《计算机会计学》实验指导书（全） - 图文

《计算机会计学》实验指导书

第一部分 金蝶2000总账报表软件的操作与使用

一、软件安装

将软件安装光盘插入光驱驱动器中，系统即会自动运行金蝶软件的安装向导，可根据向导的提示完成软件的安装。直接点击向导界面中的“安装金蝶2000-总账报表V7.3”按钮即可开始安装。整个安装过程均是在安装向导的提示下逐步完成：欢迎——>软件许可证协议——>用户信息——>选择目标位置——>安装类型——>选择程序文件夹——>开始复制文件——>完成（重启）。其中，当安装程序提示输入用户信息及产品序列号时，若安装后仅作为教学或演示用，可在“序列号”处输入任意信息即可。

安装完成后，在桌面上会增加一个“金蝶2000-总账报表V7.3”快捷方式图标，在【开始】菜单的【程序】中会也会增加一个“金蝶2000标准财务软件”的程序组，组中有一个“金蝶2000-总账报表V7.3”快捷方式图标。

二、系统初始化

(一)建立新账套

1.启动金蝶2000-总账报表V7.3

通过双击桌面上的“金蝶2000-总账报表V7.3”快捷方式图标或单击windows中的【开始】菜单——>【程序】——>【金蝶2000标准财务软件】——>【金蝶2000-总账报表V7.3】都可启动金蝶2000-总账报表V7.3。系统启动后，首先会弹出系统登录窗口。在此窗口就可以录入或从下拉框中选取用户名（首次进入时请选择Manager），并输入口令（首次进入时无口令），再选择正确的账套，完成后单击【打开】按钮，即可进入系统。 2.新建账套

账套是保存账务资料的文件，因此至少要建立一个账套文件，用以存放有关财务及业务资料。在一个账套中只能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料，但在实际工作中可以根据需要建立任意数量的账套。一个账套就是一个单独的计算机文件，可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。为了保证账套数据的安全完整，防止发生意外情况导致数据丢失，应当定期对账套进行备份，并妥善保存备份资料。

单击菜单【文件】后选择“新建账套”或直接单击工具条中的个过程是在建账向导的引导下逐步完成的，主要有以下几个步骤：

?输入账套文件名：执行新建账套功能后，系统会弹出建立文件对话框，如图所示。再按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，金蝶2000中默认账套文件的扩展名为“AIS”，例如：新建账套时所输入的账套文件名

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（新建）按钮来新建账套。新建账套的整

为“重庆金蝶”，则在计算机中的文件名为“重庆金蝶.AIS”。请记住此文件名称，以便日后查找或访问以此命名的账套。在输入完账套文件名之后，单击【保存】按钮，即可进入金蝶2000建账向导。

?输入账套名称：账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套文件名为该账套以文件形式保存在计算机中的文件名，而账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称，用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用，所以在此处应输入单位全称。在输入完账套名称之后，单击【下一步】按钮，即可进入选择所属行业的界面。

?所属行业选择：系统内已经预设了十五个行业的会计科目表及报表，如图所示。此功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料，以减轻会计人员在会计科目和报表设定中的工作量。利用鼠标或上下移动键在所属行业列表框选择所属的行业。

若已经选择了所属行业，系统将自动建立相应行业的会计科目表及报表设置。单击【详细资料】按钮可以查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表。系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理，输出证账表全套会计资料。若企业所需的会计科目与预设资料有差异，也可通过修改预设的会计科目来达到适应单位会计核算管理的目的，可在建账完成后，在“会计科目”中进行修改。如果不想采用系统预设的会计科目及报表资料，只需选择“不建立预设科目表”选项即可，系统会提供一个空白的会计科目表。在进行完所属行业的选择之后，单击【下一步】按钮，即可进入确定记账本位币的界面。

?确定记账本位币：记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。在这个窗口中，系统已将记账本位币预设为“RMB-人民币”，根据企业的实际情况，也可以以某一种外币作为记账本位币，只需输入此外币代码和名称即可。记账本位币代码长度为3个字符（一般为3个英文字符），便于识别即可。在确定了记账本位币之后，单击【下一步】按钮，即可进入确定科目代码级数及长度的界面。

?确定科目代码级数及长度：金蝶2000中会计科目结构是树形分支结构，按照分支所处的位置分级管理。最上面的是一级科目，最底下则为明细科目，科目编码的最大级别数为6级。科目代码长度将影响每级科目的数量，如将二级科目代码长度规定为2，则二级科目个数最多可设置99个；如将长度规定为3，则最多可设置999个二级科目。但6级科目代码长度之和不超过15。若在前面选择了某个行业的预设会计科目，则一级科目代码长度由系统给出，无法修改。会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改。

在确定了科目代码级数及长度之后，单击【下一步】按钮，即可进入账套会计期间设定的界面。 ?账套会计期间设定：不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。

会计期间设置图

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会计期间的设定操作如图所示，共有会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。 ①会计期间界定方式：系统中提供了三种会计期间的界定方式。 自然月份方式；

自由定义天数方式：自由界定每个会计期间的天数，再选择每个会计年度分为多少个会计期间；如可以将每个会计期间天数定为28天，将整个会计年度分为13个期间。

任意期间数方式：先确定任意的会计期间数，再单击【会计期间定义】按钮，在系统弹出的窗口中，修改需要的开始日期和结束日期。

需要特别说明的是会计期间界定方式一旦定义好，账套建立以后对该账套再无法改变。我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度，自然月份作为会计分期的。但有些国家则不同，他们的起止时间可能是议会开会的时间或宗教节日等，有的还按四周为一个会计期间来划分，甚至要求自定义会计期间，对要求自定义会计期间界定方式的单位，需注意会计年末日期是否与下年度开始日期衔接。因此，在会计期间界定方式选择中，要按照实际进行选择。否则这里一旦选错将会使日常业务无法正确处理，而必须重建账套。

②会计年度开始日期界定：这是与会计期间紧密相联的一个重要概念，它用以确定账套会计年度的起始日期，此日期将是一个会计年度开始的标志。例如，如果选择会计年度开始日期为4月1日，则在每年3月底结账时，系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。

③账套启用期间界定：这是指会计人员开始使用金蝶2000处理账务数据的那一个期间，通俗地讲，就是开始输入数据的那一个年月时间。例如用金蝶2000处理从2002年11月份开始的账务资料，账套启用期间就应该是2002年11期。

账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开，这两个概念一个是标明账务数据由电脑开始处理的期间，而另一个则是账务处理进行年结的标志；另外还要注意将账套启用期间和当前系统日期区别开，系统在输入账套启用期间时一般是默认当前系统日期的，多数情况下这两者是不同的。提醒操作者在进行此项输入时应加以留意。 ?完成建账：设置完科目结构、本位币以及账套期间等各项参数后，按【完成】按钮，结束建账工作。下一步即可对账套进行初始设置工作了。

(二)初始资料录入

需要进行初始化设置的项目包括币别、核算项目、会计科目、凭证字、结算方式、用户及权限分配等。这些资料在关闭初始化设置之后，同样也可以进行维护。

在初始化设置界面中，还可以进行初始数据录入，在一般情况下，账套一经启用，初始数据就不可再修改，因此，在进行初始数据录入时一定要仔细。只有当初始数据正确，且试算平衡之后才能启用账套。 1.币别设置

系统已预设了一个记账本位币,此币种是在新建账套时在建账向导中指定的(大部分企业使用的是RMB人民币)。如果还需增加其他币别，则双击“币别”图标，在出现的币别窗口中单击【增加】按钮，输入货币代码、货币名称、汇率。录入汇率时，一定要选择账套启用期间对应的位置进行录入，如本账套是11月启用，则需在会计期间为11的一行输入期初汇率。 2.核算项目设置

核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目。它的主要优势体现在以下几个方面：一是核算项目避免了相

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同项目的重复录入。例如：有许多科目可能都要用到车间或部门名称，如果作为明细科目输入则可能重复输入多次。但如果将这些车间或部门放在“部门”这个核算项目中，则科目中需要这些内容时，只需在修改科目窗口选择“部门”这个核算项目即可。二是核算项目的编码灵活方便，不受科目编码结构的束缚，可输入便于记忆和使用方便的字符，但最大长度不超过20位。三是核算项目内容一般都归类放置，一目了然，便于进行管理和控制。为加强财务核算提供了有效的工具。四是系统还提供了“核算项目分类总账”、“核算项目明细表”等查询工具，可以针对核算项目进行统计、查询。

在初始化窗口中单击【核算项目】按钮，进入核算项目窗口。即可增加、修改核算类别，增加、修改、禁用核算项目等。

?核算项目类别设置：系统已预设好“往来单位”、“部门”、“职员”三个核算项目类别，可以根据需要增加或修改核算项目类别。

①增加核算项目类别：单击窗口左下角【增加类别?】按钮，进入核算项目类别窗口，根据需要输入核算项目类别名称，可根据需要定义核算项目类别的属性，单击【确定】按钮，核算项目类别增加成功。

②修改核算项目类别：选中要修改的核算项目类别，单击【修改类别】按钮，进入核算项目类别窗口，根据需要修改项目类别内容，单击【确定】按钮返回。

③删除核算项目类别：选中要删除的核算项目类别，单击【删除类别】按钮，即可删除核算项目类别。如果核算类别中的项目已有业务发生，则不允许删除。

?核算项目设置：在设置好核算项目类别后，需要设置具体的核算项目，如往来单位中具体有哪些单位，部门中有哪些部门等。

①增加往来单位：单击核算项目中的【往来单位】按钮，单击【增加】按钮，进入往来单位窗口，输入往来单位代码、名称等必要信息，确定该往来单位的上级代码，如没有上级单位则选“无”，单击【增加】按钮，往来单位增加成功；此时可继续增加往来单位；如不需继续增加，则单击【关闭】按钮返回到核算项目窗口。如增加往来单位：“长江公司”。

需注意的是，如果在【账套选项】—“高级选项”—“系统”中未选择“允许核算项目分级显示”设置，所有的核算项目均不可分级显示，所有核算项目将不允许设置“上级单位”的信息。系统默认为不分级显示，如需分级显示核算项目，则须先到【账套选项】中设置；所有的核算项目代码和名称必须输入信息，否则将无法增加核算项目。

②增加部门：操作基本同上。

③增加职员：单击核算项目中的【职员】按钮，单击【增加】按钮，进入职员窗口，输入职员“代码”、“姓名”信息，选择职员所在“部门”（如果需要在“部门”选项中显示明细部门信息，则需选定“包含明细部门”选项），再输入并选择“职务”，单击【增加】按钮，职员信息增加成功。增加职员时，必须先输入“部门”资料，否则职员资料中的“部门”项目无法输入，职员也就无法增加。

④修改、删除核算项目：选中要修改的核算项目，单击【修改】按钮，修改项目内容；选中要删除的核算项目，单击【删除】按钮，如核算项目无业务发生，则系统将直接删除选定项目，不给予提示。

对于所有的核算项目，包括往来单位、部门、职员及其他自定义设置的核算项目，如本年期间内已有业务发生，且当前余额不为零，则不允许删除；如本年期间内已有业务发生，但当前余额为零，则可以删除；如部门下设置了职员，则不允许删除该部门，须删除职员信息后才可以删除部门。

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⑤自定义核算项目：其操作与往来单位、部门等核算项目的操作大体相同。 3.会计科目设置

进入“会计科目”窗口，可以在资产、负债、权益、成本、损益等类别下分别进行增加、修改、删除会计科目等操作。

?浏览会计科目：单击资产、负债等科目类别，可分类浏览各科目类别的的会计科目；单击科目前的“+”号可展开浏览明细会计科目，单击“-”号可折叠已展开的会计科目；双击会计科目，或单击【修改】按钮，均可浏览会计科目属性。 ?增加会计科目：

①输入科目代码：如“10201”表示“102——银行存款”的下级明细科目；编制会计科目代码须符合新建账套时所设定的各级会计科目代码级数和长度要求，如本例二级科目代码长度在设定科目代码长度时设定为2，则二级代码为01；会计科目必须逐级增加，不允许在没有上级科目的情况下，增加下一级科目；

②输入助记码：如“gh”，代表“工行”；助记码是为了帮助操作人员记忆并加快录入会计科目的一种辅助形式。助记码为非必录项。 ③输入科目名称：如“工行”。

④选择科目所属类别：点击科目类别的下拉框选择会计科目相对应的类别。 ⑤确定科目余额方向：是属于借方还是贷方。

⑥确定币别核算：即本单位会计核算所采用的币别，可根据单位情况选择：不核算外币、核算所有币别、核算单一外币。

⑦确定科目的辅助核算：根据本单位核算要求，确定会计科目是采用单一核算项目，还是采用多核算项目。如辅助核算采用“单一核算项目”，可在“核算项目：”下拉窗内选择核算项目类别下的任一项目参与该科目的会计核算，如给“113应收账款”设置单一核算项目“往来单位”；如辅助核算采用“多核算项目”，可同时选择其下的“往来单位”、“部门”、“职员”选项（在选中的项目前打勾），如果还需选择三个预设类别外的其他自定义项目，则可以在“核算项目：”下拉窗中选择自定义的任一核算项目参与该科目的会计核算，即“往来单位”、“部门”、“职员”以外的项目。一个会计科目最多可设置4个核算项目。

⑧往来业务核算：即该科目是否进行往来业务核算，与今后会计核算中的“往来对账单”和“账龄分析表”的输出有关系。

⑨数量金额辅助核算：即是否进行数量金额辅助核算，若进行数量金额辅助核算，要求输入核算的计量单位。选择了数量金额辅助核算并输入计量单位后，在录入凭证时选择了此科目，则系统除要求录入金额外，还要求录入数量、单价。

⑩单击【增加】按钮，可继续增加会计科目；单击【关闭】按钮，返回会计科目窗口。

?修改会计科目：单击要修改的会计科目，或选中要修改的会计科目后单击【修改】按钮；进入修改科目窗口后，直接修改相应的内容；单击【确定】按钮，返回会计科目窗口；或单击【取消】按钮，取消修改。 对于未使用的会计科目可以直接修改；但需对启用账套后，已经发生业务的会计科目修改核算项目属性时，可参照以下方法：删除本期相关业务资料、反过账或反结账，再修改会计科目属性；但对关系到该科目本期以前的业务资料不可删除，否则系统将出现不可预料的错误；或将该科目的本期余额调整为零。但如果会计科目在本期内有业务发生，或该科目当前余额不为零，则不能改变其下设的核算项目属性。

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?删除会计科目：选中要删除的会计科目，单击【删除】按钮，出现提示对话框，单击【是】按钮，即可删除，单击【否】，取消删除。只有未使用的科目可以删除，而且该科目没有设置下级科目；否则只能从最下级科目开始删除。 4.账套选项设置

账套选项也可以在初始化完成后，日常处理开始之前进行设置。其中的参数选项将影响日常账务工作。其中部分选项一经确定，不宜经常变动，否则会影响会计处理的一致性。 在初始化设置窗口中，单击【账套选项】图标，进入账套选项设置窗口。

?查看“账套参数”：单击窗口上方【账套参数】按钮，显示当前账套在建账时设置的信息，如记账本位币、科目结构、会计期间等。“账套名称”可以进行修改；其他信息只能查看，不能修改。

?查看“特别科目”：单击窗口上方【特别科目】按钮，显示系统在会计科目结构体系中预设的特别科目。系统预设的特别科目不能删除。

?设置“凭证”处理选项：单击窗口上方【凭证】按钮，进入凭证处理选项窗口，可设置凭证字、结算方式和参数选项。

①新增“凭证字”：单击【新增】按钮，进入新增凭证字窗口，输入凭证字名称，输入该类凭证的科目范围控制（科目范围控制为非必录项）；如凭证字为“收”字时，可在“借方必有”选择框中输入“现金”与“银行存款”科目：101-102，在录入凭证时，当选择凭证字为“收”时，如果不输入101或102科目，在存盘时系统会提示“凭证不符合借方必有（101-102）的限制”。单击【新增】按钮，系统即显示新增的凭证字。

②设置“结算方式”：将光标定位在“结算方式”下的文本框中，输入银行结算方式名称，然后单击【新增】按钮，可新增处理银行存款业务时所需的银行结算方式，并在窗口中显示，增加结算方式后，可在“支票结算方式”的下拉框选项中选择一种支票的结算方式。

账套选项设置图

③其他参数：

增加和修改凭证时允许改变凭证字号：在增加或修改凭证时，允许手工修改凭证号； 凭证录入时自动填补断号：在增加凭证时，系统会自动填补凭证断号；

输入外币凭证时由本位币自动折算原币：在录入外币凭证时，系统可根据输入的本位币借方或贷方金额自动折算出原币金额；

凭证需要凭证字：在录入凭证时，系统会自动显示凭证字；如不选该项功能，录入凭证时将不显示凭证字，只显示凭证号；

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凭证过账前必须经过审核：即凭证必须经过审核后才允许过账，选择本项功能后，则“非固定资产凭证保存后立即过账”将变为不可选项（灰色）；

凭证录入时数量金额核算强制单价不为负数：在录入凭证时，对以数量金额核算为辅助核算的科目，系统强制其核算单价不为负数；

保存后立即新增：在单击【保存】按钮保存当前凭证后，系统可连续录入新的凭证；

凭证借贷双方都必须有：即凭证借贷双方都有会计分录，不能存在单条贷方分录或单条借方分录； 检测单条分录凭证：如果未选取“凭证借贷双方都必须有”的选项，则选择此项功能后，在凭证录入时，如只有单条分录，系统将不予保存；

非固定资产凭证保存后立即过账：即系统对保存后的非固定资产凭证将立即过账，不需经过审核。 ?账簿选项：单击窗口上方【账簿】按钮，进入账簿选项设置窗口，根据需要设置以下功能：

①设置“账簿余额方向”：即确定在输出有关账表中的会计科目余额方向，其可根据余额正负自动调节余额方向（余额数值均为正数或零），也可会计科目余额方向保持一致，允许为负数； ②设置“账簿排列顺序”：即确定生成明细账时分录的排列方式； ③设置“明细账打印选项”：选择是否可以在明细账中打印日记账。

?税务、银行：单击窗口上方【税务、银行】按钮，进入企业信息和出纳系统的选项设置窗口；直接输入有关税务、银行等企业信息；设置“出纳系统”的处理选项：设置出纳系统的启用时间，设置是否进行银行对账：如选择要进行银行对账，则在出纳系统中录入银行存款科目时会提示输入“结算方式”和“结算号”，并在银行日记账中也会相应地输出“结算方式”和“结算号”两个栏目。

系统默认出纳系统的启用期间为账套的当前使用期间，可修改（出纳启用期间允许与账套启用会计期间不一致），但启用期间不能在账套启用会计期间之前。如果要改变已启用的出纳系统的启用期间，系统将删除新的出纳系统启用期间之前的现金日记账、银行对账单、银行日记账及初始余额，所以出纳系统启用后请勿随意改变此选项。 5.用户设置

在进行用户设置时，一般需要进行用户组和具体用户的设置。在【工具】菜单中选择【用户授权】，进入用户（组）管理窗口。

?设置用户组：在用户管理中，所有用户可以按一定规则分别归属于不同用户组，例如可以将财务人员划分为“资金组”、“成本组”、“材料组”等核算小组。在用户（组）管理窗口点击“用户组设置”中的【新增】按钮，输入用户组名称后点击【确认】按钮即可新增一个用户组。

?设置用户：软件中已设定一个系统管理员manager,但还需要将本单位所有操作人员新增到本账套中，在用户（组）管理窗口单击“用户设置”中的【新增】按钮，出现用户新增窗口，如图所示：

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在用户组名中选择一个用户组；在用户名中输入用户的名称，一般使用会计人员的真实姓名；在安全码中可自由输入用户安全码；然后点击【确定】即可新增一个用户。安全码不是密码。平时使用时用不到这个安全码，但在系统遭到破坏时，可以用它来恢复此用户对账套的访问权限。安全码至少输入5位，其录入范围是5-16位。 ?权限设置：新增一个用户后，需要给这个用户设置其相应的权限，只有已分配了权限的用户才能进行相应操作。给用户授权时，先选中此用户，再单击【用户（组）设置】窗口中的【授权】按钮，系统出现此用户权限设置的窗口。操作权限设定时用复选框进行选择，选中则表示用户具有该项权限，否则无此操作权力，再次单击时复选框又会变为空白，表示已无该项权限。为了方便用户设置各操作权限，系统设置了【全清】和【全选】按钮，用户只需选定总账及其它内容，然后在其操作权限中点击【全选】，系统会自动将该项的所有操作权限选中，【全清】正好相反，它是将某项的操作权限全部清除。

?口令的设置：在金蝶2000中任何一个用户只能设置、修改本人的口令，但系统管理组的用户可以取消其他用户的口令。在会计之家主界面点击【工具】菜单栏下的【更改登录密码】，出现修改口令的界面。在窗口中输入旧口令（如某用户第一次设置口令，旧口令不需输入），再输入新的口令，确认一次后修改口令成功。输入的口令以“*”显示。下一次进入金蝶软件时则要求输入新的正确的口令方可进入软件进行操作。 6.初始数据录入

在会计科目、核算项目等初始设置完成之后，就可以开始初始数据的录入。除非是无初始余额及累计发生额，否则都要进行初始余额设置。在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账的本年累计发生额及期初余额。

在初始化设置界面中，单击【初始数据】图标，即可进入初始数据录入界面，在此窗口中可以进行初始账务数据及其他有关业务资料的录入工作。 ?账务初始数据录入

在初始数据输入窗口中可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口左上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，其中预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡等选项。可以在这里选择不同的数据进行录入。在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口。 ①初始数据录入：在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据。 白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；

黄色区域：表示为非明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的；

绿色区域：表示此处为下设往来核算的明细科目。此处的数据不能直接输入，要根据往来业务资料生成； 灰色区域：表示所对应的科目不能使用该项数据，数据无法录入。在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。 期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。

累计借方：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。 累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。

本年累计损益实际发生额：对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统是无法取到的。因此这里就需要将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或

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贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。

系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出：

借方年初余额 ＝ 期初余额 + 本年累计贷方发生额 － 本年累计借方发生额 贷方年初余额 ＝ 期初余额 + 本年累计借方发生额 － 本年累计贷方发生额

这里只需输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算。

②分币种数据的录入：在进入初始数据输入窗口时，系统默认本位币数据输入。在初始数据输入窗口中左上角的下拉列表框中可选择不同的币别分别进行录入。选择其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币。在这时系统也允许修改折算后的本位币数值。系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡。

③数量金额辅助核算资料的录入：在初始数据输入窗口中左上角的下拉列表框中选择“数量”进行录入时，窗口中所列示的都是在“会计科目”属性中定义为“数量金额辅助核算”的科目，非数量金额辅助核算的科目在这里不出现。选择数量录入时，所需录入的数据项目为“累计借方数量”、“累计贷方数量”及“数量余额” ④初始往来业务资料录入：将光标移至设有往来核算的会计科目余额输入框（绿色框）时，双击鼠标左键，进入初始往来业务资料输入窗口。在此窗口进行往来业务资料初始设置。单击【增加】按钮，进入增加状态，在此窗口输入有关初始往来业务资料。业务编号是与往来单位发生业务时的登记号，系统在处理有关往来业务时会根据业务编号来进行，将来在进行往来业务核销时，系统会根据业务编号来处理，编号最大长度为10位字符。余额是当前往来业务中到目前为止的往来业务余额，包括当前的发生额，需手工录入。

⑤试算平衡：上述数据输入无误后，选择“试算平衡表”项目，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡。系统在进行试算平衡时，要将所有科目的账务数据全部合计在一起，因此只有将所有的本位币、外币、辅助账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。如果账套数据是平衡的，系统在窗口的上方会显示“试算平衡表已平衡！”的字样。账套数据不平衡，系统会在窗口的上方显示“试算平衡表不平衡！”的字样。试算不平衡是不能启用账套的。

(三)启用账套

初始化处理中的最后一项工作就是启用账套，启用账套就是将初始化工作中所输入的数据进行处理和转化，将其转变为账务日常处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。这里必须注意的是：一旦启用账套，就意味着关闭初始化界面，这一过程是不可逆的。启用账套之后任何初始余额资料都不能修改，因此在完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始余额数据，确保无误后再启用账套。

在初始化设置窗口中，单击【启用账套】图标，系统就会进入启用账套处理。单击【继续】按钮，系统会提示做好初始账套的数据备份工作，这时，可以选择相应的路径来对初始账套进行备份，备份文件的后缀名为“AIB”。如果选择的是驱动器“A”，则需要将已格式化好的空白软盘放入软驱中，单击【确定】按钮，系统就会将该账套

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备份至软盘中，如果一张软盘已满，系统会提示插入第二张软盘继续备份，以此类推，直至备份完成；如果选择的是硬盘中的某路径，那么就请记住该路径，以备不时之需。当然，如果不想备份，可单击【取消】按钮，放弃备份。

接下来系统就开始进行账务数据的平衡校验和检查，只有当各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会出现有关错误提示信息，在修改完成之后再重新执行“启用账套”功能。

启用账套全部工作完成后，表示启用账套工作已顺利完成，单击【完成】按钮就可以进行日常账务处理了。

三、凭证管理

(一)凭证录入

凭证录入的步骤如下：

1.双击日期框，出现选择日期的对话框，选择正确的日期。

2.点击【凭证字】下拉框，选择正确的凭证字。凭证号由金蝶软件自动生成，如要修改则点击图标上下按钮进行选择或直接手工录入。

3.输入附件张数，点击图标上下按钮进行选择或手工直接输入。

4.输入摘要，点击“摘要”框，手工输入摘要，也可以按F7或点击图标【获取】按钮选择“摘要库”中的摘要。在摘要库中可以保存常用的摘要，以备以后使用。

5.输入会计科目，录入完摘要后，敲回车键或点击会计科目框，可以按F7或点击图标【获取】按钮选择明细会计科目，也可以手工输入明细会计科目代码。

凭证录入界面图

6.如果会计科目下设核算项目，在核算项目框中可以按“F7”或点击图标【获取】按钮选择核算项目，也可以直接手工输入核算项目代码；如果会计科目进行往来业务核算，则要求录入往来业务编号；如果会计科目进行数量金额辅助核算，则要求录入单价和数量；如果会计科目是结算类科目，则要求选择结算方式、输入结算号及结算日期。

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7.在【借方金额】栏或【贷方金额】栏录入分录金额。在金蝶2000中用借方金额、贷方金额来区别分录的借贷方向。如果该科目进行外币核算，则录入外币金额。

8.当凭证字、凭证号、凭证日期、附件张数、摘要、会计科目、金额及辅助的项目录入完毕后点击【保存】或按“F8”保存凭证。

另外，在凭证录入时：查看摘要、会计科目、核算项目按“F7”或点击图标【获取】；按“Ctrl+F7”自动补平会计分录金额；按“空格”键将已录入的金额在借贷方向之间进行切换；要输入负数金额，在录入完正数后再输入负号“-”，系统即会以红字显示，打印时可以是负数或红字；复制上一条分录的摘要，在下一条分录摘要栏连续两次录入小数点“..”；复制第一条分录的摘要，在分录摘要栏连续两次录入反斜杠“//”；凭证没有输入完毕要求关闭凭证录入界面，先要点击【复原】按钮。

(二)凭证查询、修改、删除、打印

凭证录入后，需要查找、修改、删除、打印以前录入的凭证。点击【凭证查询】出现凭证过滤器。如图所示：

凭证过滤图

在“内容”栏，系统提供了日期、凭证字、凭证号、摘要、会计科目、币别、原币金额、汇率、数量、单价、业务编号、结算方式、借方金额、贷方金额等项目内容，可以作为数据过滤时的组合查询条件。在“比较关系”栏，系统提供了按等于、不等于、大于、大于或等于、小于或等于、包含、不包含、为空值、不为空值等几项比较关系来描述各查询条件间的组合关系。在“比较值”栏，要求输入或选择与【内容】栏相对应的比较值。凭证过滤功能还提供了各项条件的综合查询，在多项条件之间提供了“且”与“或”的逻辑运算。

在设定上述过滤条件的同时，还可以设定要过滤凭证的范围。过滤凭证的范围有两组选项：一组是“未过账”、“已过账”、“全部”；另一组是“未审核”、“已审核”、“全部”。 设置好的凭证过滤条件可以保存为方案。

假如要求查询第11期、凭证号为2号、已审核、未过账的收字凭证，在凭证过滤器中输入如图所示的过滤条件。点击【确定】按钮系统即将满足条件的凭证全部过滤出来，显示在会计分录序时簿中。在序时簿中，可以对凭证进行修改、删除、打印、审核、复制等操作。在序时簿中点击打印图标可以打印分录序时簿；点击凭证图标可以设置打印凭证；点击复制图标可以复制一张凭证；点击粘贴图标可以粘贴被复制的凭证；点击新增图标可以新增凭证，凭证录入的方法与凭证输入模块中一样；点击删除图标可以删除一张凭证；点击修改图标可以修改凭证；点击审核图标可以审核凭证。

如果当前操作员对某项操作没有使用权，则图标的显示为灰色。

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(三)凭证审核

根据会计制度规定，制单与审核不能是同一个人，在主界面中点击【文件】菜单下的【更换操作员】或点击右下角的操作员名称，系统弹出更换操作员界面。

1.凭证审核：金蝶软件提供两种审核凭证的方法：一是单张凭证审核；二是成批审核。

?单张审核：选【凭证查询】选择过滤条件后【确定】，出现分录序时簿界面，选择某张未审核的凭证后点击【审核】图标，系统调出此张凭证，确定凭证是正确的后，再点击记账凭证上【审核】图标，系统自动在凭证下方的审核栏中显示出审核人为当前操作员。如图所示：

单张审核示意图

?成批审核：在分录序时簿中点击【批审】图标或按“Ctrl+H”键，就可以成批审核分录序时簿下的所有未审核凭证，系统提示“批量审核序时簿中的凭证吗？”，选择【是】后系统自动审核所有符合条件的凭证，并出具“批量审核报告”。

2.凭证反审核：对已审核的凭证不能再进行修改或删除，如需修改或删除已审核的凭证，则首先要对此凭证进行反审核。反审核也分为单张反审核、成批反审核。

?单张反审核：与单张审核时的操作类似。在分录序时簿界面，选中某张已审核的凭证后点击【审核】图标，系统调出此张凭证，再点击记账凭证上【审核】图标，系统自动将凭证下方的审核栏中显示的审核人名称消除掉，此时凭证回到未审核前的状态。

?成批反审核：点击“编辑”菜单，选择“成批销章”，就可以成批反审核分录序时簿下的所有已审核凭证，系统提示“批量销章序时簿中的凭证吗？”，选择【是】后系统自动反审核所有符合条件的凭证，并出具“批量销章报告”。

(四)凭证过账

凭证过账相当于手工会计的登账，在金蝶软件中凭证过账既是登记总分类账，又是登记明细分类账，因此无账账核对的必要。在主界面中点【凭证过账】后点击【前进】，系统提示出一个对话框。如图所示：

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凭证过账提示图

在凭证过账对话框中，有关于凭证号连续性的三个选项：第一个选项表示凭证号不连续时系统不会出现任何提示就中止了过账；第二个选项表示凭证号不连续时系统提示操作人员进行选择是否继续过账；第三个选项表示凭证号不连续时系统不会出现任何提示就完成过账。一般情况下，操作时选择第二个选项，这样可以发现哪些凭证号不连续，如果凭证号本来就是不连续的，又可以选择继续过账。同时，还可以选择“部分凭证过账”，当选择“部分凭证过账”时，系统出现凭证过滤器，其操作方法与凭证查询时选择凭证过滤一样。点击【前进】系统即自动完成登记总分类账与明细分类账的工作。

系统提供反过账功能，即取消过账。反过账必须由系统管理员操作，在会计之家主画面按键盘上的Ctrl+F11，即可取消过账。

如果一张凭证已审核、过账，此时需对其进行修改或删除，则应先将其反过账，再将其反审核，然后才能修改或删除它。

(五)凭证汇总

凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额。按不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供各种所需的会计信息。点击【凭证汇总】图标即可弹出凭证汇总条件输入窗口，选择汇总条件后【确定】按钮，系统将出现凭证汇总表。

四、账簿报表输出

期末，当所有业务处理完成后，就可以进行各类账簿的查询。金蝶2000已经实现账账、账证一体化查询，即从总分类账可以直接查到明细分类账，从明细分类账可以直接查到凭证。方便会计人员的查账工作。

(一)总分类账

总分类账过滤图

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点击【账簿】模块中的【总分类账】，出现过滤窗口，如图所示：

选择所查询的会计期间、所要查询的科目级次、是否“包括核算项目”、所要查询的会计科目代码、本期无发生额是否显示及按科目分页打印等一些选项后击【确定】。就可以查询所需的账簿。在总分类账中双击任意一个总账科目就可以查询到该科目的明细分类账。双击明细分类账就可以直接查询到凭证。

总分类账一般每一个期末都要打印一份（不按科目分页打印），到了年末，可以在总分类账查询过滤界面上选择“按科目分页打印”，期间为1-12月这样打印出来的总分类账可以装订成册——为总分类账账册。

(二)明细分类账

点击【账簿】模块中的【明细分类账】，如图所示：

明细账过滤图

在此对话框中选择所要查询的会计期间、所要查询的明细科目或非明细科目的代码（“明细科目”指最末的一级科目），设置筛选条件，再点击【确定】按钮，就可以查询出所需的账簿。在明细分类账中双击任一明细科目，就可以查询到凭证，极为方便。同时查询明细分类账时可以包括未过账凭证，在图中选“包含未过账凭证”，所查询出的明细分类账中就包含了未过账凭证。

(三)多栏账

在金蝶2000中没有已经设置好的多栏式明细账，需要设置后才可以生成多栏式明细账。选【账簿】模块中的【多栏账】后，点击【增加】，系统出现一个多栏式明细账设置对话框。如图所示：

多栏账设置组图

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在“多栏账科目”栏按“F7”选非明细科目后点击【自动编排】按钮，将光标定位各明细科目上通过上下箭头可以改变其排列位置。设置好多栏式明细账后点击【确定】就可以生成所需的多栏式明细栏。

(四)其它账簿

除了总分账、明细分类账、多栏账，金蝶软件还提供了数量金额总账、数量金额明细账、核算项目总分类账、科目余额表、试算平衡表、日报表等账表。其使用方法与总分类账、明细分类账的使用方法基本一致。

五、期末处理

(一)期末调汇

期末调汇主要用于对外币核算的账户自动进行期末调汇，自动计算汇兑损益，自动生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。系统执行此功能时，是根据在会计科目中的科目属性来进行的，只有在会计科目中设定为期末调汇的科目才会进行期末调汇处理。在【期末处理】模块中点击【期末调汇】按钮，系统会调出期末调汇对话框。在对话框中输入期末的汇率，并在输入“汇兑损益”科目的对话框中选择“汇兑损益”科目并前进生成凭证及汇率调整表。期末调汇前请将本期所有涉及外汇的凭证进行过账处理。

(二)结转损益

选择期末处理模块中的【结转损益】，结转损益的设定界面如图所示：

结转损益提示图

录入自动生成的凭证的摘要、选择凭证字及“本年利润”科目代码后点击【前进】，系统自动生成一张凭证。这样就可以将损益类科目的实际发生额结转到本年利润科目中去，从而得出本期的经营成果。

系统是按照在会计科目中选定的科目类别来进行自动结转损益的，只有在科目类别中设定为“营业收入”、“营业成本及税金”、“期间费用”、“其他收益”、“其他损失”、“以前年度损益调整”、“所得税”的科目才能将其余额进行自动结转；自动结转损益前必须将本期所有的其它凭证全部输入并过账（包括期末调汇生成的凭证）。

(三)期末结账

在本期所有的会计业务全部处理完毕后，就可以进行期末结账处理了，这里所指“本期所有的会计业务”还包括会计报表的输出，即本期会计报表输出完毕后方可进行期末结账。有关会计报表的操作请参见本章《8.4自

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定义报表》。

在【期末处理】模块中点击【期末结账】、【前进】，输入正确的口令，系统准备结账。系统在结账之前要对账务处理进行检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。在全部事项处理完毕后，系统开始结账。结账后系统进入下一期业务处理，上期所有业务资料结账后均不能修改。

系统提供反结账功能，即取消结账。反结账必须由系统管理员操作，在会计之家主画面按键盘上的Ctrl+F12，即可取消结账。

如果当前的会计期间是年度的最后一个会计期间，则此时结账是执行年结过程。年结操作上与日常结账没有什么区别，但年结的实际内容则完全不同于日常结账。年结时，强制做系统备份。系统在年结过程中，将所有的凭证及业务资料全部删除，只将有关账务数据的余额及发生额结入到下一年。在进行年结时要特别慎重。进行年结后所有的凭证及业务资料全部都被清除，只有账套备份中留有这些数据资料。必须要仔细保存好这些备份数据，以备查账时能恢复出来记账凭证及业务资料进行查询等处理。有关年结后的备份数据如何恢复使用，请参见本章《8.8.2文件恢复》。

六、自定义报表

金蝶2000的会计报表处理是在【报表】模块中的【自定义报表】中完成的。

(一)金蝶报表处理系统应用基础

1.会计报表编制前准备工作 在会计报表编制前应将本期所有会计凭证进行审核、过账。凭证过账后，在报表系统中就可以取得相应的数据。 2.会计报表的基础概念

一张会计报表通常是由以下几部分构成的：

?页眉（表头）：页眉是指报表上部的有关描述部分，如表名、编号、单位、日期等。

?表体：表体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据。行、列坐标均从表体开始计算。 ?附注：附注是报表的补充资料，注意报表的附注始终在表体与页脚之间。 ?页脚（表尾）：页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等。

我们以损益表的格式来说明报表页眉、表体、附注、页脚的具体划分，如表所示。

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报表结构示意图

(二)编制自定义报表

下面就以损益表为例，说明编制自定义报表的方法。 1.新表登记

新表登记主要是新建立一张报表并定义报表的名字。进入“报表”模块的“自定义报表”中，在出现的“会计报表”窗口中点击【新建】按钮，如图所示，创建一张新的报表。

报表新建示意图

如果已经打开某张报表，则可以点击【文件】菜单中的【新建】，或点击工具栏中的【新建】图标，新建一张报表。此时屏幕会出现一张空白的表格，此为报表的表体部分。报表的表体部分列号用A，B，C等字母表示，系统预设15列，最大列数达702；报表行号用阿拉伯数字表示，系统预设25行。单元用“列号”在前“行号”在后的方法表示，如A1、C4等。

点击【属性】菜单中的【报表属性】，将会出现【报表属性】窗口，如图所示。在此窗口的【报表行列】标签页中将【报表名】栏的“未命名”更改为“损益表”。

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报表名称设置图

此处设置的报表名为此报表在报表系统中出现的名称，它一般与在页眉上出现的报表名称相同，但也可以不同。如果未在报表属性中修改报表名称，则在该报表保存时系统会提示输入报表名称。 2.报表格式设计 ?页眉、页脚、附注设置 ①页眉页脚设置

单击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【页眉页脚】标签页，如图所示。

页眉页脚设置图

在此窗口对页眉页脚进行设置。在系统中预设了5行页眉，2行页脚。对每行页眉页脚都可以通过预定义类型下拉窗进行预定义，也可以通过单击【编辑页眉页脚?】按钮进行自定义页眉页脚的编辑。

编辑页眉1：在图所示窗口中选择第一行页眉（在没有对其进行定义时，页眉1默认为“|<报表名称>|”），单击【编辑页眉页脚?】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口。此窗口中上面一行为“编辑栏”，页眉页脚的修改、删除等操作均在此行完成；下面一行为“浏览栏”，主要功能为显示操作人员在“编辑栏”中编辑的结果，注意，“浏览栏”中不能进行页眉页脚的编辑。将“<报表名称>”改为“损益表”，或直接点击左上角的【报表名】按钮，取报表登记时所定义的报表名称。单击【确定】按钮退出此对话框。

页眉设置图

【自定义页眉页脚】窗口中其他设置：

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字体、前景色、背景色：分别对当前页眉（页脚）的字体大小、前景色、背景色进行设置。 报表名： 取报表登记时所定义的报表名称。 页： 取纵向报表的当前页码。 总页： 取纵向报表的总页码。 日期： 取计算机当前的系统时间。 分段符： 表示对当前页眉页脚平均分段。 总览： 对当前页眉或页脚全部显示预览。

编辑页眉2：选择第2行页眉，单击【编辑页眉页脚?】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口，输入“|会工02表”。其中“|”表示分段符，可以通过单击【分段符】按钮产生。

编辑页眉3：进入页眉3的编辑窗口，输入“单位名称：方氏食品厂|&[会计年度]年&[报表期间]月|单位：元”的字样。其中“|”表示分段符；“&”表示取数，&[会计年度]表示取当前会计年度，&[报表期间]表示取当前会计期间，如当前会计年度为2002年，会计期间为11月，则报表输出时，“&[会计年度]年&[报表期间]月”会自动显示为“2002年11月”，而且可以随着当前会计年度及期间的改变而改变。

编辑页脚：选择一行页脚，单击【编辑页眉页脚?】按钮，进入【自定义页眉页脚】编辑窗口，输入“|制表人：张为汉”。

②编辑报表附注：单击【编辑报表附注?】按钮，进入【报表附注】编辑窗口，在此窗口中既可以编辑文字说明，又可以取报表公式及单元数据。如“&[<101:109>.C@1]”表示取101至109第一期期初余额；“&[C4]”表示取第4行C列单元格的数据。这样对要求在报表附注中填列科目数据或单元数据提供了灵活方便的功能。 编辑完页眉页脚附注后，单击【确定】按钮保存所作修改并退出【报表属性】窗口。 ?报表行列设置

①设置总行数、总列数：单击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【报表行列】标签页，将当前设计报表的预计行列数填入“总行数”、“总列数”中，根据案例中的损益表格式，将总行数设为18，总列数设为4。最后单击【确定】或【应用】按钮保存修改设置。

②行相关设置：将鼠标指针指向行号标志，单击鼠标左键，此时该行呈高亮显示。

新增行数：选择某行后，点击【编辑】菜单中的【插入?】，选择【整行插入】，单击【确定】，即在选中的行的位置增加一行。

减少行数：选择某行后，点击【编辑】菜单中的【删除?】，选择【整行删除】，单击【确定】，即删除所选中的行。增加或减少行数后，行号重新自动按顺序排列。

行属性设置：用鼠标选中需调整的行，单击【属性】菜单中的【行属性?】，出现行属性窗口，在此可以进行行高调整、前景色、背景色、文本对齐和数字格式的设置，还可以对该行设定隐藏、锁定和强制分页打印等。 行高设置：点击【属性】菜单中的【报表属性】，选择【外观】标签页，在此可设置“缺省行高”。每一行的行高也可由操作人员在报表中自由拖动设定。

③列相关设置：将鼠标指针指向列号标志，单击鼠标左键，即选中该列，此时该列以高亮显示。对列的设置与行相关设置类似。 ?字体与数字格式定义

①字体设置：选中某一单元区域，单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【单元属性】二级菜单选项，单

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击【字体】,可对选中的单元区域进行字体设置,一般选择”宋体”,字体大小为四号，单击【确定】保存设置。 ②数字、对齐格式设置：选中某一单元区域，单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【单元属性】二级菜单，选择【文本对齐】标签，对选中的单元内容进行水平对齐和垂直对齐的设置。选择【数字对齐】标签，对选中的数字格式进行设置。在右边的方框中可对文本格式和数字格式进行预览。

在定义字体和数字格式时，还可以通过按工具栏的功能图标来实现，如：选中相应区域后，可单击工具栏中的图标使区域内的文字或数字等向右对齐；单击图标使数字用千分号分隔。

在报表属性、行列属性、单元属性中都存在字体、文本对齐、数字格式等属性的设置，在相同属性的情况下，遵循的规则为：由单元格（最高） 所在列 所在行 报表（最低） ?异形表的设置

①如何处理单元融合：用鼠标同时选中需合并到一起的几个单元格，此时这些区域变为黑色，单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【融合】子菜单下的【融合】选项，或单击工具栏中的

（单元融合/解融）图标，

系统即将所选的几个单元格合并为一个大的单元格。当需要解除单元融合时，选中已融合的单元区域，再次单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【融合】子菜单中的【融合】选项，或单击工具栏中的（单元融合/解融）图标，系统即解除所选区域的融合，将其恢复为融合以前的状态。如果需要对整张自定义报表所有的融合区域全部解除融合时，可以单击【属性】菜单下的【单元属性】中的【融合】子菜单中的【全部解融】选项，系统即解除整张报表所有的融合，将其恢复为融合以前的状态。

②如何定义斜线：选中需要定义斜线的单元格，单击【属性】菜单中的【单元属性】中的【定义斜线】选项，或单击工具栏中的

（单元斜线）图标，系统进入图所示窗口。

单元斜线设置图

二分、三分：表示将此单元格进行二等分或三等分。

横排、斜排：表示“名称1”、“名称2”、“名称3”显示方式为横向排列或斜向排列。 斜线颜色：对斜线的颜色进行设设置，系统默认设置为黑色。 斜线宽度：改变斜线的粗细。

“名称1”、“名称2”、“名称3”：定义在斜线单元之内的文字项目内容。可按需要对其进行修改。如：将其修改为“部门”、“金额”、“项目”。

自动调整字体：表示“名称1”、“名称2”、“名称3”的字体大小、前景色及背景色是否随此窗口中“字体颜色”标签页中的设置改变而自动变化。

③如何进行边框设置：用鼠标同时选中需设定边框的若干单元格，此时这些区域变成黑色，单击【属性】菜单下的【单元属性】子菜单中的【单元属性】选项，选择【边框】页标签，在此窗口选择要设置的边框种类，选

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择线形，如：边框隐藏等，在右边的预览框中可以对此设置情况进行预览，设置完毕后单击【确定】按钮确认并退出此对话窗口。 3.报表项目定义

在报表相应的单元格内输入报表所需的固定项目，如：“项目”、“行次”、“本月数”、“本年累计数”、以及报表所需的其他项目。 4.计算公式定义

在报表中的某些数据随着会计年度及会计期间的变动也不断地在变动，因此应事先设定相应的取数公式，以后每个会计期间让系统自动取出相应科目的数据。

在自定义报表中，将光标定位于当前需要设定公式的某个单元格上，按键盘上的F7功能健或单击工具栏中的

（公式向导）图标，或者单击【编辑】菜单下的【公式向导】，系统会弹出公式向导窗口。在此窗口中可以

选择“账上取数”、“表间取数”、“运算函数”、“日期段取数”、“通配符取数”五类函数类型进行公式设定。设定方式均为：在相应的函数类型中填入相应的参数，然后单击【填入公式】按钮，将设定的公式填入向导中的公式栏，再单击向导窗口中的【确定】按钮，退出向导窗口，最后还需单击报表编辑栏中的图标或按键盘上的回车键，以保存公式。下面学习几种常用的公式：

?账上取数：以损益表中产品销售收入本月数的公式设置为例来说明科目取数公式的设定：先将光标定位在C2单元格上（表明需在此设定公式），单击F7调出“公式向导”窗口，在公式向导窗口选择“账上取数”标签页。

账上取数公式设置图

①科目代码：取数公式所取值的科目范围。本例中只需取产品销售收入一个科目的值，所以在科目代码中直接输入产品销售收入的科目代码“501”至“501”，或者单击科目代码条目右边的口，从中选择相应的科目代码。

②项目类别：取某一科目范围中所涉及到的某一核算项目类别的值，在此例中不涉及，因此项目类别设为“无”，不进行选择。

③币别：当前公式所取数值的币别，默认为“综合本位币”。

④会计年度：当前公式所取数值对应的会计年度。系统有三类会计年度类型： 1995、1996、??2004：十个固定年度，表示公式总是取所选择的相应年度的数据。

本年：表示当前公式取当前会计年度的数据，系统会随着会计年度的变化而变化，总是取出当前会计年度的

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图标，进入科目代码提示窗

数据。

去年、前年、倒数第三年：表示公式总是取当前会计年度的前一年、前两年或倒数第三年的数据。 此例中，应该选择会计年度为“本年”。

⑤会计期间：当前公式所取数值对应的会计期间。系统有三类会计期间类型： 1、2、3??12：十二个固定月份，表示公式总是取所选择的相应月份的数据。

本月：表示当前公式取当前会计期间的数据，系统会随着会计期间的变化而变化，总是取出当前会计期间的数据。

上一期、倒数第二期、倒数第三期：表示公式总是取当前会计期间的上一期、倒数第二期、倒数第三期的数据。

此例中，应该选择会计期间为“本期”。

⑥取数类型：当前公式所选科目或项目对应的类型。此例中应选择“损益类科目实际发生额”。在金蝶2000自定义报表中为损益类科目设定了两个特殊的取数类型：损益类科目实际发生额、损益类科目本年累计发生额。主要是为了解决一些采用账结法的企业中在冲销损益类科目发生额时使用了借贷冲销，如此便不能直接选择“借方发生额”或“贷方发生额”；因为损益类科目月底需结转，结转后借贷方科目金额相同，也不能选择借贷方发生额互相抵减。

在选择好以上公式参数以后，单击【填入公式】按钮，再单击向导窗口中的【确定】按钮，退出向导窗口，最后单击报表编辑栏中的图标或按键盘上的回车键，保存公式。

损益表公式设置示意图

?表间取数：从其他报表中取数。可以通过公式向导中的“表间取数”进行设置。在表间取数标签页中选中所取数的报表名，填入所取数据所在的单元格名称，如A1或C4等。 5.审核公式定义

在报表中，往往各数据之间存在一定的勾稽平衡关系，最常见的是资产负债表中的资产总额应等于负债总额加上所有者权益之和，除此之外，凡是需要表内计算的单元也存在平衡问题，也可利用审核公式予以审核。 在报表编辑时，选择【运行】菜单下的【勾稽关系定义】功能，系统出现勾稽关系定义对话框。各栏含义如下：

?公式名称：所定义的勾稽关系名称，如“资产负债表平衡公式”等。

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?表达式：指条件两边表达式，可按F7调出公式向导定义表达式。如【资产负债表】！D18。 ?计算结果：指左、右两边表达式的计算结果。

?比较关系：指左、右两边条件的比较关系，分为六种：= 等于，> 大于，< 小于，>= 大于等于，<= 小于等于，<> 不等于。

?条件不满足时的提示：指条件不满足时操作人员希望提示的信息，由操作人员自己录入。如：资产负债表年初数不平！

?上次审核结果：上次审核的结果。

公式定义后单击【审核】按钮，即可执行勾稽关系审核，勾稽关系定义中的计算结果会显示出相应勾稽关系公式中所取的数值。

(三)报表处理系统的日常应用

1.报表计算

打开一张报表，单击工具栏中的（重算）图标，或单击【运行】菜单下的【报表重算】，系统会按已设定的公式对报表进行计算。 2.选期查看报表

需要查询其他期间的报表数据，在打开报表后单击【查看】菜单下的【会计期间】选项，在系统弹出的会计期间窗口中选择要查询的会计期间，然后单击【确认】按钮，系统即按选择的会计期间重算报表。 3.报表审核

单击【运行】菜单下的【勾稽关系审核】，系统即根据已设定好的勾稽关系公式进行审核，如果报表运算结果不符合某条或某几条勾稽关系公式，系统将显示出错信息；如果报表运算结果符合每条勾稽关系公式的要求，审核后系统会提示“审核成功，全部条件满足”。 4.报表打印

在报表设置、查询、修改完毕确认数据准确无误之后，就可以将报表从打印机上打印输出了。在打印之前可单击工具栏中的

（预览）图标或选择【文件】菜单下的【打印预览】选项，可以进行报表的打印预览，在屏幕

上即可显示报表打印出来的全貌，包括报表的表头、表体、表尾和附注。最后单击工具栏的（打印）图标或选择【文件】菜单下的【打印】选项，就可以将报表打印输出了。 5.报表维护

?单元锁定与解锁：选中需锁定的单元区域，单击工具栏的（锁定）图标，则对此单元区域进行锁定，当单元被锁定后，不能对锁定的单元修改。选中被锁定的单元，再单击此图标则解除锁定。

?报表改名：打开需更名的报表，单击【属性】菜单下的【报表属性】，在报表名栏中输入要更改的报表名，单击【确定】后保存该报表，即完成报表的更名。

?报表删除：在进入自定义报表模块后，单击（打开）图标后，系统会出现“打开报表”的窗口，在此窗口中选择要删除的报表，单击【删除】按钮，系统会提示是否确认删除该报表，选择【是】则立即删除报表，不可恢复；选择【否】则取消删除。

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七、出纳业务

(一)出纳初始化

【出纳】模块初始化要求在【维护】模块的【账套选项】的【税务、银行】中设置出纳系统的启用日期，并且设置是否进行银行对账。 1.现金初始化

现金初始化就是将启用期间当期的现金日记账期初余额录入金蝶2000系统。点击【出纳】模块中初始设置的【现金余额初始录入】，出现现金初始余额录入界面。在启用期初余额框中录入启用期间的初始余额，用左右箭头按钮来选择不同的现金科目，所有现金科目的初始余额录入完成后点击【确定】就完成现金的初始数据录入了。

银行存款初始余额录入图

2.银行存款初始化

银行存款初始余额需录入银行存款日记账启用期初余额、银行对账单启用期初余额；如果启用期初还存在企业未达账或银行未达账，也必须录入。系统通过企业未达账或银行未达账的录入结果自动算出“加：银收企未收”、“减：银付企未付”、“调整后余额”等6项信息。录入完毕后，系统会自动检测银行日记账与银行对账单的“调整后余额”是否一致，只有当这两个数据一致时方可结束当前银行存款科目的初始化。

?录入银行日记账和银行对账单启用期初余额：系统要求输入某时点的银行存款科目余额数据，该数据必须是当前账套前一期间的银行存款科目余额。

假设当前账套期间为2002年第11期，在第10期28日取得银行对账单，并输入银行对账单启用期初余额；同样，在银行日记账准备好的前提下，从账簿或科目余额取得银行存款余额，并输入启用期初余额。 ?录入企业未达账、银行未达账：

企业未达账：单击【企业未达】按钮，系统将显示出银行对账单序时簿，单击【新增】按钮，系统进入录入窗口。在此窗口中，可根据银行对账单记录录入相应的企业未达账资料。说明一点，企业未达账项资料录入窗口中，“银行借方”和“银行贷方”是指银行对账单中“借方”和“贷方”相应数据。

银行未达账：操作与企业未达账录入类似，但银行未达账需根据银行存款日记账的相应资料录入，其“借方

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金额”、“贷方金额”是指银行日记账中的“借方”和“贷方”相应数据。

(二)出纳日常处理

出纳日常处理包括输入现金日记账、银行存款日记账、银行存款对账单、进行银行对账、生成银行存款余额调节表、支票管理等日常操作。 1.现金日记账：

在出纳的日常工作中进行现金日记账资料的录入，可采用三种方式：

第一种方式是全手工方式，可通过直接点击现金日记账中的【新增】按钮，以手工录入日记账资料； 第二种方式是半手工方式，就是在手工录入日记账时，先选【编辑】菜单中【编辑时自动从账务引入数据】选项，然后在录入日记账时，录入凭证字、凭证号系统即可自动把相应的凭证数据引入；

第三种方式是全自动方式，就是通过【文件】菜单中【从凭证引入现金日记账】，由系统自动过滤出符合条件的凭证记录引入到现金日记账中。但选用此方式时，必须先在【账套选项】中【高级】选项中“可以从凭证引入现金日记账”作选择，否则在现金日记账中不能进行此操作。

这里用第一种方式来说明现金日记账的录入方法：点击【出纳】模块中【日常处理】的【现金日记账】，选好过滤条件后点击【确定】，就可以看到现金日记账，点击【新增】按钮进行现金日记账的手工录入界面。选择现金科目、输入日期、借方或贷方金额、经手人及摘要后点击【新增】就录入了一笔现金日记账。 2.银行存款日记账：

出纳的日常工作中进行银行日记账资料的录入，同样可采用三种方式，与现金日记账的录入方式类似。 这里用第一种方式来说明银行日记账的录入方法：在【日常处理】模块单击【银行日记账】后，系统进入银行日记账查询条件窗口，选择相应条件后，点击【确定】按钮进入银行日记账。点击【新增】按钮进行银行日记账的手工录入界面。输入日期、借方或贷方金额、结算方式、结算号、经手人及摘要后点击【新增】就录入了一笔银行日记账。

在录入现金日记账和银行存款日记账的对话框内,有凭证字、凭证号，此两项为非必录项。在录入日记账时，如果已知此笔业务对应的凭证字号，可以录入以便将来和会计对账；反之则不必录入。

3.银行对账单：由于银行对账单的资料是银行把企业的存款收支情况抄送给企业对账的资料，因此不能像银行日记账记录一样可从凭证中直接引入的方式直接取得，而只能通过手工录入方式进行资料的输入。如果财务系统提供了与银行相应系统的数据接口，也可直接从银行系统提取相应对账单记录。银行对账单的录入方式与银行日记账手工录入方式非常类似，在这里就不再重复了。

4.银行存款对账：如何进行银行对账，方法有许多，在金蝶2000中可采用自动对账与手工勾对相结合的方式去完成。

自动对账是计算机根据操作人员选定的截止日期、对账条件等对账依据自动进行核对。核对上的业务，系统自动在单位对账单和银行对账单同时勾对，作为已达账项。由于自动对账是根据银行存款日记账和银行对账单双方对账依据相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，必须保证对账条件统一规范，否则系统无法识别。对账条件的统一规范，对于保证对账的效率、正确性等方面都十分重要。自动对账条件选取的条件越少，则自动对账正确性越低。手工勾对是对自动对账的补充，使用完自动对账后，可能还有一些已达账项没有对出来，为了保证银行对账更彻底正确，可用手工勾对来进行调整，以下为银行存款对账的具体操作。

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在【日常处理】中单击【银行存款对账】后，出现对账窗口，如图所示。进入此窗口后，系统提示录入本次对账日期，此对账日期即为本次银行存款对账操作的勾对日期。点击【确定】后，即进入银行存款对账窗口。

银行存款对账示意图

?自动对账：单击【自动对账】按钮，系统出现自动对账条件选择界面。这里可以选择自动对账限制条件：“日期 允许相差天数”、“结算方式”、“结算号”、“结算日期相同”等。这些条件在进行自动对账时可以根据情况选择，没有选定的条件在自动对账时将被忽略。在选择完条件后，单击【确定】系统即开始自动对账，对账完毕后会提示已自动勾对的记录数，将已勾对上的记录同时在单位对账单和银行对账单中以“*”标注，同时底色变成黄色，可以在此窗口中翻阅查看。查看完自动对账记录后，要确认自动勾对记录单击【确定】键，完成自动对账，保留对账结果。单击【取消】，则此次自动对账结果无效。

?手工对账：将光标移到要勾对的未达账项上，分别在银行日记账和银行对账单中选中对应的记录后双击鼠标左键，勾对栏中就会出现“**”，此时再单击【手工对账】按钮，系统提示是否要求确认手工对账，然后按【是】确认勾对结果，如不想确认勾对结果，单击【取消】键放弃勾对，否则单击【确定】键系统保存勾对结果。 ?取消对账：如果想取消某一条自动勾对的记录，将光标定位于要取消的记录上，双击鼠标即可取消勾对。如果想一次性的全部取消所有已勾对的记录，则点击【取消对账】按钮，在弹出的界面中，选择“取消会计期间XX至XX所对的账”，点击【确认】后将取消此会计期间范围内所有已勾对的记录。如果是再次进入银行对账窗口，则需要先选取“包括已勾对记录”后再执行此功能。选择【取消所选记录】，【确认】后，则取消选定的已勾对记录。

实际出纳账中，有可能一笔银行对账单对应多笔银行日记账，但又需要一次性勾对。怎么办呢？金蝶2000就为银行手工对账提供了“一对多”功能。只需要确认其相互对应的记录，然后执行手工对账的操作即可。 5.余额调节表：在输入了期初单位未达账项、银行对账单，对未达账项全部勾对完毕之后，就可以输出银行存款余额调节表了。在窗口中右上角的下拉列表框中选择“银行存款余额调节表”系统即弹出银行存款余额调节表供查看或打印。在生成的银行存款余额调节表上，系统会自动判别调节是否平衡，同时给出相应的提示信息。在银行存款余额调节表中，系统是按照所选取的对账条件来设定默认的截止对账日期的。如果条件设定为“按期间”，则默认截止对账日期为截止期间的最后一日；如果条件设定为“按日期”，则默认截止对账日期为所设定的截止日期；如果条件设定为“按未达天数”，则默认截止对账日期为设定的截止日期。可以根据需要修改余额调

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节表的截止对账日期，以满足实际对账的需求。在银行存款余额调节表窗口中，单击(查询条件按钮)，系统

弹出银行存款余额调节表查询条件设置窗口。在窗口中可以选择银行存款余额调节表输出的银行存款科目、币别、截止日期等选项，系统会根据已设定的条件重新生成余额调节表。

系统会根据勾对的情况分别对银行存款账面余额以及银行对账单余额进行调整，生成余额调节表，并自动检测所生成的余额调节表是否平衡，如图所示。

银行存款余额调节表图

(三)出纳扎账

出纳在进行完一段时间工作后可以对出纳账务进行扎账处理，出纳扎账与会计结账不同，会计结账每期只能结一次，表示本期会计工作全部结束；出纳扎账可以每天都进行。出纳扎账后，扎账日期前的日记账不允许再更改。

系统提供反扎账功能，即取消扎账。反扎账必须由系统管理员操作，在会计之家主画面按键盘上的Ctrl+F9，即可取消扎账。

八、系统维护

(一)文件备份

文件备份的方式有很多种，如直接通过拷贝命令备份、利用压缩软件将文件压缩备份，对财务软件中的账套文件还可以利用财务软件中的备份功能进行备份。下面就对金蝶2000中的备份功能进行说明。

1.日常备份：利用此功能，您可以随时将账套数据资料备份到硬盘或软盘上以备以后使用。在金蝶2000“会计之家”主界面点击【文件】菜单下的【备份】，选择备份文件要存放的驱动器及目录、选择是否对账套文件进行压缩，然后点击【确定】，就可以对当前打开的账套做一个备份。备份文件的存放目录一定要记清，以便需使用备份文件时能很快的找到。是否对账套文件进行压缩可以按需要选择，没有压缩的备份文件所占空间比较大，而压缩过的比较小，如果使用软盘进行备份则最好采用压缩备份以减少所占用的软盘数量。

金蝶2000中备份文件的文件名与其对应的账套文件名相同，但后缀名改为“AIB”。如账套名为“方氏食品厂.AIS”的账套文件经过备份后在原账套文件依然保留的情况下会新产生一个名为“方氏食品厂.AIB”的备份文件。

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2.期末备份：系统在期末结账时会提示对账套进行备份，在提示界面点击【确定】即可对账套进行备份处理。产生的结果和日常备份一致。

3.年末备份：系统在进行年终结账时，会强制进行账套备份，此时会新产生一个名称与原账套名相同，但后缀名为“aXX”（XX表示年结时会计年度的后两位数字）的备份文件。年结后，系统将当前账套中所有的凭证及业务资料全部清除，只有账套备份中留有这些数据资料。如账套“金蝶软件公司.AIS”在2002年末进行年末结账,年结后账套“金蝶软件公司.AIS”中所有的业务资料被清除,只剩下2003年初数据；而2002年的数据则保留在年结产生的备份账套中，此时新产生的备份文件名为“金蝶软件公司.a02”。

(二)文件恢复

通过金蝶2000备份功能备份的账套备份文件不能直接打开点使用，而是需要通过恢复后才能使用。 1.一般备份文件恢复：在金蝶2000会计之家主界面点击【文件】菜单下的【恢复】，选择备份文件（后缀名为“AIB”的文件）后点击【打开】，输入恢复后账套文件的文件名及要存放驱动器及目录后点击【保存】，将备份文件恢复为一个新的账套文件（后缀名为“AIS”的文件）。如将“方氏食品厂.AIB”进行恢复，输入新账套名为“方氏食品厂01”（此时不能再用“方氏食品厂”这个名称，因为系统中已经存在一个名为“方氏食品厂”的账套，如在存放路径相同的情况下仍使用旧名就会将以前的账套覆盖掉），选择存放路径后保存，即产生一个新的账套文件“方氏食品厂01.AIS”。此时系统中存在三个文件：以前的旧账套“方氏食品厂.AIS”、刚恢复产生的新账套“方氏食品厂01.AIS”、备份文件“方氏食品厂.AIB”。

2.年末备份文件恢复：通过年结产生的备份文件恢复方法不同。首先找到年结产生的备份文件，将其文件名做一些修改，再将其后缀名改为“AIS”，然后就可以在金蝶2000中将其打开了。如将“金蝶软件公司.a02”进行恢复，则首先在其备份时存放的路径下找到这个文件，然后将其改名为“金蝶软件公司2002年度.AIS”。在这里修改文件名称是为了不与原有文件的名称重复，后缀名改为“AIS”是为了将其文件格式变为金蝶2000能识别打开的账套文件。此时，系统中存在两个文件：以前的账套文件“金蝶软件公司.AIS”（存放的是2003年初数据）、新产生的账套文件“金蝶软件公司2002年度.AIS”（存放的是2002年度的数据）。

第二部分 用友财务通软件的操作与使用

一、建账及系统设置

(一)模块间的接口关系

用友财务通8.21版财务软件（以下简称用友财务通软件）主要包括帐务处理、工资管理、固定资产管理、报表、财务分析以及存货管理六个子系统。其中，帐务处理又细分为总帐、应收应付、项目管理、现金管理等四个模块。

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各子系统间通过SQL_Server数据库实现无缝连接，数据接口关系如图所示。账务处理系统可以接收固定资产管理、工资管理、存货管理系统生成相关的凭证；账务分析系统能够将有关预算数据传递给账务处理系统；UFO报表系统、财务分析系统从账务

工资管理 固定资产

财务分析 账务处理 UFO报表 存货模块 处理系统中获取有关财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。

系统管理模块作为一个独立的模块，主要是对财务通所属的各个产品模块进行统一的操作管理和数据维护。其主要功能是（1）对账套进行统一管理，包括建立、修改、引入和输出账套；（2）对指定账套的年度账进行统一管理，包括建立、结转上年数据、清空年度数据、引入和输出年数据；（3）对操作员及其权限进行统一管理，设立统一的安全机制，上机日志管理等。

(二)建立核算账套

安装好“用友财务通软件”之后，在Windows环境下，启动系统管理，建立核算帐套。

为了加强系统的总体控制，系统增设了一个系统默认管理员admin，用于管理该系统中的所有账套，其主要工作是设置操作员和账套主管及其密码、建立账套、引入和输出账套。建立账套的操作流程如图所示。 1.启动、注册系统管理模块

⑴启动系统管理模块

单击【开始】菜单，依次指向【程序】菜单、 【用友财务通】菜单、【系统服务】菜单，然后单击 【系统管理】菜单。

?注册系统管理模块

①在系统管理模块中，单击【系统】菜单中的

启动、注册系统管理 增加操作员 【注册】菜单，屏幕显示如图所示。

②在“注册【控制台】”对话框中，输入正确的密码。 ③如需修改密码，则单击并选中【改密码】选项。 ④单击【确定】按钮，输入新的口令及确认新口令， 单击【确定】按钮，即可进入系统管理模块。

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建立账套 设置权限

建账账操作流程图

在【系统】菜单中单击【退出】菜单，即可退出系统管理模块。 系统允许用户以系统管可以账套主管的身份注册进行系统时，应由系统默认的录，原有口令为空。为确保置系统管理员密码。在网络启动系统管理模块进行网络

2.增加操作员 建立新账套之前，应先建立会计核算账套后指定会

行权限分配。例如：在系统管理中增加一个叫陈明的操作员。 其操作流程为：

首先以系统管理员身份进入【系统管理】模块，在【权限】菜单中单击【操作员】菜单，单击【增加】按钮，输入编号“1”，输入姓名“陈明”，输入口令“1”，输入所属部门“财务部”，单击【增加】按钮，保存此操作员信息。重复上面的的操作可继续增加其他操作员，否则即可单击【退出】按钮，返回。

只有由系统管理员admin才能进行操作员的设置。操作员姓名、编号必须输入且唯一。为系统安全，分清责任应设置操作员口令，输入时，应保证“口令”和“校正”栏中的内容一致。所设置的操作员一旦被使用，便不能删除。

3.建立新账套

建立账套，即是采用用友财务通软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用用友财务通系统时，应根据企业的具体情况进行账套参数设置，账套参数的主要内容有：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 ?设置账套信息

新建账套的基本信息包括账套号、账套名称、账套路径、启用年月及会计期间。核算通用总账系统一般允许同时为多个核算单位记账，每个核算单位都有一套独立的完整的账簿体系。实际上账套是相互关联的业务数据构成的一系列的数据文件，每个账套用一个代码表示，称为“账套号”。账套号不能重复，每一个账套号与核算单位名称是相互对应的。启用日期是指由原会计信息处理系统到新会计信息处理系统的交接日期，即新设置的账套被启用的时间。规定启用日期就是为了便于确定电算化方式下账务处理的起点，保证证、账、表数据的连续性。账套信息的操作流程如下： ①在【账套】菜单中单击【建套对话框一“账套信息”，屏幕显示 ②输入新建的账套号“888”。 ③输入账套名称“北京888公 ④输入启用会计期“2000-01”。

账套路径是用来存放新建账套

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理员admin的身份，也入系统管理。第一次运管理员admin进行登系统安全，建议在此设版中，不能在工作站上账套的管理。

进行操作员设置，以便计主管，及为操作员进

立】菜单，出现创建账如图所示。

司”。

数据的路径，默认为：

C:\\UF2000\\ADMIN。可以进行修改。 ?输入单位信息

单位是会计核算的主体，具有独在进行初始化工作时，一般由用户称，以便于在显示和打印账簿和报

他辅助信息可填可不填。例：输入

?确定核算类型

确定账套的核算类型主要是确管等信息。如，输入如下数据：

①采用系统默认的本币代码“RMB”；本币名称“人民币”； ②企业类型选择“商业”； ③选择行业性质为“股份制”；

④确定账套主管为“陈明”；

⑤单击【按行业性质自动预置科目】选项； ⑥单击【下一步】按钮，进入【基础信息】对话框。

“企业类型”有工业和商业两种模式，选择不同的企业类型将会影响存货系统的相关单据。“行业性质”必须从下拉框中选择输入，因为系统将按所选择的行业性质预置会计科目。必须选择账套主管的姓名。如果希望预置所属行业的标准科目，则选中该选项，否则可不进行处理。 ?确定分类

分类的作用是便于统计分析，可根据实际需求进行设置。主要有“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“存货是否分类”和“是否有外币核算”四个方面。

若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案 ?确定编码方案

为了便于对经济业务数据进行理，软件将对会计科目、企业的部案是指设置编码的级次方案，用友这一种分段组合编码，每一段有固指分类编码共分几段，每段有几位。称为级次，每级(或每段)的编码位长为每级编码级长之和。 可分级设置的内容有：会计科类、供应商分类、部门、结算方式

案设置，即设置各种编码的规则，规定各种编码的级次和各级的长度。

在【分类编码方案】对话框中，根据单位资料的具体核算需求，分别设置客户和供应商分类编码级次、部门编码级次、科目编码级次、科目编码级次，如图所示，设置好后单击【确认】按钮，系统提示是否保存修改内容，

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立的完整的账簿体系。自行定义核算单位名表时使用。

单位名称必须录入，其单位名称为

定核算本位币及账套主

分级核算、统计和管门等进行编码。编码方软件采用及群码方案定的位数。编码规则是一级至最底层的段数数称为级长。编码总级

目、地区分类、客户分等。在此先进行编码方

单击【是】按钮，系统提示“创建账套888成功”，单击【确定】按钮，账套即建立完成。 4.财务分工

在建立新账套后，必须先用系统管理员来确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。 ?确定账套主管

财务分工的第一项工作是确定新账套的主管，以便于进行该账套的修改和所选年度内账套的管理以及该账套操作员权限的设置。以设“陈明”为“888”账套“2000年”账套主管为例，其操作流程如下。

在【系统管理】窗口下的【权限】菜单中单击【权限】菜单，出现【操作员权限】窗口；单击操作员“陈明”；在“账套选择”框中，选择指定的账套“888”；在年度对话框中选择年度如“2000年”；单击【账套主管】选项；单击【是】按钮，确定“陈明”具有会计主管权限。

系统默认账套主管自动拥有全部权限。如果以“账套主管”身份登录，则不能进行指定新的账套主管操作。一个账套中可以有多个账套主管。 ?给操作员赋权

【操作员】菜单下的【权限】权限。此菜单只能由系统管理员或体操作流程如下例

①进入【操作员权限】窗口，单击【增加】按钮，屏幕显示如图

③在“操作员权限”对话框中， 单击左框中的“GL总账”系统。

④根据业务资料需要，在右框中双击需赋予的权限项，使之变蓝色，即可满足要求。

⑤单击【确定】按钮，返回。

在图中列出了系统中已安装的子系统，当双击某个子系统时，系统则自动将

右框中属于子系统的明细权限全部选中。可以根据需要撤消按组方式已选中的明细权限。所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。

单击操作员“王晶”。所示。

菜单用于设置操作员账套主管来操作。具

(三)系统设置

1.设置核算规则 ?启动与注册总账系统

使用总账系统之前，需要先启动与注册系统，然后按顺序进行业务处理控制参数设置、系统初始化设置等操作。

总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。我们将结合案例中的会计资料描述总账系统的初始化处理过程。

启动与注册总账系统，操作流程如下： ①单击【开始】菜单，依次指向【程序】菜单、【财务系统】菜单，再单击【总账】菜

②选择账套“[888]北京888账套”；

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菜单、【用友财务通】单。

③选择会计年度“2000”，如图所示； ④输入操作日期“2000-01-01”； ⑤选择用户名“[1]陈明”； ⑥输入密码“1”； ⑦单击【确定】按钮。 ?业务处理控制参数

系统启用后，如果系统提供的账套参数与实际需要不符，还可以利用【选项】功能直接进行调整。业务处理控制参数调整的步骤为：

①建账选项—凭证页

进入总帐系统后，在【设置】菜单中单击【选项】菜单，进入【选项】对话框，即可进行账簿选项的修改。单击【凭证】标签页，屏幕显示如图所示，对所需调整的参数进行修改。如：在【制单控制】复选框中，选择【制单序时控制】、【资金及往来赤字控制】；在【凭证控制】复选框中，选择【打印凭证页脚姓名】、【出纳凭证必须由出纳签字】；在【外币核算】定汇率】；选择【预算控制】方

选择固定汇率在制单时，一的汇率折算本位币金额。选择浮当日汇率折算本位币金额。在此使用何种汇率，具体汇率应在外 ②建账选项—账簿页

选中【账簿】标签页，系统“按月排页”两种明细账打印方印方式为“按年排页”。

按月排页：即打印时从所

选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”，这样，即所选月份范围不是第一个月，但打印结果的页号依然从“1页”开始排。 ③建账选项—会计日历页

选中【会计日历】标签页，案例中的会计日历为“2000-1-1—2000-12-31”。 ④建账选项—其他页

单击【其他】标签页。系统默认的数量及单价小数位均为“5”，可以修改；在部门、个人和项目排序方式的复选项中，最好选择按“编码方式排序”。 2.设置基础会计档案

在【系统管理】中，已经建立了一个（888）账套。根据888公司的实际情况及业务要求，应将经过整理的基础会计档案在【总账系统】的【系统初始化】中进行设置，当然也可在其他系统中进行相关的设置。这里主要以部门档案、职员档案、结算方式等设置为例，说明基础会计档案在总账中的设置方法。

本节案例: 北京888有限公司的分类档案资料：

部门档案表

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复选框中，选择【固式。

个月只按一个固定动汇率在制单时，按设置只决定制单时币设置时输入。

提供“按年排页”和式，默认的明细账打

部门编码 1 101 102 2 3 部门名称 综合部 负责人 101(肖剑) 部门属性 管理部门 综合管理 财务管理 购销管理 技术开发 总经理办公室 101(肖剑) 财务部 市场部 开发部 102(陈明) 201(赵斌) 301(孙健) 职员档案表 职员编号 101 102 103 201 202 301 302 303 职员名称 肖剑 陈明 王晶 赵斌 宋佳 孙健 王华 白雪 结算方式表 结算方式编码 1 101 102 9 结算方式名称 支票 现金支票 转账支票 其他 票据管理标志 √ √ √ 所属部门 总经理办公室 财务部 财务部 市场部 市场部 开发部 开发部 开发部 职员属性 总经理 会计 出纳 部门经理 职员 部门经理 职员 职员 外币: 美元， 汇率1：8.275 。 ?部门档案

在会计核算中，往往需要按部门进行分类和汇总，下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案设置流程如下：

①在【系统初始化】菜单中，单击【部门档案】菜单，屏幕显示如图所示； ②单击【增加】；

③在右框中输入部门编号“1”；

④输入部门名称“综合⑤输入部门属性“管理部⑥单击【保存】按钮； ⑦根据资料重复②至⑥其他部门，否则单击【退出】

部门编号应符合编码级

操作步骤，可继续增加按钮。

次原则。部门编号及名部”；

门”，其他为空。

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称必须

唯一。在进行部门档案设置时，负责人先不要输入。部门

被其它对象引用后就不能修改和删除。

?职员档案

如果需要核算个人的相

关费用，就需要设置职员档案。其档案设置流程如下：

①在【系统初始化】菜单中，单击【职员档案】菜单，屏幕显示如图所示；

②输入职员编号“101”； ③输入职员名称“肖 ④双击所属部门，出现案，选中“总经理办公室”；

⑤继续输入职员属性⑥单击【增加】按钮（或⑦重复②至⑥步骤可以【退出】按钮。 ?外币种类

如果有外币核算业务，

则需要进行汇率管理。 “总经理”；

按回车键）进行保存。 继续增加新职员，单击剑”；

上面已录入的部门档

在【系统初始化】菜单中，单击【外币种类】菜单，进入【外币设置】窗口，单击【增加】按钮；输入币符“$”；币名“美元”；使用默认的汇率小数位、折算方式和外币最大误差等参数；确定记账汇率“固定汇率”；单击【确认】按钮；输入1月份的记账汇率“8.275”；单击【退出】按钮，既设置完成。 ?结算方式

为便于管理和提高银行自动对账的效率，系统提供了设置与银行的资金结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。以设置“支票”结算方式为例，设置结算方式的操作流程如下：

①在【系统初始化】菜单中，单击【结算方式】菜单，进入【结算方式设置】窗口，单击【增加】按钮； ②输入结算方式编码“1”； ③输入结算方式名称“支票”； ④单击【票据管理标志】复选框；

⑤单击【保存】按钮，该结算方式即进入左框中列示。 ⑥重复上述操作，可定义其他结算方式，否则单击【退出】按钮。

支票管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。若需实施票据管理，则单击该单选按钮，作对勾标记。

?设置会计科目

会计科目具体设置原则如下：

会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需要从总系统中取数的，必须设立相应的科目；

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会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系的完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。

会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。一级会计科目名称按国家会计制度的规定设置，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。

设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为，在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。

例如888有限公司经过整理后的会计科目表，①增加会计科目

如果所使用的会计科目基本上与所选行业会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，仅对增加处理即可。

如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计系统初始设置时选择不预置行业会计科目，这样可行设置全部会计科目。操作流程如下：

在【会计科目】窗口中，单击【增加】按钮，进入【会计科目_新增】对话框，屏幕显示如图所示；.输入科目编码“130101”；.输入科目中文名称“报刊费”；选择账页格式“金额式”；确定金额方向“借方”；单击【确定】按钮即可。

会计科目表

科目名称 账类 指定科目、日记 现金(1001) 银行存款(1002) 借 借 方币别/向 计量 科目名称 转出未交增值税(21710104) 未交增值税(217102) 其他应付款(2181) 预提费用(2191) 借 贷 借 借 借 借 贷 贷 贷 借 借 借 借 借 贷 账类 方币别/向 计量 如表所示。

制度规定的一级会计科目，这样在会计科目缺少的会计科目进行

科目相差较多，则可在以根据自身的需要自

工行存款(100201) 指定科目、日银 借 中行存款(100202) 借 借 美圆 短期借款利息(219101) 应收账款(1131) 坏账准备(1132) 其他应收款(1191) 库存商品(1241) 个人往来 数量金额 媒体教程(124101) 数量金额 媒体课件(124105) 待摊费用(1301) 报刊费(130101) 借 贷 借 借 借 股本(3101) 本年利润(3131) 利润分配(3141) 未分配利润(314107) 生产成本(4101) 直接材料(410101) 直接工资(410102) 制造费用(410103) 制造费用(4105) 主营业务收入(5101) 借 册 借 借 借 借 套 36

固定资产(1501) 累计折旧(1502) 无形资产(1701) 短期借款(2101) 应付账款(2121) 应付工资(2151) 应付福利费(2153) 应交税金(2171) 交增值税(217101) 项税额(21710101) 销税额(21710102) 转出多交增值税(21710103) 借 贷 借 贷 贷 贷 贷 贷 贷 贷 贷 多媒体教程(510101) 数量金额 贷 多媒体课件(510105) 数量金额 贷 主营业务成本(5401) 借 多媒体教程(540101) 数量金额 借 多媒体课件(540105) 数量金额 借 营业费用（5502） 管理费用(5503) 工资费用(550301) 办公费用(550303) 其他费用(550305) 财务费用(5504) 借 借 部门核算 借 部门核算 借 部门核算 借 借 贷 利息支出(550401) 借 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则，编码不能重复，编码不能越级。增加一级科目时应注意科目类型及科目性质。增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 ②成批复制会计科目

在【编辑】菜单中，单击【成批复制】菜单，屏幕显示如图所示；输入被复制的科目编码“1241”；输入要复制的科目编码“5101”；单击【数量核算】复选框；单击【确认】按钮。

③修改会计科目

如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过【修改】功能来完成。

在【会计科目】窗口中，会计科目上，例如“1001”现按钮或双击该会计科目，进入话框，屏幕显示如图所示；单修改状态，再单击【日记账】；改成功。

已有数据的科目不能修同一张凭证中，某一方向的末分录时，而又需要将它们按科可以将该科目设置汇总打印。 ④删除会计科目

假设某些科目目前暂时不需用系的特点，可以将其删除。在【会标定在所要删除的科目所在行，单弹出提示对话框，单击【确定】按

已制单或已录入期初余额的科现金银行科目总账的会计科目不能

37

将光标定在需修改的金所在行。单击【修改】【会计科目_修改】对击【修改】按钮，进入单击【确定】按钮既修

改科目性质。当遇到在级科目有多笔同向的目汇总成一笔打印，则

或者不适合企业科目体计科目】窗口中，将光击【删除】按钮，系统钮，即可将该科目删除 目不能删除。被指定为删除，如想删除必须先

取消指定。

⑤指定会计科目

指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。其操作程序为：

在【会计科目】窗口中的【编辑】菜单中，单击【指定科目】菜单，出现【指定科目】对话框； 单击【现金总账科目】单选按钮；在左框中，选择“1001现金”科目。单击【>】按钮，屏幕显示如图所示；单击【银行总账科目】单选按钮；在左框中，选择“10012银行存款”科目；单击【>】按钮；单击【确定】按钮。

?设置凭证类别

在【设置】菜单中，单击【凭款凭证 付款凭证 转账凭证】选双击【限制类型】框中【收款凭类型】框中选择“借方必有”项，击【收款凭证】单元格中【限制目_参照】对话框中，选择“1001 现金”，单击【确定】按钮，返照】对话框中，继续选择

回。在【会计科目_参“100201”、“100202”。 证类别】菜单，选择【收项；单击【确定】按钮，证】单元格，在【限制屏幕显示如图所示，双科目】栏，在【会计科

凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围。限制科目除了可以分别选择外，还可以在限制科目框中直接录入相应的会计科目编码。文状态下录入。

付款凭证：限制类型“贷方必100201，100202”。

转账凭证：限制类型“凭证必100201，100202”。 ?录入期初余额

如果是第一次使用总账系统，额】功能将经过整理的手工账科目

必须使用【录入期初余的期初余

无”，限制科目“1001，有”，限制科目“1001，会计科目编码应在英

额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。

①录入基本科目余额

在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。如果是年中的9月开始使用总账系统，建账月份为9月，则可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。若是年初建账，可以直接录入年初余额。

主体账期初余额表

科目名称 现金(1001)

账类 指定科目日记 方向 借 币别/计量 38

期初余额 6775.70 银行存款(1002) 借 借 借 贷 借 借 借 借 册 套 159488.89 159488.89 157600.00 788.00 3800.00 199976.00 87976.00 3142.00 112000.00 3200.00 642.00 642.00 260680.00 10689.87 58500.00 200000.00 276850.00 10222.77 -13000.00 -13000.00 2100.00 500000.00 -123022.31 -123022.31 17165.74 155.00 15000.00 2010.74 工行存款(100201) 指定科目日银 应收账款(1131) 坏账准备(1132) 其他应收款(1191) 库存商品(1241) 多媒体教程(124101) 多媒体课件(124105) 待摊费用(1301) 报刊费(130101) 固定资产(1501) 累计折旧(1502) 无形资产(1701) 短期借款(2101) 应付账款(2121) 应付福利费(2153) 应交税金(2171) 未交增值税(217102) 其他应付款(2181) 股本(3101) 利润分配(3141) 未分配利润(314107) 生产成本(4101) 直接材料(410101) 直接工资(410102) 制造费用(410103) 数量金额 个人往来 数量金额 借 借 借 借 借 贷 借 贷 贷 贷 贷 贷 贷 贷 贷 贷 借 借 借 借 辅助账期初余额表 会计科目：1191 其他应收款 余额：借3800元

日期 1999.12.25 凭证号数 付-78 部门名称 总经理办公室 个人名称 摘要 方向 本币期初余额 肖剑 出差借款 借 合计 借 3800 3800 进入总账系统后在【设置】菜单中，单击【期初余额】菜单，屏幕显示如图所示；录入“现金”科目余额。将光标定在“1001现金”科目的期初余额栏；输入期初余额“6775.7”。

如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余

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额。非末级会计科目的根据其下级明细科目自据栏为黄色。出现红字余额时，直接输入正确【刷新】按钮，进行刷余额变为浏览只读状 ②录入个人往来科

如果某科目涉及个如：1191其他应收款，期初余额。录入方法如

余额不用录入，系统将动汇总计算填入，其数余额用负号输入。修改数据即可，然后单击新。凭证记账后，期初态，不能再修改。 目余额

人往来辅助核算，例则必须按辅助项录入下：

将光标移至“1191其他应收款”科目的期初余额栏；双击进入【个人往来期初】窗口中，单击【增加】按钮，如图所示；改日期“凭证号”栏，系统弹选择凭证类别“付款凭单击【确定】按钮；类输入。“总经理办公室”、借款”；余额方向：“借”；入完毕，单击【退出】 只要求录入最末级生数，上级科目的余额自动计算。借贷方累计余额在辅助项中录入。 ③录入部门科目余额

如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。操作流程请参见录入个人往来余额。 ④试算平衡

其操作方法为：在【录入期初余额】窗口中录完所有余额后，单击【试算】按钮。可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，屏幕显示如图所示；单击【确认】按钮，返回。

期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

“1999-12-31”；双击出【凭证类别参照】框； 证”；输入凭证号“78”，似操作方法，参照选择“肖剑”、摘要：“出差期初余额：“3800”；输即可。

科目的余额和累计发和累计发生数由系统发生额直接录入，期初

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二、凭证处理

初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本节以一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计日常凭证处理的各项基本操作。

(二)填制凭证

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。 1.增加凭证 ?输入凭证头部分

填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。 以“2000.01.03取备用”为例，输入凭证头部分方法为：

在【凭证】菜单中，单击【填制凭证】菜单，单击【增加】按钮，增加一张新凭证，在“凭证类别”框中，选择“付款凭证”，在【制单日期】处输入“2000.01.03”，在【附单据】处输入“1”张，则完成凭证头部录入。

采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 ?输入凭证正文部分

凭证头部分完成后，接下来开始输入凭证正文部分，这是填制凭证的重要环节，企业应该根据具体经济业务内容，采用不同方式填制完成，而且每张凭证要求借贷平衡。

填制凭证 借：现金 10000 贷：银行存款─工行存款 10000

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正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。当前新增分录完成将摘要自动复制到下一分

①输入摘要“提取现②科目名称“1001”； ③借方金额“10000”； ④按回车键，继续输方均无辅助账科目，则输【保存】按钮即可，如图

会计科目通过科目编入。科目编码必须是末级

入下一行。如果借贷入贷方内容后单击所示。

码或科目助记码输的科目编码。金额不后，按回车键，系统录行。 金”；

能为“零”；红字以“－”号表示。在填制凭证金额时按“=”号键，由系统自动计算此笔分录中最后一个会计科目的金额。按空格键即可调整金额借、贷方向。 ⑶部门辅助账凭证填制

当输入的科目需要进行部门核算时，要求选择对应的部门名称。填制方法如下： 1月5日总经理办公室肖剑出差归来，报销差旅费3600元，交回现金200元。 借：管理费用—其他费用 3600 现金 200 贷：其他应收款—应收个人3800

①先完成凭证头部分操作。输入550305科目时，该科目为部门辅助账科目，在弹出的“辅助项”对话框中输入辅助信息，屏幕显示如图所示；

②选择【部门】为“总③单击【确认】按钮，入操作。

输入部门名称有三种门名称；二是输入部门代管采用哪种方法，都要求义好欲输入的部门，否则先到部门目录中对该部门单。

?个人往来核算凭证

当输入的科目需要登输入对应的部门和往来个

①完成借方信息输入息时，1191科目为个“辅助项”对话框中

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经理办公室”； 返回。继续完成其他输

方法：一是直接输入部码；三是参照输入。不在部门目录中预先定系统会发出警告，要求进行定义后，再进行制

填制

记个人往来账时，要求人。

操作后。当输入贷方信人往来科目，需要在输入辅助屏幕显示如

图所示；

②参照选择部门：“总经理办公室”；个人：“肖剑”；发生日期：“2000.01.05”；

③单击【确认】按钮，返回； ④输入贷方金额“3600”；

⑤单击【保存】按钮，保存已输入的凭证。

凭证正文部分输入操作参见以上相应步骤。在录入个人信息时，若不输

“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。 ?数量金额凭证填制

当输入的科目需要登记数量账时，屏幕弹出数量核算辅助信息录入窗，要求输入数量和单价。

①完成凭证头部分 和借方内容输入的操贷方科目时，510101科目目，需要在“辅助项”对息，屏幕显示如图所示；

②输入数量：“600”；③单击【确认】按钮，④系统自动计算填列⑤按空格键，将金额凭证的其他信息。

借：应收账款 贷：主管业务收入

19200

应交税金─应交增值税─销项税2496

凭证头部分以及借方内容输入操作参见上述相应步骤。系统根据“数量×单价”自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后。 ?外币核算凭证填制

当输入的科目是外币科目时，屏幕弹出辅助信息输入窗，要求输入外币数额和记账汇率，并自动将凭证格式改为外币式

当输入分录的借方科目时，100202科目为外币核算科目，需要在凭证表体增加的“外币”栏中，输入相应的信息。若输入外币“10000”，系统自动计算填列外币金额，如：“82750”。继续完成其他操作步骤。

汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。

21696

—多媒体教程

作后，当输入分录的为数量金额核算科话框中输入辅助信

单价：“32”； 返回；

金额，如：“19200”； 移至贷方。继续输入

(二)修改凭证

凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但误操作是在所难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改。

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1.对错误凭证进行“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改：

一种是对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改或删除；

二种是已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。 以上情况均可在【填制凭证】菜单中直接修改凭证。

2.对错误凭证进行“有痕迹”修改，即留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。如果已记账凭证发现有错，是不能再修改的，对此类错误的修改要求留下审计线索。这时可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。

?在【填制凭证】菜单中，通过【查询】功能找到要修改的凭证。 ?将光标定在需修改的地方即可直接修改，如附单据数。

?双击要修改的辅助项，如部门，即可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。 ?在当前金额的相反方向，按空格键可修改金额方向。 ?单击【增行】按钮，可在当前分录前增加一条分录。

?若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”即可。 ?单击【保存】按钮，保存当前修改。

若选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

(三)冲销凭证

如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用【制单】菜单下的【冲销凭证】制作红字冲销凭证。 1.在【制单】菜单中单击【冲销凭证】菜单，弹出【冲销凭证】对话框。 2.输入制单月份，如：“2000.1”。输入凭证类别和凭证号 3.单击【确定】按钮，系统自动生成一张红字冲销凭证。

(四)删除凭证

如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用【作废/恢复】功能，将此凭证进行作废。 1.作废凭证

对非法的凭证进行作废的操作方法如下： ?在【填制凭证】中，找到要作废的凭证。 ?在【制单】菜单中单击【作废/恢复】。

?左上角显示“作废”字样，表示该凭证已作废。

作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。若当前凭证已作废，可单击【编辑】菜单下的【作废/恢复】菜单，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

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2.整理凭证

如果作废凭证不想保证删除/整理】功能，将其凭证重新编号。

整理凭证的操作过程?在【制单】菜单中，理】，屏幕显示如图所示。

?选择要整理的月?单击【确定】按钮，理选择对话框。

?选择要真正删除的作废凭证。

?单击【确定】按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。

份，如：“2000.01”。 屏幕显示作废凭证整为：

单击【凭证删除/整留时，则可以通过【凭彻底删除，并对未记账

(五)查询凭证

在制单过程中，我们能对凭证进行查看，以便生的情况，保证填制凭证

通过【填制凭证】窗或者单击【凭证】菜单中输入组合查询条件后均可息。

通过【查看】功能可余额、外部系统制单信息、 1.在【填制凭证】窗按钮，屏幕显示如图所示；

2.选择凭证类别为“付款凭证”；

3.输入凭证号为“0001”。其他栏目可为空；

4.单击【确认】按钮，即可找到符合查询条件的凭证；

5.在各会计分录间移动光标，备注栏将动态显示出该分录的辅助信息，如100201科目； 6.单击凭证右下方图标“

”（左一），将显示当前分录是第几条分录。

查看到当前科目最新联查明细账等。 口中，单击【查询】可以通过【查询】功随时了解经济业务发的正确。

口中的【查询】功能的【查询凭证】菜单，获得相应的凭证信

7.单击【余额】按钮，显示当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额，如“10020”； 8.当光标定在凭证的某条分录上时，在【查看】菜单中单击【联查明细账】按钮，显示该笔业务发生科目的明细账。

(六)凭证汇总

记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表”。进行汇总的

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凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息。

1.在【凭证】菜单中单击【科目汇总】菜单，出现凭证查找条件窗口。

2.输入月份为“2000.1”。 3.输入凭证类别为“付款凭证”。

4.选择范围:“未记账凭证”。其他条件为空。

5.单击【汇总】按钮，显示所有未记账付款凭证的汇总表。

(七)打印凭证

将未记账或已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。在菜单中的【打印凭证】功能完成。 通过【凭证】菜单，单击【打印凭证】菜单；在【凭证类别】框中，选择“收款凭证”；

在【凭证格式】框中，选择“金额式”；在【制单人】框中，选择“王晶”；单击【打印设置】，根据实际需要重新调整行高列宽；单击【打印】即可。

(八)审核凭证

审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错弊。

会计核算涉及到国家、企业和个人的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，因此，无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，均因为又经过了手工的操作处理，所以，还需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作。在进行出纳签字和审核工作时应注意操作员的更换。 1.出纳签字

为加强企业现金收入与支出的管理。出纳人员可通过【出纳签字】功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。其具体操作步骤如下：

?以王晶身份进入总账系统。在【凭证】菜单中，单击【出纳签字】菜单，屏幕显示如图所示。

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?输入月份为“2000.1”。 ?单击【全部】复选按钮。 ?单击【确认】按钮。

?在【出纳签字】对话框中，双击某一待签字凭证或者单击【确定】按钮。

涉及指定科目的凭证才需出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。企业可根据实际情况决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可以在总账系统的“选项”中取消“出纳凭证必须由出纳签字”的设置。在确实凭证无误时可以使用【成批出纳签字】功能，以便加快签字速度，但请慎使用。

2.更换操作员

按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人，因此，在进行审核之前，需先更换操作员。在【文件】菜单中，单击【重新注册】菜单，选择操作员“陈明”，单击【确定】按钮。 3.审核凭证

屏幕审核时，可直幕上显示的记账凭证进凭证，发出签字指令，核人名字。审核签字操具体操作方法为： ?以陈明身份进入菜单中，单击【审核凭

?单击【确认】按?单击【确定】按?检查后，单击【审?单击【退出】按

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接根据原始凭证，对屏行审核，对正确的记账计算机在凭证上填入审作步骤参见出纳签字。

总账系统。在【凭证】证】；

钮； 钮。屏幕显示如图所示； 核】按钮； 钮。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。在确认一批凭证无错误时可以使用【成批审核凭证】功能，以便加快审核签字速度，但请慎使用。执行审核时，系统将自动翻页。

(九)记账

在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。

由于某种原因，如记账过程中，由于断电使登账发生中断等，导致记账错误，或者记账后发现输入的记账凭证有错误，需进行修改。为了解决这类问题，可调用【恢复记账前状态】功能，将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。

1.记账

?在【凭证】菜单中，单击【记账】菜单，进入记账向导1-“选择本次记账范围”，屏幕显示如图所示。

?输入要进行记账的凭证范围。例如，在付款凭证的“记账范围”栏中，输入“1-3”。 ?单击【下一步】按钮，进入记账向导2-“记账报告”。 ?如果需要打印记账报告，可单击【打印】按钮。 ?单击【下一步】按钮，进入记账向导3-“记账”。 ?单击【记账】按钮，显示【试算平衡表】对话框。 ?单击［确定］按钮，记账完毕。

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。在记账窗口中直接单击【下一步】按钮，系统则将所有符合记账条件的凭证做为记账范围。作废凭证不需审核可直接记账。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。在记账过程中，不得中断退出。

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三、账簿查询及输出

(一)账簿管理

企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序之后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析等操作时，都可以通过【账簿管理】来完成。查询账簿，是会计日常工作中另一个重要内容。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。

不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印的条件，系统才能将数据显示在屏幕上或输出到打印机。在账簿查询功能中处处可以方便地实现总账<—>明细账<—>凭证联查。在各个账簿查询结果窗口，都有打印、打印预览和数据输出三项功能。

账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新余额和明细情况，对部门信息反映及时，费用控制更加可靠。

自定义多栏账可根据实际管理需要将不同的科目及不同级次的科目形成新的多栏账，以满足多科目的综合管理。

1.三栏式总账

三栏式总账就是借贷余三栏账。在电算化方式下，通过三栏式总账查询功能，不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

?在【账簿】菜单中，单击【总账】菜单； ?在“科目范围”框中，选择“1001-1191”； ?在“科目的级次范围”框中，选择“1-1”； ?单击【确定】按钮，显示查询结果。

在总账查询窗口可单击【明细】按钮查看明细账。在总账查询窗口中，单击【包含未记账凭证】复选框，可以查看已填制凭证而尚未记账的帐簿资料。 2.发生额及余额表

发生额及余额表用于查询统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。在这里主要介绍未记账余额表的查询。

?在【账簿】菜单中，单击【余额表】菜单；

?在“起止月份”框中，选择“2000.1--2000.1”，科目范围为空； ?在“科目级次”框中，选择“末级科目”； ?单击【包含未记账凭证】复选框；

?单击【确认】按钮，显示“发生额及余额表”； ?在“账页格式”框中，可转换账页格式；

?单击【累计】按钮，系统自动显示借贷方累计发生额。屏幕显示如图所示。 3.多栏式明细账

在总账系统中，普通多栏账由系统将要分析科目的下级科目自动生成“多栏账”。一般地，负债、收入类科目分析其下级科目的贷方发生额，资产、费用类科目分析其下级科目借方发生额，并允许随时调整。

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