浅析电子档案与纸质档案并存

浅析电子档案与纸质档案并存

[提要] 随着高科技信息时代的发展，电子档案的产生，打破了单一传统的纸质档案管理模式，如何将电子档案与纸质档案并存，是又一新兴课题。本文从多角度剖析在实际管理当中存在的各种问题，并提出相应的对策。

关键词：纸质档案；电子档案；并存；策略

随着信息技术和网络技术的飞速发展，各类信息处理技术和设备的大量运用，办公自动化的普及，电子商务的广泛开展，我国档案管理打破了传统单一的纸质管理模式，电子档案应运而生，使档案管理工作发生了深刻的变化。国家档案局局杨冬权在2012年全国档案局长馆长会议上提出，在全国档案事业发展“十二五”规划基础上，到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化数量要比2010年翻两番。如何使纸质档案与电子档案更加合理地并存，成为档案管理又一新兴课题。

一、高速信息时代发展对档案管理的影响

当今社会已步入一个高速的信息时代，网络与通信的飞速发展，各种新型信息处理技术、多媒体技术的广泛应用，已渗透到我们日常的工作和生活当中，同时也影响到档案的管理工作中，使现阶段的档案管理工作翻开了崭新的一面。网络化、数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。

二、纸质档案与电子档案并存现状

在当今飞速发展的信息时代，人们获取知识与信息的习惯已经发生根本性的变化，纸质档案的传播虽然没有电子档案的方便、快捷。但纸质档案一旦形成，由纸张、字迹材料、字迹这三大构成元素就将永远结合在一起。反之，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其真实性、可靠性方面存在风险。

在实际档案管理工作当中，不仅要求有纸质档案，同时还要求有相应的电子档案，这就是我国目前档案工作管理中的“双轨制”。通过电脑生成电子文件，再通过打印形成纸质文件，或者将纸质文件扫描生成数字化进行处理，形成相应的电子版本。其产生，是基于电子计算机及网络技术在社会各个领域的广泛应用。

三、纸质档案与电子档案并存的必然性

在各行业实际工作当中，大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等这些纸质文件因为其重要性，还是以纸质为载体实行纸质档案管理，对其进行长期、稳定的安全管理，可作为重要和可靠的依据凭证存在。而电子档案的最大特点在于其占用空间小，存储信息量大，利于保存，使使用者能够随时随地检索，并实现信息的共享。二者各有优劣。从利于工作角度来看，纸质档案与电子档案并存是必然的。

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