办公室规范作业管理规定

办公室规范作业管理规定

壹、 目的：

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。公司要求所有的员工在外表上体现出公司的专业、可靠和诚信。因此重申公司在办公室中各方面的规范，希望大家遵照执行。 貳、 范围：

本办法适用于所有受聘于本公司的员工。

叁、 办公室秩序

3.1 遵守出勤管理规定。不迟到早退，有病有事需提前请假。打卡后即为

上班，严禁打卡后做与工作无关事项。不在办公时间串岗闲聊，不做与工作无关的事。

3.2 午休用餐，须按时返岗，公司筹备建设期间用餐时间为12：00-13：

00。

3.3 办公桌及周围区域内，应保持干净、整洁、无灰尘。

3.4 每日值日人员自觉安排值日，值日人员如遇外出不能返回，本人须安

排其他员工代理值日，不允许出现无值日情况；值日时间为工作日18：00后，待值日完成，检查、关闭电源后方可下班。依管理部公告之值日表为准，值日名单参照附件一《值日表》

3.5 办公桌上，除办公用品外不得摆放超出三件的私人物品。

3.6 工作期间不允许在办公室就餐（包括水果、小吃）。如有特殊情况，

请示主管同意后可在茶休间进行。

3.7 文件栏、架内文件，应摆放整齐，分类归档。 3.8 短期内离席应关闭显示器。

3.9 下班后应关闭电脑及显示器，关掉接线板电源，关闭门窗，并将座椅

推入桌内。

3.10 办公室电灯于午休12:00至13:00期间关闭。

3.11 空调夏季开启温度控制在27度，冬季开启温度控制在18度。 3.12 饮水机等电器每日下班时由当日值日人员负责关闭电源。 3.13 出入办公区随手关门。

3.14 所有访客的业务洽谈应在洽谈室或会议室进行，请勿带进办公室。

肆、电话礼仪

电话交流作为公司对内、对外重要的交流方式，也是树立和体现公司形象和个人

素质、精神风貌的重要窗口，更能有效提高工作效率。

4.1 在接听电话时，在电话铃响第三声内接起，以给对方最为适宜的心

理准备时间。

4.2 接听电话要主动报出公司名称或部门名称，接听外线（长音）时请说

“环球购物中心，您好！”，则接听内线（短音）时请说“XX部，您好！” 。

4.3 接听电话要使用文明用语，语速适中，态度亲切、温和、耐心，同时

要简明扼要；对方讲述时要留心听，并记下要点；未听清时，应及时告诉对方，请其重复；结束时礼貌道别，待对方切断电话后，自己再放话筒。

4.4 接听公司外部人员打给公司其他同事或领导的电话时，同样要耐心

礼貌，可以在说过“请您稍等，待接办公室电话”之后，快速找到相关的同事领导或者将电话转到相关的部门；当同事或领导不在时，应主动表示可以帮助对方转达紧要的信息，并礼貌地请对方稍后再打。

4.5 帮助同事或领导接听和记录重要的业务电话等信息时，一定要注意

记录准确；要礼貌地向对方重复及核实确认重要信息，并及时转告相关人员。

4.6 当接听到不指名的电话，而自己不能处理时，可坦白告诉对方，并

马上将电话交给能够处理的人；在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。

4.7 所有员工在工作时间请勿拨打与工作无关的私人电话；如果确有重

要或紧急的私 人事情需要处理，注意长话短说。

伍、会议准则

5.1 遇会议召开请准时并事先备妥会议相关资料、年度大表及设备。 5.2 与会人员须于会前5分钟到场，如有特殊情况请提前通知本部门主

管，会议时间最长于1.5小时内结束。

5.3 会议结束后与会人员须将座椅位置还原；由主办会议部门会后将会

议室各设备复原，包含桌面、茶具的清洁等事物；筹备会议由会议记录人员负责。

5.4 会议记录人员应将本次会议记录在会议结束后1小时内整理完毕并发出。

陆、胸卡佩戴

6.1 每位员工均由管理部人资处发给员工胸卡，必须在当值时统一佩戴于胸前。

6.2 胸卡表面不可以张贴小标签或者图案，保持胸卡的整洁完好。 6.3如有磨损或损坏，请及时至管理部人资处申请更换。如果是人为造成

胸卡的损坏，将支付相应的成本费。 6.4 离职时，须将员工胸卡交回管理部人资处。

柒、服装仪容规范 参照《服装仪容规范》

捌、惩戒措施

违反上述叁至柒项之情形之一者：

8.1 第一次以会议上点名批评方式予以提示。

8.2 第二次以本人缴纳福利赞助金50元予以告戒。 8.3 第三次以本人缴纳福利赞助金100元，其主管同须缴纳福利赞助金200元予以告戒。

8.4 三次以上者依据环球人手册，第四章环球宪法中第五条奖惩条款的相关内容执行。

8.5 福利赞助金由管理部总务处负责收取并记录，用于员工午休、下午茶之饮料及小吃的购买；福利赞助金的收取及支出明细由总务处每月15、30日于420休息室进行公示。

玖、检查监督

9.1 办公室规范相关项目之检查监督职能部门为管理部；监督检查人员每天上下午两次不定时检查，发现违规员工除记录提示外，第一时间通知其部门主管，以便指正。

9.2 上述由检查监督部门负责惩戒处理。

9.3 管理部检查监督人员必须尽职尽责履行检查监督职责，如未履行按上述条款执行惩戒。 拾、时效

10.1 办公室规范作业程序自公布之日起试行三个月，相关条款随公司发展进行修订。

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