组织协调

组织协调

9.1组织协调概述 9.1.1 组织协调的概念

1.协调就是联结、联合、调和所有的活动及力量，使各方协同一致，实现预定目标。它贯穿全过程。

? 项目监理组织协调以一定的组织形式、手段和方法,对项目中产生的不畅关系进行疏通，对产生的干扰和障碍予以排除的活动。项目的协调其实就是一种沟通，沟通确保了能够及时和适当地对项目信息进行收集、分发、储存和处理，并对可预见问题进行必要的控制，以利于项目目标的实现。

? 2.三大类：人员/人员界面、系统/系统界面、系统/环境界面。 ? 3.工程项目建设协调管理：是在“人员/人员、系统/系统、系统/环境界面”之间，对所有的活动及力量进行联结、联合、调和的工作。

9.1.2 组织协调的范围和层次

? 1.范围：系统内部的协调和对系统外部的协调。 ? 2.层次：

? 系统外部协调又可分为两个层次，即： ? 近外层协调（有合同关系） ? 远外层协调（无合同关系）

9.1.2 项目监理组织协调的范围和层次

? ?

? 近外层协调（有合同关系）

? 近外层协调包括与业主、设计单位、总包单位、分包单位等的关系协调，项目与近外层关联单位一般有合同关系，包括直接的和间接的合同关系。工程项目实施的过程中，与近外层关联单位的联系相当密切，大量的工作需要互相支持和配合协调，能否如期实现项目监理目标，关键就在于近外层协调工作做得好不好，可以说，近外层协调是所有协调工作中的重中之重。

? 远外层协调（无合同关系）

? 远外层协调与项目监理组织不存在合同关系,只是通过法律、法规和社会公德来进行约束,相互支持、密切配合、共同服务于项目目标。

? 在处理关系和解决矛盾过程中,应充分发挥中介组织和

社会管理机构的作用。一个工程项目的开展还存在政府部门及其他单位的影响,如政府部门、金融组织、社会团体、服务单位、新闻媒介等,对工程项目起着一定的或决定性的控制、监督、支持、帮助作用，这层关系若协调不好，工程项目实施也可能受到影响。

9.2 组项目监理机构织协调的工作内容 9.2.1 内部协调

? 1.监理组织内部人际关系的协调 ⑴人员任用要量才录用； ⑵工作任务上职责分明； ⑶评价要公正

⑷处理纠纷既要公正，又要灵活；

? 2.监理组织内部组织关系的协调 ⑴部门按职能需要设立； ⑵明确部门目标、职责和权利；

⑶约定部门之间的责任关系〔主办、牵头、协作、配合事先约定〕；

⑷建立信息沟通制度，及时消除工作中的矛盾与冲突。

? 3.监理组织内部需求关系的协调 ⑴平衡人、财、物的需求； ⑵平衡监理力量。 9.2.2 外部协调

? 1. 与建设单位的协调：监理工作的难点和重点。 1）认真领会业主意图,理解建设工程总目标

2）让业主了解监理。利用工作之便做好建立宣传工作，增进业主对监理工作的理解。

3）尊重业主，让业主一起投入工程建设全过程。

? 2.与承包单位的协调：监理的主要工作。

1）讲原则、重事实、按制度和规范办事，讲究科学态度。 2）讲求方法、注重感情交流 3）施工阶段具体协调内容：

项目经理、进度、质量、违约问题、合同争议、分包单位、人际关系

? 3. 与设计单位的协调 1）尊重设计单位意见 2）主动介绍工程进展情况

施工中发现设计问题，应及时向设计单位提出，以免造成大的直接损失。

3）信息传递的及时性和程序性

? 4. 与政府部门与其他单位的协调 1） 与政府部门的协调

⑴ 按合同的委托内容承担与质检站的协调工作。 主要是核查勘察设计、施工单位的资质

⑵督促有关各方接受检查、监督。 尤其是发生重大质量事故的时候 ⑶按有关法规、政策行事 2） 与社会团体的协调 9.3 组织协调的方法 9.3.1 会议协调法 第一次工地会议 工地例会（监理例会） 专题会议（专题现场协调会） 2. 书面协调法

联系函、确认书、备忘录、通知书、指令 3. 交流协调法

访问、座谈、主动介绍情况 1.第一次工地会议

? 第一次工地会议是在建设工程尚未全面展开前,由参与工程建设的各方互相认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。由建设单位主持召开，建设单位、承包单位和监理单位的授权代表必须参加出席会议，必要时分包单位和设计单位也可参加，各方将在工程项目中担任主要职务的负责人及高级人员也应参加。第一次工地会议很重要，是项目开展前的宣传通报会。

? 第一次工地会议应包括以下主要内容：

? (1)建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工；

? (2)建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权；

? (3)建设单位介绍工程开工准备情况； ? (4)承包单位介绍施工准备情况；

? (5)建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求；

? (6)总监理工程师介绍监理规划的主要内容； ? (7)研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员,召开工地例会周期、地点及主要议题。

? 第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签。 2.监理例会（工地例会）

? 工程监理中的许多信息和决定是在工地例会上产生和决定的,协调工作大部分也是在此进行的，因此监理工程师必须重视工地例会。

⑴总监理工程师主持，研究施工中出现的计划、质量及工程款支付等问题。

⑵定期召开，宜每周一次。

⑶指定与会人员：项目总监(或总监代表)、其他相关监理、承包商项目经理、承包商其他人员。

⑷会议主题 ⑸会议记录

? 会议的主要议题如下：

? (1)对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查；

? (2)工程进展情况；

? (3)对下月(或下周)的进度预测； ? (4)施工单位投入的人力、设备情况；

? (5)施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况； ? (6)有关技术问题； ? (7)索赔工程款支付；

? (8)业主对施工单位提出的违约罚款要求。

? 会议记录由监理工程师形成纪要,经与会各方认可,然后分发给有关单位。会议纪要内容如下：

? (1)会议地点及时间；

? (2)出席者姓名、职务及其代表的单位； ? (3)会议中发言者的姓名及所发言的主要内容； ? (4)决定事项；

? (5)诸事项分别由何人何时执行。

? 监理工地例会举行的次数较多，一定注意要防止流于形式。监理工程师要对每次监理例会进行预先筹划，使会议内容丰富，针对性强，则可以真正发挥协调作用。

3.专题会议（专题现场协调会）

? 根据需要召开，由监理工程师主持。

? 除定期召开工地监理例会以外,还应根据项目工程实施需要组织召开一些专题现场协调会议,如对于一些工程中的重大问题以及不宜在工地例会上解决的问题,根据工程施工需要,可召开有相关人员参加的现场协调会。如对复杂施工方案或施工组织设计审查、复杂技术问题的研讨、重大工程质量事故的分析和处理、工程延期、费用索赔等进行协调,可在会上提出解决办法,并要求相关方及时落实。

? 专题会议一般由监理单位(或建设单位)或承包单位提出后,由总监理工程师及时组织。参加专题会议的人员应根据会议的内容确定,除建设单位、承包单位和监理单位的有关人员外,还可以邀请设计人员和有关部门人员参加。由于专题会议研究的问题重大,又比较复杂，因此会前应与有关单位一起，做好充分的准备，如进行调查、收集资料,以便介绍情况。

? 有时为了使协调会达到更好的共识,避免在会议上形成冲突或僵局，或为了更快地 达成一致,可以先将会议议程打印发给各位参加者,并可以就议程与一些主要人员进行预先磋商，这样才能在有限的时间内，让有关人员充分地研究并得出结论。会议过程中,监理工程师应能驾驭会议局势,防止不正常的干扰影响会议的正常秩序。对于专题会议，也要求有会议记录和纪

要，作为监理工程师存档备查的文件。 9.3.2 交谈协调法

包括面对面交谈和电话交谈两种方式，无论是内部协调还是外部协调，使用频率都相当高。 ⑴是保持信息畅通的最好渠道 ⑵是寻求协作和帮助的最好方法

⑶是正确、及时发布工程指令的有效方法 9.3.3 书面协调法：监理文件等

特点：具有合同效力。对于承包单位来说，监理工程师的书面指令或通知是具有一定强制力的，即使有异议，也必须执行。 使用情况：

⑴不需要直接交流的书面报告、报表、指令、通知等 ⑵需要一书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函、备忘录等

⑶事后对会议记录、交谈内容或口头指令的确认

9.3.4 访问协调法

? 主要用于外部协调的远外层的协调，有走访和邀访两种形式。

? 走访是指协调者在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。

? 邀访是指协调者邀请相关单位代表到施工现场对工程进行巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程,不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响，此时采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。

? 大多数情况下，对于远外层的协调工作，一般由建设单位主持，监理工程师主要起协助作用。 ? 9.3.5 情况介绍法

? 通常与其他协调方法结合使用。形式可能是会议前，交谈前，走访或邀访前的情况介绍。可以是口头的也可以是书面的。

? 总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是项目总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能,如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等。而这些知识和能力的获得只有在工作实践中不断积累和总结，是一个长期的过程。 ?

? 19.3组织协调的方法

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