快递收发管理办法
更新时间:2024-04-09 12:11:01 阅读量: 综合文库 文档下载
快递收发管理办法
第一条 目的
为进一步规范公司快递物品的收发管理,节约成本,确保公司快递、信件的收发工作能及时、准确、高效的完成,特制定本管理办法。
第二条 适用范围
本管理办法适用于公司全体员工。
第三条 管理职能
(一)公司综合管理中心负责本管理办法的实施和督促。 (二)各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。
第四条 快递公司的选择
(一)A类:紧急件、贵重件(如增值税专用发票、证件、贵重物品等)选择顺丰快递。
(二)B类:普通件(如资料、文件、普通配件等)选择申通快递。
第五条 收发快递流程及注意事项 (一)发件:
1. 按寄件类别选择快递公司。 2. 在前台领取快递单及外包装。
3. 用正楷字用力清晰填写快递单收件方和寄件方详细资料(如收件人、收件人地址、联系电话,寄件人、寄件人地址等)。
4. 检查填写是否正确,确保每页快递单内容都能清晰辨认。 5. 选择顺丰快递的,请填写公司月结单号:010 433 5762。
6. 月结单号由快递公司电脑识别,填写数字要分散,不可重叠以及写连笔数字。 7. 认真填写《快递件收发(签收)登记表》(附件1),以便日后查询和部门费
用核算。
8. 《快递件收发(签收)登记表》需部门第一负责人签字确认后方可交给前台(除财务邮寄增值税专用发票以外)。
9. 公司统一发送快递时间:每日17:40,请务必在17:30前将快件放在前台桌子上。
10.因私发快递请自行找快递员结算费用,禁止使用公司月结号,如有发现将处以双倍罚款并通报批评。
11.公司所有寄件的快递单统一由前台保管(保管期为一年),便于对账和查询。 (二)收件:
1.因快递员通常都会联系收件人取件,所以公司原则上都由本人收取快递; 2.由前台代收的快递将送交本人或放置在收件人工位,如有丢失或损坏代收人
员将不承担任何责任;
3.因公收取到付邮件,请务必到前台填写《快递件收发(签收)登记表》并将
快递底单交给前台保管,以便月底结账和部门费用核算;
4.因私收取到付邮件,请自行结清费用,禁止使用公司月结号,如有发现将处
以双倍罚款。
第六条 相关人员职责
(一) 寄件人应合理、负责地选择快递公司,并准确清晰的填写快递单。 (二) 寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查,核查通过后按
快递公司包装要求进行包装。核查内容包括:是否为私人件、是否私自寄送公司产品(文件)、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人,按要求整改好后再予以寄发。
(三) 行政部负责审核快递公司选择的合理性,快递单填写是否正确,预审包装是
否合格及快递物品的价值(达到保价额度的应提醒寄件人进行保价寄发)。
第七条 费用管控
(一)所有发件费均挂到发件部门,每日前台根据快递底单按部门进行登记,月底
前台提供快递单及快递件收发(签收)登记表,并做好费用统计,发件部门负责人签字确认。
(二)对于快递费过高的部门,部门负责人应进行分析,并制定整改措施交分管副
总经理、总经理确认后报综合管理中心。 (三)综合管理中心对公司整体快递费进行结算。
1.顺丰快递:每月底核对快递底单,申请月结款; 2.申通快递:单日使用备用金结算,月底统一开发票; 3.每月底整理各部门快递费用分摊表,交至财务管理中心。
第八条 遗损件索赔
(一) 寄(收)件人发现所寄(收)快递发生遗失或损坏的,应第一时间将单号报
到前台,由前台与快递公司跟进索赔,寄件人须给予相关配合。
(二) 前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》(附件2)上,便于查
询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。
第九条 附则
(一)本规定由综合管理中心负责解释。 (二)本规定自下发之日起开始实施。 附件:
1.《快递件收发(签收)登记表》 2.《快递件遗失/损坏登记表》
附件1:
部快递件收发(签收)登记表
日期 收/发 快递公司 快递单号 联系人 公司名称/地址 寄件物品 收/寄件人 费用 部门经理签字
附件2:
快递件遗失/损坏登记表
收/发件日期 快递公司 快递单号 遗失/损坏 公司名称/地址 物品 收/寄件人 处理结果
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