办理维修资金程序

使用维修资金操作程序

为了避免在使用维修资金时出现程序上的混乱，根据以往实际操作的具体情况，制定本操作程序，以作未来工作的指引。

一、前期准备

1、公司内部就需维修或需更换的工程项目召开专题会讨论并进行决策，确定招标事项，维修工程项目工程款在20万元（含20万）人民币以上的，必须通知房屋安全管理所的相关人员到现场确认。

2、招标---至少3家施工单位参加投标。

3、开标---约业主代表和物业公司工程专业人员对投标单位密封的标书共同开封。

4、评标---由业主代表在工程评标表上签署意见。

5、定标---业主代表和物业公司工程专业人员共同确定中标的施工单位。

6、把以上资料保存。

二、公示

1、提交报告---客户部维修资金经办专员根据定标的工程情况拟写报告，附《公示》内容，经项目经理签发后一并交给公司领导批准。

2、根据公司领导批准后的报告 ，将《公示》张贴于小区公告栏，公示时限为15天，同时对《公示》进行拍照取证。

3、收集业主意见，反对意见在低于1/3时进行以下环节。

4、制作业主签名表---《广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表》。 注意事项：

A、核实房号、业主姓名、维修资金卡是否一致；

B、核实卡上金额是否充足，如不足应催业主续交；

C、核实每户分摊金额/面积的合计数和总金额/面积是否一致。

5、业主签名，必须要得到三分之二以上单元的业主签名确认，方可开始施工。

6、完成签名任务后，再出一份《公示》将签名结果告知小区业主，公示3 天，并拍照取证。

三、施工准备

1、将以上公示及业主签名情况书面报告公司领导，请示开始施工及物业公司先代垫工程费的相关事项。

2、获得批准。

3、物业公司此项工程的工程专员及项目经理与中标施工单位商谈相关工程事宜。

4、双方签订正式施工合同。

四、施工阶段

1、对施工现场拍照取证。

2、对拆除的原有工程材料及部位拍照取证。

3、向施工单位索取施工材料质量保证书及设施设备使用说明书等重要资料。

4、工程专员就有关工程问题加强与施工队沟通，全程跟进和监督。

五、工程验收

1、组建工程验收小组：由施工单位、物业公司工程专员、项目经理及其他相关人员组成。

2、拟《工程验收报告》文本。

3、进行全面验收，对存在问题要求施工单位限期整改。

4、验收合格，双方代表在《工程验收报告》上签名并盖章，一式两份，双方各一份。

5、对完成工程拍照取证。

六、准备文件（原件+复印件）

1、维修资金经办人委托书（共6份），盖物业公司公章。

2、维修资金经办人身份证复印件（共6份），盖物业公司公章。

3、广州市物业专项维修资金使用备案表（共6份），盖物业公司公章

4、广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表（共6份），盖物业公司公章

5、工程完工验收报告（复印件+原件，共6份），双方盖公章（工程部签名验收）。

6、发票（复印件+原件，共6份）位名称相符，如施工单位名称有变更，施工单位必须出示由工商管理局办理的变更证明。

7、用U盘复制好《广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表》，以备去银行划扣时使用；

8、项目工程照片（共6份）

9、公告栏《公示》（签名前后的公示及照片各6份）。

10、签名后的《广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表》的照片（6份）。

11、《施工合同》(共6份)，备用。

七、申报流程

1、经办人在办理相关手续时必须随身携带身份证原件。

2、房管局办公时间：

A、周一至周五上午8：45am-11：30am，下午2：15pm-5：00pm；

B、周五下午不对外办公；

C、周六、周日休息。

3、房管局收齐相关资料后，会给予回执一份，必须存好；

4、约一个月左右，房管局会通知经办人去取备案资料；

5、经办人带齐所有资料（身份证、U盘等）及回执去取备案，之后，去小北路农行划扣（营业时间：----：-----）；

6、将相关资料及U盘交给银行划扣，划扣成功后，银行会出示一份划扣单回执；

7、带齐以上全部资料（划扣单回执等）去房管局交划扣单等文件，房管局收到后，会给回执一份；

8、约15天左右，房管局会通知经办人去取支票（取支票时带上回执和一份之前备案的资料备用）；

9、取到支票后，经办人将支票交给公司财务部主管领导或出纳，同时办理签收手续。

八、注意事项

1、《广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表》的电子版中姓名、卡号两列的格式、字体、内容必须与交银行的电子版本保持一致；姓与名之间不能留空格。

2、《广州市专项维修资金使用受益人分摊明细表》的电子版中“数值”一列必须是文本格式且保留小数点后两位数值即可，例00.00；

3、发票要在去房管局备案审批日之后才可以开具，发票上的公章名称要和施工单位的名称一致。

4、业主签名必须与维修资金卡的姓名保持一致，不可使用同音字或英文名。

5、要核实施工单位《营业执照》经营范围的内容与要进行维修或更换项目内容是否相符。

6、所有的照片各冲洗两份即可，公司留底和房管局各一份，其它需要的可以复印。

7、资料存档

A、总部行政部存一份；

B、总部财务部存一份；

C、项目管理处存一份；

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