卡应支持800*600及其以上分辨率;

软件:采用Windows 9x/NT/2000/XP作为系统运行的操作系统;采用VB6.0作为开发软件;采用Access表结构;采用Jet作为数据引擎;采用单层结构的数据库应用程序,通过Jet操作本地的Access文件;

4.2.3 条件与限制

1. 2. 3. 4.

使用人员应具有Windows系列操作系统的一般操作知识; 用户必须有帐号和密码方能进入;

一般操作员具有对客户管理、产品信息管理、销售合同管理、帐目管理进行数据增加、修改、删除、查询、排序、统计等权限; 管理员除开一般操作员权限外还具有用户帐号维护、数据备份,数据恢复等权限;

4.3 功能需求

4.3.1 功能划分

通过对销售合同管理业务的分析,可以得出系统可分为用户管理、系统维护、产品管理、销售合同管理、客户管理、帐目管理等功能模块。其中销售合同管理是重点,其他功能模块只能算是辅助模块。

下面就系统中相关部分进一步对功能划分: 系统登录检查功能划分(图4-1):

用户管理 管理员数据操纵 数据备份 客户管理 数据恢复 登录 权限检查 一般操作员数据操纵 产品管理 帐目管理 销售合同管 18 图4-1 系统登陆检查功能图

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系统用户管理功能划分(图4-2):

用户管理 用户帐号 用户密码 图4-2 系统用户管理功能图

用户权限

系统系统维护功能划分(图4-3):

系统维护 数据备份 数据恢复 图4-3 系统系统维护功能图

系统客户管理功能划分(图4-4):

客户管理

系统产品管理功能划分(图4-5):

产品管理

产品信息

图4-5 产品管理功能图

客户信息 图4-4 客户管理功能图

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本系统的重点是销售合同管理,其功能划分如下(图4-6):

初始化

图4-6 销售合同管理功能图

系统帐目管理功能划分(图4-7):

帐目管理 数据处理 销售合同销售合同打印报表 退出 会计科目管理 总帐管理 分类帐管理 图4-7 帐目管理功能图

日记帐管理 4.3.2 功能描述

1. 通过对销售合同管理系统功能的分析,得出系统的主要功能:用户登陆、系统维护、

客户管理、产品管理、销售合同管理、帐目管理;

2. 用户登陆功能用于验证用户身份,决定用户是否能进入系统,以及今日系统后有什么权限;

3. 用户管理功能提供给管理员以管理用户帐号的能力,管理员在这里可以添加、删除帐号,可以清空用户遗失的密码;

4. 密码更改功能用于用户更改自己的密码;

5. 客户管理功能用于对供应商、经销商的管理,提供增加、删除、修改、查询、排序、统计等子功能;

6. 产品管理功能用于对产品目录、产品信息、产品报价进行管理,其中产品目录分为四级,并且对美以及都可进行相关数据操作,对产品信息和产品报价提供增加、删除、修改、查询、排序、统计等子功能;

7. 销售合同管理功能的主要内容包括:根据公司本部、各分公司以及各部门签定的销售合同书,编制全公司销售合同台帐、全公司销售合同明细表;按分公司(或部门)、按项

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5. 打印管理界面设计

图6-5 打印管理界面

6.

客户信息界面设计

7.

图6-6 客户信息管理界面

销售合同信息界面设计

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图6-7 销售合同信息界面

8.

付款信息界面设计

图6-8 付款信息界面

9. 产品信息界面设计

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图6-9 产品信息界面

10.按销售合同编号查询界面

图6-10 按销售合同编号查询界面

11.按客户名查询界面

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图6-11 按客户名查询界面

12.按签订日期查询界面

图6-12 按签订日期查询界面

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13.按销售合同金额查询界面

图6-13 按销售合同金额查询界面

14.销售合同执行状态界面

图6-14 销售合同执行状态界面

15.客户情况打印界面

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本文来源:https://www.bwwdw.com/article/nrmh.html

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