电梯技术档案管理制度
更新时间:2023-08-07 03:31:01 阅读量: 实用文档 文档下载
电梯技术档案管理制度
为了建立健全公司电梯技术档案管理工作,加强对公司电梯技术档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。
二、公司档案管理体制
1. 公司档案管理机构:行政部统一管理公司的电梯技术档案。
2. 公司指定专人管理电梯技术档案工作,保管人必须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。
三、立卷归档制度
1.档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。电梯管理部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交档案室集中保存。
2.归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括维修合同、电梯大修、年保养、半年保养、季保养、月保养、半月保养、及日常维护保养记录等及电梯有关往来函件(含传真、电子邮件等)、照片等各种形式、载体的文件。
3.归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:
3.1.按年形成的文件,第二年上半年归档。
3.2.凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。
3.3.凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。
3.4.电梯重大维修验收及年检验收合格后,三个月内归档。
4.归档要求
4.1.材料完整齐全。
4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
4.3.立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。
4.4.在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。
4.5.由档案部门对电梯管理部门加以指导,协助电梯管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。
5.归档要求
5.1.编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。
5.2.文件按时间顺序排列,最近的在最上面。
5.3.一个电梯一个立卷,一个档案盒。
5.4.定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。
6. 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。
四、档案管理工作
1.档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。
2.档案保管:公司设立专用文件库保存档案。
3.档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。
4.档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。
五、档案利用工作
1.凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经有关领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2.档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。
3.依据国家统计和有关法律法规,做好本公司档案统计工作。
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