浅谈秘书会务工作
更新时间:2024-06-11 17:48:01 阅读量: 综合文库 文档下载
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浅谈秘书的会务工作
李诗怡
摘要:对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作,秘书人员的会务工作包括前期准备工作,会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。 今天,会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1
关键词:秘书 会务工作 会议
一、会议的含义和作用
会议一词有两个含义,一是指有组织有领导的商议事情的集会;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里,本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。 二、会议策划
(一)、明确会议目标:
会议的目的性强,要完成上级布置的任务,主要是发布指示命令,制定、贯彻决策,或者商讨难题解决问题,也有重要消息的宣布告知。 (二)、会议议程的安排
根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言,发言时间多长,发言人的
顺序,这是会议的重点内容,不容差错。 (三)、会议时间地点的安排
根据会议的规模,来确定会议的时间长短和场所,不拖沓,不草率。 三、会前准备
(一)、通知与会者和发言者
参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性,或者是能够提供相关咨询,或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好,并并确保他们有收到通知。 (二)会场的布置
1、强化会议主题来营造会议氛围,可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调;
2、注意开销,不能一味求奢华,以干净整洁、舒适勤俭为基调; 3、会场座位的布置,讲究座位格局,要科学利用场地;
4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障,会议开始前,要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。 四、会间的服务工作,会中协调控制,做好管理保证。
(一)做好会议的报到和签到工作\在组织与会人员签到时,要手中备一份与会人员的名单、 联系方式及与会人员的抵离时间表3
(二)在接待与会人员时!态度一定要礼貌热情,在证实报到人员的身份后,再将事先准备好的文件袋发给与会人员,还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记,以备随时联系2。
(三)要随时掌握报到人数,发现该报到而未报到的,应抓紧催促,保证在开会
之前与会人员能够全部按时到达。
(四)做好会议记录工作,会议记录应将主要讨论的观点。
(五)调派车辆,接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车,而忽略其他来宾。 (五)做好会场内外的保卫与保密工作。 五、会议记录
会议记录是会议客观进程和内容的原始记载,既包括一般会议的记录,也包括各种会见和会谈的记录4
会议记录能够为之后查考提供依据;同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。
(一)会议记录的方式
1、文字记录。要求逻辑清晰,力求记录完整,需要语言规范,当然可以会后补充,但要求准确,包括手写和打字,一般使用速记法。
2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录,使记录更原汁原味,也更方便整理。
3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。 4、视屏记录。 (二)会议记录的内容
首先要有会议类型的描述,以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者;不可少的是会议的流程,包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。 (三)会议记录的格式分为:记录头、记录主体、审阅签名。 (四)会议记录的重点
1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动; 2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解; 3、权威人士的发言或代表人物的言论; 4、会议已决定或议而未决的事项; 5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。
(五)会议记录的方法:详细记录、摘要记录、简要记录5。 (六)会议记录的要求
1、人员落实。 要求秘书要具备较强的听知能力,熟练掌握速记技能,反应敏捷,可以安排多名秘书同时记录,而后共同整理汇总。
2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。
3、准备充分。了解会议的内容和形式,特别是一些专业性较强的会议,需要秘书人员更加深入了解,了解越深入,越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。
4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式规范,才有保存价值,方便整理、使用。
5、会议记录的修改。定稿打印前,要请主席签字,一经签字就不能再修改,但是与会者指出错误,主席或秘书可改。 六、会议期间对外宣传
(一)妥善处理与新闻媒体的关系。 (二)注意内外有别,验收单位秘密。
(三)选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。
(四)收集媒体对会议的报道提供给领导。 (五)为领导召开记者招待会提供资料。 七、会后的扫尾工作
(一)文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露,要谨慎对待会后的文件的归档,其次,也方便将来寻找。
(二)报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会,也可以向媒体发布会议最后文件,吸引媒体的报道,还可以通过公司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模,但消息一定要让公众了解。
(三)安排与会人员离开。该派车的派车,有司机的要及时提醒,不要让与会人无故滞留。
(四)归还借用物品 (五)草拟会议纪要。 (六)寄感谢信。 八、会议工作总结
(一)含义:会议工作总结指的是指会议工作告一段落后,进行回顾、分析和评价而形成的文书6
(二)作用:以书面的形式记录一次经验教训,不管会议成功与否,都是秘书人员成长的一次磨练,能够为今后的工作提供借鉴;还可以当表彰大会相互交流的素材;也是向上级汇报的材料,报告属于法定公文,可以直接提交给上级机关。 “九、提高会议效率
(一)建立并会套开、会议审批等制度,严格控制各类会议 (二)强化文件把关、分流机制,大力精简各类文件简报
(三)推行领导活动呈批制,减少以党委、政府或两办发文。 (四)强化督促检查和领导带动机制,确保工作取得成效。”7
脚注:1 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社142页 脚注:2 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社142页
脚注:3 李晓彤 理论前沿[J] 2014年第八期《浅谈当前的秘书会务工作》 脚注:4 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社188页 脚注:5 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社194页 脚注:6 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社344页 脚注:7 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社160页
参考书目:陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社 向国敏会议学与会议管理[M] 秘书学笔记 杨玲
(三)推行领导活动呈批制,减少以党委、政府或两办发文。 (四)强化督促检查和领导带动机制,确保工作取得成效。”7
脚注:1 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社142页 脚注:2 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社142页
脚注:3 李晓彤 理论前沿[J] 2014年第八期《浅谈当前的秘书会务工作》 脚注:4 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社188页 脚注:5 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社194页 脚注:6 向国敏会议学与会议管理[M] 知识产权出版社344页 脚注:7 陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社160页
参考书目:陈合宜 秘书学 第六版[M]广州暨南大学出版社 向国敏会议学与会议管理[M] 秘书学笔记 杨玲
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