传统文化讲座论坛报名工作流程

交流会报名、报到接待工作流程

链接目录：

一、 报名

二、 录取

三、 电话通知

四、学员分组

五、安排房间

六、报到

七、最后整理

一、 报名

1、报名人员名单来源

（1）支持单位推荐如：菲尼克斯电气（中国）公司等

（2）以往交流会中结识的有意推广学习传统文化的单位或个人以推荐人的

名义，按分配人数推荐报名（制定《暂定名额分配表》）。

（3）未经过推荐主动往邮箱发放报名的人员。

（4）计划外：不住宿中心（早出晚归），以南京本地人为主，来源：企业推

荐、亲子班家长等。

2、推荐人报名步骤

（1）中心报名邮箱：

（2）联系《暂定名额分配表》中推荐单位负责人，告知其可报名人数及男

女比例（依据我们现有的居住条件，女生住宿空间较男生宽裕）如：

XX公司可推荐5位学员参加，建议可女生3人男生2人或女生4人男

生1人。

（3）给对方发送当次活动的报名表、报名须知（粘贴）和报名回执表（添加附件）。

（4）将对方回复的报名表先独立存档，再粘贴到总表。

3、邮箱报名步骤

（1）中心报名邮箱：

（2）若汇集推荐人报名表的总名单已满足或已超出活动总预计名额，我们

会留下其报名资料以便日后录取。

（3）若汇集推荐人报名表的总名单不足活动总预计名额，可根据发件人联

系方式，电话确认其名单信息并进一步了解其得知此活动开办的因缘，

并粘贴至总表。

（4）回复对方当次活动的报名须知（粘贴）和报名回执表（添加附件）。

4、计划外学员报名

（1）针对南京市本地学员，可以安排听课不安排住宿；

（2）对单位推荐的学员，请其将报名表

（3）制作一张《计划外学员报名登记表》带上身份证于报到当天填写登记

表报名，以便第二天报到时核对并发放蓝色胸卡（与计划学员有区别

为红色）。

5、使用Excel表格汇总学员名单（可利用以往活动的表格模板）

（1）将之前已报名未安排的人员汇总。

（2）将在报名时间内通过邮箱报名的人员汇总。

（3）将在规定报名时间后报名或一些特殊情况的人员名单汇总。

6、注意事项

（1）熟悉电脑操作。

（2）所有名单在汇总前需要先独立存档，再汇总到一起。

（3）学员资料一定清楚、准确，尤其是性别、年龄，以免安排房间时出问题。

（4）明确团队中领队的资料。

二、 录取

1、将所有名单整理好之后，请活动总指挥确定录取人员名单和贵宾名单。

2、独立汇总录取人员名单，将其存档。

3、统计人数。包含总数、男女人数、贵宾人数、分布区域（提供餐厅饮食调整，如大部分来自北方可能面食就稍多准备）、行业人数统计、职业人数统计。

三、 电话通知

通知推荐人或推荐单位负责本此次活动报名的专人，提醒须每个人都通知到，确保学员清楚讲座的各种情况。

1、按照报到须知的内容拨打电话，通知推荐人其所报名单录取情况，个人报名亲自通知本人。

2、通知团队时先与领队或推荐人联络，再通知到本人。特殊情况只通知领队即可。

3、注意要确定学员是否能来参加完整的讲座。

4、将通知情况及时在表格中标记下来，以免漏掉。

5、整理最后确定能够参加讲座的名单并制定《报到表》。

6、清楚团队的到达时间，报告给辅导员和房务部同仁。尤其对于需要接站

的团体要了解具体的到达地点、人数、具体时间、领队姓名及电话，填写用车申请单报告公司办公室，请活动总指挥/总协调根据情况安排迎接。

7、了解不能在规定报到时间内到达的学员具体到达时间，以便安排老师接待及餐厅用餐的准备。

8、根据报名须知，做重点事项的提醒：例如：

（1）此次课程是全封闭式教学，课程结束后可安排旅游或购物。

（2）中心是一所学校，在住宿方面安排的是上下铺。另外请带好日常的

洗漱用品及换洗衣物。

（3）中心提供的是素食。

（4）了解其身状况，是否需要特别安排照顾的地方或三高人群？

（4）提醒相关季节这里的气温，请大家带好应季的衣物。

（5）本次讲座开办的是成人课程，是不适合孩子听的。所以请不要带孩

子来，若无法安置好孩子，请暂不要来听课。

四、 学员分组

1、 根据汇总的学员总人数及男女人数，按每小组的规定人数确定分组情

况（如：学员200人，男女人数各100人，每组规定20人，那么最后

确定分10个小组，且男女各5组）

2、 同一个单位的学员尽量分散安排到不同的小组（可以在小组交流中接

触不同行业的朋友彼此沟通交流，互相启发）

3、 同一个组中老、中、青组合

五、 安排房间（可以使用“房间住宿平面图”模版）

1、与中心房务部同仁联络，落实可以住宿的房间数及房间具体情况（空调等）。并整理好当此讲座的“住宿平面图”。

2、根据总指挥确定的贵宾名单，安排贵宾人员的住宿（是否需要特殊安排照顾？）。

4、按照整理好的“中心住宿平面图” 安排学员住宿房间。

5、根据学员资料安排房间。仅供参考的次序如下：

性别——年龄——团队——职位——职务——特殊情况（身体状况）

4、操作的同时将学员住宿的房间号添加到学员名单中（插入“房间号”）。

5、一个房间内安排年龄长者住下铺，晚辈住上铺（体现“长者先，幼者后）

6、根据报名中了解到其身体特殊情况作调整安排（如：有打呼的学员会安排到同一房间，以免因为打呼影响其他学员休息）。

6、在各组人员召开活动准备会议之前，将名单及住宿情况通知各部门（辅导员—各组名单；会务组—总人数及各组人数（以安排会场座位）；贵宾组—贵宾住宿安排；房务组—总名单；餐饮组—总人数；茶水组—总人数（根据人数准备活动课间水果点心的数量）等。

六、 报到

报到前：

1、按顺序填写“入住卡”，标明序号，可将其按照团队、组别、序号先整理好。

2、打印整理好的学员名单，按团队排序以便报到时能够及时查找到。 报到当天

3、报到时，需要第一时间与辅导员取得联系，人数很多的团队报到时，可以依据情况取消核对身份证的手续，正常情况请领队收集全团队的身份证经核实后，再发放资料袋和水杯（由一位老师统一发放，人数较多时其他人员协助发放）。团队到达时及时通知各组辅导员，且嘉宾卡由一位老师统一发

放，以方便此团队到达人员的登记、人员变更的统计及其他工作。建议不要交到各辅导员手中，以免造成很大的不便。

4、学员一路都非常辛苦，尽量确保学员能够及时用餐和休息。

6、对临时新增人员和房间调换的学员要有所记录，及时填写和更改“入住卡”。

并将变更情况及时与辅导员和相关部门、领导沟通。

7、出现特殊情况请示活动总指挥。

8、根据学员到达情况，安排工作人员在夜间接待报到的学员。

9、报到截止当晚，实际报到人数以短信形式通知总指挥及各部门/小组的负责人。

七、 最后整理

1、将报名工作的所有资料整理成文件夹，保存在当次“交流会”的文件中。

2、记录下工作中的体会和出现的问题，慎终追远。

以上总结中的一些情况是在目前的办学模式下需要注意的流程，仅供参考。若办学模式有变化，相关流程依势而变。

附：

一、报到须知

尊敬的诸位老师：您好！

欢迎您参加本次……交流会。

敬请您留意以下报到须知。

一、总体情况

会议时间： ……

……交流会

……交流会结束

会议地点：……

二、联系人：……

电话(传真):……

三、录取方式：

电话通知录取信息。

五、报到须知

1、 在报名后如有特殊情况不能来参加，请在第一时间与报名组联系，由报名组确定名额的使用权，个人不要随意更换名额。

2 3、报到时，请您出示身份证或其他有效证件，由会议组发放学员卡，并请在学习期间统一佩戴。

4、敬请参加交流会的学员衣着庄重大方，不着奇装异服。

5

6、请尽量在当地买好返程票，如需要我们帮助订票，请在报到时告诉负责报到的老师。

7、中心住宿条件是四至八人间，高低铺，每层楼设有公用盥洗室，淋浴间和卫生间。

8、为了您的身体健康，中心向您提供的是健康素食。

9

10、您在交流会期间的生活学习由中心统一安排。有特殊情况的请在备注栏中提前告知（如：打呼噜、高血压、心脏病或其他需要特殊照顾之处），以便组委会做好安排。

12、请您自觉遵守会议的统一安排，如有事外出，请向您的辅导员请假，感谢您的支持。

13、文化教育培训中心是以儒家伦理道德教学为主，请您不要携带任何其他方面的光碟和资料。交流会期间，请您不要发放与本次学习无关的个人或团体的任何宣传资料。有宗教信仰的学员，我们尊重您的宗教信仰，但在中心学习期间，恳请您避免带有宗教的言论和行为，以免影响其他学员。

六、乘车路线

非常感恩您给我们的理解和支持！恭候您的到来！

恭祝一切顺利！

文化教育培训中心 行政部

附表:1、报名表

2、报名回执表

3、入住卡模板

4、嘉宾卡模板

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/n8fj.html