秘书学答案

第一次作业

一、名词解释（每题4分，共12分） 1、秘书 P13

国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他（她）掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。

2、秘书职业道德修养P35

秘书职业道德修养指秘书在思想意识和道德品质方面的自我教育、受教育的过程中，在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。

3、秘书职业道德P29

秘书人员的职业道德是秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工作者对社会承担的道德责任和义务。

二、简答题（每题7分，共28分）

1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？P2

答：第一，秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。 第二，秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。

2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？P4 答：（一）古代秘书机构变动频繁 （二）古代秘书人员选拨较严

（三）古代秘书制度在发展中走向完备

3、秘书工作有什么作用？P23 答：1、参谋智囊的作用 2、事务助手的作用 3、枢纽的作用 4、协调的作用 5、窗口的作用 6、信息的作用

4、秘书职业道德规范的具体内容是什么？P36 答：秘书职业道德规范的具体要求可以表述为： （一）文明礼貌 （二）爱岗敬业 （三）诚实守信 （四）办事公道

（五）勤俭节约，消费有度 （六）遵纪守法，熟知熟用法规 （七）团结协作，互助友爱 （八）实事求是，勇于创新

三、选择题（每题2分，共10分） 1、我国最早的秘书机构产生于：（A） P3

A、商朝 B、战国 C、秦朝 D、汉朝 2、( BCD)的出现是秘书活动产生的前提条件。 P2

A、皇帝 B、社会管理组织 C、文字 D、公文 3、贴黄是（ C ）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。P5

A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、汉朝 4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（ABD）P20 A、办文 B、办事 C、办证 D、办会 5、汉末曹操为魏王时，设“（D）”，从此，“秘书”由指物转为指人。P3 A、太史 B、尚书 C、丞相 D、秘书令

四、论述题：（30分）

请联系实际谈谈秘书人员在工作中应该从哪些方面提高职业修养？P

答题要点：良好的职业道德不是天生具有的，而是在后天的实践中养成的。秘书在职业道德修养过程中应牢牢掌握四个要素：根本实践，坚持知行统一；贵在自觉；重在坚持；难在“慎独”。

五、案例分析题（20分）

杨修之死是大家熟悉的故事。他本来是曹操的主簿，曹操对他非常器重。后来发生了这样几件事：一是曹操将由汉中撤军，但犹豫不决，而杨修由曹操的教令“鸡肋”一词，便猜知曹操心事，使曹操大为恼恨。二是杨修为曹操的儿子曹植预作答记，曹操很满意，后来曹操发现了，更加忌恨。三是塞北送来一合酥，曹操在盒上写了“一合酥”三个字，杨修见了，便叫人把整盒酥吃了。曹操问他为何这样做，他答：“盒上写明‘一人一口酥’，丞相之命岂敢违反？”曹操虽嬉笑，而心恶之。四是曹操担心别人暗害自己，睡觉时错杀侍从，被杨修说出实情。后来曹操终于杀死了才华出众的杨修。请联系秘书的职业道德规范的理论分析杨修被杀的原因。P94定位原则、保密原则 要点：

杨修被杀的原因：

1、杨修没有清醒地意识到自己所处的配角位置，其辅助的角色意识太差。 2、杨修自以为是，自作主张，傲视曹操。

3、杨修在群僚中高估自己，轻视别人，出风头，遭到了他人的忌恨。

4、对曹操不够忠诚，数次为曹丕和曹植出主意，站到了曹操的对立面上，成了政治斗争的牺牲品。

5、对秘书工作的辅助性认识不足，妄加指挥，越权越位，惹来了杀身之祸。因为辅助决策不等于决策，秘书只能做参谋，做助手，决不能以领导者自居，更不能在工作上，态度上，礼仪上有越位的表现。

以上5个要不得点，若能紧密结合案例分析，每个要点6分。未结合案例者给一半分。

从秘书学的角度看，杨修根本不了解秘书工作的性质，虽才华出众，却不具备领导人秘书的素质，因此难免遭杀身之祸。

对于杨修的死可说是一个必然，虽说，杨修本人聪明，智慧但其所在的那个环境所处时代背

景再加上曹操本人的多疑等性格对于向杨修那样的刚直性格出现被杀而结束自己的命运是很正常的，而相对于今天作为一个秘书的工作事务的他出现此样的结局不得不给我们今天在从事秘书工作人员或是将要从事此项工作的人们一个血的教训，他告诉今天的我们在今后的工作之中不仅仅要掌握好作为一个秘书工作人员应当具有的素质修养还要识别好所处的秘书职能环境，积极提高秘书工作的各项能力如表达，办事，管理，应变，社交，操作能力等，还要注意要对待不同工作所应当实用的处理工作方法，要注意到分工与配合，重点与全面，个体与群体，节奏与随机等的关系。在做好秘书基本职能如参谋咨询，辅佐决策，沟通协调，管理事务，检察督办职能的同时也要注意做好秘书工作的保密工作。等等要注意的工作，只有这样才能让像杨修一样或是类似的情景少出现或是不出现。总之，为了使我们今后的秘书工作能做好，做到一个较好的叫人满意的，称心尽职的秘书，那样我们就要多多在此方面下功夫为我们的秘书工作做到尽职，尽善，尽美

按照现代对秘书职业的要求，秘书人员当然还必须具备其他多种素质，如认真、细致、周到以及谦虚谨慎、清正廉洁、克己奉公等等。但仅从以上五点分析来看，作为领导人秘书的杨修，在素质上确实存在不少缺陷，他的死，确实可以使我们吸取很多经验教训，并以此作为借鉴。

第二次作业

一、名词解释（每题4分，共16分） 1、公文处理P53

通常也称办文，专指机关、企事业单位在公务活动和经营管理过程中，为了充分发挥公务公文的作用，围绕公务公文的发出、收进、管理以及立卷归档等一系列相互衔接的程序和环节，建立的信息运转与处理流程。

2、拟办P56

拟办是指对收到的文件在办理中可能涉及的工作事项、问题，以及应由谁或哪一部门负责处理、如何处理等，提出初步处理意见，供领导人批办时参考。

3、会议纪要P67

会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的公文。

4、调查报告P69

调查报告是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究结果而写出的有情况、有分析的书面报告。

二、简答题（每题8分，共32分）

1、请写出我国现行的13种行政公文文种。P63 答：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、录取和会议纪要。

2、会议纪要与会议记录有什么区别？PP77

答会议纪要与会议记录的区别有四：一是性质不同。二是内容的繁简程序不同。三、形式有所不同。四是鼾方式和作用不同。

3、请简述会务工作的原则。P114

答：会务工作的原则包括：认真领会领导意图和会议的指导思想；熟悉和掌握会议的组织领导情况；协助领导拟定会议安排；精心组织，周到服务；重视并妥善做好会议的善后工作。

4、请简述会议的善后工作有哪些？P134 （一）返程工作的安排 （二）会议文件资料的管理 （三）会务总结工作

（四）新闻发布和报道工作

三、选择题（每题2分，共12分）

1、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。（C）P53

A、政治性 B、时限性 C、公开性 D、规范性 2、代表大会的会场布置要体现的是（C）气氛。

A、庄严肃穆 B、热烈喜庆 C、庄严隆重 D、自由活泼 3、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（ D ）。P54

A.助手作用 B. 纽带作用 C. 查考作用 D. 统一作用 4、下列程序中不属于发文处理阶段的是（ D ）。 P56 Ａ．拟稿 Ｂ．审核 Ｃ．缮印 Ｄ．批办 5、下列选项不属于会后工作的一项是（A）。P134 A、清理会议文件 B、离会与送别 C、撰写会议记录 D、会议工作总结 6、法规性公文以（A）日期为成文日期。P57

A、签发 B、用印 C、批准 D、 定稿

四、判断题：（每题2分，共20分）

1、通知时最为常见的行政公文，属于知照性公文。（√）P64 2、通告的使用范围大于公告。（ × ）P64

3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。（ × ）P57 4、公文管理主要指公文的存放于保管。（× ）P53

5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。（√）P53 6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征 。（ √）P113 7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。（ × ）P54

8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。（×）P55 9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。（√）P57

10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。（ √）P58

五、案例分析题（20分）

某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造

成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ 答： 1、A秘书造成失误的原因何在？

一是他有可能是不清楚公文处理程序，不清楚谁是此文的签发人——他以为业务部门负责人审核就可以发文，所以他违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。

二是他有可能是自作主张——他以为领导把意见说得很明白了，自己也已领会得很明白了，业务部门负责人也审核了，应不会有事了，于是就自作主张。违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。 三是他不明白事情再急也要按程序按制度办的道理。

对于秘书从业人员的启示

1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。

2、一是要对自己有准确定位，明确自己只是领导身边一个身份比较特殊的工作人员，不能代替领导，不能自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。 3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。 4、二是要加强业务识的学习，清楚办事程序，秘书不要要学会办文、办会，还要学会办事。 5、是业务部门的负责人要认真负责，就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了。

第三次作业

一、名词解释（每题5分，共20分） 1、礼仪P145

礼仪是各类组织的交际工作人员在各类活动中，为了塑造个人和组织的良好形象而应遵循的尊重他人，讲究礼节，注重仪表、仪态、仪容、仪式的行驶为规范和程序。

2、会谈P173

会谈是指双方或多方以平等的身份就实质性问题交换意见，进行讨论，阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体协议而进行正式磋商。

3、商务谈判P197

商务谈判实质上是一种在双方都致力于说服对方接受其要求时运用的交换意见的技能，是人们为改变相互关系而进行的一种积极行为，其最终目的是达成对方都相对有利的协议。

4、办公室管理P204

办公室管理是指依据办公室的内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，有效实现组织目标的过程。

二、判断题：（每题2分，共20分）

1、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（×）P155 2、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。（√）P164

3、礼貌是人们在日常活动，特别是交际活动中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等时惯用的规则。（× ）P140

4、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。（√ ）P143 5、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告时最经常采用的沟通形式。（× ）P168

6、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。(√ ）P180 7、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。(√ ）P206

8、所谓办公自动化，主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。(√ ）P256

9、目前，在办公领域使用最广泛的信息采集设备主要有计算机、扫描仪、数码相机、数码摄相机、录音笔等。(√ ）P257

10、我国办公自动化自20世纪80年代开始发展，大致经历了三个阶段。(× ）P256

三、简答：（每题10分，共40分） 1、请简述接待工作的原则P158 答：1、热忱大方，注重实效 2、认真负责，细致周到 3、确保安全，内外有别 4、勤俭节约，讲究礼仪

2、请简述会见的工作程序P175 答：第一，明确目的和议题 第二，确定会见的规格

第三，确定会见时的陪同人员。 第四，挑选记录员和翻译人员。 第五，确定会见时间 第六，确定会见地点 第七，求见与通知 第八，现场布置 第九，迎候 第十，介绍 第十一，合影 第十二，送别

第十三，整理会谈文件

3、请简述商务谈判的特点P198 答：一、共同性和目的性 二、排斥性与合作性 三、差异性与竞争性 四、互惠性和均等性 五、多变性与随机性

4、请简述办公室的办事原则P204 答：第一，服务原则 第二，高效原则

第三，保密原则 第四，统一原则

四、案例分析：（20分）

某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水??这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。

谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。 领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!” 秘书丈二和尚摸不着头脑， 知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，与我何干?”

问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误? 你认为应该怎么做？

参考答案：秘书部门是组织的窗口和门面，秘书人员在日常接待工作中讲究礼仪，对于加强领导与群众的联系，密切组织与公众的关系，树立良好的组织形象十分重要。秘书对于来访的客人，要做到热情、诚退、以礼相待，在接待工作中必须开动脑筋，综合考虑，把工作做到面面俱到、细致入微。另外，在接待过程中，要确保每一位来宾的安全，也包括饮食安全。 案例中的秘书用手指撮茶叶给客商泡茶，不太注重饮食卫生，虽说是一个比较小的举动，但也直接影响了在客商眼中的形象。之后在谈判过程中，该秘书一同指责客商，更加激怒了客商，损害了组织的形象。 第四次作业

一、填空题：（每空1分，共10分）

1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是 社会管理组织 的出现； 二是 文字和公文 的出现。P2

2、公文处理包括 收文处理 、 发文处理 和 公文管理 三个基本环节。P53 3、礼仪基本内容包括 仪容 、 仪表 、 仪姿仪态 和 气质风度 。P145

4、办公室管理是指 依据办公室的内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，有效实现组织目标的过程 。

二、判断题（每题2分，共20分）

1、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。 2、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。

3、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。 4、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。

5、礼貌是礼节的基础，礼节是礼仪的基本组成部分，礼仪在层次上要高于礼貌、礼节，其内涵更加深广。

6、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。

7、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。

8、我国办公自动化自20世纪70年代开始发展，大致经历了从打字机、电脑到网络技术的普遍应用等三个阶段。

9、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。 10、我国秘书制度草创于先秦，确立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。

三、不定项选择题（每题2分，共20分） 1、我国古代最早的秘书机构产生于（ C ）。

A、黄帝时期 B、夏朝 C、商朝 D、唐朝 2、（C）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。 A、拟稿 B、审核 C、签发 D、缮印 3、横向沟通通常采用（ BCD）等形式。P168

A、面谈 B、会议 C、备忘录 D、报告 4、商务交际的礼节与礼貌主要包括：（ABCD ）等。P141

A、致意 B、介绍 C、握手 D、寒暄 5、办公室的办事原则包括：（ABCD）等。P204

A、服务原则 B、高效原则 C、保密原则 D、统一原则 6、办公室日常事务管理包括：（ ABC ）等。P224

A、邮件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、卫生管理 7、目前，在办公领域使用最广泛的信息采集设备主要有（ABC ）等。P257 A、计算机 B、扫描仪 C、数码相机 D、打印机 8、公文处理的作用是（BCD ）。P54

A、参谋作用 B、助手作用 C、纽带作用 D、查考作用 9、“尊者决定”的原则适用于（C）。

A、致意 B、介绍 C、握手 D、寒暄 10、秘书职业着装有三个原则，分别是（ABC），它们加起来就是“TOP”。P151 A、整齐的 B、 适合特殊场合的 C、舒适愉快的 D、高级的 四、简答题（每题10分，共30分） 1、请简述公文处理的程序。P55

答：1、收文处理：包括签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等主要工作程序。 2、发文处理：包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。 3、公文管理：包括公文的统一管理、文件的日常管理、会议的日常管理、会议文件的管理、汇编公文、公文的存放与保管。

2、请简述秘书人员在会务善后应做的工作。P134 答：（一）返程工作的安排和会场的整理 1、返程工作的安排 2、会场的整理

（二）会议文件资料的管理 1、会议文件资料的清退 2、会议文件资料的立卷归档 3、会议文件资料的汇编 4、印发会议纪要和决办通知 （三）会务总结工作

（四）新闻发布和报道工作

3、请简述会见与会谈的区别P175 答：第一，身份要求不同。 第二，目的不同 第三、约束力不同

五、案例分析，20分 意外的电话 (一)背景

这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？

c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。 (二)问题

对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

参考答案：本题的最佳选择是C。

选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。

选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。

选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？

选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。 选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。

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