财务开支授权审批与报销制度

财务开支授权审批与报销制度V1.0

颁发部门 文件编码 编写人 日 期 财务中心 SD通[2013]号 2012年月日 分发部门 新订 修订 复审 原文件编码：无 批准人 日 期 2012年月日 审核人 日 期 2012年月日

1 1.1 1.2 2 2.1

目的

明确财务开支的审批、审核流转环节。 规范财务开支的报销要求。 适用范围

总部、海外分公司的财务开支，但不含商品采购付款事项及加纳房地产公司的业务。

3 3.1 3.1.1

核心条款 管控办法

预算管理：通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核奖罚，来实现费用管控。

3.1.2 授权审批管理：所有的费用开支在预算管理的同时，实行授权审批管理，一切开支必须经授权审批人审批同意后支付，严禁未经授权或超授权审批支付。

3.1.3 限额管理：费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下，应在一定的标准额度范围内控制使用，如差旅费用、手机话费、福利费等。

3.1.4 3.1.4.1

归口管理

审批归口：建材线、快消线、五金线、财务线的开支报总部各职能中心总监审批。各分公司MD不对建材线、快消线、五金线、财务线的财务开支承担审批职责。分公司的清关、仓库、行政、HR由MD承担职能审批职责。

3.1.4.2 管理归口：根据部门职责，对部分费用项目进行归口管理，如员工培训费归口到培训部、车辆使用费归口到行政部，详见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表H列。

3.1.4.3 报销归口：当事人的费用回到其编制所在公司报销，不得在非编制所在公司报销费用（如出差地公司）。对于由公司垫付的费用（如机票），则在垫付公司入账，再转入承担费用公司入账。

3.1.5 3.1.5.1

人员借款管控要点

原则上不办理个人因私借款，如确有特殊情况的因私借款，经授权审批后，借款金额原则不超过其当月基本工资额的70%。

3.1.5.2 因公借款应专款专用，严禁公款私用。

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3.1.5.3 前款不清后款不借：因公借款在事务处理完毕后7天内报销归还借款，否则，财务人员有权停止其下笔借款手续的办理。

3.2 3.2.1 3.2.1.1

开支审批 开支审批原则

分级审批原则：公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次，审批人在各自权限内的审批为有效审批。

3.2.1.2 先职能后财务原则：财务开支事项审批按“先职能审批，后财务审核”的原则执行，其一般流程是：

3.2.1.3

严禁拆分原则：属于同一事项的费用，应按照单笔费用报销，严禁拆分“化整为零”，规避已设置好的分级审批权限。

3.2.1.4

费用经办人与审批人分离原则：费用经办人与审批人不能为同一人，即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。

3.2.1.5

费用报销经手人适用从高原则：多人一同发生的费用，应由其中最高级别的人员作为费用经办人来报销。

3.2.1.6

实名审批原则：审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批，不得以印章代替。

3.2.1.7

共同审批原则：费用发生部门与费用承担部门不一致，费用发生部门报销费用时，需由费用承担部门共同审批。

3.2.2 3.2.2.1 3.2.2.2 3.2.2.3 3.2.2.4 3.2.3

分公司分线审批流程：

对于营销线：报销人?分公司营销线负责人?分公司财务经理 对于财务线：报销人?分公司财务经理

对于清关仓储线：报销人?分公司清关经理?分公司MD?分公司财务经理 对于人事行政线：报销人?分公司MD?分公司财务经理

财务开支事项的审批流程分为两级：分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程。

3.2.4

分公司授权业务和授权金额内的审批流程直接由分公司按3.2.2审批流程处理；超出分公司授权业务和授权金额的审批流程，首先由分公司在3.2.2审批流程中财务审核，之后报总部审批。

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3.2.5 分公司授权业务和授权金额内的审批流程、超出分公司授权业务和授权金额的审批流程详见“附件2-财务开支授权审批表”。

3.3 3.3.1

开支报销

开支报销需要有相应的单据作为支持凭据，单据包括三类：粘贴单、支出原始单据（以下简称“原始单据”）、费用报销单或差旅费报销单。

3.3.2 3.3.2.1

粘贴单与原始单据

粘贴单是用来粘贴原始单据的纸张，其作用是汇总原始单据，保证原始单据不丢失。

3.3.2.2 3.3.2.3 （1） ①

费用报销所需要的原始单据见“附件1-费用报销单”中“科目”工作表I列。 原始单据的粘贴

单据粘贴要便于装订归档

报销的原始单据必须从右到左整齐有序地用胶水粘贴在粘贴单上（如没有粘贴单，可用相同大小的其他纸张替代），不能一大叠单据粘贴在一块儿，厚度要做到均衡、适中，每张粘贴单原则上粘贴的原始单据不应超过20张，粘贴不能超过装订线（以其他纸张替代的，要在纸张左边保留约0.5厘米的边）。

② 对于超出粘贴单的原始单据，应以粘贴单大小为限折叠整齐，并保证其装订后仍能展开查阅。

③ （2） ① ②

单据粘贴应牢固，即粘贴好后，拿起粘贴单轻轻晃动，不应有单据掉下。 单据粘贴要便于审阅复核

按照原始单据重要性程度，将重要的原始单据（发票）粘贴在第一张。 原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，单据粘贴不能掩盖单据上的各内容项目（如发票台头、开票日期、发票号码、发票内容、金额等）。

③ （3）

对于差旅费单据，应按照出差时费用发生的先后顺序粘贴。

白条与发票分开粘贴：白条与发票（发票上有税务局监制章）不得混合粘贴在同一张“粘贴单”上。有财政局监制章的行政事业单位收费票据、银行收费单、据视同合规发票。

（4） 3.3.3

原始单据粘贴好后，要在粘贴单右下角注明单据张数和金额。 费用报销单、差旅费报销单

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3.3.3.1 支付商品供应商货款、未取得发票而需要预付款项、支付前期已报销未付款，填写“付款通知单”；已取得发票的费用报销，填写统一的费用报销单或差旅费报销单作为粘贴单的封面。

3.3.3.2 按照“谁经手，谁报销”的原则，费用报销单或差旅费报销单由费用经手人按照费用的实际发生情况填写。费用报销人必须是公司员工（公司登记在册并与公司签订正式劳动合同的人员）和劳务派遣人员（公司登记在册并与劳务派遣公司签有正式劳动合同的人员）。

3.3.3.3 （1） （2）

费用报销单填写注意事项：

费用（不含差旅费）报销使用“附件1-费用报销单”中“模板”工作表。 费用承担部门、费用入账科目均通过下拉框选择。由不同部门承担的费用，分别填写费用报销单，费用入账科目不同的费用需分行填写。

（3） （4）

报销人需在摘要栏清晰写明费用具体内容，特别应写明费用所归属日期。 在“收款单位或个人编码”位置输入收款单位或个人的编码，则收款人名称、开户行、账号由公式自动从“收款人”工作表引用。

（5） （6） 3.3.3.4

根据需要选择对应的付款方式。

经手人、领款人打印后亲笔签字，不能电脑打印。

差旅费报销单填写注意事项：差旅费的报销填写差旅费报销单、出差人无须填写差旅费报销单上出差补助金额、差旅费报销总计金额（均由财务填写）。

3.3.3.5 费用报销经手人（含出差人）必须在费用报销单或差旅费报销单上真实签名，其对报销单据（含报销附件）的真实性和合规性负责。

3.3.3.6 费用报销单或差旅费报销单的统一规范填制模板见“附件3-费用报销单_差旅费报销单_借款单”。

3.3.4 3.3.4.1 3.3.4.2 3.3.4.3 3.3.5 3.3.5.1 3.3.5.2

部门审批

审查该项开支的必要性、合理性和真实性。 审查付款对象的正确性。 审查报销金额的正确性。 财务审核

流程合规性审核：报销单据的审批流程是否符合财务开支授权审批表的规定。 真实性审核：报销单据能否证明经济业务真实发生，开具的发票是否符合要求，报销所必须的附件是否完整。

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3.3.5.3 报销额度审核：对于有文件规定有报销额度的，需审核本次报销或累计报销是否超出规定的报销额度。

3.3.5.4 价格合理性审核：商品或服务的价格是否合理，与以往价格相比有较大变化的，需要了解其变化原因。

3.3.5.5 合同条款完备性审核：对附有合同的报销单据，需审核合同条款是否完备、各条款内容是否具体、明确、切实可行，避免因合同条款不全和过于简单、抽象、原则，给履行带来困难，为以后发生纠纷留下隐患。

3.3.5.6 正确性审核：报销单据的摘要和数字是否填写清晰、正确，金额计算有无差错，大小写金额是否相等。报销金额不能大于批示金额，不能大于发票、合同金额。

3.3.5.7 及时性审核：费用应在经济业务结束后一个月内或回国后15天内报账，超期报销的，应扣减报销金额5%作为处罚。

3.3.5.8 3.3.5.9

对照预算进行审核：支付的款项是否已在预算内列支，是否超出预算指标。 借款审核：查询报销人是否有借款，凡借款经办业务的，其报销应首先用于归还借款。

3.3.6 3.3.6.1

款项支付

公司各类费用原则上应采用非现金方式结算。对于应付给员工的费用，采用网银直接付款至工资账户；对于应付外部单位及个人的费用，采用网银直接付至其指定账户，不允许先支付员工由其转交。

3.3.6.2 对于合同签订单位与实际收款单位不一致的，合同签订单位需要书面授权我司付款给其指定的收款单位。

4 4.1 4.2 4.3

附表

附件1-费用报销单 附件2-财务开支授权审批表

附件3-费用报销单_差旅费报销单_借款单

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3.3.5.3 报销额度审核：对于有文件规定有报销额度的，需审核本次报销或累计报销是否超出规定的报销额度。

3.3.5.4 价格合理性审核：商品或服务的价格是否合理，与以往价格相比有较大变化的，需要了解其变化原因。

3.3.5.5 合同条款完备性审核：对附有合同的报销单据，需审核合同条款是否完备、各条款内容是否具体、明确、切实可行，避免因合同条款不全和过于简单、抽象、原则，给履行带来困难，为以后发生纠纷留下隐患。

3.3.5.6 正确性审核：报销单据的摘要和数字是否填写清晰、正确，金额计算有无差错，大小写金额是否相等。报销金额不能大于批示金额，不能大于发票、合同金额。

3.3.5.7 及时性审核：费用应在经济业务结束后一个月内或回国后15天内报账，超期报销的，应扣减报销金额5%作为处罚。

3.3.5.8 3.3.5.9

对照预算进行审核：支付的款项是否已在预算内列支，是否超出预算指标。 借款审核：查询报销人是否有借款，凡借款经办业务的，其报销应首先用于归还借款。

3.3.6 3.3.6.1

款项支付

公司各类费用原则上应采用非现金方式结算。对于应付给员工的费用，采用网银直接付款至工资账户；对于应付外部单位及个人的费用，采用网银直接付至其指定账户，不允许先支付员工由其转交。

3.3.6.2 对于合同签订单位与实际收款单位不一致的，合同签订单位需要书面授权我司付款给其指定的收款单位。

4 4.1 4.2 4.3

附表

附件1-费用报销单 附件2-财务开支授权审批表

附件3-费用报销单_差旅费报销单_借款单

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