WPS文字教程:邮件合并,一键打印请柬

篇一：Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印

Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印

Word2007邮件合并功能实现批量编辑和打印

在工作经常会遇到批量打印信函的问题，比如:学期结束学校要给家长发一份“成绩通知书”；某团体开会，要邀请有关单位及专家学者参加会议，需要发“邀请函”；某单位召开表彰大会，要给每个受表彰的人员发“荣誉证书”下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。

实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作：一、建立数据源；二、建立主文档；三、邮件合并即主文档与数据源的连接。

一、建立数据源：

一般用excel来建立数据源比较方便（在excel工作表中不能有表标题）。

1、启动程序Microsoft Office Excel 2007，该程序启动后系统默认一个工作簿，由3张工作表组成。

2、在工作表1第一行各单元格中分别输入学号、学生姓名、语文、数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行评语、操行等级、（家长姓名、通讯地址、邮编等为制作信封或地址标签页作准备）等内容，作为列标题。然后填写每个学生的相应数据或文本，制作成如下工作表。

3、将上面制作好的工作表保存在E盘中，文件取名为“学生成绩通知”。

二、建立主文档：

接下来就是建立主文档了。

1、启动“Word2007”程序（方法与启动excel2007类似）。该程序启动后系统会自动建立一个空白文档。

2、用该空白文档制作“学生成绩通知书”的主文档。包括：输入汉字、插入表格、汉字和表格的格式设置、页面设置以及打印设置。（如下图）

三、邮件合并：

邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中的数据建立连接的过程。邮件合并的方法有两种：

方法1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。

方法2、还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”按钮，然后单击“邮件合并分步向导”。 在主文档中，单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，从下拉菜单中选择“使用现有列表”。

这里用第一种方法进行合并。

单击“使用现有列表”，弹出“选取数据源”对话框，找出E盘中，文件名为“学生成绩通知.xlsx”文件，选中它。

单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。

选中数据存放的表格sheet1$后，单击“确定”按钮。

将光标定位在主文档中“学生”二字后面，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，弹出下拉列表，在列表中选择“学生姓名”单击（这样就在主文档中学生姓名的位置插入了“学生姓名”的域代码）。

然后将光标定位在要插入语文成绩的单元格中，单击“插入合并域”按钮，在下拉列表中单击“语文”（这样便将“语文”的域代码插入到主文档中语文成绩的位置）；依次类推，把数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行等级、操

行评语的域代码也插入到主文档的相应位置，单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“突出显示合并域”按钮，结果如下图所示。

单击“预览结果”按钮，可对每个页面进行预览（如果对预览结果不满意，还可对合并域进行字体、字形、字号、行距等格式设置）。单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮，弹出下拉列表，选择“编辑单个文档”并单击它，弹出“合并到新文档”对话框。

选择“全部”并按“确定”按钮，即每个人有一份各自内容的“成绩通知书”，这样就完成对“学生成绩通知书”的编辑任务。若要打印，则单击“Office按钮”菜单中的“打印”的下拉菜单中的“预览并打印文档”，弹出“打印”对话框，从中对一些项目进行设置，然后单击“确定”按钮即可。

篇二：请柬批量打印办法

引言：扫描后用Word制作请柬模板，使用Excel建立，Word邮件合并批量导入，最终将文字准确打印到请柬相应位置．

通过本文你可以学到： 扫描后用Word制作请柬模板 使用Excel建立 Word邮件合并批量导入 最终将文字准确打印到请柬相应位置

最近，我有一个非常要好的朋友要走进婚姻的殿堂。由于要忙的事太多，我们做朋友的当然要义不容辞地帮忙。我那哥们也不客气，直接给我一大堆请柬和一份需要填写的嘉宾名单，让我帮忙打印。打印文件对我来说本是一件小事，但如何把字填写到请柬相应的位置？这么多人一个一个修改、打印也是很烦琐的事情。为此，本人思考良久，终于找到一个可行的方法。其实，这个技巧在会议邀请函、贺卡打印等场合中，都非常实用。不信你就体验一下吧。

规范模板巧制作

由于每份请柬只是嘉宾的名字不一样，其它内容基本一致，所以我们只需要制作成模板，然后再导入嘉宾姓名就行了。

第一步：扫描请柬。请柬的框架已经印制到请柬上，为了保证我们填写的内容能准确地打印到相应的位置，所以我们需要将请柬扫描成图片文件备用。第二步：启动Word 2003（其他版本操作类似），新建一空白文档。

第三步：设置纸张大小。因为我们的请柬大小不一，所以我们需要设置纸张大小为请柬的纸张大小。我拿到的请柬大小为：21.6cm*18.6cm。

第四步：插入图片。执行“插入→图片→来自文件”命令插入请柬图片。在图片工具栏中，将图片的“文字环绕”设为“衬于文字下方”。将图片充满整个页面（见图1）。

第五步：插入文字内容。在绘图工具栏中单击“竖排文本框”按钮（如没有找到绘图工具栏，可在工具栏中右击，选择“绘图”）。在文本框中输入嘉宾姓名，设置好字体、字号。选择文本框，双击，打开“设置文本框格式”窗口，将“填充颜色”设为“无填充颜色”，“线条颜色”设为“无线条颜色”，再把文本框移动到请柬的相应位置。选择文本框，复制、粘贴若干个，将请柬的其它内容填写完整（见图2）。

第六步：打印样稿。将请柬放入打印机打印。打印完后，查看效果，如个别地方位置偏移，可选择文本框，按住Ctrl键，使用光标键微调文本框位置。调整好位置后，保存为“请柬.doc”，备用。

嘉宾数据库建立好

首先启动Excel 2003（其他版本操作类似）。在A1单元格中输入xm，B1单元格中输入cw。在A列中输入嘉宾姓名，在B列中输入先生、女士或小姐（见图3）。输入完成后，保存为“请柬数据.xls”，备用。

导入数据有讲究

刚才我们已经将文档模板和嘉宾数据建立完成，现在我们需要用到Word的邮件合并功能，将Excel中的嘉宾数据导入到Word文档中。

打开“请柬.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”，在右侧的“邮件合并”窗格中，单击“下一步：正在启动文档”，在“选择开始文档”中，使用默认值“使用当前文档”。单击“下一步：选择收件人”，在“使用现有列表”中选择“浏览”，选择“请柬数据.xls”文件。单击“下一步：撰写信函”，在“撰写信函”中，选择“其他项目”，弹出“插入合并域”窗口，将xm和cw插入到文档的相应位置（插入前请删除刚才输入的嘉宾姓名和称谓，见图4）。单击“下一步：预览信函”，这时，可以看到已经将嘉宾的姓名插入到相应位置。单击“完成合并”（在完成合并前，一定要将请柬图片删除掉，不然会将图片一起打印），放入请柬，单击“打印”就可以将请柬打印出来了。泡杯茶，等它打完，就可以交差了哟。由于激光打印机对纸张厚度的限制，如果是纸张较厚的请柬，交给针式打印机打印就OK了。

篇三：套打的方法——用Word打印请柬

用Word打印请柬

规范模板巧制作

由于每份请柬只是嘉宾的名字不一样，其他内容基本一致，所以我们只需要制作成模板，然后再导入嘉宾姓名就行了。

第一步：扫描请柬。请柬的框架已经印制到请柬上，为了保证我们填写的内容能准确地打印到相应的位置，所以我们需要将请柬扫描成图片文件备用。

第二步：启动Word 2003（其他版本操作类似），新建一空白文档。

第三步：设置纸张大小。因为我们的请柬大小不一，所以我们需要把纸张大小设置为请柬的纸张大小。我拿到的请柬大小为：21.6cm*18.6cm。

第四步：插入图片。执行“插入→图片→来自文件”命令插入请柬图片，在图片工具栏中，将图片的“文字环绕”设为“衬于文字下方”，使图片充满整个页面（见图1）。 第五步：插入文字内容。在绘图工具栏中单击“竖排文本框”按钮（如没有找到绘图工具栏，可在工具栏中右击，选择“绘图”）。在文本框中输入嘉 宾姓名，设置好字体、字号。选择文本框，双击，打开“设置文本框格式”窗口，将“填充颜色”设为“无填充颜色”，“线条颜色”设为“无线条颜色”，再把文 本框移动到请柬的相应位置。选择文本框，复制若干个，将请柬的其他内容填写完整（见图2）。

第六步：打印样稿。将请柬放入打印机打印。打印完后，查看效果，如个别地方位置偏移，可选择文本框，按住Ctrl键，使用光标键微调文本框位置。调整好位置后，保存为“请柬.doc”，备用。

嘉宾数据库建立好

首先启动Excel 2003（其他版本操作类似），在A1单元格中输入xm，B1单元格中输入cw，在A列中输入嘉宾姓名，在B列中输入先生、女士或小姐（见图3）。输入完成后，保存为“请柬数据.xls”，备用。

导入数据有讲究

刚才我们已经将文档模板和嘉宾数据建立完成，现在我们需要用到Word的邮件合并功能，将Excel中的嘉宾数据导入到Word文档中。

打开“请柬.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”，在右侧的“邮件合并”窗格中，单击“下一步：正在启动文档”，在“选择开始文 档”中，使用默认值“使用当前文档”。再单击“下一步：选择收件人”，在“使用现有列表”中选择“浏览”，选择“请柬数据.xls”文件。单击“下一步： 撰写信函”，选择“其他项目”，弹出“插入合并域”窗口，将xm和cw插入到文档的相应位置（插入前请删除刚才输入的嘉宾姓名和称谓，见图

4）。单击“下 一步：预览信函”，这时，可以看到已经将嘉宾的姓名插入到相应位置。最后单击“完成合并”（在完成合并前，一定要将请柬图片删除掉，不然会将图片一起打 印），放入请柬，单击“打印”就可以将请柬打印出来了。泡杯茶，等它打完，就可以交差了！由于激光打印机对纸张厚度的限制，如果是纸张较厚的请柬，交给针式打印机打印就OK了。

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