蓝凌 - kOA建议书

协同办公系统建议书

蓝凌 LKS-kOA

基 于 知 识 管 理 的 工 作 平 台

广州云泰信息科技有限公司

云泰信息技术

目 录

1. 前言........................................................ 3 2. 关于LKS ............................................... 3 3. 关于kOA ............................................... 5 4. KOA的特点 .......................................... 7 4.1. 创新管理思想 ................................ 7 4.2. 产品技术特性 ................................ 7 5. KOA基本功能 ...................................... 9 5.1. 经验知识管理 ................................ 9 [案例管理] ........................................... 10 [知识文档] ........................................... 10 [工作总结] ........................................... 13 [专家网络] ........................................... 13 [培训系统] ........................................... 13 [考试系统] ........................................... 14 5.2. 规范协作管理 .............................. 14 [规范制度] ........................................... 14 [任务分派] ........................................... 15 [审批流程] ........................................... 15 [项目协作] ........................................... 15 5.3. 行政办公管理 .............................. 15 [公文流转] ........................................... 16 [办公资源] ........................................... 18 [会议管理] ........................................... 18 [个人工作台] ....................................... 18 5.4. 组织文化管理 .............................. 20 [内部论坛] ........................................... 20 [网上调查] ........................................... 21 [贺卡系统] ........................................... 21 [电子期刊] ........................................... 21 [员工活动] ........................................... 21 [文化窗口] ........................................... 21 5.5. KOA系统门户 ............................ 22 [门户维护] ........................................... 22 [新闻系统] ........................................... 22 [待办事宜] ........................................... 23 [常用资料] ........................................... 23 6. kOA核心服务 ..................................... 23 6.1. KM机制 ...................................... 23 知识沉淀机制 ...................................... 23 知识传播机制 ...................................... 24

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知识推进机制 ...................................... 25

知识安全机制 ...................................... 26 6.2. 组织架构与人员管理 .................. 26 6.3. 系统安全 ...................................... 27 6.4. 应用集成 ...................................... 28 7. KOA扩展功能 ..................................... 29 7.1. KOA可选模块 ............................ 29 [人事档案] ........................................... 29 [图书管理] ........................................... 29 [考勤管理] ........................................... 30 [固资管理] ........................................... 30 [车辆管理] ........................................... 30 [合同管理] ........................................... 31 [技术支持] ........................................... 31 [ISO文控] ............................................ 31 7.2. 邮件系统 ...................................... 32 7.3. 移动办公支持 .............................. 33 [移动办公] ........................................... 33 [短信服务] ........................................... 33 7.4. 团队协作 ...................................... 34 7.5. 实时协作 ...................................... 36 [SAMETIME集成] ............................. 36 [腾讯RTX集成].................................. 36 7.6. 竞争情报系统 .............................. 36 7.7. CKO工具箱................................. 38 [知识规划] ........................................... 38 [知识跟踪与推进] ............................... 38 [知识评测] ........................................... 39 [知识审计] ........................................... 39 8. KOA咨询 ............................................. 40 8.1. KOA咨询服务 ............................ 40 8.2. KOA知识包 ................................ 41 9. 成功案例 .............................................. 42 9.1. kOA在医药行业应用 ................. 42 9.2. kOA在流通与分销业的应用 ..... 42 9.3. kOA在中国移动的应用 ............. 43 9.4. kOA在制造业的应用 ................. 43 9.5. kOA在房地产业的应用 ............. 44 10. 关于蓝凌 .......... 错误！未定义书签。

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1. 前言

企业内部信息资源浩如烟海，不知如何入手，怎么办？ 企业中信息孤岛林立，员工各自为战，怎么办？ 决策过程缓慢时常错失良机，怎么办？

不能在最短的时间内找到适当的人响应客户需求，怎么办？ 员工离职造成关键业务领域巨大损失，怎么办？ 新员工加入一个月了，还不能进入角色，怎么办？ 业务运作长期固步自封，难以创新，怎么办？ 员工越来越缺少工作激情，怎么办？ 专家神龙见首不见尾难以寻找，怎么办？

蓝凌以创新理念和创新技术规划的创新EKP-kOA正是解决之道！

2. 关于LKS

LKS是蓝凌知识管理解决方案系列软件产品的总称（Landray Knowledge-management Solution）,LKS是企业管理支撑系统(MSS-Management Support System)的完整解决方案。

企业信息系统包括业务实现和管理支撑两个主轴。

业务实现是一个价值链的实现过程，主要服务两类用户：一是企业的供应商与合作伙伴，信息工具主要是供应链平台，实现采购、物流和库存等主要业务。另一类用户就是客户和代理商等，实现销售、市场和客户服务等业务过程。服务这些用户的系统也就是电子商务系统。企业运营支撑系统定位于操作处理层面和业务控制层面。它所要解决的问题是通过计算机信息技术代替部分手工操作，完成基本的数据采集、汇总和处理工作。这是整个信息系统的基石，没有解决好这个层面的问题，就不能得到准确的数据、丰富的信息，也就谈不上更深入的管理和分析。业务控制层面所要解决的问题是通过计算机技术融入企业的管理和控制思想，实现流程重组和业务的优化，提高企业的计划和控制及产能的管理，减少经营管理中的一些人为错误和行为弊端。

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管理支撑是一个管理链的实现过程，主要服务两类用户：一是企业的普通员工，包括中下层管理人员，是企业管理过程的基础，实现员工的网络办公、人力资源管理和知识管理等协作管理平台。另一类是面向企业的决策者，包括总裁和董事会等成员，实现管理分析、决策、控制服务。它所要解决的问题是通过计算机技术挖掘企业经营发展中的各种信息和规律，帮助决策者洞悉市场的未来变化，从而把握企业的未来方向，制定正确的企业发展方针和策略，并提供控制决策执行的手段。

管理支撑系统（MSS）是企业信息化建设的基础，它与企业所有的员工相关和业务关联，定位于能力建设、宏观控制、业务分析和战略决策层面。

LKS-MSS系统主要内容包括： ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

个人事务助理(PBA－Personal Business Assistant)； 办公管理系统(OA－Office Administration)； 团队协作系统(TCS-Team Collaboration System)； 知识资源管理(KRM-Knowledge Resource Management)； 人力资源管理系统(HRM－Human Resource Management)； 企业文化系统(OCM－Organization Culture Management)； 竞争情报系统(CI－Competitive Intelligence)；

客户知识管理(CKM－Customer Knowledge Management)； 业务培训系统(BT－Business Trainning)；

知识挖掘与商业智能（KD&BI－Knowledge Discovery and Business Inteligent）；

为了实现企业管理支撑体系，必须有一些基本的IT基础设施支持，包括： ? ? ? ?

LKS的产品框架是：

企业通信平台; 信息发布平台; 管理沟通平台; 信息集成平台.

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3. 关于kOA

kOA是LKS系列产品中的核心系统和知识管理解决方案的基础： ? 它是支持员工工作的公用信息平台; ? 它是管理知识资源的基础设施; ? 它是企业创新体系的支撑系统; ? 它是决策支持体系的基础; ? 它是构建学习型企业的好工具; ? 它关注企业知识的沉淀、共享和协作。

通过LKS-kOA，可以实现：

? 合理整合公司资源，实现系统互连、信息共享，加强沟通与协作； ? 可随时随地办公，提高工作效率和质量； ? 依靠有效的技术手段，有效降低办公费用开支； ? 有效实施企业绩效监控，及时反馈企业经营信息；

? 形成健康、积极的文化氛围、增强企业凝聚力。

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kOA包含：

1. 知识管理平台：

系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。 2. 协同工作平台:

将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。 3. 激情管理平台

从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。 4. 企业通信平台:

建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、网络会议、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。 5. 信息发布平台:

为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。 6. 行政办公平台:

改变了传统办公室的办公方式，利用网络化的电子办公环境，实现办公事务的自动化处理。

通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。 7. 信息集成平台:

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，容易形成“孤岛”；kOA系统具备灵活的接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

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4. KOA的特点

4.1. 创新管理思想

LKS-kOA是以KM（知识管理）为核心的工作平台，以企业最关心的企业核心利润源为切入点，结合了中国企业的特色，得出要做“对”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，必须借助于kOA来提高员工工作能力、工作效率和工作热情，从而提升企业整体竞争力，提高企业核心利润源。

管理组织特点:

LKS-kOA作为一种工作平台，以知识管理为核心，就必然少不了管理的组织结构。蓝凌LKS-kOA在整体的策划、设计过程中，结合中国特色各类企事业的组织结构模型，设计了具有针对性的管理组织方案，使LKS-kOA更为实用有效。

管理推进特点：

为了保障系统的合理性、有效性、可行性，更有力的提高企业的整体素质，LKS-kOA产品同时包含了管理推进的运行机制、知识明晰机制、参与绩效机制、参与奖惩机制等各种机制。

4.2. 产品技术特性

1、实用性：

LKS-kOA 将抽象的知识管理理论与具体的IT技术和平台相结合，最具实用性。系统采用纯WEB交互界面，以单一登陆、统一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个企业信息通道。简洁的用户界面，使得产品操作简单、易学易用。除了浏览器界面外，支持手机短信、WAP等移动办公。模块化结构，同时各个子系统通过核心服务模块实现无缝集成。 2、开放性及个性化：

LKS-kOA 是一个完全开放的产品。它不仅具有跨平台的特性，而且还可以和各种企业内部系统相连接，保证用户系统向电子商务的过渡和扩展。LKS-kOA还可以根据应用的不同要

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求进行个性化的定制。支持标准的Internet通信协议,包括:IP/HTTP、SMTP/POP3/IMAP/MIME、LDAP/X.509、SQL/JDBC、CORBA/IIOP、XML等等。 3、安全性：

LKS-kOA根据底层系统平台和应用层的各种权限设置，具有完善的安全授权和行为轨迹机制，可以安全的连接到各种标准的应用服务系统，满足用户系统的各项安全。利用操作系统和数据库提供的强大的多层安全机制以及记账功能，跟踪并记录所有用户对各个数据库的各种操作。

基于角色的安全管理策略，与LDAP目录集成，实现多套系统一次登录。 4、可扩展性：

LKS-kOA 作为一个单一系统存在的同时，可根据用户的需求，自由的选择和扩展商务应用。作为子系统使用时同样支持与其它系统的无缝连接。 5、分级管理：

业界独特的“数据集中、管理分布”的逻辑架构，特别适合于分支机构众多、组织架构复杂和高速扩张的企业应用环境。 6、支持多平台：

LKS-kOA系列产品的跨平台特性是突出的，可以运行在以下三类平台上：

? 工业标准平台：基于Intel结构的Windows体系平台(IA平台)； ? UNIX开放平台：包括SUN、IBM、HP和Linux等开放系统； ? IBM专用系统：如AS/400和S/390等IBM高端专用平台上。

LKS-kOA是运行在IBM Lotus Domino服务器平台上。门户系统提供Portlet组件，可以运行在IBM Websphere Portal的各个版本之上。

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5. KOA基本功能

5.1. 经验知识管理

人才流动是不可避免的。技术人才流失会带走技术开发的方法、经验甚至成果；营销人才的流失会带走客户信息，客户进攻的方法和经验；管理人才流失带走的是管理的方法、经验。最终，人才流失带走的是投资者的投资。这些方法、经验、信息的损失是企业经营的最主要风险之一。显然，管理这种风险，弱化这种风险就是要把人才在工作中掌握的经验、方法、信息都沉淀下来，管理起来，让大家共享，让新来的员工迅速掌握并成为企业人才。实际中，kOA通过知识沉淀与共享的方式， 用“案例管理”、“工作总结”、“知识文档”来分别实现这些目标。

企业的竞争是人才的竞争，具体而言是企业员工素质的竞争。要使企业工作质量得到保

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障，员工的技能素质是关键。而员工的技能素质取决于员工能否快速获取知识。所以向员工快速传播知识是提高工作质量的关键所在。蓝凌LKS-kOA通过知识地图与知识查询，用[知识地图]、[专家网络]来实现上述目标。

[案例管理]

案例管理把员工在工作岗位上对某件事或某件工作的点滴经验、体会、信息沉淀在系统中，并可由相互岗位上的员工查询、引用。它包括：

建立案例模板：可以为各类案例文档预定义好格式，如岗位案例模板、项目案例模板等； 建立案例文档：即关于某件工作的经验、体会、总结，可选择不同的案例模板； 案例查询：对所有具有阅读权限的各案例进行引用或共享； 案例点评：对案例发表自己的意见，供别人参考；

案例推荐：主管领导或相关专家可以对值得表彰或推广的案例文档，进行推荐。

[知识文档]

文档是知识的容器，是已经固化的显性知识，其中蕴涵了大量企业特有的知识资产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。知识文档管理的职责就是有效地组织和规划文档，使文档的获得、归类、查找和提取更容易。为了促进知识管理和共享，方便协同工作，建立网络化文档管理系统，统一组织和管理企业的重要文档资料。 ? 文件管理功能

? 文件管理主要提供企业各类文档的分类存储，以便各部门人员快速、方便地查找到

所要的文件。

? 通过该系统，各相关部门人员可以制定所有文件的统一分类规则并指定文件的管理

者，经过授权哪些人可以阅读这些文件，哪些人可以对这些文件进行修改或删除等操作。

? 提供一系列文档管理功能，包括了文档目录的新建、编辑、移动、删除，文档的新

建、编辑、版本管理、删除等。

? 分类管理（目录管理）：即按树状目录的形式存放和标注一份文件知识它所处于的

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位置，使员工能以最快的速度能找到它利用它。 ? 用分类决定文档受控属性（审批、权限、发布范围等）。 ? 采用标签格式，以排版众多的文档属性信息。 ? 每一个文档均可启动一个审批流程。

? 每一个文档均可被点评：即对系统中的所有文件发表自己的阅后意见或体会，供别

人参考。

? 集成系统多个机制（订阅、催办、推荐等）。 ? 多维视图检索方式。 ? 文档的版本管理。

? 知识浏览功能

通过知识平台可以按照不同的角度对知识进行浏览。可以通过知识类别/最近更新/订阅汇总/多维检索等方式找到所需要的文档后，对于该文档可以进行如下的操作:

· 对常见的文件格式（DOC、XLS、PPT、TXT、PDF、HTML、通用图像格式等）直接可以进行浏览查看内容；

· 提供下载知识的功能，被授权的用户可以对当前浏览的知识另存到本地； · 可以按照作者、主题、日期对相关文挡进行排序显示； · 在浏览的过程中对于感兴趣的文档附加评论； · 可以订阅自己所关注的知识分类或者文档。

另外对于知识浏览的权限按需要进行管理。根据知识的安全级别分别需要设定不同的权限。

? 知识发布功能

通过知识平台可以让员工发布自己的知识。用户在向知识平台服务器提交文档时，需要输入标题、作者、关键字、描述等属性，同时需要选择知识类别及审批专家（知识类别及审批专家可以重选择）。

然后该用户指定的专家在知识平台上需要审核用户提交的文档以保证最终的质量，如果通过，则提交领导进行审批；如果没有通过则需要反馈给用户。

领导在平台上接收到专家的通知后，需要审批用户提交的文档。如果通过即可发布到知识平台上被大家看到。如果没有通过则可直接反馈给专家及用户。

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云泰信息技术 ? 知识审批功能

为了保证知识的质量，必须设置合理的审批路由。用户可以通过可选的审批路由，对其进行审阅和修订，然后再发布该文档。

KOA系统提供两种基本审批路由： ?

串行方式：在第一个人审批了文档之后，下一个人才接收到一个要求审批的电子邮件； ?

并行方式：所有的审批者同时接收到要求审批文档的电子邮件。管理员可以指定下列两种审批方法之一：只要有一个人审批，文档就获得审批；或者必须所有人审批，文档才获得审批；

? 知识搜索功能

通过知识平台可以搜索到所需要的知识。搜索的结果包括最佳匹配、类别匹配和文档匹配。

· 用于搜索存储在多个不同位置的信息源（即包括工作区内部的信息，也可以识别通过信息源链接的工作区外部的信息）；

· 对于搜索深度要求较高的情况下，可以直接搜索附件内容（包括MS Office系列的文档附件）

· 对文档可以进行全文搜索，也可以按照文档属性（作者、类别、描述、关键字、标题等）进行搜索。 ? 知识安全功能

知识平台可以进行有效的安全控制，包括对平台本身的分级权限（模块级）、文档权限（记录级）和文档附件的下载、打印、拷贝权限的控制。

· 系统管理员可指定知识平台的管理员；

· 知识平台管理员可指定在知识平台具有各级权限（如可创建文档、可阅读所有文档、可维护目录等）的人员；

· 可以为每条知识文档指定其阅读权限和编辑权限；

· 可以定义每条知识文档中的附件进行下载、打印、拷贝权限的控制；

· 对于没有阅读文档权限的人员，将连文档标题也无法看到（即无法获悉系统中是否有该文档存在）。

? 知识统计功能

通过与相关模块结合（CKO工具箱），知识平台可以统计知识员工对平台的使用情况以

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作为考核的参考。需要记录的信息如下：登陆的次数、浏览的次数、发布文档的数目（其中另计被推荐为精华级知识的数目）、搜索的关键字、发表评论的次数、订阅的内容及下载的知识纪录。

在上述纪录的基础上，需要累计（或定期）统计各个信息并且对每种信息进行排序及智能提示。

[工作总结]

工作总结把员工工作一段时间（定期）的计划、安排执行情况及经验和体会沉淀到 系统中，并可由其它人共享查询、引用。它包括:

总结模板：用户系统管理员可自定义总结的类型和每种类型的文档模板。

建立总结：要求员工按照总结模板把工作的计划、安排执行情况及经验和体会都记载到系统中；

点评总结：对他人的总结发表自己的意见，供别人参考。

[专家网络]

专家网络是向专家学习获取专家知识的有效场所。它通过专家地图指引，快速找到专家，向专家提出自己的问题，并得到专家的解答。它主要包括：

——专家地图：即标明了企业中或企业聘请的所有专家所在专业领域和他们的经历和水平; ——专家答问：即让员工及时地对所找到专家进行提问，并寻求解答。专家收到提问后可以及时答复;

——查询问答：好让其它员工在系统中看到曾经发生的问题以及专家给出的答案，从而成为知识加以学习和引用。

[培训系统]

培训系统把培训员工的教材知识、规范制度知识以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。培训完毕可以参加相应的考试，以检验掌握学习内容的程度。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。它包括：

——建立培训课件：即将有益于员工提高技能和认识的文稿、教材等存入系统，所有员工可

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——通知培训：即可以通知应培训员工按指定课件内容进行学习，并参加考核；

——自助培训：即可以按自己的需求随时自助学习教材，并且还能发表自己对教材或课件的看法，点评这些教材，以供其它人学习时参考。

[考试系统]

考试系统配合培训系统，随时帮助员工检验自己掌握所学知识的程度。同时它也可以 通过专门出题考核新入职员工的基本技能。它包括： ——试卷建立：即专门出题考核；

——参加试题：即接到考试通知后经培训再进行的考试； ——自助考试：即自己学习完毕后自己对学习效果进行检查； ——试题维护：即对系统中的试题进行修正、补充或删除。

5.2. 规范协作管理

“效率”一直是管理者追求的重要目标。要求工作者在一定的条件下尽可能好尽可能多地顺利完成任务。达到所要求的效率指标并非易事，企业中的工作过程都是由一系列工作环节组成，要在每一个环节不遇阻力，只有首先遵循前人总结的规章制度行事，才能少遇红灯；另一方面各环节也潜伏着不少的障碍，这些都会严重影响工作效率。沉淀员工以往总结的经验、教训和办事方法等，优化工作流程并遵循之，将事半功倍；通过沟通及时发现障碍，暴露问题，通过协作跨越障碍，解决问题，这些才是提高工作效率的最有效途径。 kOA系统通过规范协作管理，用“规范制度”“任务分派”“审批流程”“项目协作”来实现这一目标。

[规范制度]

企业将员工工作中长期以来的经验教训行为准则等沉淀下来，形成适合企业本身特色的行为模式。按照规范制度，员工可以随时随地参考执行，确保高效率开展工作。其内容包括：

——资料和指引：列明了具体详细的操作细则； ——规章制度： 归纳和总结了企业行为准则；

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——岗位职责： 明确了员工工作定位基准。

[任务分派]

内部工作个人对个人的协调与安排，直接沟通，减小环节障碍，提高效率。任务分派贯穿安排工作、承诺、答复承诺、完成工作到评价整个过程。

——建立任务单， 向他人直接求助，并同时提供他人协作工作的相关知识； ——执行情况查询：随时随地了解执行情况； ——过期催办：未完成工作以邮件等多种形式催办。

[审批流程]

审批流程提供个人对多人的工作协作，大大简化传统工作的繁琐性。员工可以通过网络跨越时空限制，优化工作流程协作，提高效率。

——审批系统：流程中涉及到的审批人逐个传递，审批人提出同意或不同意意见； ——自动催办：在预定时间内，审批人未对申请审批则系统会自动催办；

——可以灵活自定义审批流程的类别和模板，对流程可以定义串行，并行，会签及其组合的复杂流程。

[项目协作]

企业中多人对多人的工作协作。项目协作对多部门、多岗位协作的工作进行全过程的监控，可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。项目协作包括：

——项目相关信息：了解项目背景、大概情况利于尽快切入项目中去； ——项目任务及分解：了解各阶段进展情况，作好分工协作安排； ——项目信息实时动态：了解项目实施动态，以便采取相应措施。

5.3. 行政办公管理

新一代OA的核心是知识。较传统OA相比，新一代OA不仅模拟和实现了工作流的自动

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化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。

信息和知识是否充分发挥作用，直接关系到企业的创造能力与生产力和企业的直接效益。以知识管理为核心的办公信息系统旨在在现有信息资源的基础上，加强企业的信息的流转，支援企业人员有效获取有用的信息资源，提高工作效率，达到提高企业整体运作效率的目的。

在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的基础。OA 要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。

[公文流转]

“公文处理”是大中型企业日常办公的重要业务。在传统的手工作业的公文流转中，存在着低效率、少监督、欠管理的弊病，因此，建立一个好的办文系统是确保企业行政管理高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益的基础。

“公文处理”按来文源不同可分为：外来收文和内部发文，其中，以内部发文为主；按办理方式不同可分为：批件和阅件。“公文”本身是一种非结构化的文档型数据，处理方式也是随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求，因此，“公文处理”模块的设计必须充分体现灵活性和易操作性之间的平衡，同时，必须提供严密的安全机制和完善的催、督办功能，以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象，另外，还必须提供流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务质量。

在kOA办公信息系统中，将充分贯彻灵活性和可操作性互相平衡的设计思想，在办文流程上采用业务公文流程的预定义和在拟办环节实际定义相结合的方式；在安全性方面，采用定义到流程环节的权限用户组和密级相结合的机制；在办文管理方面，提供自动和手工方式结合的催、督办功能以及延期、挂起等附属申请和办文统计、全文查询等辅助工具，使整个系统体现了既严密又灵活、既复杂又易操作的特点。

1、公文类型和模板可自定义

? 可自定义公文类型，如集团来文、政府来文、通知、规章制度等。

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? 每种类型公文的格式可已自定义模板。

? 文号根据不同类别自动生成，自动调出相关人员信息。 2、公文流转可自定义流程

? 流程可以是串行顺序流转、并行流转（接收或审批人可以同时进行）和会签流

转（并行流转，全部通过才转到下一活动）。 ? 流转的次数和层次无限制。

? 处理者可以委托：支持两种委托类别，事先委托（对出差、请假等不能履行职

责时可事先指定事务处理人员）和事中委托（责任处理人或其上级可以中途将处理者转向指定的人）。

3、审批、电子盖章和电子签字

? 公文修改笔迹留痕。

? 网上电子签名（网上签名支持手写笔）。 ? 电子盖章功能，盖章后的公文不能修改。 ? 常用审批意见可以选择自动加入，减少中文输入。 4、附件和扫描

? 现有公文可通过扫描成图片后设定文号存档。

? 公文可添加其他格式的附件（如WORD文档、EXCEL文档、JPEG图像等），附件

没有大小和数量限制。

? MS Office软件（WORD、EXCEL）可以直接编辑附件。 5、查询、打印、借阅

? 存档后的文档可设置权限控制浏览对象。可以按部门、人员和岗位来设置权限。 ? 可按文号、标题或正文关键字多重组合查询。 ? 可设置虚拟目录管理文档等。

? 支持全文检索，全文检索的结果是根据权限筛选的。 ? 可以支持打印预览和打印参数设置。

? 提供借阅公文的申请、审批、权限开放与回收功能 6、提醒、通知及催办

? 审批流转到达前，提醒功能（可以短信息、邮件、待办事宜提醒）。 ? 可定义审批后短信息、邮件、待办事宜通知功能。

? 未按时办理，系统自动催办（可以短信息、邮件、待办事宜催办）。

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? 多次催办（次数或时间可自定义），系统转督办（相应事项转上级）。

[办公资源]

系统提供对公司部分内部资源借用的管理功能，包括资源的借用、审批、资源借用报表的打印输出。

资源（如营业执照及其他 证照、会议室、投影机、电视、音响、笔记本电脑等）借用流程需要审批，借用人可查阅资源占用状态并申请借用，系统保存着资源借用记录。

[会议管理]

组织相关人员举行会议集中解决重大问题。会前通知相关人员参加并先把相关电子文件共享给与会人员。会议结束后，及时将会议纪要、会议总结或会议决议存档并传达执行。

会前组织：通知相关人员并共享相关文件，让与会人员有备而来，会上言之有物，切中要点，会议安排可以自动检查与会人员的日程冲突，与“办公资源”模块关联会议资源，并可自动以短信、邮件、待办事宜等方式通知与会人员；

会议组织：记录、整理好会议纪要、会议决议等会议精神，归档备查； 会后督办：指导执行会议精神，督促落实会议决议，提高问题解决效率。

[个人工作台]

个人事务管理主要用于管理与个人日常工作息息相关的邮件、待办事宜、日程、个人通信录以及个人文档等，并根据需要提供相应的事务提醒功能，用来协助个人的日常办公。

个人事务管理将与个人邮箱、待办事宜系统集成，提供统一的个人办公界面。

? 日程管理

个人日程 个人日程文档由用户自己创建，可以上载附件，可指定文档的类型、时间段和是否需要提醒，提醒的时间和方式等。

日程提醒 用户可以设定是否需要提醒，提醒的时间，是一次性的提醒还是每日的提醒，还可选定

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提醒的方式（邮件，短信）、提醒间隔和提醒的次数，设定后用户还可随时更改或者取消提醒。

日程文档包括未完成、已完成和过期三种状态。由用户将未完成的文档标记完成，已标记完成的文档不需要再提醒。对于未完成的文档如果过了结束期限，则自动转为过期。对于过期的文档，如果设置的提醒还没有结束，则继续提醒。

日程文档的查看 对于个人事务日志文档应提供日历视图查看功能，并且对于未完成的文档应加以醒目标记区分。一般情况下，个人只能查看自己本人日程，在授权情况下，可以看到他人的日程。

日程文档的授权 ? 日程文档只能由本人手动删除。个人可删除自己创建的任何状态下的日程文档； ? 授权他人阅读自己的日程；

? 用户在授权配置中，定义是否公开自己的日程安排，对谁公开。被选中的人员将收

到邮件通知；

? 在新建日程安排时，可定义该日程是否保密； ? 建立群组日历与查看他人日程；

? 用户可以自己定义特定人群的群组日历，建立完群组日历后可以查看到群组内所有

人的日程安排（若他人已授权给本用户，则可以看到他人的日程，反之，则系统自动提示，不允许查看）。

? 公用通信录

公用通信录是指公司所有员工的联络信息的汇集，所有人员共有。

私有通信录（名片集） 私有通信录是指由用户自己创建的联系人的汇集，由用户本人私有，其他人不可以查看。用户可以把收到的邮件的发件人直接添加到自己的私有通信录。

通信录的管理 公用通信录由系统管理员统一维护，其他人员不能做任何变动。私有地址本由用户本人自己进行维护，其他人员不能做任何变动。私有通讯录需提供直接从共有通讯录导入一个或多个地址信息（包括个人导入整个部门群组导入）的功能。

? 个人记事本

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云泰信息技术

创建个人记事文档 个人可以创建自己的记事文档，以记录一些私人的事项和备忘信息，个人记事本提供文字录入和排版功能。

编辑个人记事文档 个人可以编辑自己创建的记事文档，不能查阅他人的记事文档。

删除个人记事文档 个人只能删除自己创建的记事文档。

5.4. 组织文化管理

“以人为本”的现代管理模式不仅仅是一句口号，更要落实到实处，其实质就是从企业文化建设着手切实提高员工工作激情情。这样的文化建设实际上是要营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。kOA通过搭建企业文化管理平台，用“内部论坛”、“员工活动”、“文化窗口”、“电子期刊”等来营造良好企业工作氛围。

[内部论坛]

组织的企业文化建设十分重要，如果公司能让所有员工广开言路，正确引导员工关心企业发展、发表对企业管理的观点见解，将十分有利于公司的健康发展，企业论坛就是提供一个让所有员工相互交流的论坛。

通过建立一个友好的、使用方便的讨论区，企业内部的员工可以就自己关心的话题进行讨论，交流心得体会。员工在论坛里可以讨论工作、生活、学习上的各类话题。论坛的分类可由系统管理员进行设置，并规定用户在创建主题时必须选择分类，用户在发表言论时可自由选择署名或匿名方式。

通过该系统，所有授权的员工可以发表自己的言论或者回复别人的言论。 管理员可以设置论坛分类，删除不良言论，整理各类文档等。 可以设置论坛的开放时间，论坛须知提醒等附加功能。

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云泰信息技术

[网上调查]

公司可以面向所有员工组织各种各样的网上调查活动。通过本功能，有关部门可在公司范围内进行网上调查活动，以便各部门主管人员快速、方便地了解员工的目前工作、生活方面的满意度等相关信息，为主管人员开展工作提供第一手有参考价值的资料，为更好地开展工作提供便利。系统还提供对调查结果的图形化的统计展现和授权查询。

[贺卡系统]

贺卡系统提供一个发送贺卡的中心，管理员可增添贺卡模板，发送贺卡只需从系统中找合适贺卡。系统一般对贺卡文档保留两周。贺卡可以公开或隐藏，隐藏了的贺卡只有发卡人和收卡人才看得到。

另外，与其他模块配合（员工档案系统）时，系统能自动发送生日贺卡给当天生日员工。

[电子期刊]

电子期刊为企业期刊电子版本。通过该系统，编辑部可将公司历届的期刊快讯录入在系统中发布。

系统提供自定义的栏目名称，录入文档并发布，管理所有快讯文档，发布各栏目支持人等。公司员工通过点击主页上的连接进入网上期刊系统，查阅最新和历届的期刊文档。

授权员工可直接在系统中进行投稿，各栏目负责人可直接审核来稿后统一发布。

[员工活动]

公司可以面向所有员工组织各种各样的文体或者其他活动。通过该系统，人事部门可以创建活动计划、发布员工活动通知，员工可对活动做出响应，可以方便活动组织部门对实际的活动安排做出调整。

历次活动的发布及报名信息将分类保存在系统中作为企业知识沉淀下来。

[文化窗口]

企业宣贯企业文化最直接的方式。可以分多个主题进行倡导。

文化窗口可以存放企业领导人的相关文章，员工也可以把自己撰写的文章或摘录的文章

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推荐到栏目中去，相互交流，共享点评，逐步形成一致的品味情操、价值取向，稳定员工情绪，提高激情。

——文章分类：按文章类型分类存档，便于用知识树查询；

——文章点评：通过大家对文章点评的结果，反映了员工的品味情操和价值取向。

5.5. KOA系统门户

kOA知识管理系统提供单一入口，输入一次用户名密码就可访问知识管理系统中所有子系统。为各个部门提供个性化的知识管理工作台面，甚至可以做到针对个人的定制。 系统各个应用子模块均可提供接口用于被主页调用展示，主页上可直接调用并显示各子模块的信息。

通过本系统，管理员可定制主页布局，挂接常用资料，新闻窗口等操作。系统动态发布文档最新信息、显示论坛最新主题，个人待办事宜列表等。

公司员工通过主页导航到各模块和相应的文档。

[门户维护]

通过该系统提供的功能，可以定制LKS-kOA系统的主页的内容,包括 LKS-kOA系统上各部门机构的主页导航链接,主页个栏目名称和二次菜单上的导航链接,主页上新闻栏目、右侧栏目的个数、高度等，系统还可直接配置的常用资料链接。

管理员可创建多个主页页面（如部门主页、分子公司主页等），并为不同身份的人员，匹配其登录系统时的默认首页。

[新闻系统]

新闻系统是企业内部最基本的信息发布门户。

新闻系统提供新闻起草、投稿、审批、发布、分类保存等功能。

管理员可以设定新闻系统的分类，并可对各个分类设定审批人，经过审批的新闻才能发布出来。新建新闻时，可以设置新闻标题，内容支持html格式文本，可以设定新闻重要度（重要、非常重要、一般），可以设定新闻有效期，过期的新闻自动归入过期新闻栏，不会

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云泰信息技术

出现在当前新闻栏中。新闻系统提供图片新闻和滚动新闻功能，不需要编写程序，直接在IE上就可编辑和预览。

新闻系统可直接显示在kOA主页上。

[待办事宜]

待办事宜为每个用户收集所有模块的待办信息（审批、查阅、文档催交等），并将这些信息展现在主页上供用户查阅。用户可以随时看到仅与自己相关的待办信息，当待办事情结束后（如审批完成），待办信息自动消失。待办事宜分为三类：审批类、催办类和查阅类。

[常用资料]

它把“企业历程”、“组织架构”、“岗位职责”、“新员工指南”、“员工通讯录”、“常用设备使用说明”等常用资料放在明显的位置。供新员工迅速认识公司，迅速了解自己的岗位或角色要求，也迅速掌握办事的过程。这些都是有效的培训措施，它使新员工培训在传统方式下需要几个月才能过到的效果，只需在这里二周就可以过到，大量节约了培训成本。

6. kOA核心服务

6.1. KM机制

知识沉淀机制

? 版本控制机制

对文档的版本进行控制，对文档的所有历史版本进行统一管理，保证文档在系统上的一致性、完整性。

对文档具有编辑权限的人员，可对版本进行升级，并确保对于用户来说，永远只看到最新版本的文档，同时通过特殊查询仍可查看到历史版本。

将文档做版本升级时，系统自动启动痕迹保留功能，使得审批人可以清楚比较新旧版本的差别。

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知识传播机制

? 门户机制

知识管理信息系统提供单一入口，输入一次用户名密码就可访问知识管理系统中所有子系统。为各个部门提供个性化的知识管理工作台面，甚至可以做到针对个人的定制。 ? 发布机制

系统提供多层次的发布机制以保证信息发布的覆盖率：包括4个对象的发布：门户主页、个人邮件、个人待办事宜、手机短信息等。

发布机制贯穿系统所有应用模块并可分级设置，管理员为每个应用子系统设置默认的发布对象，使用人员在提交文档时可选择具体的允许范围内的发布对象。 ? 检索机制

系统提供全方位的信息检索，包括包括单一字段检索、复合条件检索、全文检索等检索方式。检索机制遍布每个应用模块，采用统一的搜索界面和完善的层级搜索帮助。

检索的结果是按登陆的用户代码进行权限过滤的，无权存取的文档不会被检索出来。 ? 订阅机制

订阅是对特定的信息产生时自动推送到订阅者手里。订阅包括了定时发送和实时发送两种方式。

系统管理员可为不同类型的员工群组设定不同的可订阅清单。

每个员工在可订阅的范围内选择各自的订阅信息，订阅条件具体到文档属性（创建时间、作者、标题、类别等）和文档关键字（如订阅内容包含“KM”两个字的文档，甚至是附件内容！）

定时发送的订阅，系统自动为每个员工整合每次发送的订阅信息，确保通过一封邮件就可收到所有的订阅信息。

实时发送的订阅，包括了订阅其它人对自己发表的文档的点评，一旦这些点评信息提交，系统即自动发送信息到订阅者的邮箱中。 ? 帮助机制

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云泰信息技术

系统除了提供用户手册、安装操作手册、管理维护操作手册等相关文档之外，还在知识门户和流程管理系统提供知识关联机制。

帮助机制可以动态记录操作技巧和使用经验，可以在使用过程中随时更新。 帮助库支持目录分级查询和全文搜索功能。

知识推进机制

? 统计机制

系统自动记录对每个文档的统计信息，包括了文档的被阅读次数、被阅读的人次、被点评次数、点评人列表等等，同时还将记录每个帐号的最近登陆时间（这可为员工确认自己帐号是否被盗用提供帮助）。若与CKO工具箱配合，还可进行更深入的知识统计和知识分布审计等功能。 ? 催办机制

本系统提供系统范围内包含有“审批”功能的所有模块的催办机制。审批过程中如果审批人长期不处理，会造成工作的不便，所以必须有催办机制来督办处理。

催办的类型分为文档型催办和事务型催办，文档型催办指的是通过判断某篇文档是否按要求产生来决定催办（如对月度工作总结的催办）；事务型催办指的是通过判断某个工作任务的状态来决定催办（如对某项任务未完成的催办）。

催办机制提供三种方式来督办处理：包括邮件催办、短信息催办、手动催办。当文档审批超时，系统自动发布催办信息。 ? 点评机制

点评机制贯穿系统所有应用子系统，有权限的员工可对文档进行点评和讨论，使得文档在不断的反复讨论中得到升值并最终促成新版本文档的形成，进而汇总成组织的精华知识库。

每次点评操作，系统均会记录相关的信息并作统计。 ? 推荐机制

对于值得向员工宣贯和传播的知识，相关人员可以进行推荐，以扩大文档的被关注程度和传播范围（如若不推荐，该文档可能被埋没在众多良莠不齐的文档中）。对于技术和业务

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类文档，将可以使得在短时间内有大量的相关人员关注，并重用该知识；对于企业文化类的文档，将可以使得管理者能够通过推荐的方式向员工表示立场并使其理念有效宣贯到每个员工头脑中。

在每个应用子系统中，均设有“推荐栏”，同时还可推荐到系统的门户主页中。每一次推荐操作均会自动记录在该文档中以便后来的阅读者了解该文档的价值度。

知识安全机制

? 权限机制

整个系统统一由一个中心数据库配置并记录应用模块的权限列表，采用分级权限机制，权限控制最多可到每个文档的字段级别。

系统的每个知识文档均有“可阅读者”和“可编辑者”选项供选择，可针对某个分类（目录）统一定义权限。

系统可以针对文档中的MS OFFICE附件（WORD、EXCEL）进行下载、打印、拷贝的权限控制。

所有应用模块中的视图文档列表根据阅读人动态变化，确保有权限的人员方可看到文档，没有权限的人员将连文档标题都看不到。

系统自动记录针对文档的每步操作，包括阅读，编辑，删除，点评，订阅，催办等。 ? 审批机制

系统提供了灵活的审批机制，融合了“串行”、“并行”、“会签”、“条件转移”、“自定义”五种流程审批的基本模型并可针对实际情况进行各种模型的自由组合，审批机制可融合到所有需要审批的子系统中，如ISO文档、报销流程、公文审批等应用。

拥有相应权限的人员可随时查看到流程的当前状态，甚至可以直接手工催办审批人。 审批机制还有对流程的统计功能，如统计每个审批环节在某个员工手上停留的时间等。

6.2. 组织架构与人员管理

LKS系统采用的是“集中存取、分级管理”的结构模式。“集中存取”表现为数据可以集中存储在数据中心，按读取权限的不同建立不同的逻辑视图。“分级管理”体现在“分级

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门户、应用模块分级管理、组织架构分级管理”三个方面。

组织架构与人员管理按照目录服务的设计原则，符合标准的LDAP协议来保证整个企业范围内对组织架构和人员信息的维护一致性。

对每个组织架构可以设置部门系统管理员，可以对部门内的员工信息进行管理与授权。

6.3. 系统安全

? 网络安全

如果通过 Internet/Intranet 访问kOA服务器，则可设置 SSL、名称和口令验证来保护在网络上传输的网络数据，并验证服务器和客户机。此外，可设置防火墙服务器，防止 Internet 服务器受到来自企业网络外部的未经授权的访问。

? 数据及存取安全

kOA提供了多层次的方法以确保安全性。可以保护域、区段、表单、视图、数据库、服务器和网络域的安全。数据库存取控制列表和加密特性提供了真正的安全性,数据库存取控制表（ACL）规范了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写、删除等）访问什么样的资源。ACL控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。数据存取的身份包括下列7种级别：不能存取者、存放者、读者、作者、编辑者、设计者、管理者。

? 帐户及登陆

整个系统的用户帐户与登陆由目录服务系统统一控制，而且可以采用IC卡智能密码钥匙进行登陆和控制。如采用eKey系统。在每台工作站的USB接口上，采用eKey的密码进行Windows服务器的登陆验证。

进一步，可以实现在线检测eKey状态，在eKey拔出时系统自动锁定，再次插入时可以继续运行，以便用户暂时离开时无需关机，又保持系统安全。

目录服务可以选用微软AD、标准LDAP服务器和Domino等目录管理系统。

? 安全日志

系统必须提供日志的方式记载与安全性有关的操作，例如文档阅读跟踪、文档活动日

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云泰信息技术

志、系统维护跟踪日志等等，以便在发生安全事故时能有一个可以用来追溯的资料。从而查清事故原因、事故有关责任人员，并做到事故预防等等。

? 系统可靠性

kOA通过采用Domino系统的集群功能，具备负载均衡能力和热备份的高可靠性。 kOA通过第三方的备份/恢复软件（如Veritas）实现在线数据备份和数据恢复。

6.4. 应用集成

企业系统有很多种，供应商也很多，并且还不断有新的企业系统出现。但是，根据和企业系统的不同集成方式，可以把企业集成分成三个层次：

? 数据集成

数据集成是最基本层次的集成，就是实现不同企业系统之间的数据共享、数据同步和数据传输。例如，通过Notes客户端或者浏览器查询关系数据库系统中的企业数据，或者查看事务处理系统中的交易信息都是数据集成的例子。

? 通过内置JDBC/ODBC的编程支持，因此可以使用JDBC/ODBC编程实现访问其他系统的数据，kOA可以实现对用友、金蝶、SAP等主流财务、ERP等系统交换数据； ? kOA系统提供SQL/JDBC接口，其他应用程序使用SQL/JDBC可以存取访问kOA系统中的文档；

? kOA提供最新的XML支持，其他系统可以采用XML与kOA交换数据。这是非常标准和未来主流数据交换接口。

? 可以采用LEI/ESB工具与数据库及主流应用软件(ERP/CRM/HR等)连接，直接采用非编程方式进行数据存取。

? 工作流程集成

和数据集成相比，工作流程的集成是更高层次的集成，是应用逻辑的集成。通过实现流程集成，就把不同业务系统的应用逻辑和流程有机结合起来。这样就可以把企业流程的操作扩展到其它不同的系统和整个企业。

系统通过协作和流程弱化电子邮件在办公和工作交流过程中的用途。但KM系统本身

可以通过SMTP/POP3等电子邮件的标准协议来利用邮件系统进行系统交互和知识发布。

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云泰信息技术 ? 知识集成和表示

通过把从不同业务系统中发掘出的知识以最恰当的方式表示出来，为企业的决策者和业务经理提供决策依据。

7. KOA扩展功能

7.1. KOA可选模块

[人事档案]

人事档案系统是人力资源系统的重要部分，主要提供员工的基本信息，包括员工编号、入职时间、家庭成员、工作记录、奖惩记录、培训记录、薪酬记录等信息的登记和维护，方便相关人员查询。

主要的功能包括： ? 员工档案信息录入

管理员能在系统上录入员工的档案资料，用户可以根据软件提供的信息分类选项对本单位的档案内容进行调整，提供员工照片上载。

? 信息查询

按照系统提供的查询视图，分类查询员工档案信息，同时提供搜索功能，针对特定信息进行查询。

? 员工通讯录展示和打印

提供员工通讯录的展示和打印，可以查看到通用的员工信息。

? 信息展示

能按照需要进行列表展示，点击表头栏目可以自动排序，也可以设定排序方式。

? 信息维护与审核

管理员可对档案信息进行维护。

[图书管理]

图书资料管理主要用于公司的图书、资料管理等。提供图书的上架、分类整理、查询、报废、借阅等环节的管理功能。

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云泰信息技术

全体员工可以在线查询和借阅图书资料信息。

[考勤管理]

配合考勤系统，提供对公司全体员工的考勤数据的查询管理功能，包括考勤异常数据的处理、审批等。考勤管理自动与“审批流程”中的“请假申请”与“出差申请”进行日程和考勤的数据同步。

[固资管理]

固定资产是企业的主要生产资料，是企业进行生产活动所必要的物质技术基础，加强固定资产管理有着重要的意义。对个人、部门、公司使用的固定资产以及固定资产的损耗情况进行管理，能有效地防范公司固定资产的流失。

通过固定资产资料员做到帐、卡、物相符。在折旧期内的设备必须完好，折旧期以外的设备，如未办理报废手续的，需有实物。

各部门通过该系统可查询到各部门现有的固定资产使用详细情况。 主要功能和特点：

? 固定资产登记：固定资产卡片维护；

? 固定资产使用管理：申请办理固定资产闲置、停用、内部调拨、外部调拨、报废；

? 公司、部门、员工固定资产查询；

[车辆管理]

车辆管理主要提供公司对车辆资源管理以及使用管理功能。

系统管理员可登记、修改车辆信息，改变车辆使用状态，记录车辆维护信息，查询各部门、各时间段的用车情况，审批用车申请等。

各部门通过该系统可查询到现有的车辆状态，进行用车申请并可查询用车记录。 部门主管可审批用车申请，审批的最终结果将以电子邮件形式返回给申请人和相关人员。

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云泰信息技术

[合同管理]

合同管理主要提供对各种合同的起草、会签、审批、归档的管理，提供合同电子办公协作工作平台之用。通过该系统，管理员定义合同流程；公司全体员工都可以起草合同，部门审批核稿，提交到相关部门会签后，合同定稿送领导审批后送相关人传阅，归档。

[技术支持]

当员工遇到有关技术的难题时,可以在此查看相关的资料或者创建问题文章向相关的技术人员求教，技术人员需要对问题给予答复，员工可查看各类问题及答复。

[ISO文控]

ISO文控系统实现对ISO文档(质量手册、程序文件、支持文件、表格/表单、技术文件、设计记录)编、审、批、发、改、废等环节的控制，全程监控ISO文档的整个生命周期，确保版本的有效性和文档操作的可追溯性，方便检索，减少错误。实现对文件及记录的授权管理、快速检索和无纸化存储。

类别设置及技术文件、设计文件的类别转移；

质量手册、程序文件、支持文件、表格/表单有新版本审批通过后，原版本变为作废状态；

技术文件有新版本审批通过后，原版本作为历史版本，只有ISO文管员标记作废后才改为作废状态；

设计记录修订后，原版本还是有效的；（设计记录只有产生的顺序，没有继承关系；文件编号对应产生的时间顺序。）

对现有的ISO文档采用直接发布；有电子文档的提交电子文档，找不到电子文档的通过扫描，或者重新编写电子文档，或者在存放位置注明文档存放的位置信息；

ISO文控模块管理员设置部门编号、文件类型编号、产品型号、型号；这些设置都服务于技术文件、设计记录，供编制人选择输入信息；

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云泰信息技术

7.2. 邮件系统

随着互联网的不断普及，企业利用电子邮件进行办公、业务联系等需要呈现急剧的增长。为了满足不断增长的信息交换的需要，作为互联网最为常用的电子邮件系统变的越来越庞大，传统的邮件系统已难以适应人们的需求。特别是免费电子邮件服务的出现，更使这一问题变得越来越突出。但是企业电子邮件究竟需要具备哪些特点，或者什么样的电子邮件最适合企业需要呢？

传统的电子邮件系统存在以下的缺陷：

? 服务器是基于文件系统的。目前大部分电子邮件系统，如SendMail, iMail,

Exchange Server等等，邮件的存储是存放在服务器的文件系统之中。它的缺点是文件系统的处理效率低，不适合大容量处理。而且没有灵活的邮件查询功能。越来越得到更多企业认同的观念就是，邮件是企业最重要的知识资产，包含大量与客户相关的业务资料、客户知识、关系知识等等，从知识管理的角度来看，邮件是所有知识资源中使用最频繁的、也是最有潜在价值的。因此理想的电子邮件系统应该是基于数据库的，支持知识的共享和传播。

? 传统的电子邮件系统是基于SMTP 、MTA 、POP3等协议，用户使用简单的电子邮件

客户端软件，如Outlook, FoxMail等软件将邮件接收到本地PC机文件系统中。这种方式工作有两个致命的缺陷，其一就是PC机的不可靠，用户往往因为机器故障导致邮件丢失，给企业和员工的工作造成巨大损失。其二就是邮件一但下载到本地PC机中就不能支持移动办公。有时出差或其他原因离开办公台，而需要查询以往接收的邮件或发送的邮件，采用邮件客户端时就没有办法满足这种日益增长的需求。 ? 电子邮件是相对独立的系统，与企业其他的IT系统和办公协作系统，如OA系统，不

能关联或集成。

LKS-WebMail企业电子邮件除了一般电子邮件系统必须的特性以外，还具备：

? 电子邮件能够集中存储在服务器上，而且是基于数据库存放的，必须支持灵活的邮

件管理和查询，尤其是全文检索。 ? 基于WEB访问，以支持移动办公。 ? 与OA及企业知识管理系统紧密集成。

? 具备分布式的企业级部署特性。能够支持LDAP或其他中心认证，保证系统的帐户管

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云泰信息技术

理是企业统一的，而不是单独的一套系统。

LKS-WebMail主要功能： ? 收发、回复和转发电子邮件； ? 邮箱文件夹和邮件管理； ? 邮箱设置：密码、过滤规则等；

? 地址本：企业内部邮箱地址是基于组织架构的多级目录系统，还可以设置个人地址本； ? 察看邮箱使用状况；

? 邮件查询：条件检索、关键字检索、全文检索。

7.3. 移动办公支持

[移动办公]

移动办公可以有以下几种实现策略：

? 移动短信：利用手机短信（短消息）与OA系统接口，实现系统信息提醒、催办、

督办、邮件到达提醒、简单审批。

? 手机WAP：利用手机移动上网（WAP）方式直接访问OA系统的XML页面服务。 ? PDA与OA系统接口：利用PDA与OA数据交换和系统连接，实现移动办公。

[短信服务]

短信服务提供用户可以通过在线发送短信息到手机的功能。该系统适合发送容量小的信息内容，信息由手机接收。

通过该系统，用户可以利用该短信息服务通知相关人员参加会议，而不须打许多电话或发送许多邮件进行通知，大大提高了员工之间沟通的效率。

短信息可作为各项紧要通知、重要信息提醒的辅助方式。

短信发送可以直接书写来发送，往企业内部员工发短信，可以不输入手机号码，直接输入接收手机的用户名称或代码，或按“选择”按钮，在组织架构地址本内选取。 短信发送的第二条途径是“会议管理”、“个人事务”等等模块自动发送的短信通知、提醒和催办信息。

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云泰信息技术

LKS支持多种短信网关，包括腾讯RTX服务器、直接的企业网关连接中国移动（CMPP协议）或中国联通（SGIP协议）以及其他基于IP Socket和数据库交换的ISP网关。

7.4. 团队协作

现代办公中，事务的处理方式不仅有较为结构化的工作流模式，还有非结构化的，类似项目组的团队协作模式。两种模式都是以信息的处理为主线的，但在团队式协作模式中，没有像工作流模式那样严格的区分组织层次和岗位角色，重在信息的交流和共享，以及交流的灵活性。

在协作模式中，人们需要针对不同的事务组成不同的团队，团队的规模和构成需要随着事务发展的情况而变化。而且要能够充分利用网络的优势，使团队成员在灵活的时间、地点对他人或事务的需要做出即时的响应，就成为一种市场需求。蓝凌的TeamRoom就是可以很好解决这类需求的产品。

TeamRoom产品是一个团队项目协作解决方案，可以在企业内部或企业之间部署实施，帮助用户基于浏览器快速创建网络虚拟空间，用于团队协作，安全地通信，共享、管理和组织信息与文档，制订各种项目或行为的日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、共同完成任务变得更容易。

TeamRoom是一个完全基于Web的应用，它把团队的协作技术提高到了一个新的层次，让非计算机方面的业务人员也能独立创建即时的共享工作空间。

主要功能和特点： 1、快速创建

创建一个TeamRoom工作空间只需要几秒，无需培训或技术辅助就能立即提高工作效率。缺省设置中，工作空间的创建者，就是该空间的管理员，他可以添加/删改工作空间的成员，

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云泰信息技术 定制空间的风格和内容。

2、与Microsoft Office 2000无缝集成，超文本内容风格

用Microsoft Office 2000编写和发布内容，如将MicroSoft Office2000生成的文档、电子表格或幻灯片内容作为附件直接发布到TeamRoom。

3、内置的任务管理

利用TeamRoom提供的日历和任务模块，制定任务内容和期限。将过程绘制成甘特图。可以用自动通知功能使所有人都能知道工作计划和里程碑状态。

4、文档知识管理

支持文档版本历史、签入/签出以及多个编辑者之间的文档共享, 使协作更高效。作者创作特定文档后，可以选择存为草稿；可指定特定的人阅读、编辑；也可直接发布；如果作者将文档签出，其他人只能阅读此文档而不能编辑。

5、信息查找定位

所有TeamRoom内容都有全文检索，而且可以检索到附件内容，因而易于查找。文件夹类型的选择使用户能直观地组织内容。“每日/每周新闻”通过集成界面提供所有新内容和活动。

6、内容审阅流程

表单审阅流程是：定义在用此表单为模板生成的文档发布之前必须修改或审批文档内容的成员审批方式。

7、与电子邮件集成

可以将电子邮件直接发送到TeamRoom，也可以让TeamRoom自动向工作小组成员发送重要事件、新布告和任务安排的通知。这在TeamRoom的管理员工作界面可以设置。

8、多种方式保证工作空间中信息的安全性

可以对TeamRoom成员赋予管理员、读者、作者、匿名者等几种权限以控制对TeamRoom的访问、对场所的访问、对文件夹的访问。读者：对 TeamRoom 具有读者访问权限的用户将只能“读取”文档；作者：既可以读取文档也可以在TeamRoom 中创建文档；管理者：可以完全控制 TeamRoom,他们拥有读取、创作、设置安全性、修饰及创建定制表单等权限。

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云泰信息技术

7.5. 实时协作

实时协作技术不仅提供了一条在组织内部员工利用网络进行即时的通讯协作，而且可以提供给商务伙伴、用户和供应商之间建立并维持通讯的低价高效途径。它可以集成现有的办公管理系统，帮助分散的工作组更有效地工作并做出更好的决定。通过网络会议，减少差旅需求并实现即时通讯而降低成本。最重要的是，它可以促进知识共享，使企业能够跨部门工作并能快速利用其员工所知道的一切创造新的知识并提高企业整体的响应能力、创造力、竞争力以及工作效率。

[SAMETIME集成]

kOA系统集成了Lotus Sametime实时协作系统，是第一个既能够提供完整集成、实时服务，又能够满足企业和电子商务所要求的可伸缩性、可管理性和安全性的实时协作产品。系统提供了丰富的专家感知、会话、数据协作的工具，帮助企业部署功能更强大的电子商务的实时协作平台。

[腾讯RTX集成]

腾讯RTX系统是深圳腾讯公司推出的商用即时通信软件，以一整套的解决方案，帮助

企业用户提高员工办公效率、加速企业内部信息沟通、优化企业与外部之间的信息流通。

RTX的主要功能包括即时信息通信、文件快速传递、多媒体网络会议、专题讨论组、网络客服中心（Internet Call-Center）、手机短信（双向及群发）、与外部QQ通信等。

RTX系统与蓝凌公司的系列OA/KM产品（如LKS-kOA进行了紧密的无缝集成）。

7.6. 竞争情报系统

众所周知，“商场如战场”，在信息经济时代下的商业竞争中对竞争对手、行业趋势、国家政策等情报的全面、及时的掌握决定着企业的兴衰成败。据统计，全球500强企业中，几乎所有企业都设有专门部门负责竞争情报的收集，其中95％以上已经建立了较为完善的竞争情报系统。而在国内，与企业日益迫切的需求形成鲜明对照的是，此领域还处于空白。LKS 的竞争情报系统就是为解决企业知识管理过程如何高效地从Internet上获取企业外部知识的重要工具。

竞争情报自动收集与分析系统（LKS-kCI）就是信息获取技术的综合性信息处理平台，

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云泰信息技术

作为完全个性化信息服务专家，其主要目的是帮助用户从Internet/Intranet网络获取信息，并有效进行分类，快速筛选，定向发布，让您和用户快速有效地得到所需要的信息。 1、情报采集

? 实时自动从INTERNET上千家网站上采集新闻及各栏目内容，真正获取海量信

息；

? 自动排重，有效删除重复信息；

? 可对信息源进行添加、修改、删除及分类等个性化操作； ? 自由设定、调整采集信息的时间段，保证实效性；

? 任意选择系统提供的各类有价值信息源，也可自行指定特殊地址； ? 高效提取网页标题、作者、正文等，删除其它无用内容；

2、情报监控

设置监控关键词（如竞争对手名字等），发现标题或正文含有关键词。就同时写入到一个监控工作台，或自动以邮件或短信通知指定人员（可以设置参数）。 3、情报分析与检索

编辑：情报处理员拥有编辑的权限，可以对情报采集库的文档进行编辑排版； 重新分类：管理员可以对情报采集库中的文档进行重新分类； 查询方式：可按分类树查询，必须含按分类、按年月、按来源等；

处理入库：情报处理员可将文档从采集库中转移到知识库中，也可以将知识库中的文档转移到其它的情报知识库中，并将文档从原数据库删除；

订阅功能：按分类或关键字等提供情报知识库资料的订阅；

搜索：可按关键字搜索、按文档属性组合搜索（高级搜索）、可按最近的热门关键字搜索；

统计：对已发布的文档，可显示文档统计阅读数和答复数（分当前版本和历史版本）、附件下载率、文档最后一次被阅读时间、最后一次编辑时间；

发布到新闻：情报知识库中的文档可被发布到新闻中； 讨论（点评）：用户可以对情报知识库的文档进行点评。

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7.7. CKO工具箱

通过对沉淀在企业知识库中（包括多个kOA标准模块）知识的统计、展示和发布，可以帮助组织实现知识推进。

本模块主要为CKO和管理层而设，它为CKO和相关领导提供了多种知识推进的功能，包括知识规划、知识跟踪与推进、知识评测、知识审计四大功能。

CKO工具箱还提供一个供全体员工使用的界面：知识地图，通过知识地图提供的知识与人之间的联系，员工可以查阅到各种授权的知识信息并可与文档作者进行实时沟通。

[知识规划]

1. 全系统知识文档库分类的配置; 2. 专家体系（包括专家分类设置）；

3. 全系统模版库（该库提供各种文档类型的模版，可供teamroom、知识文档调用）； 4. 知识词典库（KM系统的关键字库，与知识关联机制相关）；

5. 知识积分规则（包括：知识价值度积分规则、个人知识索取、个人知识贡献、个人

知识推进积分规则）；

[知识跟踪与推进]

1. 催办跟踪：当前被审批催办和任务催办人员查询;

2. 订阅跟踪：以模块为单位查看各模块的订阅人，借以跟踪热门知识的分布； 3. 文档排行：自动生成企业知识排行榜，统计系统所有文档的今日、昨日、本周、

本月的被阅读次数、被点评次数和文档累计积分，按逆序排行；

4. 员工排行：自动生成企业员工知识积分排行，统计每个员工的知识贡献积分、知

识索取积分、知识推进积分，按逆序排行；

5. 全系统知识树（按知识规划的全系统知识文档分类对系统文档进行再分类）； 6. 个人知识树（按组织架构查找到个人，将个人创建的文档按系统知识树进行展

示）；

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7. 在线感知（与Sametime/RTX集成，实现从文档找到个人并进行实时沟通）； 8. 知识推进：可进行推荐发布、推荐点评、授权固化等操作。

[知识评测]

1. 文档数统计：按周期、按模块、按部门、按操作类型（新建、点评、推荐）组

合统计文档数目

2. 个人知识积分统计：按周期、按部门、按人员、按积分类型（贡献、索取、推

进）组合统计员工个人积分

3. 工作效率统计：包括审批延误（来自采用审批机制的模块）

[知识审计]

1. 知识安全审计：

? 可查询某个模块的ACL权限信息；

? 可查询指定文档的实际权限信息（可阅读者和可编辑者，附件权限等）； ? 可查询某个员工在指定模块上的实际权限（数据库权限、文档权限、角色权限）。 2. 知识分布审计：

? 知识按累计分布（以模块和部门为单位，统计累计的有效文档数、图表展示）; ? 知识按周期分布（以模块和部门为单位，统计按月、按季度、按年的有效文

档数、图表展示）;

? 知识增长分布（提供对比图表，按周期以模块和部门为单位进行对比）。 3. 知识地图：

? 全系统知识树展示（按知识规划的全系统知识文档分类对系统文档进行再分

类）；

? 专家树展示（按知识规划的专家系统分类，展示每个专家的创建的文档）； ? 个人知识树（按组织架构查找到个人，将个人创建的文档按模块进行展示）； ? 在线感知（与Sametime/RTX集成，实现从文档找到个人并进行实时沟通）。

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8. KOA咨询

8.1. KOA咨询服务

企业知识管理实施的咨询服务项目和主要工作流程

1、调研制定知识管理策略：根据企业战略目标进行调查分析，制定企业知识管理的方针目标与发展战略。

2、调研制定知识管理规划：调研企业各执行部门、业务部门所应用的知识内容。为企业进行知识管理规划。

3、调研设计知识管理平台：调研企业各部门、岗位知识管理的需求，对企业知识管理平台进行规划、设计开发。

4、设计企业知识管理组织：引导企业塑造富有竞争力具有知识管理特色的管理模式。 5、协作建立知识管理制度：为企业知识管理体系打下坚实基础，促进企业知识管理持续健康发展。

6、实施知识管理培训：为客户分析培训需求，制订切合实际的培训计划。

7、持续的知识管理应用支持：对企业在实施知识管理的实践中发现的问题提供及时的咨询和解决方案，提供系列最新的知识管理课程培训。

咨询流程图

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云泰信息技术 提交部分工作成果

《基于知识管理的办公信息系统建议方案书》 《基于知识管理办公信息化平台建设需求调查报告》 《知识管理内容规划报告》

《基于知识管理办公信息系统建设策略设计报告》 《基于知识管理的办公信息平台设计方案书》 《办公信息平台应用测试报告》 《基于kOA知识管理实施推进制度》 《知识管理调查表格的分类和汇总文档》

8.2. KOA知识包

为kOA软件配备行业专用知识内容、基础通用知识内容，并按软件模块分类，增强实用性。

内容分类：

IT业：互联网，电脑设备，通讯，电信，网络设备，软件 家电业：彩电，冰箱，空调，洗衣机，微波炉，小家电 汽车业：客车，轿车，农用车，货车，重型车辆 传媒业：报刊，电视，杂志，广播，网站

商品流通（物流）业 ：百货零售业，特许及连锁经营，仓储运输 金融业：银行，证券

服务/咨询业：营销咨询，保险，管理咨询 房地产业：物业，中介，物业管理，装修，建材 石油/化工业：勘探，开采，储备，日化，民用化工 教育行业：高等教育，职业教育，基础教育，成人教育

知识库在LKS-kOA软件中存放在工作案例、管理制度、常用资料、计划总结、培训资料、相关通用表格等模块中。

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9. 成功案例

9.1. kOA在医药行业应用

深圳三九医药股份有限公司是目前国内中医药生产市场最大的公司之一，是国家著名的三九集团的核心企业。根据三九公司的企业发展战略，深圳三九公司需要一个可靠的知识管理平台，协调企业业务机构的商业计划和商业活动，通过共享知识和经验不断提高企业的竞争能力。

通过前期系统的实施，实现了公司机构内部的协调与协同，大大提高了各部门的工作质量和效率。公司员工通过知识门户系统可以随时随地访问企业最新业务信息及企业内部资源，员工愈感认识到获取知识的重要性，增强了企业的凝聚力，同时通过kOA网上协作平台进行日常办公，流程审批，变原来的基于人的面对面的办公环境为没有时间与空间限制的无约束的环境，而基于知识管理理念的蓝凌LKS-kOA系统更是将这种日常办公协作过程中积累下来的企业知识与个人知识用ＩＴ的手段在潜移默化中沉淀下来，这实际上给了企业进行自我积累知识，自我发掘知识提供了非常好的作业工具。

由于三九公司有效的管理推动措施，在系统上线后的２个月内，员工已普遍接受并乐于在ＫＭ系统上共享知识、传播知识而且从中获取知识，在企业内也自然而然地形成了注重知识沉淀、注重沟通、注重快速协作的文化氛围。企业也因此在短短数月内沉淀下近千篇有价值的文档资料，在可预见的将来，三九公司将因这种基于知识管理理念的企业信息化的大跨步发展而获得直接的经济效益。

9.2. kOA在流通与分销业的应用

深圳市爱施德实业有限公司是国内著名的移动通讯产品经销商。是飞利浦、西门子、摩托罗拉、诺基亚在中国的主要代理商，营销网络遍布全国，是深圳市的纳税大户。

爱施德KM项目的突出特点是：透过kOA系统，整合了企业原有的HRM（人力资源系统）、电子邮件系统（IMAIL）、CRM（客户关系管理）系统、DRP（业务信息系统）和内部公文审批系统，同时与Windows200 AD（活动目录）集成，技术含金量很高，期间采用了多项最新技术，充分利用了LKS-kOA系统的知识沉淀、发布、消息、权限控制和流程定制等机制的优点，

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对内部各项系统作了一次完美整合，有效解决了信息被分割在各个子系统造成的“信息孤岛”问题，是许多企业CIO（信息主管）梦寐以求的解决方案。

9.3. kOA在中国移动的应用

卓望集团系中国移动（香港）集团的主要成员之一，由境外控股公司和在中国境内投资设立的公司组成。集团的业务方向为无线数据通信系统及其相关应用的研究、开发、实施和推广。是著名的“移动梦网”平台的开发商，广东、福建、河南、江苏、浙江等省无线数据平台的承建商，已获得惠普、沃丰达等多家海外知名投资商的注资。

卓望数码基于知识管理的内部OA系统以LKS-kOA3.0为基础，整个项目从洽谈到成交只用了1个月，体现了同为IT企业的高效协作能力，卓望的MISC系统获得了微软“2001年的最佳解决方案”大奖，而蓝凌的LKS-kOA系统也刚获得了IBM Lotus“2002年最佳解决方案“奖，可谓强强联合。卓望选择kOA，一方面是看中了kOA本身完备的OA功能，另一方面，也是从贯穿kOA系统的知识管理机制中，前瞻性地看到了知识管理所能给予卓望的高附加值的缘故。将基于知识管理的kOA系统功能与卓望自主开发的移动信息平台结合，将给卓望的内部办公注入全新高效的活力。

9.4. kOA在制造业的应用

郑州宇通客车股份有限公司（以下简称“宇通公司”）是1993年在郑州客车厂的基础上成立的一家股份制公司。1997年5月,公司股票在上海证券交易所挂牌上市，宇通公司成为国内首家上市的大客车生产企业。

宇通公司厂区占地面积45万平方米，建筑面积20万平方米，达到8000辆整车和4000辆客车专用底盘的年生产能力，为亚洲生产规模最大，工艺技术条件先进的大中型客车生产基地。至2001年末，宇通公司客车产销量、销售收入居同行业第二位，利润总额名列第一。 入世后，面临激烈的市场竞争环境，也根据自身发展的迫切需要，宇通公司领导决定全面进行企业信息化建设的再造工程，以信息化带动工业化，为企业发展寻找新的捷径。为将宇通建设成学习型和知识型企业，宇通与蓝凌合作全面启动知识管理项目。宇通公司除了全面采用蓝凌LKS-kOA系统外，针对宇通公司的经营特点，为销售公司专门定制了符合销售公司业务模式的销售协作系统。销售协作系统主要是利用现在发展迅速的互联网网络，把销售公

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司所有信息通过一定的加密方案为业务经理、驻外分公司业务员和售后人员提供一个移动办公环境。这样，长期出差在外、不能及时返回公司的人员，就可以通过这个平台方便的了解公司的细微变化，做到和公司同步，开展销售工作时做到胸有成竹。同时也为领导提供了一个及时了解各种销售情况的窗口，并且通过市场分析数据、用户反馈等信息为下一步经营提供决策辅助。系统既可以在线浏览，也可以脱机离线使用。

完全针对汽车制造行业特点，将通用的知识管理工作模式和信息系统与具体业务过程进行结合，在知识传播、共享、交流和电子协作方面，kOA系统将给宇通公司的管理带上一个新的台阶。

9.5. kOA在房地产业的应用

重庆龙湖置业发展有限公司是西南地区最大的房地产企业之一。公司凭借一贯的创新精神及专业开发优势，以其准确的市场定位、超前的规划设计以及优质的物业管理，在业内树立了良好的企业品牌形象。

重庆龙湖公司是一个管理投资型企业，以组织调动各种社会资源，如设计、施工、材料设备分供商等资源，有效有机地整合资源，使之发挥市场的效益，以达到开发产品及服务的成本和进度以及质量的控制能力，从而将开发和管理的模式复制到其它项目的开发建设中。

龙湖置业在知识共享、积累方面拥有较好的管理基础，主要由于信息建设起步较早，在逐步发展过程中，其信息系统虽已基本覆盖公司运作的大部分领域。但同时也正因为这个原因，缺乏统一的规划和相应的技术跟踪与系统升级，导致信息的割裂，多种技术域支撑平台的并存，以及一些主要的信息系统技术老化和设备的落后，对系统的维护和知识共享平台的建设也造成了一定的困难。

为此，龙湖置业大规模推进信息化建设，制定了IT规划，并决定将知识管理作为整个公司信息办公系统的核心。蓝凌在协助龙湖置业在完成基于知识管理的办公平台（LKS-kOA包括知识沉淀、协作及交流管理，信息通报与发布管理和知识库系统）基础上，将房地产企业管理协作过程中的项目合同起草、会签和审批等关键业务环节的流程管理，以及在业务过程中的知识沉淀、交流和协作。蓝凌kOA系统将成为龙湖置业项目管理和协作，建立知识型企业的有力工具。

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