采购部运营模式

采购部运营模式

由于我司采购部组织结构的不断扩大，采购部的运营模式需要完善，现将采购部管理模式进行整理。 一、采购部的目的

在私营企业中，利润动机是组织设立的最终目标，组织的投资是希望有最

大的效率回报；组织目标的影响，使采购会依据成本效率来定义采购职能。 基于成本效率，我司采购部的目的如下： (一)为生产的顺利进行提供保障。

因我司是机械设备制造登企业，生产的计划性特别强，配件的到货期、准

确率及质量合格率，严重影响生产的计划性，同时整机设备或项目的延迟交货，造成的损失远远大于配件的价值；成本平衡中，永远是一大一小的关系，再严重的处罚，无法挽回我司的损失；所以，保证生产工作的顺利进行是采购部工作的重点。 （二）供应商的开发与评估。

供应商是企业的战略资产，供应商的开发力度直接决定企业产品质量及价

值，供应商的开发要坚持质量原则；供应商的评估是优胜劣汰过程，是为企业鉴定优质资产，增加企业竞争力，评估的原则要坚持公平、公正、公开、合理原则。

（三）最大化降低企业成本。

采购能为企业创造利润，采购节约1%,企业利润相应增加1%，而这些利

润，企业需要提高10%的销售额，才能获得；利润最大化是我司的经营目标，采购要节约每一分利润。 （四）为企业带来更大的资金支持。

企业的运营需要资金的支持，供应商货款的帐期影响着企业的资金链，为

企业争取资金的使用空间，也是企业成本的降低，采购部要尽最大努力争取更长的帐期。 二、采购部的职责、工作基准 2.1我司采购部的职责范围如下：

2.1.1我司产品所需要原材料、辅助材料、半成品及服务的询价、比价、

议价、定单下达、跟催、收货、退货、付款。

2.1.2供应商的开发、沟通、评估及管理。 2.1.3我司固定资产的合同执行、收货、付款。 2.2我司采购部职责及工作基准：

2.2.1职责：明确采购原材料、辅助材料、半成品及服务的采购周期。 工作基准：1、在申请部提出咨询采购周期或申请采购时，2小时

----48小时内做出回复。

2、对咨询类，确认采购周期的有效期。 3、对采购类，明确到货日期。

4、利用采购跟踪表，准确确认发货期与到货期。 5、书面化确认。

2.2.2职责：制定采购原材料、辅助材料、半成品及服务的战略采购计

划。

工作基准：1、每种采购品项要选择2----3个供应商。

2、对采购物资进行分类，针对A\\B类物资，对供应商

进行年度协议谈判。

3、从战略角度，与供应商进行作。

4、A\\B类物资要进行整合性采购，C类物资要进行分

配性采购。

2.2.3职责：建立供应商管理机制

工作基准：1、对每个供应商所有资料建立详细档案。 2、与每个供应商签订四书。

3、通达与供应商的合作，定期对每个供应商的货物品质、

交货期、价格、服务、信誉等方面进行分析，确定优先合作供应商。

4、建立供应商往来明细帐，做到帐务明确无误。 2.2.4职责：实施采购计划

工作基准：1、审核采购计划的库存量、采购量，减少积压库存。 2、进行成本核算，确定采购计划金额，加快采购资金周

转率。

3、对采购品项进行询价、比价、议价工作，提高采购成

本降低率。

4、缩短采购周期，减小原材料下限与差额比率和供货及

时性。

5、选择合适运输方式，降低运输成本。 2.2.5职责：制定帐务管理办法。

工作基准：1、建立详细的帐务审核流程，保证帐务准确性。 2、明确应付款帐务的付款流程，确保付款及时性。 3、明确预付款帐务的付款流程，确保款物一致。 4、建立帐务档案存放制度，做到有据可查。 2.2.6职责：部门业务合作办法 工作基准：1、与物管部的合作办法

1）、标准机型采购计划的核实，防止积压库存。 2）、采购物料到货后，相关人员进行统计审核，确认物料

规格、数量与采购订单是否相符。

3）、及时返馈物管部所需要信息。 4）、采购物料检验合格后，方可入库。

5）、入库单与送货单的信息必须相符，发生数量不符时，

采购专员需现场核实，并做出说明。

6）、入库单经经办人签字后，采购经理审核，采购助理才

可以进行采购开单。

2、与质检部的合作办法

1）、采购物料到货后，采购专员确认物料合格率。 2）、不合格物料的原因及处理办法确认，由质检部提报不

合格物料检验报告，采购专员按报告处理，做到公平、公正、合理。

3）、已入库不合格物料退货时，物管部必须出据退库单，

方可办理退货。

3、与财务部的合作办法

1）、针对供应商帐务，与财务部每周核对一次，做到100%

无误。

2）、每月20号----25号，供应商、采购部、财务部三方帐

务核对，帐务不符时，采购部提报帐务调整签呈，经总经理确认后，方可调整帐务。

3）、每月22号----25号，采购部提报付款计划表，经总经

理确认后，采购部提报至财务部，财务部准备帐额，每月25号----30号付款。

4）、针对预付款供应商付款，采购专员填写预付款审请单，

审请单及合同经部门经理、财务部、运营总监、副总经理、总经理审核后，方可付款。

5）、针对应付款供应商付款，采购助理填写付款审请单，

审请单及我方入库单蓝联、供应商对帐单、物料发票，经部门经理、财务部、运营总监、副总经理、总经理审核后，方可付款；供应商取支票前，必须开据收据。

6）、需现金或支票采购时，采购专员填定借款审请单，经

部门经理、运营总监、副总经理、总经理审核，财务部借款。

7）、借支现金或支票的采购物料，入库后，采购专员填写

报销单据，经部门经理、运营总监、副总经理、总经理审核，财务部报销帐务。

8）、供应商物料发票必须按协议开具，否则不予付款。 2.2.7职责：制定成本核算方法

工作基准：1、采购物料时，核定物料价格，定立目标价格。 2、对标准机型物料，施行先用货后付款原则。 3、进行盈亏平衡分析，控制可变成本。 2.2.8职责：制定员工绩效管理

工作基准： 1、对员工进行定期培训、学习。

2、按公司和部门制度进行定期对员工考核。 3、对公司做出贡献的依据公司相应制度进行激励。 三、采购部的组织结构

因我司产品特点及工作习惯，采购部依据物品类别，施行专员职，采购部

组织结构如下： （一）采购经理 1人 （二）采购文员 1人 （三）外购专员 1人

（四）机加外协专员 1人 （五）钣金外协专员 1人 （六）非标外购专员 1人 （七）采购收货专员 1人 （八）现场采购专员 1人 组织结构图如下：

采购部经理

外购专员 机加外协专员 钣金外协专员 非标外购专员 现场采购专员 收货专员

采购文员

四、采购部作业办法

现行采购作业办法有两种：一贯作业法与分段作业法。 （一）一贯作业法：

优点：一位采购人员可以综合处理全部采购过程，权责分明。

对供应商有取舍权力，采购人员的话语权加强，能及时交货和提高

物料品质。 符合采购规模效应。

缺点：一个采购人员负责全部过程中的各项作业，工作繁复且无法专精。 采购过程一人包办，易产生弊端。 （二）分段作业：

优点: 每个采购人员只负责采购作业中一部分，熟能生巧，提高工作效率。 一方面分工合作，一方面内部牵制，不易勾串。 采购作业每部分都有专人负责，可提高采购作业品质。

缺点：采购作业过程由不同人员转手，流程繁杂，延误时效。 采购管理不行，会造成各自为政，无人负责。 采购人员满足感低，岗位人员流失大。

根据以上两种作业方法的优缺点，建议我司采购部实行两各种作业方法混合合用，具体方案如下：

采购文员：工作主要为帐务及日常事务性工作，此岗位实行一贯作业。 外购专员：工作主要为标准备库备件采购，此类配件采购规模大且采购成

本要求持续降低，此岗位实行分段作业。

机加外协专员：工作主要为标准机型外协配件及非标外协配件采购，此类

配件加工周期长、配件质量不好控制且成本比重大，此岗位实行分段作业。

钣金外协专员：工作主要为标准机型钣金外协配件及非标钣金外协配件采

购，此类配件受市场技术及价格影响大，此岗位实行分段作业。

非标外购专员：工作主要为非标项目配件采购，此类配件需要量时大时小，

不易控制，且供应商需要现行开发，此岗位实行一贯作业。

现场采购专员：工作主要为原材料、辅助材料采购，此类配件需外出，且

采购价格受市场波动大，决策周期短，此岗位实行一贯作业。

采购收货专员：工作主要为采购物料的统计审核，工作面窄，此岗位实行

一贯作业。

五、采购部管理原则

我司采购部实行以下管理原则： （一）指挥统一原则

我司采购部所有人员，工作遵循指挥统一原则，如工作中，有不合理流程

或制度，可上报至采购经理或上级领导处，在未得到明确结果前，服从公司制度或领导按排，否则严肃处理。 （二）权责相符原则

我司采购部所有人员，按作业办法，权力与责任相符。 （三）分工合理原则

我司采购部工作按排，遵循分工合理原则，避免工作效率低下，造成成本

增加，使用员工多劳多得，少劳少得，杜绝人工浪费。 （四）管理幅度原则

我司采购部会依据人员的工作能力、工作内容及性质、工作条件、工作环

境来确定每个人员的管理幅度，避免出现权力大责任小，乱决策；权力小责任大，不积极。 六、采购部岗位职责

我司采购部根据组织结构，确定采购部岗位职责，职责岗位如下：

（一）采购经理 1人 （二）采购文员 1人 （三）外购专员 1人 （四）机加外协专员 1人 （五）钣金外协专员 1人 （六）非标外购专员 1人 （七）采购收货专员 1人 （八）现场采购专员 1人 采购部每个员工的岗位职责，请详见附件。

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