基本建设项目档案的整理方法

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一、基本建设项目档案的概念

基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

二、基本建设项目文件的整理

㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和保管期限表（详见附表）

整理基建档案注意的事项：

1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体：

2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将科技资料列入基本建设文件材料范围内归档；

3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。

㈡、归档时间：

1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；

2、大、中型项目建设，按阶段归档。

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㈢、归档要求

1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况；

2、归档文件材料必须齐全、完整；

3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性要求。

㈣、整理的原则及分类要求：

1、基建档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、基建档案材料的分类要求：

⑴类目明确、层次清楚、简明：

类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程档案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每种建筑工程类下，直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。如果工程项目较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程项目(或单项工程)划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得

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过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律，割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。

⑵分类标准一致

分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分的依据是相同的。只有分类标准一致，基建档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。比如基建档案，可以按工程项目分类，也可以按专业来分类。如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类，这就是分类标准一致。如果一部分按工程项目分类，另一部分按专业分类，这就是分类标准不一致。又如矿产的地质勘探档案，可以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。如果一部分按地区分类，另一部分又按矿种分类，这就叫做分类标准不一致。在划分类和属类时，在同一层里同时使用两个分类标准，势必使档案的整理发生混乱，不便于进行编目、保存和利用。

⑶类与类之间不交叉、不重叠。

类与类之间的归档材料，不能互相交叉。如城市基建工程档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。

3、制定分类方案或分类大纲

分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫做分类指南。是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属

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类的系列，概括各个类和属类所包括的基建档案的归档范围、保管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类方法有：

⑴按工程项目分类

按工程项目分类，就是按照基本建设工程项目(一个建设群或一个单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程项目的全部档案为单位划分类别，其特点是：同一个工程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用档案，不属于同一个工程项目的档案要严格区分开。

⑵按专业性质分类

按专业性质分类，是指根据基建档案内容所反映的不同专业性质来划分基建档案的类别。例如：基建工程设计档案中的标准设计或通用设计档案，其本身一般不是伴随有具体对象的工程设计形成的，所以它更适合于按建筑、结构、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同的类别。类以下还可以划分属类，象结构类下可以按砖混结构、框架结构等划分不同属类。按专业性质分类的方法，其特点是：将同一专业性质的基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用基建档案。

㈤、组卷的方法

1、按项目组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，一般由大小不等的若干单项工程组成，如一个学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程一般由基础、底层和各

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层及各种不同用途的房间组成。这些单项工程及其不同部分的图纸和文件，各自构成一组有机联系的整体，可以根据数量多少分别组成一个或多个案卷(保管单位)。

2、按专业性质组成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案的内容反映的专业性质来组成保管单位。如基建工程项目的设计图纸，可以按土建、结构、电气、照明等不同专业，分别组成一卷或数卷。

以上两种组卷方法均是将直接针对具体项目的管理性文件材料放入所针对的项目里组卷。

3、卷内文件材料的排列：

⑴管理性文件，按问题重要程度、时间排列；

⑵图样材料按阶段或重要程度排列。即：方案——初步设计——技术设计——施工图设计——竣工图；

⑶按目录或图号排列；

⑷无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上(至上而下)；平面图——立面图——剖面图——大样图

⑸更改通知单连同附图排列在更改图后面；

⑹施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；

⑺按文件形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。有译文的外文在前，原文在后。

4、卷内文件材料的编写

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⑴案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

⑵单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

⑶成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

⑷卷内目录的填写卷内目录（填写式样）

①序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。

②文件编号：文件编号应填写科技文件材料的文号或图样- . -word资料-

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的图号、设备代号、项目代号等。

③责任者：责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

④文件材料题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

⑤日期：日期应填写科技文件材料的形成日期。

⑥页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。

⑦备注：有需要注明的事项填入此栏。

⑧卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

⑸卷内备考表的编写

卷内备考表式样

①说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

②立卷人：应由负责立卷人签名。

③立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。

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④检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。

⑤检查目期：检查日期应填写审核的日期。

⑥卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

5、案卷的装订

⑴案卷可以装订和不装订两种形式。

⑵案卷内不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面采用A4型(即：297mm×210mm)或16开型(260mm×185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折叠成“手风琴式”，A4型尺寸。

⑶案卷内的金属物装订前要拆除。

⑷三孔一线装订。装订的案卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。

⑸不装订的案卷，应在每份科技文件材料的左上角加盖档号章。

⑹档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第6点”填写。

⑺序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

6、案卷封面的编写

(1)案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名要求应简

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明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。

例：

案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程项目)+电器照明(针对内容或专业)+施工图(文件材料名称)

(2)立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

(3)起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。

(4)保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

根据国档发(1988)4号文件规定，基本建设项目档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。同一卷内，有不同期限的文件材料，坚持“就高不就低”的办法。

(5)密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

(6)档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷号（档号的编制见后）。

(7)封面填写实例

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7、案卷背脊的编写

(1)案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

(2)档号填写同“案卷封面的编写(6)”。

(3)案卷题名填写同“案卷封面的编写(1)”，应从右到左竖写。

三、案卷排列、编号和编目

案卷组好后，还要进行排列、编号和编目，就是我们常说的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。

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（一）案卷的排列

案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进行科学的排序。

（二）案卷的编号

基建档案的编号主要指对基建档案案卷进行编号。它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是基建档案分类号和案卷顺序号的组合。它起着基建档案案卷排列后的固定作用，便于档案室(馆)保管和查阅者查阅利用。

编制档案号(即：案卷编号)首先应确定档案号的结构形式。档案号的结构形式有两种：一种是单纯号码制，即全部以数字进行编号：男一种是混合号码制，即以代字和数字混合进行编号。采用哪一种结构形式，应根据档案分类情况而定。

档案号的基本模式：

档案号=全宗号+目录号+分类号(包括项目代号)+案卷顺序号

单纯号码制实例：

某单位基建档案

××·××·×·×·×——001→案卷顺序号

↓↓↓↓↓

全目

宗录大属小

号号类类类

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如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，为县档案局档案馆综合楼的项目档案。O012为全宗号，即单位代号；7为目录号，即项目档案代号（根据各单位实际情况确定）；1为分类号，即档案馆综合楼代号；“-”后的1、2、3、4、5为案卷号。又如O012.7.2-1、O012.7.2-2、O012.7.2-3、O012.7.2-4、O012.7.2-5、O012.7.2-6为县档案局档案馆综合楼的项目档案。如果一个单位只有一个项目，直接在目录代号下编案卷号，如O125.8-1、O125.8-2、O125.8-3……

(三)基建档案分类目录的编制

基建档案分类目录以案卷为对象著录，按基建档案实体整理顺序排列组成。在用途上它既是一种库藏目录，也是一种检索目录。其作用是固定基建档案分类排列次序，揭示基建档案的内容和成份，是直接按类别查找基建档案的基本检索工具。主要项目有：档案号、案卷标题、责任者、编制时间、文字材料、兰图、归档时间、保管期限、密级、备注等。

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附：

建设项目文件归档范围和保管期限表

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