市政府办公室公文运转工作标准

市政府办公室公文运转工作标准

1、目的

准确、及时、安全、保密地做好文电办理工作，实现公文处理科学化、规划化。

2、适用范围

适用于市政府办公室公文运转工作。 3、职责

由秘书处和各相关处室负责做好公文运转工作。 4、、收文办理程序 收文办理流程图示如下：

4．1签收登记

4.1.1秘书处文电室专人对来文进行签收，网上来文每天至少签收四次，纸质文件根据来文情况即时签收；

4.1.2签收时逐件清点，重要公文逐页检查，并注明签收时间，发现问题及时向发文机关查询，并采取相应处理措施；

4.1.3签收完毕的公文半个工作日内在办公室内网OA系统完成登记工作，登记要素包括来文单位、收文时间、来文字号、文件标题、密级、缓急时限、件数等、做到逐项详细登记。

4.2 初审

4.2.1对上级公文认真研读，准确理解和把握公文的内容与要求； 4.2.2对无隶属关系的单位来文，了解清楚来文意图和需办理事项； 4.2.3对下级报送的公文，按以下要求进行审核：

a 文件内容符合国家法律法规、上级有关文件精神，能够完整准确体现发文机关意图；

b 所提政策措施和办法切实可行，决定事项在本机关职权范围内； c 行文理由充分，行文依据准确，报请印发或转发的政策性、规范性文件，同时报送起草说明；

签收登 记 初审 分办 呈阅 呈批 转办 催办 d 公文内容涉及其他部门职能的，已充分征求意见； e 行文规则正确，无越级行文、党政不分、多头报送现象；

f 文种使用规范，无生造文种、请示与报告不分、请示内容“一文多事”现象；

g 公文格式要素齐全，符合《国家党政机关公文格式标准》（GB/T9704-2012，以下简称《标准》）要求；

h 通过电子政务内网办公平台报送。

4.2.4对不符合行文规范的下级来文，退回来文单位并说明理由； 4.2.5即时完成。 4.3 分办

即时通过办公室内网OA系统送办公室分管主任分办完毕。 4.4呈批（呈阅）

4.4.1 各类来文按照办件、阅件、传件分别使用黑色、蓝色文件夹呈送领导签秕，紧急文件、涉密文件使用红色文件呈送；

4.4.2各位秘书长、主任签批的公文通过内网OA系统呈送电子文件； 4.4.3 各位市长签批的公文打印办文单（传阅单）呈送纸质件，电子件与纸质件同步流转，办文单（传阅单）打印规范、清晰、领导姓名排名准确；

4.4.4及时掌握公文送签（传阅）的进度和去向，避免漏传、误传和延误； 4.4.5控制公文传阅周期，呈批件在1个工作日内送一位领导签批完毕，呈阅件在2个工作日内送一位领导签批完毕，并根据实际情况合理调整传阅时序；

4.4.6各位市长签批完毕的公文，由各综合处室即时将领导意见录入内网，并加盖领导印章后及时退回文电室；

4.4.7确保传阅公文安全保密，不得随意扩大或缩小范围。 4.5 转办

4.5.1紧急文件通过电子政务统一办公平台、传真等快捷方式转办，并及时查看确认对方签收情况。一般文件通过机要交换形式转办；

4.5.2涉密文件通知有关单位派专人取回，并进行登记； 4.5.3在领导签批后半个工作日内转办完毕。 4.6 催办

4.6.1督办及时，一般事项承办单位在3个工作日内反馈办理意见； 4.6.2原则上每半月印发1期《文件办理情况通报》，对部门承办情况进行通报。

5.发文办理程序 发文办理流程图示如下：

印 发

登 记 复 核 审 核 文 把 送 签 5.1审核

5.1.1文稿按照公文标准格式排版、发文拟稿纸填写完整明确，并经处室负责人核稿签字；

5.1.2确有发文必要；

5.1.3文稿内容符合国家法律、法规和有关规定，体现领导意图，与上级文件和现有文件精神相衔接；

5.1.4体现政策性和权威性，对推动工作有较强的指导意义；

5.1.5具有较强的针对性和实效性，符合当前工作实际，所提措施明确，具有可操作性；

5.1.6文稿观点明确，条理清楚，文字精练，标点正确；

5.1.7由拟稿处室通过办公室内网OA系统在半个工作日内送分管秘书长审核完毕。

5.2 文把

5.2.1公文格式规范，行文关系正确，文字表述准确；

5.2.2办文程序符合规定，涉及其他职能部门的已会签，政策、规范性文件已经法制部门审核；

5.2.3由文电室通过办公室内网OA系统在半个工作日内送分管主任文把完毕。

5.3 送签

5.3.1各位秘书长、主任签批的文稿通过办公室内网OA系统呈送电子文稿，各位市长签批的文稿打印纸质用黑色文件夹呈送，电子文件同步流转；

5.3.2各位市长签批完毕后，由各综合处室即时录入领导签批意见，并加盖领导印章后及时退回文电室；

5.3.3及时掌握公文送签的进度和去向，根据实际情况合理调整传阅次序和节奏；

5.3.4确保送签公文安全保密；

5.3.5 由综合处室提醒领导在1个工作日内签批完毕。 5.4复核

5.4.1字词准确，语法规范，标点正确； 5.4.2排版规范、美观；

5.4.3格式规范，符合《标准》有关要求； 5.4.4在半个工作日内完成。 5.5登记

5.5.1由秘书处文电室统一登记编号，各处室不得自行编号； 5.5.2编号准确，按顺序编制，不得重号、空号；

5.5.3登记信息准确完整，包括承办处室、拟稿人、标题、签发人、签发时间、密级等；

5.5.4在文稿签批完毕后即时完成。 5.6印发

5.6.1文头纸使用正确；

5.6.2公文排版规范、美观、页面清晰、疏密适当，字迹清楚； 6.6.3左侧装订，四边整齐，页数齐全，版面设计符合《标准》要求； 5.6.4用印清楚端正；

5.6.5电子公文在半个工作日内分发完毕，纸质公文在1个工作日内文印、装订、分发完毕。

市政府办公室政务公开工作标准

1、目的

积极稳妥地做好全市政府公开工作的组织推进、及时、准确、规范地做好市政府和市政府办公室所产生信息的日常公开。

2、适用范围

市政府办公室政务公开工作。 3、工作标准 3.1 保密审查

3.1.1保密审查与政府信息制作同步进行。 3.1.2文件起草人负责初步拟定信息公开属性。

3.1.3办公室保密审查员负责对文件起草人拟定的信息公开属性进行审查。 3.1.4办公室分管领导负责对信息公开属性进行审核把关。 3.1.5签发文件的领导负责审定信息公开属性。 3.1.6保密审查以书面形式记录并存档。 3.2 主动公开

3.2.1政府信息公开工作经办人员根据信息公开属性和主动公开要求确定需要主动公开的政府信息。

3.2.2属于主动公开的政府信息要在产生或变更后的20个工作日内予以公开。

3.2.3拟主动公开的政府信息经保密审查员再次审核确认后，按照规范格式在市政府门户网站政府信息公开专栏及时进行公开。

3.2.4主动公开的政府信息纸质文本在每个月10日前汇总送市档案管。 3.2.5主动公开的政府信息应及时、准备、详实、规范。 3.3 依申请公开

3.3.1政府信息公开工作经办人员接到公民或法人组织提出的公开政府信息申请后，对申请提交的要件是否完备进行审查，对于要件不完备的申请予以退回，并要求申请人补正。

3.3.2不属于依申请公开范畴的不予公开并予以告知。

3.3.3属于依申请公开范畴的，及时受理，并按统一规范格式进行答复，能当场答复的予以当场答复，不能当场答复的说明情况并在15个工作日内给予答复，需延长答复期限的，经政府信息公开人作机构负责同意，告知申请人，延长答复的期限最长不超过15个工作日。

3.3.4 事关全局稳定、涉及重要事项或敏感问题的依申请公开，及时向市政

府有关领导和上级政府信息公开主管部门请示，向依申请公开法律顾问咨询，并组织法院、政府法制办、保密局等有关单位共同研究处理意见，形成的处理意见经市政府有关领导确认后实施。

3.4 政府信息公开年度报告制作

3.4.1根据政府信息公开工作规范，结合省政府办公厅要求，准确编制每年政府信息公开年度报告。

3.4.2每年3月31日前公布上一年度政府信息公开年度报告并上报省政府办公厅。

3.4.3公布的政府信息公开年度报告及时规范、要素完整，包含主动公开政府信息的情况，依申请公开政府信息和不予公开政府信息的情况，政府信息公开的收费及减免情况，因政府信息公开申请行政复议、提起行政诉讼的情况，政府信息公开工作存在的主要问题及改进情况，以及其他需要报告的事项。

3.5公开载体建设

3.5.1推进全市统一的政府信息主动公开和依申请公开系统建设。 3.5.2及时维护更新政府信息公开专栏。

3.5.3加强集中查阅场所的建设和管理，完善政府公报、新闻发布会、政府信息公开栏、电子触摸屏等公开载体建设，充分利用电视、广播和报纸等大众媒体公开政府信息，方便社会公众获取政府信息。

3.6督促指导

3.6.1随时接受社会各界关于政府信息公开工作的咨询，加大对各县区、市各有关单位政府信息公开的督查指导，发现问题，及时指出并明确整改要求。

3.6.2对各县区、市各有关单位的网上公开情况不定期督查。

3.6.3对市各有关单位的主动公开信息移送档案馆情况每季度定期进行通报。

3.6.4对各县区、市各有关单位的政府信息公开工作总体情况每半年进行一次全面督查。

3.6.5对各县区、市各有关单位的政府信息公开工作情况每年年底进行一次全面考核并通报。

3.6.6对各县区、市各有关单位的工作人员每年组织不少于1次的培训。

市政府办公室值班工作标准

1、目的

在值班工作中，发挥好窗口作用，提高办事效率，维护政府形象，确保工作高效有序运转。

2、适用范围

市政府办公室行政值班工作。 3、职责

值班室负责市政府办公室值班工作，包括应急值守、综合协调、信息汇总等职责。

4、工作标准 4.1仪表举止

值班人员衣着整洁，举止得体、大方、值班期间讲普通话，文明用语，态度热情，礼貌待人。

4.2接打电话

4.2.1接听电话时，先礼貌应答，再问事由。答复问题认真、负责，办理事项快速、准确。

4.2.2打电话时，电话接通后主动自我介绍，询问和交待事情清晰明确，对方不明白时耐心解释。

4.2.3对上级通知、下级的重要情况报告，认真做好电话记录，核对无误后立即报告带班领导，根据领导意见快速办理，并及时填制《电话记录》报有关领导阅示。

4.2.4通话结束后，确认对方已挂断电话，再放下听筒。 4.3收文处理

4.3.1一般性文件。值班人员收到函件、通知、请示、报告等文件后，认真检查文件完整性和清晰度，在《值班日志》上登记，待正常上班后交文电室办理。

4.3.2紧急性文件。值班人员收到上级紧急通知或下级重要情况报告等文件后，立即报告带班领导或分管秘书长批办，根据领导批示快速办理。办理情况及时记入《值班日志》，留存备查。

4.3.3突发事件报告。接各类突发信息报告后，快速确定事件级别，按照“突发事件应急处置”（见后文）规定程序办理。

4.3.4明传电报。收到电报后，及时报办公室主任批办，根据领导批示快速办理，办理情况记入《值班日志》备查。

4.3.5客情通报。对紧急重要客情，立即报带班领导、分管秘书长批办，根

据领导批示协调衔接，同时将客情及办理情况报秘书长及办公室主任。对非紧急客情，及时与行政处客情办理人员联系，按程序办理。

4.4接待来访

4.4.1接待来访时，态度热情诚恳，主动访问事由。对反映问题的，要认真倾听，做好记录，有书面材料的要予以签收。

4.4.2凡在职责范围内能办的事情立即办理，不能办理的耐心解释；不属职责范围的事，说明情况，主动帮助引见、联系。

4.4.3对转交书面材料、物品的，询问详细情况，清点无误后履行签收手续，并及时与收件人联系、交接。

4.5值班记录

4.5.1值班期间发生的办理事项，均应记入《值班日志》。 4.5.2值班记录一律用钢笔或签字笔书写，表述简洁、字迹清楚。 4.5.3值班记录应包括事项概述（时间、地点、人员、内容、联系电话等）及办理结果。

4.6值班交接

4.6.1值班人员应提前10分钟到岗，不得无故脱岗或迟到早退，值班期间不做与值班无关的事情。

4.6.2交接班前，清理当班期间受理的各种事项，移交接班人员，需要继续处理或催办落实的事项一一说明。

4.6.3交接完毕，双方均应在《值班日志》上签名。 4.7 突发事件

4.7.1快速确定突发事件等级

关于事件等级划分，原则上规定为：道路交通、工矿企业、建筑施工等各类事故中一次死亡3人以上、10人以下（含失踪）、受伤10人以上；群体性事件中参与人数100人以上，或在重要场所、重点地区聚集10人以上，处理不当容易引发事端的，一般视为较大级别（Ⅲ级）突发事件。如事件发生在重要敏感时期（如“两会”、重大节日等），或事件本身比较敏感，可不受前述人数等限制。较大（Ⅲ级）及以上级别突发事件应启动相应市级预案，在事发后2小时内将事件信息上报省政府办公厅。（突发事件详细分类分级见《市政府关于实施连云港市突发公共事件总体应急预案的决定》连政发｛2006｝2号）。

4.7.2一般级别（Ⅳ级）突发事件处置流程

a 值班人员接到Ⅳ级突发事件信息报告后，第一时间报告带班领导和应急办主任，并根据拟办意见报相关领导。

b 及时传达领导批示意见，督促事发地县区政府启动相应预案，协调相关县

区政府及部门开展相应处置工作。

c 将突发事件有关情况记入《值班日志》，登录办公室内网OA系统填制《值班专报》。

d 与事发地县、区政府及有关单位保持联系，跟踪了解现场处置情况和动态信息，视情况向领导汇报。

e 事件处置结束后，将事件处置原始资料收集整理，做好存档备查工作。 4.7.3较大（Ⅲ级）及以上突发事件应急处置流程

a 初步核实信息内容，了解事件处置情况。主要包括：事发时间、地点、事由、经过、人员伤亡和损失、影响范围、动态趋势、已采取的处置措施等。

b 立即报告带班领导和应急办主任，迅速整理值班专报。值班人员要快速查阅相关预案，并根据事件性质、涉及范围和程度向带班领导和应急办主任提出呈报范围、现场处置力量（领导和单位）、对启动相关市级预案提出建议。

c 根据预案要求，市政府分管市长为事件处置总指挥的，值班人员要立即电话报告，并建议使用如下规范语言：“――市长，接××紧急报告（简要描述事件信息），根据××预案规定，应启动××预案，您为事件应急处置总指挥。请你指示。”

d 根据要求，通知分管秘书长前往现场，配合市领导妥善协调处置。 e 根据领导指示认真做好沟通衔接和综合协调工作。第一时间将领导指示或批示意见传达到位，发传真要落实到人，打电话须要求对方复述一遍。

f 突发事件信息需上报省政府的，报带班领导、应急办主任或分管秘书长审核后，根据批办意见报秘书长、分管市长、市长审阅，经同意后按规定程序报省政府总值班室。

g 值班人员保持与事件现场联络畅通，实时跟踪了解事发现场应急处置最新情况，认真做好上传下达，将情况及时向领导反馈报告。

h 认真填制《值班专报》，记录领导指示、批示意见要全面、客观、真实、讲求时效性。

i 值班室做好事件信息及处置相关资料的收集、汇总，及时整理归档。 4.7.4等级难以迅速确定突发事件处置流程

对因现场情况复杂，人员伤亡、财产损失难以迅速确定的紧急突发事件按以下程序处理：

a 快速了解事件基本情况。主要包括：事件时间、地点、事由、动态趋势、已采取处置措施等。

b 快速查阅相关预案，根据事件性质、影响程度向带班领导和应急办主任提出呈报范围、现场处置力量（领导和单位）、启动相关预案等拟办意见。

c 电话报告市政府分管秘书长，并建议使用如下规范语言：“××秘书长，接××紧急报告（简要描述事件信息），按照规定，您是事件处置的牵头负责人，相关处置单位有××××，请指示。”

d 值班人员保持与事件现场指挥部的联络畅通，跟踪了解事件处置最新进展，认真做好上传下达和综合协调工作。在人员伤亡和财产损失情况基本确定后，建议现场指挥做出相应决策，即一般性突发事件，转由事发地政府负责处置；属较大及以上的级别的，启动市级预案，应报告省政府的，按规定程序上报。

e 认真填制《值班专报》，全面客观记录领导指示，批示意见和事件处置信息。

f 继续跟踪事件后续处置过程，必要时向有关领导反馈报告。 g 做好事件信息及处置情况相关资料的收集汇总，及时整理归档。 4.8安全卫生

4.8.1值班人员要有较强的安全保密意识，严格遵守保密制度，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。

4.8.2增强安全防范意识，如遇有紧急情况和可疑人员，应及时向带班领导和公安、保卫部门报告。

4.8.3做好清洁卫生工作，桌面整洁，摆放有序，保持良好的办公环境和工作秩序。

市政府办公室应急处置工作标准

1、目的

切实规范和加强应急管理工作，夯实工作基础，提高应对处置突发事件综合能力。

2、适用范围

适用于市政府办公室承担的突发事件应急处置工作，主要分为值守应急、信息汇总、综合协调三个方面。（值守应急部分详见《市政府办公室值班工作标准》。）

3、职责

各相关处室根据工作分工，具体负责处室职责范围内的应急处置工作。 4、工作程序

4.1信息预警。市政府值班室接到突发事件信息后，利用科学的预测预警手段，进行分析研判。根据突发事件的不同等级，立即将预警信息。报告给市应急指挥中心和传递给相关县区应急指挥中心。突发事件的预警级别，原则上根据事

件性质、可能造成的人员伤亡和财产损失情况、受事件影响的范围等确定。

4.2应急响应和处置。按照《市突发公共事件总体应急预案》等要求，做好较大以上级别突发事件应急处置工作，力求做到反应迅速、信息准确、处置妥当。

4.2.1信息报告，接报突发事件信息后，立即报告带班领导和分管主任，并根据拟办意见报相关市长、秘书长。

4.2.2先期处置。对各类突发事件，无论级别高低、规模大小、损伤轻重，要迅速协调调度相关办量，尽快判明事件性质和危害程度，采取相应的处置措施，全力控制事态发展，减少财产损失和社会影响，并及时向上级应急指挥中心报告。

4.2.3基本急和扩大应急。根据领导拟办意见和批示精神，做好应急处置。协助有关方面有序开展抢险救助、医疗救护、交通管制、人员疏散、社会动员等基本应急工作。当基本应急程序难以有效控制事态时，立即转入扩大应急状态，扩大抢险救灾资源使用、征用、调用的范围和数量。

4.2.4指挥与协调。突发事件应急处置指挥场所设在市政府办公室或有关部门，同时成立应急处置现场指挥部。值班室要加强应急值守，准确及时掌握相关情况；应急协调处协助做好市应急指挥工作，根据指令启动应急联动机制，确保应急处置指挥高效有序。

4.2.5信息发布和舆情引导。较大以上突发事件发生后，通知市政府新闻管理机构负责同志就位待命，负责对新闻媒体报道实施管理、协调和指导。应急协调处或现场指挥部按照《国家突发公共事件新闻发布应急预案》等有关规定，撰写新闻稿，按规定程序送审后公布。方便群众及时获得信息，保障公众享有知情权，并有效引导舆情。必要时，通过召开新闻发布会等形式，通报有关情况。

4.2.6应急结束。突发事件应急处置工作结束后，依据法定程序，经应急指挥中心批准，宣布解除灾情，终止应急状态，转入正常工作。

4.2.7调查总结和评估。应急协调处负责组织事件调查，及时提交突发事件应急处置情况报告。对上年度发生的突发事件，应急协调处要牵头进行全面总结和评估。

4.3应急预案管理

4.3.1 预案编制审核。认真做好市级应急预案编制和组织审核工作，力求做到严谨、细致，确保预案的科学性、规范性和可操作性。

a 市总体应急预案。按规定由市政府办公室制定，报市政府批准后实施。具体由应急协调处牵头编制，并组织相关部门、专家组对预案审核，提交市政府常务会议审定后印发。

b 市专项应急预案。按规定由市政府有关部门牵头制定，报市政府批准后实施。收到部门牵头制定的专项应急预案后，应急协调处组织协调相关部门、专家

组进行审核，提出审核意见后报送市政府有关领导审定印发。

c 市级部门应急预案。由市政府有关部门制定印发，报市政府备案。应急协调处在收到预案后，负责办理相关备案事宜。

d 重大活动应急预案。较大规模的集会、节会、庆典、会展等活动安全应急预案，由组织承办单位负责制定，报市政府有关领导审定。审定后的应急预案报市政府办公室备案。

4.3.2 应急预案修订。应急预案制定单位应当按照有关法律法规，结合实际情况，定期或适时修订预案。预案修订时参照制定程序进行编制、审议、批准、备案和公布。各类预案原则上每三年修订一次，另有规定的除外。

4.3.3预案宣教和演练。应急协调处要督促指导预案制定单位，开展预案宣传、普及和培训。制作预案宣传培训材料，并向公众免费发放。

4.4应急联动机制。应急协调处要密切与市内驻军、武警的联系沟通，建立健全应急联动机制，完善应急救援联动体系，加强协同配合，不断壮大全市应急救援力量。坚持“一专多能、一队多用”，将综合应急救援队伍统一纳入市应急救援调度、作战、训练体系。

4.5应急管理专家组。应急协调处承担市政府应急管理专家组秘书处职责，负责组织安排专家组日常工作。做好

各项协调服务工作，具体包括专家库建设、组织专家开展咨询活动、做好咨询工作总结和成果应用等工作。

市政府办公室文档管理标准

1、目的

对具有保存价值的各种文件、资料等文档进行收集、整理、归档、管理和使用，实现文档管理的科学化、规范化。

2、适用范围

适用于市政府办公室文档管理工作。 3、职责

各处室负责本处室工作相关文档的收集、管理和使用。 4、工作标准 4.1文档收集

4.1.1收集范围

4.1.1.1上级机关（国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅）下发的正式文件的正本、领导批示意见、电子文档；

4.1.1.2本单位下发的各类正式文件（连政发、连政规发、政府令、连政办发、连政复、连政函、连政办函、传真电报、市政府政办通报）正本、底稿、电子文档，其中底稿包括领导签字、重要修改记录、发文依据、背景材料；

4.1.1.3市政府及办公室召开的重要会议材料；

a 市政府全体会议：会议通知、领导讲话、交流发言材料、录音； b 市政府常务会议：会议通知、会议材料、会议纪要、录音； c 市长办公会议：会议纪要、录音； d 市长碰头会：会议材料、录音；

e 各秘书长主任召开的专题协调会：会议纪要；

f 秘书长主任会议、主任办公会议、办公室全体人员会议：会议材料、录音； g 各处室承办的条线工作会议：会议通知、领导讲话、会议发言材料、会议录音；

h 办公室承办的重要会议、节庆、接待活动的相关资料。

4.1.1.4办公室内部编发的各类简报（领导参阅、政务督查、研究与建议、参阅资料、领导同志批示与反馈、文件办理情况通报）；

4.1.1.5以市政府和市政府办公室名义发出的未正式编号的重要函件； 4.1.1.6《市政府工作报告》；

4.1.1.7市政府公报、《新经济》、大事记；

4.1.1.8上级机关下发的与市政府工作相关的重要函电、批示； 4.1.1.9市政府领导在重要资料、简报上的批示；

4.1.1.10因公出国（境）审批方面文件资料：出国（境）任务批件、确认件，请示及领导批示；

4.1.1.11上级信访部门转办的重要来信、市政府领导关于群众来信重要批示及相关文件资料；

4.1.1.12全国、省、市人大、政协建议提案办理工作有关文件资料； 4.1.1.13办公室年度工作总结、工作安排，办公室开展的专项活动方案、工作总结等；

4.1.1.14办公室年度人事报表、工资报表、干部花名册，党员报表、党员统计花名册；

4.1.1.15办公室人员调动介绍信、借调函、聘用合同；

4.1.1.16办公室机关党委、工会有关活动情况以及年度工作总结材料；

4.1.1.17办公室纪检、监察材料；

4.1.1.18市政府（市政府办公室）人员受到表彰奖励的文档材料；表彰文件、审批表、证书、奖牌；

4.1.1.19市政府（市政府办公室）干部任免和机构设置、撤销、合并、更名、人员编制的文件；

4.1.1.20与上级单位、其他城市或单位签订的各类协议书；

4.1.1.21外国友城、兄弟城市、友好单位在公务活动中赠送的礼品、实物、形成的声像资料等；

4.1.1.22其他在工作中形成的具有保存价值的文件资料。 4.1.2收集分工

4.1.2.1秘书处：负责各类公文的日常收集，文电室负责收集纸质文档，文印室负责收集电子文档；负责对其他应存入办公室档案的声像、实物资料的收集；负责对由处室自行保管的文档资料的收集，主要包括：重要会议一周汇总、每周重要活动安排、领导批示汇总、办公室各项工作计划和总结类材料、创新创优项目评选材料、国务院办公厅和省政府办公厅下发的各类电报和其他有保存价值的文档资料进行保管；

4.1.2.2各综合处室：负责将由本处室拟制的以市政府（市政府办公室）名义印发的文稿，在制作完毕2个工作日内移交秘书处，公文纸质底稿交文电室，电子文档拷贝文印室；负责将各位市政府领导参加的各类重要会议、活动的讲话文稿、照片和其他声像资料，在活动结束后2个工作日内移交秘书处；负责对由处室自行保管的文档资料的收集，主要包括：各位市长、秘书长召开各类会议的会议通知、讲话材料、会议材料、录音，市政府领导参加各项公务活动的讲话材料、照片声像资料，市政府领导在信访件和其他资料上的批示，其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.3综合研究处：负责收集《研究与建议》等由本处室编发的简报和撰写的领导重要讲话材料，并于年终统一移交秘书处存档；负责对由处室自行保管的文档资料的收集，主要包括：按照市政府领导要求开展调研形成的材料，为领导撰写的讲话稿、汇报（发言）材料，其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.4决策咨询处：负责收集《新经济》刊物和由本处室撰写的领导重要讲话材料，并于年终统一移交秘书处存档；负责对由处室自行保管的文档资料的收集，主要包括：与兄弟城市开展联络交流形成的书面材料，各类调研材料、为领导撰写的讲话稿、汇报（发言）材料，其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.5信息处：负责收集《昨日情况》、《专报信息》、《沿海发展动态》等由本处室编发的简报和其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.6督查室：负责收集开展督查工作形成的文档资料、建议提案办理有关资料、按照市政府领导要求撰写的其他材料和其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.7新闻联络处：负责收集政府信息公开每月报送情况备案表，在办理依申请公开过程中形成的文档材料，政府信息公开年度报告，在召开政府新闻发布会过程中形成的方案、讲话等相关材料及会议照片，政府信息公开、新闻发布工作相关计划、总结类材料，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.8行政处：负责收集日常办理的各类客情报告、接待方案，财务管理、车辆管理过程中形成的文件资料，部门车辆购置会审资料，办公用品采购记录和其他在后勤保障过程中形成的文档资料，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.9应急协调处：负责收集开展各类应急演练形成的通知、总结等材料，在处置突发事件中形成的材料，应急管理方面工作计划、总结类材料，应急管理会议材料，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.10值班室：负责收集值班记录，值班安排表，节假日安全保卫、值班管理等方面材料，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.11电子政务中心：负责收集电子政务方面工作方案、计划、总结类材料，招投标计划书，电子办公用品采购和使用记录，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.12监察室：负责收集办公室党风廉政建设、效能建设、纪检监察有关文档资料，以及其他具有保存价值的文档资料；

4.1.2.13机关党委：负责收集办公室党建工作中形成的各类文档资料和其他具有保存价值的文档资料。

4.1.3收集要求

4.1.3.1文档收集包括纸质文档的收集和电子文档的收集，需存入办公室档案的纸质文档由秘书处文电室负责收集，电子文档由秘书处文印室负责收集；各处室在工作中产生的不需存入办公室档案的文档资料由各处室自行收集；

4.1.3.2由秘书处统一收集的文档，各相关处室应按照时限要求进行移交；在秘书处正式编号的公文类文档由各拟制处室在制作完毕后2个工作日内移交秘书处，会议、活动类文档由各责任处室在会议、活动结束后2个工作日内向秘书处移交一次，领导讲话、发言、汇报材料由各责任处室在每月底集中向秘书处移交一次，内部简报、刊物等由制作处室将当年有关资料收集全后于年终时统一移交秘书处；

4.1.3.3文档收集要内容齐全完整，纸质文档用A4纸打印清晰，纸张保存完好，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变文件应予复制；电子文档应使用Word、Excel、Ceb和其他易于保存的形式。

4.2文档整理 4.2.1纸质文档

由秘书处文电室按照档案管理规定分类整理、立卷归档。

4.2.1.1文档分类。采用“年度一保管期限一类别”的方法进行统一整理分类，既要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，又要区分不同价值，便于保管和利用。保管期限分永久和定期两种，定期分为30年、10年。具体按照《市政府办公室档案分类方案和保管期限表》规定执行。

4.2.1.2文档排序。已分类的文档，按照文档形成的时间先后顺序排列，将同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的资料排列在一起。在同一件中，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复制件在后，转发文在前、被转发文在后，复文在前、来文在后。

4.2.1.3文档编号。在文件首页顶端右首空白位置加盖红色归档章，按照一文一件的形式，按排列顺序对归档文件逐件编号，不得有重复或遗漏现象，并准确填写全宗号、年度、保管期限、页数等项目。

4.2.1.4拆钉包角。将每一份文档的订书钉、回形针等装订工具全部拆除，并装入包角。

4.2.1.5文档登记。在连云港市档案管理系统中，详细登记各类文档的文号、标题、秘级、时间等内容。

4.2.1.6文档装盒。对需要归档文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊，盒内放入档案整理备考表并按需要填写有关项目。

4.2.2电子文档

由秘书处文印室于每年底收集齐全后刻制光盘移交文电室存入当年档案统一保管；全年档案实现永久、30年期限档案全文电子化，在档案管理系统中与档案目录对应以CEB或PDF格式等无法更改的形式录入相应的电子文档。

4.2.3质量要求

4.2.3.1归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整。字迹模糊或易变文件应予复制；

4.2.3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。

4.3文档保存

4.3.1办公室集中保管的档案资料由秘书处文电室立卷归档后统一放置档案库房，由档案管理人员严格按照库房管理有关规定进行保管。

4.3.1.1档案管理人员定期对库房档案资料进行清点核对，发现问题及时汇报解决并做好记录。

4.3.1.2档案管理人员要随时检查保管情况，对破损、退变档案应及时进行修复，对重要珍贵档案，要进行复制，估到以复制品代替原件提供利用。

4.3.1.3保持库房卫生，定期进行清扫，做到库房清洁，档案无灰尘。 4.3.1.4档案库房内放置杀虫剂、消防栓，配置温、温度计，密切注意库房的温湿度情况，防止火灾、虫害发生。

4.3.1.5档案库房要随时关门上锁，定期对库房门窗、电源进行认真检查，做到安全防范。

4.3.1.6严禁外来人员进入库房查、借阅档案。

4.3.2由各处室自行保存的文档资料，由各处室明确专人负责保存管理，并设置专用文件柜进行存放。文档存放统一使用蓝色塑料文件盒，在文件盒上按照文件、领导讲话、会议材料、接待活动、重要批示等类别标注标签，分门别类有序排放于专用文件柜中；

4.3.3各处室保存的涉密文件应放入专用保险柜或锁至橱柜中，在使用完毕后应立即清退至秘书处统一保存，具体要求按照办公室《保密工作标准》执行。

4.4文档利用

4.4.1因工作需要，办公室各处室和市政府各部门可以查阅利用存放于档案室的办公室文档资料，具体要求如下：

4.4.1.1档案查阅人员，只能查阅与本单位、本人业务工作相关的档案资料； 4.4.1.2办公室以外人员查阅档案，属市政府职能部门因工作需要查阅的。由秘书处文电室直接办理查阅手续；其他人员因个人工作、生活需要查阅的，由政府信息公开办按政府信息公开程序办理。

4.4.1.3本单位各处室人员借阅档案，须办理登记手续，借阅涉密档案，须经办公室分管领导批准。

4.4.1.4外单位人员借阅档案，须持工作证和单位介绍信，经办公室分管领导同意，办理登记手续后予以借阅。

4.4.1.5查阅档案应在档案保管处所内进行，不得划道、涂改、损毁、拍照、查阅结束后立即交由档案保管人员放回原处。

4.4.1.6一般档案资料查阅人员可以复印带出，涉密档案资料不得复印带出 4.4.1.7档案资料不得借出本单位，本单位内部人员因特殊情况确需将档案材料带出档案室的，须办理登记手续，借出时间不得超过5个工作日内。

4.4.1.8涉密档案、重要档案资料、珍贵实物档案一律不得借出档案室。 4.4.1.9外借文档归还时，档案资料需齐全完整。

4.4.2由各处室自行保存的文档资料原则上由本处室人员查阅利用，因工作需要可为其他处室提供利用，不得向外单位人员提供利用；内部资料、信访信件、涉密文件等文档资料不得交本处室以个人员和其他无关人员查阅复制。

市政府办公室保密工作标准

1、目的

严格落实保密措施，消除和堵塞失泄密隐患及漏洞，严防失泄密事件的发生。 2、适用范围

适用于市政府办公室涉密公文、涉密载体和涉密人员管理。 3、职责

各处室根据工作分工，具体负责处室职责范围内的保密工作。 4、工作标准 4.1涉密公文 4.1.1文件签收

装封完整严密，收文单位、文件分数、编号准确无误。 4.1.2文件传阅

a 严格限定传阅范围，并由办公室机要人员负责传阅。

b 机要人员妥善保管呈送领导签批的涉密文件资料，避免无关人员翻阅，每天对送阅文件进行回收检查，发现缺少文件，有及时追查。

c 各处室对领导签批完毕后的送阅文件，即时清退至秘书处文电室或机要室。

4.1.3 文件制发

a 办公室产生的涉密文件资料，一律在涉密计算机上编辑、打印。 b 以市政府或市政府办公室名义发出的文件资料，送有关领导签发前，文件

起草和保密人员须认真进行保密审查，对涉密文件，应提出加密意见和时限要求，并办理审批手续。

c 制发的涉密文件应当标明密级、保密期限和发送范围、印制份数，明确规定可否复制、翻印或是否需要清退等。

4.1.4文件复制、翻印

a 凡绝密级和注明不准复制或翻印的文件资料，一律不得复制、翻印。 b 因工作需要复制或翻印秘密文件时，必须经办公室分管主任批准。复制或翻印时，应当注明复制或翻印机关、日期、份数和印发范围。

c 严禁到营业性文印单位复制和翻印秘密文件。 4.1.5文件借阅

a 办公室内部人员因工作需要借阅秘密文件资料。必须在文电室、机要室阅读，不得将文件带走或全文抄录，不得拆卷或在文件上勾划等。绝密文件严禁借阅，因工作需要确须借阅的，须经办公室分管主任批准，并就地阅读，不得摘抄。

b 外单位人员查阅文件，须持本单位介绍信及本人身份证。查阅秘密文件资料须经办公室分管主任批准，并由文电室或机要室登记备案。

c 不需归档的各种文件（含内部刊物、资料、图纸）及样稿、领导同志的信件应及时收集装袋，交文电室按规定程序处理，不得随意丢弃、售卖。

4.2涉密载体

4.2.1各处室的计处机由本处室人员使用，严禁他人擅自使用。严禁机要传输、公文办理和加装保密装置的计算机联接国际互联网。严禁在计算机外网上草拟、存储涉密公文和领导讲话等材料。

4.2.2与省联网的保密机须设置密码，专人专用，严禁他人使用。密件设备须存放在保险柜中，定期检查。外来磁盘须经检测安全后，方可使用。禁止普通U盘在内外网混用。

4.2.3禁止使用普通传真机传递国家秘密信息和不宜公开的内部事项。发往国（境）外的传真必须经秘书长、副秘书长、办公室领导签发同意并进行登记。

4.2.4禁止使用内部复印机复印秘密文件资料，确因工作需要，须经制文机关或授权单位批准后方可复印。

4.3涉密人员

4.3.1 办公室全体人员应切实增强保密意识，严格遵守保密规定。公开对外活动不得涉及国家秘密，不得在公共场所谈论国家秘密、工作秘密，不得在没有保密措施的通讯工具中传递国家秘密；

4.3.2机要人员应主动、自觉地学习和遵守各项保密法规和规章制度，严格遵守保密纪律，履行保密责任，接受保密教育，熟悉掌握保密工作技能，并自觉

接受保密部门的监督和检查。

5.其他要求

5.1未经办公室领导同意，市政府领导签批的意见和市政府领导的住址、通讯方式、外出活动安排和计划不得随意向外提供。

5.2参加会议带回的秘密文件、材料要及时交秘书处文电室登记，不得擅自留存。涉密会议的稿件要按规定程序报批后方可报道。

5.3严禁在涉及国家秘密的会议上使用无线话筒，不得在移动电话和其他无保密措施的通信系统中谈论国家秘密。

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