论英语套语在商务英语信函中的运用

商务英语

第６卷第２期２００８年６月

顺德职业技术学院学报

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＳｈｕｎｄｅＰｏｌｙｔｅｃｈｎｉｃ

Ｖｏｌ．６Ｎｏ．２

Ｊｕｎｅ２００８

英语园地

论英语套语在商务英语信函中的运用

邹联芳

（河源职业技术学院师范学院，广东

河源

２１７０００）

摘要：随着中国经济的迅猛发展和中国对外贸易持续增长，商务英语信函写作方法和原

则日益受到重视。文章讨论了英语套语的特点及语用功能，分析了套语在商务信函写作７Ｃ原则中的运用，认为套语的使用鲜明地体现了商务信函的不同功能。关键词：英语套语；商务信函；７Ｃ原则中图分类号：Ｈ３１

文献标志码：Ａ

文章编号：１６７２－６１３８（２００８）０２－００７２－０４

套语（ｆｏｒｍｕｌａ）也叫公式化语言（ｆｏｒｍｕｌａｉｃｌａｎｇｕａｇｅ），是语言社团在长期的语言交际过程中形成固定的或公式化的惯用语，是程式化或现成的语言材料。套语不是根据语法和逻辑临时组织生成的，是贮存于记忆中的并在实际交际中可以复现的。

随着中国经济的迅猛发展和全球经济一体化趋势的日益加强，中国对外贸易逐年持续增长。在对外进出口贸易中，商务英语信函是涉外公司企业之间进行业务联系、商情沟通、咨询答复的主要途径和方法，因此在现代电信十分发达的今天，商务信函仍是最重要的商务沟通交流方式。商务信函往往具有较高的程式化，常用一些惯用的套语，在信函的起、承、转、合之处均会因事布词或行文构句，符合行业规范，具有浓厚的“尺牍”味［１］。

语；但如果你把这句话中的各个单词意义简单相加，那就会成了“你怎样去？”又如“Ｙｏｕｒｐｒｉｃｅｉｓｑｕｉｔｅｉｎｌｉｎｅｗｉｔｈｔｈｅｃｕｒｒｅｎｔｍａｒｋｅｔ”是说“你们的价格与现行市价比较相符”而不是说“你们的价格与当前市场在同一行。”不难看出，对英语学习者来说，规约性套语是比较容易学习的。值得注意的是，这些带有语用功能的套语，在很大程度上又是独立于语境的。由于规约性套语这种独立于语境的特点，使得这些套语在不同的语境下反复被操练，逐渐达到自动化，不需要占用太多的注意力资源，因此对英语学习者来说容易学习［２］。还有一种是过渡性套语，如ｗｈａｔ’ｓｍｏｒｅ，ｏｎｔｈｅｏｔｈｅｒｈａｎｄ，ｇｅｎｅｒａｌｌｙｓｐｅａｋｉｎｇ。语篇中的句与句之间若缺少这些套语，就没有连贯性，给人一种凌乱及模糊之感。

复现性指套语在交际中使用的频率非常高，尤其是表示问候、请求、赞美等。１．２套语的语用功能

（１）语境化功能。

由于套语的使用与特定的语境有着密切的联系，因此套语的一个重要的语用功能就是它的语境化功能。套语的语境化功能指的是套语在话语中具有的语境提示或语境指向功能，套语的使用可以暗示话语活动的内容［２］。如：“Ｉ’ｍｔｉｒｅｄ．”这句话如果是对上司或同事说，是

１英语套语的特点及语用功能

１．１套语的特点

套语具有两大特点，即意义的规约性和使用的复现性。

规约性是指必须把套语作为一个整体来理解，不能将组成套语的各个单词的意义简单相加。如：“Ｈｏｗａｒｅｙｏｕｇｏｉｎｇ？”的含义是“你近来过得怎样”或“你近来好吗？”是熟人之间、朋友之间用来问候的套

收稿日期：２００８－０２－１９

作者简介：邹联芳（１９７０－），女，广东河源人，讲师，研究方向：英语教学法。

７２

商务英语

第２期

邹联芳：论英语套语在商务英语信函中的运用

暗示“我已经做了很多事，我现在需要休息”；如果是对来访者说，则暗示“你该离开了”。．这是套语在口语交际中的语境提示功能。套语在商务信函中同样起着语境提示的作用，如Ｗｅａｒｅａｌｒｅａｄｙｈｅａｖｉｌｙｂｕｒｄｅｎｅｄｗｉｔｈｏｒｄｅｒｓ（我们已承担过多的订单），这句话暗示“我们目前无法接受短期内交货的新订单”。

（２）交际功能。

作为约定俗成的固定用语，尤其是规约性套语，大部分套语的字面意义已经淡化，而它们所具有的交际功能则显得更为重要，如：Ｉａｍｌｏｏｋｉｎｇｆｏｒｗａｒｄｔｏｈｅａｒｉｎｇｆｒｏｍｙｏｕ．（期待你的答复／回信），Ｉ’ｖｅｈｅａｒｄａｌｏｔａｂｏｕｔｙｏｕｒｃｏｍｐａｎｙ（我已久仰贵公司的声誉）。

除此之外，英语套语还有其他功能，如对交际者身份的区别功能及使学习者实现语言习得捷径化功能。

２英语套语与商务信函写作的７Ｃ原则

作为国际商务的重要文件和国际商务业务活动的书面记录，在Ｇｒｉｃｅ的合作原则和Ｌｅｅｃｈ的礼貌原则的基础上，人们在长期的商业交往中，使商务信函形成了一套相对固定的格式，也日趋完善了商务英语信函写作过程中应该遵循的其特有的基本原则ｉｎｃｉｐｌｅｓ）。这些原则已从以前的３个“Ｃ”（Ｃｏｕｒｔｅｓｙ，Ｃｌｅａｒｎｅｓｓ，Ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ）发展到目前的７个Ｃ”，即Ｃｏｕｒｔｅｓｙ（礼貌），Ｃｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ（体谅），Ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ（简洁），Ｃｏｍｐｌｅｔｅｎｅｓｓ（完整），Ｃｏｒｒｅｃｔｎｅｓｓ（准确），Ｃｏｎｃｒｅｔｅｎｅｓｓ（具体），Ｃｌｅａｒｎｅｓｓ（清楚）。这充分体现了在经济效率越来越高的现代社会，商务信函的写作要求也越来越严格。但无论商务信函的写作原则怎样改变，其格式及用词还是相对固定的，英语套语在信函中得到了充分的体现。为此，将对英语套语在商务信函写作中的作用进行分析。

２．１套语体现了商务信函的礼貌原则（Ｃｏｕｒｔｅｓｙ）

商务英语信函是国际商务活动的重要手段，信函是否礼貌得体，对于商务活动的成功与否至关重要，因此商务英语信函应恰当用词，充分体现礼貌原则。但这里所说的礼貌原则，并不是简单地用一些礼貌用语，而是一种替别人着想，体谅对方心情和处境的态度，也就是要尽量以对方为中心，至少表面上应这样。请看以下例句（例句中带有下划线的部分为套语）：

（１）Ｉｔｗｉｌｌｂｅａｇｒｅａｔｐｌｅａｓｕｒｅｔｏｒｅｃｅｉｖｅｙｏｕｒｉｎｑｕｉｒｉｅｓｆｏｒａｎｙｏｆｔｈｅｉｔｅｍｓａｇａｉｎｓｔｗｈｉｃｈｗｅｓｅｎｄｙｏｕｏｕｒｌｏｗｅｓｔ

ｑｕｏｔａｔｉｏｎ．

（２）ＷｅｈａｖｅｒｅｃｅｉｖｅｄｗｉｔｈｍａｎｙｔｈａｎｋｓｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＯｃｔ．７，ａｎｄｗｅｔａｋｅｔｈｅｐｌｅａｓｕｒｅｏｆｓｅｎｄｉｎｇｙｏｕｏｕｒｌａｔｅｓｔｃａｔａｌｏｇ［１］．

这些由英语套语组成的句子读起来礼貌得体，朗朗上口。

强调礼貌不仅只是为了交易的成功，即使是索赔理赔的信函，也要保持风度，措辞委婉，避免用冒犯性的语言。

２．２正确使用套语来体现商务信函的体谅原则（Ｃｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ）

体谅在商务英语信函写作中指的是尽量顾及他人的愿望、要求及感情，要力求用最佳的方式来向对方传达信息，用对方能够接受的口吻来谈论问题，而不是只考虑己方观点（ｗｅ－ａｔｔｉｔｕｄｅ）。体谅原则的正确运用，对企业树立自身形象，赢得客户信赖，加强双方沟通，从而获得经济效益有着不可估量的作用。在商务信函中用好体谅原则，有两点要注意。

２．２．１多用表对方观点（ｙｏｕ－ａｔｔｉｔｕｄｅ）的套语，少用表己方观点（ｗｅ－ａｔｔｉｔｕｄｅ）的套语

（３）Ｙｏｕａｒｅｓｉｎｃｅｒｅｌｙｉｎｖｉｔｅｄｔｏｔａｋｅａｄｖａｎｔａｇｅｏｆｔｈｉｓａｔｔｒａｃｔｉｖｅｑｕｏｔａｔｉｏｎ［３］．（ｙｏｕ－ａｔｔｉｔｕｄｅ）

（４）Ｗｅｓｉｎｃｅｒｅｌｙｉｎｖｉｔｅｙｏｕｔｏｔａｋｅａｄｖａｎｔａｇｅｏｆｔｈｉｓａｔｔｒａｃｔｉｖｅｑｕｏｔａｔｉｏｎ［３］．（ｗｅ－ａｔｔｉｔｕｄｅ）２．２．２多用肯定语气，少用否定语气。

（５）Ｗｅｗｉｌｌｓｅｎｄｙｏｕｔｈｅｂｒｏｃｈｕｒｅｎｅｘｔｍｏｎｔｈ［３］（肯定）．（６）Ｗｅｗｏｎ’ｔｂｅａｂｌｅｔｏｓｅｎｄｙｏｕｔｈｅｂｒｏｃｈｕｒｅｔｈｉｓｍｏｎｔｈ［３］（否定）．

上面的句子虽然都由套语组成，读起来都很礼貌，而且表达了相同的态度和事实，但套语中不同的措辞产生了不同的效果，例（３）更恰当地体现了商务英语信函的体谅原则，使对方感到亲切而容易接受。

２．３正确使用套语来体现商务信函的简洁原则（Ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ）

现代英语公文体因使用过时或罗嗦的套语行话而经常受到指责。赫伯特（Ａ．Ｐ．Ｈｅｒｂｅｒｔ）在ｗｈａｔａｗｏｒｄ！中曾疾呼国家若要有效地创造财富就应避免使用毫无效果的词语［３］。因此，在今天商务英语已经转而崇尚简洁炼达的文体风格。另外，由于置身商务领域的专业人士都比较忙，没有时间阅读过长的商务信函，所以商务信函一般情况下应当用词简洁，内容易懂，使用套语时应

７３

（Ｐｒ“

商务英语

顺德职业技术学院学报第６卷

避免罗嗦。

（７）Ｉｗｏｕｌｄｌｉｋｅｔｏｃｏｎｖｅｙｉｎｔｈｉｓｌｅｔｔｅｒｍｙｈｅａｒｔｆｅｌｔｔｈａｎｋｓｔｏｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒａｎｄｔｈｅｓａｍｐｌｅｓｅｎｃｌｏｓｅｄ．（冗长罗嗦）

（８）Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒａｎｄｔｈｅｓａｍｐｌｅｓｅｎｃｌｏｓｅｄ．［５］

（简洁省时）

从例中看出，用简洁朴实的语言来撰写信函，会使信函读起来简单又清楚；多用常见的单词和套语，避免用生僻或者拼写复杂的单词；另外多写容易理解的短句。

２．４套语与商务信函的完整原则（Ｃｏｍｐｌｅｔｅｎｅｓｓ）

商务信函应包括所有的必须信息，如果信息不完整，将会给客户留下不好的印象，有时还会引起不必要的纠纷和麻烦。商务信函写得是否完整，可以用５个Ｗｈａｔ（需要什么商品），Ｈｏｗ（如何付款），Ｗｈｅｎ（何时发货），Ｗｈｅｒｅ（货物发到何地），Ｗｈｏ（货物发给何人收）及Ｗｈｙ（如不能报盘、不能理赔时，说明理由）。当然，商务信函是阶段性的，要做成一次交易，须通过往返多次的信函进行询价、报价、报盘、还盘、交货，每一环节都要通过信函来磋商、确认，所以并不是每一封信都包括这五个内容。

这一原则涉及到的主要是交易过程中的细节，因此套语只起到起笔或承接的作用。请看：

（９）ＷｅｗｏｕｌｄｌｉｋｅｔｏｐｕｒｃｈａｓｅｔｅｎｃａｓｅｓｏｆＭｉｌｋｙＷｈｉｔｅＣｈｏｃｏｌａｔｅＭｉｎｔｓ，１２－ｏｕｎｃｅｐａｃｋａｇｅｓ，２４ｐａｃｋｓｐｅｒｃａｓｅ，ａｔｔｈｅｐｒｉｃｅｏｆＵＳ￥１０．５９ｐｅｒｃａｓｅ［４］．（完整）

（１０）ＷｅｗｏｕｌｄｌｉｋｅｔｏｐｕｒｃｈａｓｅｔｅｎｃａｓｅｓｏｆＭｉｌｋｙＷｈｉｔｅＣｈｏｃｏｌａｔｅＭｉｎｔｓ，２４ｐａｃｋｓｐｅｒｃａｓｅ［４］．（不完整）

上两例套语相同，但后半句的表达却有完整和不完整的区别。

２．５正确使用套语来体现商务信函的准确原则（Ｃｏｒｒｅｃｔｎｅｓｓ）

商务信函要求表达准确不仅仅指英语语法和拼写没有错误，还指要运用标准的商务术语、精确的数据如时间，价格，货号等等。函电中的日期、货币名称、地点若写错就可能带来巨大的经济损失，因为商务英语涉及的是商务活动，与贸易双方的商务关系和经济利益相关。准确还包括另一个要求，那就是使用套语时不言过其实。如：

（１１）Ｉｔｉｓｔｈｅｌｏｗｅｓｔｐｒｉｃｅａｖａｉｌａｂｌｅｔｏｙｏｕ［３］．（言过其实）（１２）Ｉｔｉｓｔｈｅｌｏｗｅｓｔｐｒｉｃｅｔｈａｔｗｅｃａｎｏｆｆｅｒｙｏｕｎｏｗ［３］．（准确）

（１３）ｗｅｃａｎｏｆｆｅｒｙｏｕｔｈｅｄｉｓｃｏｕｎｔｏｆ５％ｕｐｔｏ１０％．（不够精确）

（１４）ｗｅｃａｎｏｆｆｅｒｙｏｕｔｈｅｄｉｓｃｏｕｎｔｏｆ５％ｕｐｔｏ１０％ｂｏｔｈｉｎｃｌｕｓｉｖｅ（精确）

２．６套语与商务信函的具体原则（Ｃｏｎｃｒｅｔｅｎｅｓｓ）

具体原则与准确原则虽然概念不同，其实要求是一样的，都指表述具体、明确，避免含糊、抽象。在给对方做出明确反应的信或答复对方的要求或问题的信中，尤其要做到这点。比如，在报盘、还盘、理赔时，需要使用具体的事实、数据和时间，这样才不会造成误会，避免纠纷，因此更加有利于贸易关系的进展。请观察以下句子：

（１５）ｗｅａｒｅｉｎｒｅｃｅｉｐｔｏｆｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＪｕｌｙ２２ｌｏｄｇｉｎｇａｃｌａｉｍｗｉｔｈｕｓｏｎｔｈｅｆｉｆｔｅｅｎｃａｓｅｓｏｆｄａｍａｇｅｄｍｅｄｉｃａｌ

ｉｎｓｔｒｕｍｅｎｔ［３］

．（时间及数据具体）

（１６）ｗｅａｒｅｉｎｒｅｃｅｉｐｔｏｆｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｗｒｉｔｔｅｎｌａｓｔｗｅｅｋｌｏｄｇｉｎｇａｃｌａｉｍｗｉｔｈｕｓｏｎｔｈｅｄａｍａｇｅｄｍｅｄｉｃａｌｉｎｓｔｒｕｍｅｎｔ．（时间及数据模糊）

具体原则同样涉及到交易过程中的细节问题，所以套语也是起到起笔或承接的作用。

２．７套语与商务信函写作的清楚原则（Ｃｌｅａｒｎｅｓｓ）

Ｃｌｅａｒｎｅｓｓ（清楚），Ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ（简洁），Ｃｏｕｒｔｅｓｙ（礼貌）被称为回复商务信函的３Ｃ原则。所谓清楚，即所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可，用最简单的词句来直截了当地告诉对方。这样做是为了读信人准确地理解信的内容，所以我们在用词及段落的安排方面都要谨慎。在段落安排上，通常一个段落只讲一个要点；在用词上，要避免使用有多种含义或含义不清的单词及套语，注意修饰语的位置及句子结构。如：

（１７）Ｗｅｓｈａｌｌｂｅａｂｌｅｔｏｓｕｐｐｌｙ１０ｃａｓｅｓｏｆｔｈｅｉｔｅｍｏｎｌｙ［３］．（我们只为１０箱的订货单供货）

（１８）Ｗｅｓｈａｌｌｂｅａｂｌｅｔｏｓｕｐｐｌｙ１０ｃａｓｅｓｏｎｌｙｏｆｔｈｅｉｔｅｍ［

３］

．（我们只能提供条款中的１０箱货物）

可以看到，上两例中的套语及其它词汇完全一样，但由于ｏｎｌｙ的位置不同（因此它所修饰的词也就不同）使两个句子的含义大不一样。

３套语体现商务信函的不同功能

上面已谈到，商务信函是阶段性的，所以每一封信的功能及意图也不同，要么是询盘和答复，要么是订货

“Ｗ”来检验，即：７４

商务英语

第２期

邹联芳：论英语套语在商务英语信函中的运用

或者认购，还有可能是索赔或理赔，等等。读信人通常只要一看这些信开头或结尾的套语，就能明白信的功能及意图，套语的功能非常鲜明地体现出来。请看：３．１关于询盘

（１９）Ｗｅｗｏｕｌｄａｐｐｒｅｃｉａｔｅｉｔｖｅｒｙｍｕｃｈｉｆｙｏｕｃｏｕｌｄｓｅｎｄｕｓｙｏｕｒｃａｔａｌｏｇ．（询问信开头）

（２０）Ｙｏｕｒｐｒｏｍｐｔａｔｔｅｎｔｉｏｎｔｏｔｈｉｓｅｎｑｕｉｒｙｗｏｕｌｄｂｅｈｉｇｈｌｙａｐｐｒｅａｒ（询问信结尾）３．２关于报盘

（２１）ＩｎｒｅｐｌｙｔｏｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＪｕｌｙ１４，ｗｅａｒｅｇｉｖｉｎｇｙｏｕａｎｏｆｆｅｒ．（报盘信开头）

（２２）Ｗｅａｒｅｅｘｐｅｃｔｉｎｇｙｏｕｒｅａｒｌｙｏｒｄｅｒ．（（报盘信结尾）３．３关于索赔理赔

（２３）ＷｅａｃｋｎｏｗｌｅｄｇｅｒｅｃｅｉｐｔｏｆｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒＯｃｔｏｂｅｒ１１，２００２，ｒｅｇａｒｄｉｎｇａｃｌａｉｍｆｏｒ…（理赔信开头）

（２４）Ｐｌｅａｓｅｌｅｔｕｓｋｎｏｗｈｏｗｙｏｕａｒｅｇｏｉｎｇｔｏｓｅｔｔｌｅｔｈｉｓｃｌａｉｍｗｉｔｈｕｓ［５］．（索赔信结尾）

［５］

４结语

“没有客户，就没有生意。”要想找到所需要的客户和商机，并做成生意，必须通过商务信函来进行往返多次的交流、磋商及讨价还价。在商务英语信函中恰当地运用英语套语，能有效地体现企业文化和商业形象，促成交易的成功。

参考文献：

［１］李太志．商务英语言语修辞艺术［Ｍ］．第１版．北京：国防工业出版社，２００６：５８－６５．

［２］谢军．英语套语及语用功能［Ｊ］．外语与外语教学，２００１（７）：１２－１３．

［３］尹小莹．外贸英语函电［Ｍ］．第３版．西安：西安交通大学出版社，２００４：１６－２１．

［４］陈良旋．商务英语函件与单证［Ｍ］．第２版．郑州：河南人民出版社，２００４年：２１８－２２５．

［５］王素清．国际商务写作教程［Ｍ］．第１版．北京：对外经济贸易大学出版社，１９９５：６９－７２．

ＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｏｆＥｎｇｌｉｓｈＦｏｒｍｕｌａｉｎＢｕｓｉｎｅｓｓＥｎｇｌｉｓｈＬｅｔｔｅｒｓ

ＺＯＵＬｉａｎ－ｆａｎｇ

（ＮｏｒｍａｌＣｏｌｌｅｇｅ，ＨｅｙｕａｎＰｏｌｙｔｅｃｈｎｉｃｓ，ＨｅｙｕａｎＧｕａｎｇｄｏｎｇ２１７０００，Ｃｈｉｎａ）

Ａｂｓｔｒａｃｔ：ＷｉｔｈｔｈｅｒａｐｉｄｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔｏｆＣｈｉｎａｅｃｏｎｏｍｉｃｓａｎｄｔｈｅｓｕｓｔａｉｎａｂｌｅｇｒｏｗｔｈｏｆＣｈｉｎｅｓｅｆｏｒｅｉｇｎｔｒａｄｅ，ｗｒｉｔｉｎｇｍｅｔｈｏｄｓａｎｄ

ｐｒｉｎｃｉｐｌｅｓｏｆｂｕｓｉｎｅｓｓＥｎｇｌｉｓｈｌｅｔｔｅｒｓａｒｅａｔｔａｃｈｅｄｇｒｅａｔｅｒｉｍｐｏｒｔａｎｃｅ．ＴｈｅｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓａｎｄｐｒａｇｍａｔｉｃｆｕｎｃｔｉｏｎｓｏｆＥｎｇｌｉｓｈｆｏｒｍｕｌａｉｓｔｈｅｒｅｆｏｒｅｄｉｓｃｕｓｓｅｄ，ｔｈｅａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎｏｆＥｎｇｌｉｓｈｆｏｒｍｕｌａｉｎ７Ｃｐｒｉｎｃｉｐｌｅｓｏｆｂｕｓｉｎｅｓｓｌｅｔｔｅｒｓｗｒｉｔｉｎｇｉｓａｎａｌｙｚｅｄ，ｂｙｍｅａｎｓｏｆｗｈｉｃｈｄｉｆｆｅｒｅｎｔｆｕｎｃｔｉｏｎｓｏｆｂｕｓｉｎｅｓｓｌｅｔｔｅｒｓｃａｎｂｅａｃｈｉｅｖｅｄ．

Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：Ｅｎｇｌｉｓｈｆｏｒｍｕｌａ；ｂｕｓｉｎｅｓｓｌｅｔｔｅｒｓ；７Ｃｐｒｉｎｃｉｐｌｅｓ

［责任编辑：陈礼］

７５

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/mfum.html