行政部定期工作内容（含邮件通知）

鲍尔传媒集团·中国 定期工作内容

鲍尔传媒集团（中国）定期工作内容

一、 定期工作内容

项目 内容 时间 上海、广州每月10日左定期付款 上海、北京、广州办公场地租金付款 右付款，北京一个季度付款一次 物业费、水电费、维修费、其他 每月月初 春季过了梅清洗地毯 每年让物业公司清洗两次地毯 雨季节清洗一次，秋冬清洗一次 每日定时检查各个楼面环境、卫生情况，并及时环境检查 协调处理，每月在刊物截稿后统一动员相关部门彻底清理一次 自用刊要数 根据《公司自用刊领用管理规范》内部自用刊要数统计和使用情况管理 办公室环境卫生通知 办公室安全通知 定期邮件通知 各种规范流程公布通知 其他各类突发事件通知 注意洗手间卫生通知 定期整理钥匙 期刊订阅 行政会内部会议

将公司各类钥匙重新核对，分类保存 国外、国内期刊订阅 整理会议记录，完成会议中确定的工作事项 每月 每月 每月 需要时 需要时 每月 每年 每年 每月 王亭亭 戢虹、彭倩 戢虹、彭倩 戢虹 每日 戢虹、王亭亭 行政部 执行人 北京、广州收到付款通知传真至上海行政部，统一付款 备注 戢虹、彭倩 二、 办公室环境卫生通知邮件 邮件A: 各位同事: 大家好，

天气炎热，为了大家的身体健康，行政部近期一方面协调粉刷了办公墙面；另一方面将所有办公柜按“部门/使用人”粘贴标签进行分类，希望为大家营造整洁、清新的办公环境。

整理过程中发现许多部门，物品仍堆积在地面或墙角，建设宜人、整洁的办公环境人人有责，请大家务必做到以下几点：

1. 办公柜用起来！

请大家参照衣柜右上角的“部门/使用人”标签，找到属于自己的办公柜，期刊、参考资料、存档 资料、道具物品分类摆放到办公柜、墙面柜、衣柜里面。各部门助理需每周整理部门公共办公柜。

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2. 整洁，才是办公桌面的本来面目！

整洁的办公桌可帮你提高工作效率，因为可是节省太多在堆积如山的桌面“淘宝”的时间。自问： 桌面上的东西是办公必需的吗？是马上就要用的吗？如果答案是否定的，请立刻、大胆将N年前 的杂志和文件物归原位或扔进碎纸机。

3. 爱护部门公共区域环境！

挥挥手，你留下了太多杂物在办公公共区间。请作为公司一员的你，随时带着属于你工作职责内 应该整理好的的物品，留下永恒的清新在公共区间。各部门助理需每天检查部门公用办公柜、及 部门公共办公区间，监督大家保持良好环境。

4. 特别通知：“桌面秀” 活动即将展开!

行政部将定期检查办公环境，对于保持个性、绝决整理的办公桌，将拍下写真并上传，展开“你 猜你猜你猜这是谁的桌面”活动，定期公布“桌面秀”主角名单。

每天只需要5分钟的时间，整理好办公桌、办公柜，随手拿走仍在公共区间的物品，办公环境和办公 效率都将获得改善。“一屋不扫何扫天下”，办公环境真诚期待你的整理，行政部将会随时检查噢~ 谢谢大家！ 行政部 2011-8-8 邮件B 各位同事：

为了办公环境整洁，请认真阅读以下内容：

1.请大家将办公桌面整理干净、整齐。

将原来放在地面的物品，重新放回地面、摆放整齐，目前由于桌面摆满物品，保洁阿姨无法帮助大家擦桌面，因此请大家今天上班后自己整理干净桌面，日后会有保洁阿姨帮助清洁；

2.过期自用刊、竞刊等其他参考期刊存放在固定的位置。

整理过程中发现大量过期自用刊堆放在办公室内，行政部已经将其放在18楼交由发行部统一运回仓库保管；2011年竞刊及其他外文期刊，在19楼冰箱旁边的期刊架上。请大家用后物归原处，不可随意堆放。

3.如办公家具需维修、衣柜等文件柜没有钥匙，请到行政部前台进行登记申请维修。

行政部会统一安排维修，同时提醒大家充分利用衣柜、文件柜等柜子，将工作中的道具、产品样品、服装、鞋帽等整齐的放在衣柜中，并锁好防止丢失。

4.充分利用衣柜，将产品、服装、鞋帽等道具存放在衣柜。

19F都市丽人、品位编辑部共计5个大型衣柜已经安装好层板，衣柜内有衣架，请大家合力利用，将衣物等道具统一放入衣柜中保存，并定期整理衣柜，减少地面物品堆积。

5.今天上班后如发现物品变动或找不到有些物品请与行政部联系。

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办公环境整洁，人人有责，希望大家积极参与，谢谢大家~ 行政部 2011-7-2

二、 洗手间卫生提醒邮件

亲爱的女同胞们：

看看近来我们的卫生间，肮脏的马桶、湿滑的地面、满地的纸巾不堪入目，健康状况堪忧！ 在此，再次提醒，请在您方便时，多看看卫生间门上贴的那张小纸。 拥有一个整洁的环境，能提升我们公司和个人的整体形象。 同样的，厕所的卫生，也是整洁环境的一部分。

创造一个良好的环境，不仅是为了表面的形象，也是为他人的方便，更是为了体现自己的素质。

谢谢大家配合！

行政部 2011-9-28

三、 访客来访、公司安全提醒邮件 同事们：

请注意！随着公司不断发展壮大，内部员工增多，相应的外来洽谈业务的人员也不断增多，人员进出频繁，往来复杂，现重申公司关于接待外来访客的规定：

1．一般情况下，非因公事需要，不接纳访客进入公司。

2．当你因公事需要接待访客的时候，必须先到前台严格实行登记（内容包括会议室预约、我司接待人姓名、访客姓名、来访事由），随后进入会议室洽谈工作。

3．非紧急重要情况下，不允许将外来人员带入工作区，以免影响他人工作。

4．下班后，严禁外来人员进入公司。

请大家平时多留意陌生人出入，发现形迹可疑的人，及时查问或通知前台，谢谢大家配合！ 行政部 2011-2-1

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四、 信息安全类提醒邮件

A.邮件主题：形成良好的商业保密意识-从使用“内部邮件”袋做起

各位同事： 大家好！

在日常的工作中，部门与部门之间经常有大量的文件传递，文件中的内容包含着许多重要的、有价值的商业信息。因此工作中必须加强保密意识，防止商业信息的泄露为公司带来不必要的损失。

为此，行政部从今日起将向各个部门发放纸质的“内部邮件”袋，请大家以后将重要文件放在“内部邮件”袋中进行部门传递，从而防止重要文件在传递过程中内容的泄露。

内部邮件袋将由行政部分发给部部门助理，大家请到部门助理处领用，文件袋可多次反复使用，希望邮件袋能帮助大家提供保密安全意识，规范日常保密工作。（使用方法详见附件）

请大家工作充分利用内部邮件袋，形成良好的商业保密意识。 行政部 2011-7-11

B.微博等网络工具使用安全邮件 各位同事： 大家好！

在日常工作中，会使用到微博等网络通讯工具。为了能更好地发挥网络宣传的功效，希望大家在使用和关注公司微博等通讯工具的过程中，能严格做到以下几点：

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加强保密意识

个人的具体工作内容及相关工作联系信息等必须严格保密，不可通过通讯工具随意发布，防止泄露商业机密，造成不可挽回的严重后果。如：不可泄露公司同事的具体工作内容及联系信息，不可在对外的宣传中泄露公司尚未正式发布的消息，不可在外部通讯工具中描述公司目前的一些工作进展等。 -

树立品牌意识

重视公司对外宣传推广过程中的品牌宣传核心内容，参与互动发布的内容要配合主题，彰显品牌效应。如：可多多留言称赞公司的有关活动，或关注受众的评价并继续答复等。

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正确使用通讯工具

参与在线互动要注意发布信息的内容，使用文明用语，宣扬健康向上的主流文化。特此提醒大家注意：作为公司的一份子，我们的言论代表着公司的形象，希望通过大家的共同努力，对外树立良好品牌风范。

在公司对外宣传的微博等网络平台上，公司期待大家的积极参与。同时，希望大家注意网络通讯工具的正确使用，以防产生一些事与愿违的不良后果。 行政部

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2011-6-22

五、 通知类邮件 A.通知员工领取物品类 Dear all，

还记得高温大礼包中的“YUKI胶原蛋白果味饮料”吗？那可是广告客户赞助给大家的福利之一哦~

现在只要填写1分调查问卷，就可领取1盒“胶原蛋白果味饮料”，多填多得！

大家喜欢的话可以每个人填多份问卷，只要问卷中的联系人、联系电话是你未曾重复填写的内容即可。 （建议大家多多填写同学、亲戚朋友们的真实姓名和联系方式，支持广告客户的调查工作。）

注：1.联系人、联系电话不可重复填写。

2.提倡低碳、节约型办公，请打印好1份问卷后，更多的问卷请选择“复印”。

领取方法：拿着填好的问卷，到前台联系彭倩同学领取。 数量有限，欲得从速！

祝大家皮肤更好，身材倍儿棒。 行政部 2011-8-25

B.办公室清洁注意事项类 各位同事： 大家好！

天气炎热，为了让大家拥有一个干净、清新的办公环境，明天8月20（星期六）公司将请大楼物业清洁部 专人来清洗18楼地毯。

请大家今天下班前务必整理好办公物品，方便地毯清洁。整理过程中请注意以下几点：

1.请保管好贵重物品。公司贵重物品、重要文件、道具等可锁在文件柜中，并由部门专人将钥匙收好； 个人贵重物品请尽量收好，不要留在公司。

2.地面物品请全部收起，方便地毯清洁。地面除了办公家具等大型无法移动物品，其他地面上的物品 如书籍、杂志等请整理好放到桌面，或其他地方。（注：卫生“四害”经常到访的角落，必须把堆积 物品全部移走！方便地毯彻底清洁干净，避免卫生“四害”再度光临你的地盘！）

3.部门助理在今天下班前再次提醒大家整理好办公桌周围地面物品。

4.18楼各部门整理出需处理或丢掉的物品，例如过期的刊物等请于今天下班前整理出来，并 告知行政部，行政部会协助统一处理。

5.在18F前门、后门门口堆放物品的部门，请在星期五下班前把物品全部搬走，星期六将清洁门口地毯。

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期待在大家共同努力下，打造出更加舒适、宜人的办公环境，谢谢大家！ 行政部 2011-8-19 C.安全通知类邮件 Dear all,

今年第９号强台风“梅花”将于５日中午前后进入东海，周末或从浙江登陆擦过上海， 在此提醒公司全员采取如下措施并注意防范： 1.关紧门窗

下班前请各部门助理再次提醒大家关紧窗户。

2.下班后关闭非必要的设备

电脑下班后请关机，并将拖线板电源关闭；其他电子设备请关闭电源，妥善保管。 各部门助理请检查部门电子设备，是否完全关闭并切断电源。

3.检查电路等设施是否安全

各部门如发现电路设备存在问题，请及时告知行政部。 行政部 2011-6-17

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