关于哈尔滨市江苏商会筹备成立大会方案

关于哈尔滨市江苏商会筹备成立大会方案

一、 会议时间：暂定2016年9月23日（周五） 二、 会议地点：暂定。建议会议用餐一体化，严总候选。 三、 参会人员：

1、 黑龙江省领导 4人

哈尔滨市领导 4人 江苏省市领导 2、 特邀嘉宾 10人 3、 商会会员 50人 4、 新闻媒体 10人 5、 工作人员 10人 四、 会议议程

1、由筹备组负责人做筹备成立协会的工作报告； 2、市民间组织管理局领导宣读批准文件； 3、全体会员通过章程草案正式生效；

4、会员代表大会选举产生商会会长、副会长、秘书长； 5、新当选会长表态发言，做下一步协会工作计划安排；

6、授牌仪式：①会长单位 ②名誉会长单位 ③副会长单位④常务副会长单位

7、到会领导或兄弟协会祝贺发言或讲话。

例：黑龙江领导代表发言；江苏领导代表发言；兄弟协会代表发言 五、会议相关事宜

2人

（一）、成立会务组： 组别 总指挥 成员 主要职责 监督各组工作情况 备注 协调、了解、督促各组工作情况，确保大会顺利进行 迎宾组 组长： 负责导引嘉宾入场（引位）、请注意授牌时间，主讲嘉宾上入口礼仪工作、授牌等工作。 场时台下等候，要求服装整齐一致。 主持组 会议主持工作（包括会前暖主持词提前写好，做最充分的场、正式会议开始的主持工准备，要求服装正式得体大作），负责整个会议的节奏控方。 制、气氛调整等。 物资组 组长： 成员： 影音组 组长： 成员： 礼品，会刊及授予牌，会议所水、茶点 需一切物资 负责会议现场话筒、音乐、幻提前准备好要播放的所有材灯的调试和播放，会议灯光的料，准确及时的做好播放工配合，现场照片拍摄和会议摄作，照片拍摄后配合专业组人像等工作。 员及时制作软文等宣传资料及备档。 节目组 组长： 成员： 负责节目的收集和次序的编保证节目演出的流畅。 排，以及会议进行中的催场工作。 公关组 组长： 会议场地的落实和报备工作，保证会议准时安全合格的进（礼仪组） 组员： （外事组） 成员： 文案组 组长： 成员： 外请领导的接待工作。 负责会议中所需文字材料 行。 省市领导发言稿，会长工作计划发言稿，兄弟单位代表发言稿等 （二）、会议流程时间表 时 间 23 日上午 事 项 内 容 进场布置 对全部布置工作进行检查，全部设备资料进行核查，相关工作人员、服务人员到位，检查灯光音响 15：00前 15：10—15:40 准备就绪 场 内：播放多媒体短片 签到 在宴会厅入口一侧，会员签到处--会员签到通道，可给予不同礼品及物品，利用短暂的签到时间，体现商会方的细致与周到。 嘉宾签到处--嘉宾签到专用，可有针对性的发放相关宣传品及礼品。 媒体签到处--媒体由商会负责邀请，可有针对性的发放礼品 。 15：40—15：50 迎宾礼仪 在楼梯口、电梯口、及酒店大堂等处分别安排礼仪小姐进 行引导，并在关键路口安排引导牌做以指示，为到场人员打造一个完善的入场通道。 15：50—16：00 会议开始 短片停止播放1、宣布会议开始2、主持人介介绍到场领主持登场 导及嘉宾 16：00—16:10 筹备成立 有筹备组代表作筹备成立协会的工作报告 工作汇报 16：10—16：15 宣读批文 市民间组织管理局领导宣读批准文件 16：15—16：25 章程通过 全体会员通过章程草案，正式生效 16:25—16:35 选举 选举会长；选举副会长；选举秘书长 16:35—16:45 会长发言 新当选会长表态发言，做下一步商会工作计划安排 16:45-16:55 授牌 礼仪人员协助相关服务1、会长单位2、名誉会长单位 3、副会长单位4、常务副会长单位 16:55-17:10 领导发言 背景音乐烘托现场气氛 1、黑龙江领导代表发言；2、江苏领导代表发言；3、兄弟协会代表发言 17:10-17:15 结束 主持人做结束寄语，然后宣布会议结束，请嘉宾开始用餐，并说明会有精彩演出。 演出方案说明：

因此次活动比较严肃、正式，且与会嘉宾层次地位较高，故不能以通俗吵闹的晚会形式演出，建议做成一场小型室内音乐会，既不会影响嘉宾就餐期间的交谈与讨论，也不会降低此次活动的格调。 演出方案一 ：古筝独奏，演奏高雅的古典音乐 。

演出方案二 ：歌唱组合，演奏中国民族名曲或积极向上的动感曲目。(提前拟定曲目单)

演出方案三 ：著名电提琴三人组，用火爆热烈的音乐气氛推向高潮 。

（三）、会议分工明细

序号 内容 负责人 参加人 备注 一、会议筹备 省市政府领导沟 通 江苏领导沟通 会议通知 会员通知 新闻媒体 会刊 会议资料 签到表制作 及各自分工 会前半个月：确定杂志情况 会前一周内（会前一个星期内）完成 会前一周内完成 会前一周完成 会前一周完成 会前及会中，落实安排 会后2天内 随时邀约，9月20日确定正式邀请函 根据需要人员人数，确定跟进邀请名单 及地点 9月20日前完成 9月20日前完成，与领导确定会议日期各领导、嘉宾名牌 两省市领导发言会议主持稿准备 及领导发嘉宾发言稿准备 言安排 主持稿准备 会后资料会议资料整理及 汇总 会议报导 二、会场安排 会议室布置：桌椅摆放、名牌、茶歇 会议室 （桌上水、纸、笔） 横幅、电子背景 现场检查、调试电 会前1天内 脑、投影仪、音响、会场拍照、 会议当天，提前准备好签到表，建议准嘉宾及会员签到 会议签到 参会人员、资料发 放 会议期间用餐及会议用餐 酒水准备 新晚报 媒体 会前3天 会前3天 会前3天 会前3天 应会议资料 备几份签到表及签字笔 会议当天，根据参会人员级别，发放相电视及平面媒体 其他媒体 三、其他 江苏领导车辆 用车安排 省市领导车辆 酒店安排 江苏领导 会前3天排好车单 会前3天完成 （四）、商会各项制度：详见附件 （五）、商会logo设计 （六）、办公室整改

目前严总办公室整改为商会办公场地，logo标志贴在正面墙上，其他装饰品去掉，部分展示名酒撤掉，工艺品调整位置，合理摆放，为期一周，9月20日前完成。

脑、投影仪、音响、会场拍照、 会议当天，提前准备好签到表，建议准嘉宾及会员签到 会议签到 参会人员、资料发 放 会议期间用餐及会议用餐 酒水准备 新晚报 媒体 会前3天 会前3天 会前3天 会前3天 应会议资料 备几份签到表及签字笔 会议当天，根据参会人员级别，发放相电视及平面媒体 其他媒体 三、其他 江苏领导车辆 用车安排 省市领导车辆 酒店安排 江苏领导 会前3天排好车单 会前3天完成 （四）、商会各项制度：详见附件 （五）、商会logo设计 （六）、办公室整改

目前严总办公室整改为商会办公场地，logo标志贴在正面墙上，其他装饰品去掉，部分展示名酒撤掉，工艺品调整位置，合理摆放，为期一周，9月20日前完成。

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