应用文写作 - 教案

第一章 应用文写作概论

一、应用文的概念

应用文是国家机关和其他社会组织及个人处理公务和日常事务、传播信息时使用的格式规范、行文简约的实用性文体。

从这个概念中我们得到的信息有： （一）应用文是一种文体（本质属性）

（二）应用文格式规范、行文简约、具有实用性（特点） （三）应用文的使用者是国家机关、其他社会组织、个人 （四）应用文是用来处理日常事务、传播信息的（作用） 二、应用文的特点 （一）实用性 （二）真实性 （三）规范性 （四）简约性 （五）严格的时效性 三、应用文的种类

行政公文、事务文书、经济文书、学业文书、诉讼文书、社交礼仪文书、文稿演示。

四、组成应用文的几个要素

议论文：论点、论据、结构、语言、论证 说明文：主题、材料、结构、语言、说明 记叙文：中心思想、事例、结构、语言、叙述

应用文同样也有五个要素：主旨、材料、结构、语言、表达方式 （一）应用文的主旨 1、概念

主旨是行文者在说明问题、反映情况、表明主张时，通过文章全部内容所表达出来的一种态度和意图，也叫主题、观点或中心思想。 2、确立主旨的原则

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正确、鲜明、集中、深刻 3、确立主旨的方法

（1） 揭示事物本质（透过现象看本质，把握内部联系） （2） 反映时代精神（现实需要什么，我们就反映什么） 4、表明主旨的方法

（1） 标题明旨（公务文书中多见） （2） 开宗明义——用文章首句直接表达主旨 （3） 文末点题——用文章的结束语句来表达主旨

（4） 段首显旨（多用于经验总结、调查报告、述职报告等） （二）应用文的材料 1、材料的概念

材料是指作者为实现某一写作目的，收集货积累的能够表现文章主旨的事例、事件、数据、道理及资料等。 2、取材

（1） 观察生活、体验生活，从生活中取得第一手材料 （2） 调查采访

（3） 积累材料：在平时的阅读中积累大量素材，借他人的材料为己用 方法：撰写笔记、资料卡片、剪贴资料、网络查阅 3、选材

（1） 真实：材料中涉及的时间、地点、人物、事件等均要真实，这也是符合应

用文真 实性的特点。

（2） 典型：选取的人或事件要典型，具有代表性 （3） 新颖：与时俱进，反映时代精神 4、剪裁

剪裁的要求：

（1） 服从主旨的需要，分清主、次、先、后、详、略 （2） 合理安排材料的顺序

（3） 点与面结合。既有整体情况的说明，又有典型事例的介绍 （4） 详略得当

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五、结构 （一）概念

结构就是文章内部的组合构造，是对观点与材料、内容与形式进行组织安排的具体形式。

（二）结构的原则和要求 1、原则

（1） 服从主旨的需要，符合文章的篇幅结构，符合内容的逻辑结构 （2） 体现问题的特点

一般的文章都是开头、主体、结尾三个部分，但不同的应用文也有具体特点。例如报告、计划、总结一般是总分式，合同、协议、说明书一般是条款式。 2、要求

（1） 完整匀称。开头、结尾都要精炼、概括，不拖沓，主体要具体，表述全面、

透彻。

（2） 清晰。结构有条理，内容一目了然。 （3） 严谨。首尾贯通，上下联结，过渡自然。 （三）结构的内容 1、段落和层次

段落：自然段，是组成文章最基本的单位，有明显的换行标志

层次：文章表达客观事物的意义单位和表现次序，层次反映作者的思维过程 安排层次的常见顺序：

（1） 时间顺序。多用于事件、情况的说明，如起诉书中对案件的陈述 （2） 逻辑顺序。

并列式：如规章制度、说明书等

递进式：内容层层推进，环环相扣，如决定、通报、调查报告等 （3） 总分顺序。总——分——总；总——分；分——总 （4） 综合式 2、过渡和照应 （1） 过渡

指上下文之间的衔接和转换，具有承上启下的作用，能将上下段落、前后层

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次连接起来构成一体。

常用关联词：综上所述；??如下；总之；为此；特此等 常见过渡：内容开合处；意思转换处；表达变动处 （2） 照应

指文章的前后关照、呼应，一般有以下几种方式： ① 首尾照应，开头与结尾相呼应 ② 内容前后照应

③ 问题照应，在行文中照应标题，揭示主旨 3、开头和结尾 （1） 开头

应用文的开头一般开门见山，平实直接，一般有：

① 目的、根据式：一般用：“根据??”，“为了??”如规章、制度、计划等 ② 概述式：交代主要情况、内容，如调查报告、总结 ③ 提问式：先提问题，然后引起下文

④ 结论式：先把观点主张提出来，再具体阐述，如学术论文 （2） 结尾

① 总结式：文末点题，如总结

② 号召式：归纳全文，提出希望，发出号召，如演讲稿 ③ 公文式：以固定格式构成结尾，如经济合同、礼仪信函 六、语言

（一）应用文语言的特点

1、词语和句式相对比较固定。不同文体有不同的习惯用语；句式多为肯定句、陈述句

2、多用句中词语修饰、限定 （二）应用文语言的要求 1、准确

（1） 数字、概念要准确，不能使用“大概”、“差不多”等含混字眼

（2） 近义词注意语境要求使用，如“不能”和“严禁”在表意程度上的差别 （3） 注意词语的感情色彩，多用中性词，不掺杂作者的个人感情

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2、简明：用尽可能少的文字，清楚反映更多信息，言简意赅 （1） 认识问题明确，抓住实质 （2） 陈述事实，抓住事物关键 （3） 提出意见和办法，抓住要点 （4） 善于概括，删繁就简 3、规范

（1） 使用规范化的书面语言。不使用方言、口语 （2） 选用名义明确而限定准确的词 （3） 使用应用文专用词语 4、平实：语言朴素，语意实在 （1） 多讲事实，少说空话 （2） 直言其事，直接表达

（3） 少用形容词、描写、语言修饰 （三）应用文常用专用语 1、称谓词

涉及机关或个人时，一般直呼机关的全称或规范化的简称，如“××同志”，“××单位”，表指代关系的称谓时，用人称代词：

（1） 第一人称：“本”、“我”，后面加上单位简称，如“所”、“部”、“厂”、“校”

等

（2） 第二人称：“贵”、“你”后面加上单位简称

（3） 第三人称：“该”，后面可加人、单位或事物，如“该生”、“该产品”等 2、引叙词

引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词，引叙词多用于文章的开头。常用的有：根据、按照、遵照、据悉、为??特??等 3、经办词

用来说明工作处理过程的已然状态，表明处理时间及经过情况。常用的有：业经、前经、均经、复经等 4、综述过渡词

承上启下，陈述理由及事实后引出作者的意见和方案等。

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常用的有：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之等 5、期请词

用于向受文者表示请求与希望

常用的有：希、敬希、请、望、恳请、烦请等 6、商洽词

又称询问词，用于征询对方的意见和反映，具有探寻语气，这类词一般用在公文上

常用的有：是否可行、妥否、当否、意见如何等 7、目的词

（1） 用于上行文、平行文：如请批复、函复、批示等 （2） 用于下行文：如查照办理、遵照办理、参照执行等 （3） 用于知照性文件：如周知、知照、审阅等 8、表态词

又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。使用时应对下行文和平行文另加区别。

常用的有：应当、照办、同意、不同意、可行、不可行、准予备案、特此批准等。 9、结尾词

（1） 用以结束上文的词语。如特此报告、特此通知、特此批评等 （2） 再次明确行文的具体目的与要求的词语。如??为要；??为盼等 （3） 表示敬意、谢意、希望的词语。如此致??敬礼；顺祝?? 10、大量介词结构的使用

表示目的、原因：为、为了、为使、因、由于等 表示对象、范围：对、对于、关于、至于、将、除等 表示根据、方式：依据、据、按照、本着等 表示时间、起止：自、于、在、从、自从等 七、表达方式

应用文体中，说明、叙述、议论是常用的表达方式 （一）说明

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1、概念

说明是用简明的文字解说事物的形态、性质、特征、构造、成因、关系及功能 2、要求

（1） 抓住特征。区别于其他事物的标志抓到了，事物说明也就准确了。 （2） 客观科学。要用科学的态度和方法，实事求是地反映客观事物。 （3） 准确简明。不弄虚作假，无中生有，任意夸大或缩小。 3、主要说明方法

（1） 概括说明：用高度概括的语言对事物或事理作概要说明 （2） 解释说明：围绕事物的因果关系，说明物因事理 （3） 数字说明：用数字说明事理、现象的特点

（4） 还有：诠释、分类、举例、引用、比较、定义、图表等说明方法 （二）叙述 1、概念

叙述是把人物的活动、经历，事情的发生、发展以及事物变化过程表达出来的方式

2、叙述的六要素

人物、事件、时间、地点、原因、结果 3、叙述的人称，也叫叙述的立足点或角度 第一人称：给人以真实感，但显得没有那么客观 第三人称：给人以客观性，但又显得没那么真实 4、叙述方式：主要有顺叙、倒叙、插叙 5、叙述要求：真实可靠；交代清楚；线索清晰 （三）议论 1、概念

议论是作者对客观事物进行分析、评论，以表明自己的观点和态度的一种表态方式

2、议论文三要素：论点、论据、论证 3、类别

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（1） 评述性议论：通过对事物的叙述和评价来阐明观点，说明问题。常见方法

有先叙后议、先议后叙、夹叙夹议

（2） 证明性议论：正面提出论点，并用一定逻辑方法来证明和阐述 4、论证方式

立论：证明自己的观点正确 驳论：驳斥对方的错误观点 5、要求

（1） 要庄重。实事求是地评价，以理服人 （2） 要简洁。直截了当地阐明观点

第二章 行政公文

一、行政公文的概念及其种类 （一）概念 1、公文的概念

公文是指国家党政机关、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整，内容系统的各种书面材料。

公文泛指一切公务文书：党的文件、行政机关及军事、外交、司法、经济、科技等部门的专用文书。 2、行政公文的概念

行政公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是依法和进行公务活动中的重要工具。 （二）种类

1、依国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的公文种类共有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 2、按行文方向，分3种：

（1） 上行文：有隶属关系的下级机关向上级机关报送的公文。如请示、报告。

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（2） 平行文：同一组织系统的同级机关和不相隶属机关之间的来往公文，如函、

议案。

（3） 下行文：领导机关对下级机关发送的公文，如命令、决定、公告、通告、

通知、通报、批复、会议纪要。

有些公文的行文方向并不固定，需要按具体情况而定。 3、依公文缓急程度分为：特急、急、一般 4、依保密级别可分为：绝密、机密、秘密 二、行政公文的特点及其作用 （一）特点 1、法定的权威性

行政公文是通过法定程序和行政手段产生的，具有法律管制力和行政约束力。任何单位和个人不得自行改变或曲解其精神，更不允许抵制，否则将追究其法律或行政责任。 2、明确的效用性

公文时在公务活动为解决实际问题的需要而产生的，是为了现实的特定工作或为了完成特定的现实任务而制作发布的。 3、严格的时效性

行政公文是针对公务活动中具体问题而制发的，目的是快速解决实际问题，因此，它必须在法定的或一定的时间内执行才有效，否则就会失效。 4、程式的规范性

公文的编制和办理具有一系列的原则、方法、程序和格式。

例如我国行政公文处理办法和公文格式都对行政公文的文体、结构、格式、用纸规格、行文规则、公文的办理归档管理等都有明确的规定。 5、作者的特定性

公文要求有法定作者，指的是依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织，公文的制发代表机关或组织的意志，而不是个人行为。 （二）作用

1、管理调控作用：管理国家行政，维护社会生活的正常秩序 2、约束规范作用：对社会组织、社会成员、下属机关起制约作用

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3、协商交流作用：用于机关之间、机关与广大人民群众之间联系沟通、商量协调工作

4、宣传教育作用：统一思想、提高认识、推动工作 5、资料凭证作用：行政公文是公务活动的真实记录和凭证 三、行政公文的格式

公文格式包括3个部分：书面格式、纸张格式、印刷要求，其中书面格式与公文写作与处理有直接关系。

公文格式主要规范依据是：2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》和2000年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》。 （一）书面格式

公文书面格式包括眉首、主体、版记三部分。

1、眉首部分（公文首页红色反线以上的各要素叫眉首，又叫文头） （1） 份数序号

指同一文稿印制成若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字标识在页眉的左上角第一行。一般是有密级的文件才用。 （2） 秘密等级和保密期限

公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三类。涉密程度标识在首页右上角第一行。 （3） 紧急程度

它指公文送达时限和办理速度的要求。分为“特急”、“急件”两种。它标识在首页右上角“密级”下方。 （4） 发文机关标识

它又叫文件名称，由发文机关全称或规范化简称如“文件”组成。 （5） 发文字号

它指制发公文依次编排的顺序代码，由机关代字、年份、序号三部分组成。其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份用全称，用六角括号“〔 〕”括入。

几个机关联合发文时，只标识主办机关发文字号。

发文字号在下行文和平行文中标识在发文机关标识下空两行，在反线之上居中位置。在上行文中表在发文机关标识下空两行，在反线之上左边顶格位置。

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（6） 签发人

它指代表发文机关核准并签发公文的领导人的姓名。一般用于上行文，平行排列于发文字号右侧。 2、主体部分 （1）标题

它由发文机关名称、事由、文种三要素组成，也有省略发文机关或事由的（非正式文件）。

一般用“关于”这一介词结构形式出现，可一行或多行居中排布。标题中除法规、转发文件、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 例如：湖南省人民政府关于加快体育事业发展的决定

国务院关于提请审议《中华人民共和国农业基本法（草案）》的议案 （2）主送机关

它指公文主要受理机关，即负责主办或答复行文的机关。

用全称、规范化简称，同类型机关的统称在标题下一行顶格书写，回行时仍顶格。主送机关后面标注冒号。

上行文只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关，按主次顺序排列。普发性公文不写主送机关，如公告。 （3） 正文

它是具体内容部分，主送机关下一行，每自然段空两格写起。

① 开头：简写发文目的、缘由、根据、起因。常用“为了??”、“为使??”、“根据??”、“按照??”、“由于??”、“鉴于??”等词语开头 ② 主体：写公文主要事项

③ 结尾：或总结全文，或说明未尽事宜，或对受文机关提出要求或希望，或用习惯用语，如“报告”常用“特此报告”，“通知”常用“特此通知”。 （4） 附件说明

它指附在正文后的有关材料，包括随文转发、报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、统计数字、人员名单等。附件名称后不使用标点。 （5） 成文日期

公文生效时间，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人

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的签发日期为准，用汉字书写（0写作零）。 （6） 印章

加盖印章或签署人姓名是公文生效的标志。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外，都要加盖印章，要端正、清晰、骑年压月。 （7） 附注

说明文件阅读、传达范围、使用方法。 3、版记部分 （1） 主题词

主题词是公文检索标识，揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。一般是名词、名词性词组，以多于3个少于5个为宜，涵义由大到小：类别词、类属词、文种词，从《国务院主题词表》中选用。它居左顶格标识，词句之间空字，不加标点。 （2） 抄送机关

它指主送以外要执行或知晓公文或协助办理的上级、下级或同级不相隶属的机关。

它标识在主题词下一行，左右各空1字，后用冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号抄送机关对齐，在最后一个机关后标句号。 （3） 印发机关和日期

指印制主管部门、付印日期，用阿拉伯数字标识，且整行左右都要空一格。 （4） 版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。 （5） 版记位置

公文双面印刷，版记应置于公文最后一面、最后一个要素，置于最后一行。 （6） 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行。单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页不标识页码。 （7） 公文中的表格

横排A4纸型表格：将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码的表头在订口一边，双页码的表头在切口一边。

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A3纸型表格：封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 （8） 公文的特定格式 ① 信函式格式 ② 命令格式 ③ 会议纪要格式

（二）用纸要求和印刷要求

1、用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm） 2、文字符号一律从左至右横写横排 3、公文要双面印制，左侧装订 四、行政公文的行文规则

《国家行政机关公文处理办法》第13条、第14条规定，具体行文规则见P223附录二《国家行政机关公文处理办法》。 五、行政公文的办理程序 （一）收文

指接收外单位送给本机关的材料。

它有三种途径：专人送文、信函送文、网络送文的接收 1、签收：收件员在文件快递单上签字，表示文件收到并明确责任

2、登记：由专人对收文统一登记，按主送件、抄送件区分，依本机关收文顺序统一编号，登入《收文登记簿》

3、分发：分类分办。分类是将收文划分为阅件、转办件、催办件三类 4、拟办：由办文人员提出审批人和承办人以及初步处理意见 5、批办：领导签批具体承办意见，并分送有关承办人办理 6、承办：承办人根据领导批办意见迅速办理

7、催办：送交有关部门或人员办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文走期催办

8、归档：又叫立卷。公文办完后，把具有保存价值的单份文件按一定原则和方法整理成一组有联系的案卷，以便查找利用，走期归档。 （二）发文

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它指以本机关名义制发公文的过程。

1、草拟：起草公文。谁主管的事情谁拟稿，重要公文由领导人亲自拟稿。 2、审核：由办公厅（室）进行审核。审核的重点，一是是否确需行文，二是行文方式是否妥当，三是是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，四是公文格式是否符合《国家行政公文处理办法》的要求。

3、签发：上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或授权其他负责人签发。

4、复核：文件印制前，文秘部门进行重点复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。

5、缮印：签发的公文按规定格式打印清楚、整洁、美观，要认真核对，打印人、核对者都要在发文稿纸上签名。

6、用印：公文发出前，要盖上机关印章，端正、清楚。

7、登记和分发：对已用印的公文，要把正件、附件全面检查一遍再装封、编号、登记，后对外发送。 六、命令（令） （一）概述

1、命令（令）的概念

命令是国家行政机关根据宪法、法律、法令、法规等发布的文件之一。它主要适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员。

它一般以一级行政首脑的名义出现，如主席令、省长令、市长令。 2、命令（令）的种类

依据内容和结构性质不同，命令可分为：发布令、行政令、奖惩令、任免令等。

（二）命令（令）的结构和内容 1、标题

两种形式：一种由发布者、事由、文种构成，如“国务院、中央军委关于表彰参加国庆阅兵装备各单位和全体同志的命令”；一种是由发布者和文种构成，如“中华人民共和国主席令”。

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2、发文字号：

3、正文：各类命令正文写法有所不同

（1） 发布令：用于发布行政法规和规章。正文由“令”和附件两部分组成。

“令”一般包括三项内容：一是公布的对象，即行政法规或规章的名称；二是公布的依据；三是通过、批准某项行政法规、规章的时间和施行起始期。

附件是行政法规或规章全文，与命令同时发布，且起公文主体的作用 （2） 行政令

用于宣布施行重大强制性行政措施，包括戒严令、特赦令、动员令等。 正文包括三项内容：一是发布行政令的原因、目的、依据；二是内容要求；三是招待办法。 （3） 奖惩令

用于奖惩有关人员，分为嘉奖令和惩戒令两种。正文一般包括嘉奖对象情况、决定、目的与希望。

（4） 任免令：用于任免国家高级官员 4、发文机关（印章）和成文时间 七、议案

议案的使用领域比较特定。 （一）概述 1、议案的概念

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或常务委员会提请事项的会议型公文。

主要事项包括：签订国际条约；颁布法规和政策；经济计划；财政预算与决算；重大项目建设；重要行政区域变动及机构改革设置；政治、经济、文化、教育、科技、卫生、名族工作的重大事项及人民群众急要解决的重大问题、人事问题

2、议案的种类

议案按性质、内容划分为六大类：

（1） 立法案：国家行政机关制定行政法规时，提请国家权力机关审议的送审原

案；请求国家权力机关制定某项 、法规时所提出的原案。

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（2） 重大事项决议、决定案：国家行政机关就本行政区域内重大事项，需要提

请国家权力机关进行审议作出决议、决定的原案。 （3） 建议案：对重要建设的建议原案

（4） 任免案：人大闭会期间，就任免国家机关工作人员，提请国家权力机关审

议批准的原案

（5） 撤职案：撤销国家权力机关选举产生或任命的国家工作人员职务的原案 （6） 其他案：就广大人民群众迫切要求解决的重大问题，提请国家权力机关作

出决议的原案 （二）议案的结构和内容 1、标题

一种是发文机关+案由+文种；一种是案由+文种 2、主送机关

本级人民代表大会或常务委员会的全程或规范化简称。 3、正文：由案由、方案、结语三部分组成

（1） 案由：又叫开头，写提案的理由和依据，多写原因、必要性或议案的酿成

过程

（2） 方案：提请审议事项的具体、明确的表述

（3） 结语：提请审议要求或建议，一般用“先提请审议”、“请审议批准”或“请

审议决定”等惯用语

4、附件：附加的文字材料，是审议的重点 5、成文时间和发文机关

签署以政府首长名义签名或盖章，时间以首长签发日期为准。 八、决定

相对于前面所学的命令、议案，决定运用的机会更多。 （一）概述 1、决定的概念

决定是对重要事项或行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不当决定事项的公文。

特点：指导性、法规性

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类别：下行文 2、决定的种类

（1） 对重大事项（事件）作出安排或处理的决定，常用于：表彰与惩处、设置

新机构、人事安排、突发事件处理等

（2） 对重大行动作出安排的决定，常用于领导机关对重大政治、经济、行政活

动等作出部署安排

（3） 规定重要工作原则、办法的决定，常用于重要工作决定性安排

内容上多用于适用对象、有效范围、工作方法、时限要求、奖惩处理等；形式上多用条款式。 （二）决定的结构和内容 1、标题

由发文机关+事由+文种构成

2、主送机关：一般要写，有明确对象的可省略 3、正文

（1） 开头：写发文缘由、根据、目的，并用过渡语“特作出如下决定”或“特

决定如下”

（2） 主体：写决定的具体事项

（3） 结尾：提要求、号召或说明相关事项 4、成文时间和发文机关（印章）

成文时间标在标题之下，用圆括号括入或者在发文机关下方 九、公告 （一）公告的概述 1、概念

公告是向国内外宣布重大事项或法定事项的公文。 类别：公开宣布的知照性下行文

2、作者：级别高，限于国家和省级国家行政机关。地方行政机关、社会团体、

基层单位不用公告。

3、方式：不用行政公文下发，而通过报纸、广播、电视等新闻媒体公开发表 4、种类：宣布重要事项的公告；宣布法定事项的公告

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（二）公告的结构和内容 1、标题

由发文机关+事由+文种构成，或者只写文种 2、编号

单独编号在标题之下或标准发文字号 3、正文

（1） 开头：写依据、缘由 （2） 主体：公告事项的内容

（3） 结尾：用“特予公告”、“现予公告”结语 4、成文时间和发文机关

没有编号的，成文时间写在标题之下。发文机关在标题中出现了，最后可以省略 十、通告 （一）通告的概述 1、概念

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文。 类别：公开发布的知照性下行文 2、方式：张贴、刊登于报 3、作者 ：任何单位都可以 （二）通告的结构和内容 1、标题

发文机关+事由+文种，也有只写文种的 2、正文

（1） 开头：写缘由（目的、意义、依据现通告如下??） （2） 主体：写告知事项

（3） 结尾：写要求，号召或“特此通告” 3、成文时间和发文机关

成文时间标在最后，标题中出现了发文机关的，最后可以省略 十一、通知

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（一）通知的概述 1、概念

通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要或周知执行的事项，任免人员时使用的公文。

它的用途有：批转（上行文）；转发（下行文、平行文）；发布（本级规章）；传达（下级办理、周知、执行事项）；任免（本级或下级人员） 2、种类

根据通知使用的用途，可分为七大类 （1） 发布性通知

主要用于向所属下级机关发布有关行政法令和规章制度，有很高的政策性。 一般先写发布文件的名称和发布意义，表明对这一文件的态度并提出实施要求。 （2） 批转性通知

主要用于上级机关对下级机关上报的文件批转给有关单位的公文。 一般有两种：

一是对公文表明批准或同意的态度，或作出评价与简要指示，要求受文单位研究执行；

二是针对所批转的公文内容进一步阐释与论证，指明意义，提出执行意见和注意事项。

（3） 转发性通知

主要用于向下级机关或部门转发上级机关或不相隶属机关的公文。一般写转发文件的名称，结合实际提出指示性意见或原则性要求。

批转或转发性通知常用“现将??批转（转发）给你们，请参照（遵照）执行”的惯用语。 （4） 指示性通知

主要用于上级机关向下级机关传达指示、部署工作。 它又分为两类：

一是传达上级指示、决定，布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项； 二是上级主管业务部门向下级对口指导业务事项，一般基层单位用于布置具体工

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作。

（5） 知照性通知

主要用于知照有关单位或个人需要周知的事，不需执行或办理。如成立、调整或撤销机构，启用或废止公章，也可以通过媒体向社会公布（停水、停电通知）。 （6） 会议通知

主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开。

内容包括：会议名称、根据、目的，会议的时间、地点、与会人员，会议费用报销办法、乘车路线、会议准备事项、注意事项、联系方式（联系人、电话）、会议日程、会议证件。 （7） 任免、聘用通知

主要用于任免、聘用事项。

一般分条列项写明：任免的机关会议名称、日期、任务、聘用人员的姓名与职务

（二）通知的结构和内容 1、标题

一般发文机关+事由+文种，也有省略发文机关名称或事由的。 2、主送机关

要写受文机关全称或规范简称，要注意统称如何使用。 3、正文

一般由缘由、事项、结尾组成。

缘由：根据、目的。多用“特通知如下”、“现将有关事项通知如下”等。 事项：主体，写通知的具体事项。内容要具体、周密，语言要清楚、简练。 结尾：常用“特此通知”结束语，也有的再次明确主题，提出要求或希望。 4、成文时间和发文机关（印章）

在正文之下空一行靠右空4格。 十二、通报 （一）概念

通报时表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。

他是具有较强教育作用和指导作用的周知性下行文。其用途：表彰、批评、

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传达。 （二）种类

根据用途不同，可分为三类： 1、表彰性通报

主要用于表扬和宣传先进集体、先进个人的典型事迹，从中总结出成功经验或精神，号召人们向他们学习。 2、批评性通报

主要用于批评处理重大事故、事件、违法违纪案件等，告诫人们吸取教训，防止类似错误再次发生。 3、情况通报

主要用于上级领导机关向所属下级机关传达有关重要情况、发布重要信息，以便上情下达、统一认识、协调并推动工作。 （三）通报的结构和内容 1、标题

一般是发文机关+事由+文种，也有省略发文机关的。 2、主送机关

通报的主送机关是发文机关的所有下属单位，有的通报也可以不写发文机关。 3、正文

一般由通报原因、典型材料、希望或要求三部分组成。 （1）表彰性和批评性通报写法大致相同

开头：点明对象、原因、基本内容、作出的决定。再用“现通报如下：”、“予以

通报表彰”等过渡到下文。

主体：主要叙述典型事例，具体介绍人和事，如时间、地点、原因、经过、结果。

在此基础上分析、评价，指出其教育意义——表彰要揭示主要精神实质；批评要分析要害和产生原因。

最后写表扬或处理的决定——表彰，给予什么物质或精神奖励；批评，给予什么处分、处罚。 结尾：发出号召，提出希望或要求

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（2）情况通报写法

通报情况

分析问题（从现象——本质，揭示问题实质） 解决问题（提措施、办法） 4、成文时间和发文机关（印章） （四）通报的写作要求

1、内容要典型：应选择新颖的具有时代性的典型事例或与推进当前的中心工作密切相关的重要事项、重大情况。

2、材料要真实：通报的材料必须经过深入细致地调整和反复认真的核对 3、结论或意见要有指导性：通过对典型材料的分析，令当事人与读者心悦诚服，同时还要提出具有总结性、指导性的结论或意见，以达到倡导和鉴戒作用。 （五）通知与通报的区别 1、内容范围不同

通知可以发布行政法规、批转和转发公文，传达需要办理的事项等；通报则是表扬先进、批评错误、传达重要情况。 2、目的要求不同

通知的目的是告知事项、布置工作；通报的目的是陈述事实、交流情况、提高认识、指导工作。 3、表达方法不同

通知主要采用叙述的表达方法；通报则兼用叙述、说明和议论多种表达方法。 十三、报告 （一）报告的概述 1、概念

报告时下级向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。 类别：陈述性的上行文

目的：为领导机关了解情况、制定政策和指导工作提供依据 2、种类

报告主要用于汇报工作、反映情况、答复询问，依此可将报告分为以下四类： （1） 工作报告：向上级汇报工作情况，其内容包括：工作进程、成绩、措施、

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问题、打算

根据报告涉及内容的多少，可以分为两类： ① 综合报告：反应一个单位一定时期全面的工作情况 ② 专题报告：就某项工作或事情所做的报告 （2） 情况报告：向上级反映突发重大情况的报告

主要内容包括：时间发生的时间、地点、起因、经过、结果、性质、初步看法、处理意见。

（3） 回复报告：用于答复上级询问的报告。主要是有针对性地实事求是地回答

问题。

（4） 递送报告：以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文 ① 递送文件的报告：一般要求上级批转其他单位执行 ② 递送物件的报告：将财物上报时用的报告 （二）报告的结构和内容 1、标题

一般是发文机关+事由+文种，有固定文头时，也可省略发文机关。 2、主送机关

一般来说，报告的主送机关只能有一个，其他上级机关要了解，以抄送的方式处理。 3、正文

一般由缘由、主体、结语组成。

（1） 缘由：通常是写明报告的目的、根据或原因，概述报告基本内容或情况。 （2） 主体：写报告具体情况，存在问题和今后的意见。内容较多的，可以分条

写。

（3） 结语：用简明的文字概括全文或使用惯用语。 4、成文时间和发文机关 （三）报告的写作要求 1、重点突出，材料典型 2、实事求是，少发议论 3、报告不得夹带请求事项

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十四、请示 （一）请示的概述 1、概念

请示是向上级机关请求指示、批准的公文。 类别：呈请性的上行文 2、请示的种类 （1） 请求指示的请示

指下级机关对有关方针政策和规定有不理解的问题，针对工作中出现的无法解决的具体问题，向上级机关申明情况，请求答复并提出处理意见的请示。

一般只提问题而不提建议，处理意见由上级提出，请求语：“可否，请批示（批复）”，“以上请示当否，请批复（批示）”等 （2） 请求批准的请示

指就某一问题或事项，提出本机关的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度的请示。 （3） 请求批转的请示

指请上级批转自己对全面普遍性问题提出的办法。 （二）请示的结构和内容 1、标题

发文机关+事由+文种，有的可省略发文机关。 2、主送机关

只能有一个，不能多头请示 3、正文

（1） 缘由：写请示的原因，主要是必要性和紧迫性。过渡的惯用语是：“现将??

请示如下”、“特请示如下” （2） 事项：请上级指示、批准的具体事项

（3） 请求语：结尾。专用语“当否，请批示”，“以上请示如无不妥，请批准” 4、成文时间和发文机关 （三）请示的写作要求 1、一文一事

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2、准确客观：提出的意见或建议要恰当

3、标题要规范：不能将“请示”写成“请示报告” 4、语言清晰简明，语气谦恭庄重 （四）、请示与报告的异同 相同点：1、上行文

2、都是反映情况，陈述意见 3、都是一文一事，一个主送机关

不同点：1、目的不同。报告是汇报工作，提供信息；请示是提出问题、寻求解决

2、性质不同。报告时陈述性的，属呈文；请示是期复性的，属问文 3、内容不同。报告内容丰富，请示内容单一

4、时间不同。报告可事前、事中或事后汇报；请示必须事前呈送 十五、批复 （一）批复的概述

一般来说，有两种形式：一是由上级机关领导在请示的文件纸上直接签署意见，再将其复印件转给下级；二是上级机关形成批复，再发给下级，后者比较正式和严肃，具有比较长时期的指导意义和保存价值。那么批复是什么呢？ 1、概念

批复是上级机关答复下级请求事项的公文。 类别：指导性下行文

有请示才会有批复，它具有一定的被动性。 2、种类

根据上级机关对下级请求事项所持态度，可分为两类 （1）同意性批复：指对请示事项的同意批复 （2）否定性批复：指对请示事项的否定批复

还有对同一请求事项，一部分内容同意，一部分内容否定时，需要分层次分别说明清楚。

（二）批复的结构和内容 1、标题

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一般是发文机关+事由+文种，也可省略发文机关 2、主送机关

批复的主送机关即请示的发文机关，一般只有一个，但如果对同一请求事项，多个下级机关都有请示，此时批复的主送机关可以是多个。 3、正文 （1） 导语

用一句话引述正文标题（发文字号）或日期、标题，并说明“收悉”，再用惯用语“经研究，现批复如下：”过渡到下文。 （2） 主体

主要写明对请示事项的具体批复意见，表明同意或不同意，或作进一步指示。 结尾一般惯用“此复”、“特此批复”、“此复，希执行”等，也有的不用惯用语结尾。

4、成文时间和发文机关（印章） 十六、意见 （一）意见的概述

“意见”这个词，在我们日常工作、学习、生活中经常用到。如“我对××有意见”，意思是不满意；如“征求大家意见”，意思是对人或事物的见解或看法。 1、概念

意见是对重要问题提出见解或处理办法时使用的公文。 类别：它既可以是上行文，也可以是平行文或下行文。 2、种类

（1）指导性意见：用于上级机关布置工作的下行文。主要写工作原则、要求，

提出见解和处理办法，作出工作安排。

（2）建设性意见：用于向上级机关提建议，为上行文。呈报类意见供上级机关

决策时参考；承转类意见供上级批转到更大范围的有关方面执行。 （3）评估性意见：业务职能部门、专业机构就某项专门工作、业务工作经过调

查研究或鉴定、评审后，把结果写成意见交给有关方面。可上行、平行、下行，平行最多。

还有鉴定性意见、批复性意见。

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（二）意见的结构和内容 1、标题

发文机关+事由+文种 2、主送机关

一般都要写明主送机关，但下行的涉及面较广的意见，可以不写主送机关。 3、正文

（1）开头：写发文缘由（背景、依据、原因、目的）。实施意见的发文缘由较短，

具体工作意见的比较详实。

（2）主体：写具体意见（目标、任务、原则、政策、措施、要求） （3）结尾：多写要求或惯用语

承转类意见：以上意见如无不妥，请批转有关部门或地方执行 呈报性意见：以上意见供领导决策参考 指导性意见：以上意见，请结合实际贯彻执行 4、成文时间和发文机关（印章） 十七、函 （一）函的概述 1、概念

函式不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。

类别：一般是平行文，有时也用于上行文或下行文。 功能：知照、指挥、联系 2、函的种类

（1）按性质、格式分，有两种：

①公函：正式公文（严格按照公文格式制发，针对比较重要的函项）

②便函：非正式公文，是针对一般性事务的简便函体，格式上与一般书信相同，

不加标题和发文字号，用机关信笺纸写，要加盖公章。

（2）按行文方向分，有两种： ①去函（发函）：由发文机关主动制发

②复函（回函）：收到别人函件后，再由发文机关回复的函，具有被动性

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（3）去函按内容、发文目的分，有四种： ①商洽函：不相隶属机关之间商洽工作、联系事项 ②询问函：上级或平级机关之间询问有关问题，征求意见 ③ 告知函：将有关事项、活动、安排告知对方的函，不必回复 ④ 请准函：向不相隶属的主管部门请求批准事项 （二）函的结构和内容 1、标题

一般由发文机关+事由+文种。复函要在标题中写明“复函”，便函可不写标题。 2、主送机关

复函的主送机关就是去函的发文机关。 3、正文

（1）缘由：去函中开头写原因、目的。复函先引述去函的标题、发文字号，并

说明收悉。

（2）主体：去函中写商洽、询问、请求批准的事项及想法，复函要针对去函的

内容逐一给与明确、具体的答复。

（3）结尾：去函中常用“特此函告”、“即请复函”、“敬请复函” 复函中常用“特此函复”、“特此函告”、“此复” 4、成文时间和发文机关（印章） 十八、会议纪要 （一）会议纪要的概述 1、概念

会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文，是会议文件的一种。 它一般成于会议后期或结束之后，除了有指导性之外，还可用文件形成发送到有关单位，沟通情况、知照事项；或上呈有关领导机关、汇报会议精神。

类型：可上行、平行和下行 2、种类

（1）工作会议纪要：把会议讨论、决定的事项整理成文，由与会单位人员讨论通过。

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（2）研讨会议纪要：对座谈会、经验交流会、学术讨论会等研讨问题的情况、

学术理论的看法、研讨和结果的择要反映。

（3）办公会议纪要：将日常办公会议（多为例会）研究讨论作出的决定进行记录。

（二）结构和内容 1、标题

一般由会议名称和文种构成。如“××市政府办公会会议纪要”，也有由正、副标题组成，正标题写主旨，副标题写会议名称和文种。 2、成文日期

一般写在标题正下发，并用圆括号括入。会议纪要不要加盖印章。 3、正文 （1）开头

简要介绍会议概况：召开会议的根据、目的、时间、地点、主持人、参加会议的单位或人员情况、会议的主要议题、对会议成果的总评价。 （2）主体

会议讨论主要情况、主要精神、议定的事项。主要有两种写法：

①归纳式：按会议讨论事项和议定事项内容的逻辑关系或自然顺序，归纳成若干

个问题（部分），每个问题（部分）用序数或小标题标明，也可在分列若干问题之后，再按发言顺序分别表达。这种常用于大规模会议。

②综述式：又叫概述式。把内容概括在一起，表述出来的一种方法，也可分段分

层表述。这种适用于规模较小的会议。

（3）结尾

一般写会议成绩或希望、要求、号召。有的没有结尾部分。 （三）写作会议纪要的注意事项

会议纪要要以会议记录为基础写作。

会议记录指由会议记录员将开会的时间、地点、主持人、与会人员、会议议题、与会人员发言情况等一一详细地记录在笔记本上。它基本上是按时间顺序或发言顺序记录。

会议纪要注意：

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1、在会议记录的基础上，会议纪要要真实、准确地提炼会议代表发言的内容、精神、议定事项。要求忠实于原境，不可断章取义。

2、会议纪要重在“要”字，即要突出主旨，择要表述。有分歧、没有形成统一意见的内容不列入会议纪要。

3、会议纪要语言简明、层次分明、条理清楚。各部分可用标题或序数表示。也常用“会议认为”、“会议强调”之类的用语，用于各部分或各段落的开头，起强调作用。

4、会议纪要成稿后，须经与会者讨论认定，并提请主持人审核与签发。

第三章 事务文书

一、计划 （一）计划的概述 1、概念

计划是部门、单位或个人对未来一定时期内要做的工作或任务，拟定实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种文书。 2、特点

由于计划是对将来要做的工作或任务做的安排，所以，它具有指导性、预见性、可行性、约束性。 （1）指导性

计划是以人们认识客观规律为基础，通过人们的认识和思维加工而制定的，是实践的反映，反过来又指导实践。它是自我规范的文书，具有很强的行政导向作用。 （2）预见性

计划是对工作的超前安排，它是在回顾过去的基础上，根据发展变化，对下一段工作目标作出科学分析和预见，从而明确方向，激励工作。 （3） 可行性

计划以现实工作为基础，经过主观努力可以实现，既不能毫无突破、无所作

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为，又不能脱离实际、好高骛远。 （4） 约束性

计划体现决策机关的要求和意图，一经下达，就要严格执行。 3、种类 （1）按名称分

设想：适用目标比较长远，线条较粗，仅供初步参考 规划：适用时间较长、涉及面广、内容概括

要点：适用于上级对下级布置任务、交代政策、提出要求 安排：适用于时间较短、涉及面窄、内容具体 方案：对某项工作的全面计划

（2）按内容分：工作计划、生产计划、学习计划

（3）按范围分：国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等

（4）按时间分：长期计划（5年以上）、中期计划（2-4年）、短期计划（年度、

季度、月份等）

（5）按作用分：指令性计划、指导性计划 （6）按结构分：条文式、表格式、条文与表格兼用 （7）按性质分：综合（全面）计划、单项（专题）计划 （二）计划的结构和内容 1、标题

包括单位名称、计划期限、计划内容、计划种类。个人计划可以省略单位名称，单项计划可以没有计划的时间部分。

如果是草稿或初稿，还应在标题后或下面加以注明，写上“草案”、“草稿”等字样。 2、正文

正文一般由开头、主体、结尾组成。 （1）开头

即前言，主要说明制定计划的依据和指导思想，回答“为什么要做”的问题，也可以同时回答“能不能做”及“主要做什么，做到什么程度”等。总要求就是简明扼要，能统率全文。

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（2）主体

即计划事项，说明计划的基本内容，它是核心，主要包括以下四个部分： ①任务——“做什么”，是计划要完成的具体事项

②目标——“做到什么程度”，是完成任务要达到的基本要求 ③ 措施——“怎么做”，是实施计划的具体办法和手段 ④ 步骤——“什么时候做”，是工作程序和时间的安排 （3）结尾

即结束语，可以提出希望或者发出号召，以鼓励相关人员。 3、落款

包括计划的署名和日期，标题中已经写明单位的，后面可不再署名，日期可写在标题之下，也可写在正文右下方。 （三）计划的写作要求 1、实事求是，防止过高或过低 2、明确具体，利于执行检查 3、层次分明，语言准确简洁 4、符合规律、及时调整修改 二、总结 （一）总结的概述 1、概念

总结是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过去一段工作的回顾和分析评价，指明得失利弊，提高理性认识，知道今后工作的书面材料。 2、特点

（1） 内容的客观性

总结中的事情都是客观存在的，做过什么或成功与否都必须符合客观实际，实事求是。 （2） 主观自觉性 （3） 理论性和概括性 3、总结的种类

（1） 按性质分：综合性总结、专题总结

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（2） 按内容分：生产总结、工作总结、学习总结等 （3） 按时间分：年度总结、季度总结、月份总结等

（4） 按范围分：国家总结、地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等 （5） 按功用分：经验性总结、汇报性总结

实际应用中，一般是两类，即综合性总结和专题总结 ① 综合性总结（全面总结）

指对一个单位或部门在一个阶段内所有工作进行全面的总结。其主要标志是“全面：。从时间上指一个阶段，内容指一项工作的各个方面。 ② 专题总结

它是对一个单位、部门的某项工作或某个专门问题进行专门性总结。一般选取工作中的某些突出成绩、典型经验，或某些带有普遍意义的问题，通过总结，指导全面工作。 （二）总结的结构和内容

虽然总结有不同的划分种类，但不论哪种，在结构上都由标题、正文、落款组成。 1、标题

从形式上看，标题分两类： （1）单行标题（又分两种）

①公文式标题：由单位名称、时限、内容、文种组成。个人总结一般省去单位名称

②文章式标题：直接标明总结的观点和内容范围，多用于专题总结，尤其是经验总结

（2）双行标题（正副标题）

它指同时使用两种标题

正题——文章式标题，点明主要观点或基本经验（教训） 副题——公文式标题，补充说明单位、时限、内容 2、正文

总结的正文可分为四个部分 （1）总结概述

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这部分通常概述工作全貌（工作根据、指导思想、综合成果、经验），目的是给人总体印象，为下文做铺垫。写时要简明扼要、高度概括。 （2）工作情况

这部分着重回答“做了什么”，写明工作的进程，采取了哪些措施、施行了什么步骤、取得哪些成绩、存在什么问题，或综述或分述。

全面总结中一般单独列项，成绩列于特别突出的位置，而专题总结则是经验教训融为一体。 （3）经验教训

这部分是总结的核心，重在回答“怎么做”的问题。它是根据工作情况总结出来的规律性的东西，常要加以分析说明。

工作情况和经验教训两块是重点，在叙述安排中有详有略，具体结构形式有三种：

①分块式：全面总结多用此式。常见方法是分成成绩块、经验块，层次分明。 ②过程式：此法以工作过程为序，把工作分成几个阶段，然后按照工作过程的阶

段步骤，归纳总结出相应的经验教训。这种写法突出的重点是工作成绩，好处在于给人完整印象。

③经验式：它以工作经验为线索，按性质把主要经验分条来写，每条之间有一定

逻辑关系。经验教训常用工作过程中的有关措施、成绩、步骤作为论据来说明证实。专题总结常用此法。

（4）总结结语

多写今后打算、努力方向，重点回答“今后怎么做”。有些总结采用自然结尾，就没有总结结语部分。 3、落款

正文右下方写名称、日期。 三、演讲稿 （一）演讲稿的概述 1、概念

也叫演讲辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。 演讲稿是演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和提示，它体现着演讲的

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目的和手段，演讲的内容和形式。

演讲稿内容：交流思想、感情，表达主观见解，介绍自己的学习、工作情况和经验

演讲稿作用：宣传、鼓动、教育、欣赏等 2、特点 （1）针对性

针对不同的情况，设计不同的内容。 （2）可讲性

通过演讲者的语言艺术、内容安排和演讲者的风度仪表来达到宣传鼓动效果，因而演讲稿要“上口入耳”，对演讲者来说要可讲，对听讲者来说要好听。 （3）鼓动性

好的演讲者有一种激发听众情绪、赢得好感的鼓动性。 3、种类

从不同的角度，演讲稿分为以下几类： （1）从表达方式上划分 ①命题演讲稿

即由他人拟定题目或拟定演讲范围并事先准备好的演讲稿。 ②论辩演讲稿

即由两方或两方以上的人们，就某个或多个有争议的问题，展开面对面的语言交锋，如法庭论辩、外交论辩等。 （2）从演讲内容上划分 ①政治演讲稿

即代表一定政治立场、政治策略和某团体利益的演讲稿。 ②学术演讲稿

就某些有系统的、专门的知识、学问发表的演讲文稿。 ③礼仪演讲稿

指在各种社交仪式上当众发表的情感性演讲文稿，如凭吊演讲稿、答谢演讲稿等。

（二）演讲稿的结构和内容

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从结构上看分为标题、称谓、正文三部分。 1、标题

可以标明性质和文种，也可交代演讲的中心和内容 2、称谓

演讲者对听众的称呼，称谓要亲切、友好、热情、全面。 3、正文

正文一般分开头、主体、结尾三个部分。 （1）开头

也叫开场白，在演讲稿的结构中具有重要作用，常用的开头方式： ①开门见山，提示主题 ②介绍情况，说明根由 ③ 提出问题，引起关注

除此之外还有释题式、悬念式、警策式、幽默式、双关式、抒情式等。 （2）主体

这是演讲稿的主要部分。在行文中要处理好层次、节奏和衔接等问题 ① 层次：它是思想内容的表现次序，体现演讲者思路展开的步骤，也反映演讲者对客观事物的认识过程

② 节奏：指演讲内容在结构安排上表现出的张弛起伏，节奏是通过演讲内容变换来实现的。

③ 衔接：指把演讲中的各个内容层次联结起来，使之具有浑然一体的整体感。 （3）结尾

是演讲内容的自然收束，它没有固定的格式，一般原则就是给听众留下深刻的印象。 （三）竞聘演讲

也叫竞选演讲，它具有以下特点： 1、目标的明确性

这是竞聘演讲区别于其他演讲稿的主要特点。 2、内容的竞争性

竞聘演讲的全过程都是听众在候选人之间进行比较、筛选的过程，演讲者必

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须“八仙过海，各显其能”。 3、主题的集中性

指演讲表达的意思单一，不枝不蔓、重点突出。在表达意思时，必须突出一个重点，围绕一个中心，不能企图在一篇演讲中解决和说明很多问题。 4、材料的实用性

指演讲材料既是符合实际的，又是对自己竞争有利的，要从自我出发，从实际情况出发。 5、思路的程序性

指演讲过程有固定的步骤。

（1） 开门见山地讲自己竞聘的职务和缘由 （2） 简洁介绍自己的个人情况 （3） 摆出自己优于他人的竞聘条件 （4） 提出假设自己任职后的施政措施 （5） 用最简单的话语标明自己的决心和请求 6、措施的条理性

演讲者在讲措施时一定要注意条理清楚、主次分明。 7、语言的准确性

即所谈事实和所用材料、数字要求真求实，准确无误，并且注意分寸，不能夸大其词。 四、简报 （一）简报的概述 1、概念

简报，即简明扼要的请款报道，它是机关团体、企事业单位编发的用以传递信息、沟通情况、交流经验的一种内部文书。

编发时间：定期或不定期

发送范围：只在内部交流，不予公开发表 文章篇数：少则一篇，多则几篇

反映内容：社会动态、组织内部活动、经验、问题

简报名称：工作简报、情况反映、内部参考、××动态、××信息

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2、特点

（1）简洁性：题材单一、内容简明、语言简练、篇幅短小、直陈其事 （2）新鲜性：简报是一个系统一个部门内新近发生的有意义的事实报道，强调

内容上的新鲜性

（3）快速性：快编快发是简报生命力所在，简报要及时快速地反映情况，传递

信息，以充分发挥效用

（4）指导性：要正确反映党和国家的方针、政策，反映国内外形势的发展变化，

回答迫切需要解决的问题，使其具有指导意义

3、种类

简报按内容、性质划分，可分以下四种： （1）工作简报

它是定期报道本单位工作及业务活动为主要内容的经常性简报，从中可见本单位一段时间内日常工作的进展情况，获得总体印象。 （2）专题简报

也称中心工作简报，它是一种围绕某一阶段的中心工作或某项重要工作而专门编发的简报，其目的在于及时反映工作的进展情况，从而更好地促进工作的顺利开展，它随简报工作的结束而终止。 （3）会议简报

它是一种由大、中型会议的组织者或秘书处在回忆进行中率连续编发的简报，可以是综合性，也可以就一件事或一个问题而编发，目的在于交流会议情况、传递信息、开好会议。 （4）动态简报

它包括情况动态和思想动态。这类简报主要供组织决策部门看的，对组织决策影响较大，因此，反映情况应准确而客观。 4、简报的写作要求 （1）要简明扼要 （2）要及时迅速 （3）要内容新颖 （4）要真实可靠

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（二）简报的结构和内容

一般由报头、报体、报尾组成，其中报头和报尾有约定俗成的写作格式。 1、报头

在简报首页上方，约占全页但分之一位置，一般都事先印成固定格式，报头部分包括以下内容：

（1）简报名称：上端居中位置，用大号字体套红印刷 （2）简报期号：一般在名称下方加上括号写明（第×期）

（3）编发单位：仅次于期号左下方，写明编发单位全称或规范化简称 （4）编发日期：仅次于期号右下方，用阿拉伯数字写全年月日

（5）密级：一般可写上“内部刊物、注意保存“。其他涉及机密内容的则标明

密级。绝密、机密、秘密，位于名称左上方

（6）编号：保密简报一般要加上编号，位于名称右下方 （7）分隔红线 2、报体

由案由、标题、正文组成

（1）按语：用来表明办报机关的主张和意图，一般用“按”或“编者按”表示，

常见按语有三种：

①说明性按语：说明编发稿件的意义，提供有关背景，帮助读者理解 ②提示性按语：提示内容重点和要点 ③指示性按语：对文章发表意见、表明态度 （2）标题

它是正文的概括，按形式可分三种： ①单行标题（文章式） ②双行标题（正副标题） ③三行标题 （3）正文

正文一般有五种写法：

①新闻式：最基本的结构模式，一般有导语式开头，后按类别区分，或按时间先

后、内在逻辑叙述具体情况。

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②总结式：写法类似经验总结，一般简单交代事实背景，而后一一罗列或用小标

题引叙具体做法。

③指示式：一般以导语标明目的和意义，而后分条说具体内容。

④ 短讯式：适用于内容单纯、事实性较强、性质相同或相近的信息结构，一般把材料

并列汇编在一起。

⑤ 转发式：转发本单位（系统）有借鉴或参考作用的重要文章，编发时用“编者按”

说明转发的内容和意义。

3、报尾

在简报正文结束后的末页底部，用两条平行线与正文隔开，平行线中间的左侧写发送范围，右侧写印刷份数，有的要注明拟稿人、核稿人和责任编辑。 五、规章制度 （一）规章制度的概述 1、概念

是为了建立正常的工作、学习、生活次序，由国家机关、社会团体、企事业单位或群众制定的，要求人们共同遵守的行为准则。

它具有特定的约束力，反映广大群众的利益，是党和国家方针政策的具体化。 2、特点 （1）政策性

规章制度不管由谁制定，都要以国家的政策法规为依据，它的制定、生效、修改和废止，都要经过一定的程序。 （2）规范性

规章制度以规范人的行为为目的，给人们指出应遵守的事项、是非标准和办事程序，是人们的行为规范。 （3）确定性

规章制度都有其适用的对象和范围，不在此列就不受约束。 （4）条款式

规章制度的格式为条文式，通常采用章、条、款、项、目等层次组织，以条为基

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