昆山市档案局行政指导工作实施意见

昆山市档案局行政指导工作实施意见

各科室：

为深入开展学习实践科学发展观活动，更好地服务服从于全市“三保三促”中心工作，提高依法行政工作水平，营造和谐、公平、有序的档案工作环境，根据国务院《全面推进依法行政实施纲要》、《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案管理办法》、《昆山市推行行政指导工作实施方案》等要求，我局特制订《昆山市档案局行政指导工作实施意见》，具体意见如下： 一、指导思想

以科学发展观为指导，加快政府职能转变，规范行政执法行为，创新行政监管模式，提高行政效能，优化公共服务，全面推行行政指导工作，促进全市经济社会平稳较快发展。

二、组织领导

为保证行政指导工作的有序推进，成立昆山市档案局行政指导工作领导小组，组成如下：

组 长：郭秧全

副组长：汤惠明 吴桂平 唐介明 姚雪珍 徐秋明 成 员：钱建良 顾惠明 沈小羽 沈 明 三、工作原则

档案行政指导是指档案行政执法部门在其法定职权范围内，

根据经济和社会管理需要，采用具体的指导、示范、建议、劝告、警示、鼓励、指示等非强制性方式，征得行政相对人的配合和同意，引导其作出或不作出某种行为，从而有效实现行政管理目的。

行政指导应坚持以下原则：

1、合法原则。档案执法部门应当在法定职责范围内实施行政指导，正确处理好行政指导与行政处罚、行政许可等其他管理方式的关系，综合运用多种管理方式，所实施的指导行为不应违背法律精神、原则和国家相关政策规定。

2、合理原则。行政指导内容应当适当、合理，实施行政指导要根据不同管理对象和管理行为，紧密围绕档案监管工作中的重点、难点、热点、薄弱环节等问题，选择相应的指导方式，以达到最佳效果。

3、自愿原则。实施行政指导应当充分尊重行政相对人的自主选择，通过说理，使行政相对人自觉认同和自愿接受，达到预期的管理目标，不得强制或变相强制相对人接受行政指导，不得因相对人拒绝接受行政指导而对其加重处罚。

4、公正原则。所实施的行政指导应当公正、规范，同一事项的行政指导不因相对人的身份、经济状况、社会地位的不同而给予不同的指导。实施的行政指导事项、形式等内容应当对行政相对人公开，以切实保障公民、法人和其他组织的知情权。

四、指导内容

档案行政指导采取非强制性手段和方法进行。一般可对特定

行政相对人提出建议、劝告、警示；向特定行政相对人提供辅导、协助；向社会或一定范围的行政相对人发布不具有强制力的政策指南或者提供咨询意见等指导方式。

1、行政辅导。行政机关根据行政管理和服务职能，对重点建设项目档案备案、档案销毁等重点辅导，积极发挥管理和服务职能。

2、执法提示。行政机关根据对群众举报投诉情况和日常执法数据的分析，在某一苗头性违法行为出现之前，以口头或书面形式向管理相对人宣传、解释法律法规，提前告知行政机关各项监管要求，提示、引导、督促其按照法律法规及政策要求履行义务，加强自律，减少违法行为发生。

3、行政警示。对管理相对人违法情节轻微、无主观故意的违法违规行为，行政机关警示其立即纠正，并告知其正确的规范和要求，而不再对其进行行政处罚。

4、整改告诫。在行政处罚调查处理过程中，同时责令被处罚对象停止和改正违法行为，并告知其应当遵守的行为规范和改正违法的措施，防止违法后果进一步扩大，引导其自觉守法。

5、行政建议。行政机关根据管理和服务职能，在日常监管中为企业和个人出主意、提建议，引导其合法经营，建立和完善各项管理制度，规范自身行为。

6、案件回访。行政机关对重大行政处罚或在社会具有普遍影响的案件，定期或不定期地进行回访，督促整改措施落实，巩

固执法效果。

五、工作方法

通过制定以下三项制度，形成事前辅导，事中建议，提示、警示、纠错，事后回访的工作程序，构建行政指导的工作机制，全力、全面、全程推进档案局行政指导工作。

1、实施《事项办理行政指导办法》。一是对围绕各类许可审批事项组织行政指导，做好如专门、部门档案馆的设置审核等辅导工作。二是围绕各类备案登记工作组织行政指导，包括重点建设项目档案备案、机关档案保管期限表备案、销毁国有企业资产与产权变动档案备案等。三是围绕服务社会组织行政指导工作。在档案史料的编纂、出版公布、档图文博系列档案职称评定审核等方面给予行政辅导。行政相对人可通过电话、网络与具体职能科室取得联系，由职能科室在确定事项符合条件后，给予书面或口头的指导。

2、实施《巡查监管行政指导办法》。档案部门在监管中发现相对人有需要本部门建议、提示、警示、纠错的情况时，应及时发放建议书、提示书、警示书、纠错书等进行指导，避免其出现违法行为、或将违法行为后果减至最低。

3、实施《案件回访行政指导办法》。档案部门可结合廉政工作，对较大金额的行政处罚案件或具有普遍影响的案件，定期不定期地进行回访，督促指导违纠措施，巩固执法效果。

六、工作要求

1、转变观念，联系实际。全面推行行政指导工作是落实科学发展观，构建和谐社会的体现，是依法行政、依法治档、适应现代行政管理的需要。要抛弃管理就是单纯处罚、许可、收费的观念，要树立管理也要引导、服务的观念。在实际工作中，要灵活地将行政指导与行政许可、行政处罚等方式统一于工作之中，以提高执法效能。

2、加强协调，规范行为。各科室要通力协作、强化配合，办公室应负责行政指导工作的组织、协调、对行政指导行为组织实施评估及对外宣传、信息上报工作；各业务科室应依照规定，具体实施以及组织、指导和监督实施行政指导。在行政指导过程中，要规范行为，遵守规定，廉洁行政，坚决杜绝吃、拿、卡、要等违纪行为的发生。

3、广泛宣传，形成合力。通过各种途径和方式加大宣传力度，调动行政相对人与执法部门双向互动配合的积极性，使广大行政相对人认同行政指导、接受行政指导，营造良好的外部环境。将行政指导工作作为学习实践科学发展观的一项重要举措，紧紧围绕市委“三保三促”中心任务，积极推进依法行政，凸显执法为民理念，进一步提高我市依法治档工作水平。

昆山市档案局 二○○九年八月三日

附件1：行政指导文书（五种）

行政辅导意向书

昆档字（ ）第 号

：

为服务社会，本局将依托职能开展行政指导工作。根据前期沟通协商，你（单位） 事宜已列入本局重点项目行政辅导事项。为加快项目进程，现与你（单位）签定行政辅导意向书，同时将针对项目确定指导方案与人员，提供优质服务。具体辅导事宜请与本局具体工作人员联系。

单位联系人： 本局联系人： 电 话： 电 话：

单位名称（章）： 昆山市档案局 年 月 日 年 月 日

本文书一式二份，一份送达，一份归档。

行 政 建 议 书

昆档字（ ）第 号

：

为促进经济发展与社会和谐，本局依托本部门行政管理职能开展

行政指导工作。本局在巡查中认为你（单位）在经营管理过程中可以 。 特建议你（单位） ，以进一步促进自身健康发展。如有需要，请与本局工作人员联系。

本局联系人：

电 话：

昆山市档案局 年 月 日

本文书一式二份，一份送达，一份归档。

执 法 提 示 书

昆档字（ ）第 号

：

根据对日常执法监督数据及投诉举报情况分析，本局发现 ，该

行为违反了 （法律法规） 的规定，为避免因同类违法现象而受到行政处罚的情况发生，现提示你(单位) 。

昆山市档案局 年 月 日

本文书一式二份，一份送达，一份归档。

送达人签字： 被送达人签字： 送达时间：

行 政 警 示 书

昆档字（ ）第 号

：

本局在日常监管中发现你（单位） 属轻微违法行为。

根据 规定，现要求你(单位)在 前，通过 改正违法行为。

逾期不改，本局将依法进行处理。

昆山市档案局 年 月 日

本文书一式二份，一份送达，一份归档。

送达人签字： 被送达人签字： 送达时间：

整 改 告 诫 书

昆档字（ ）第 号

：

本局在立案查处过程中发现你（单位） 。 为防止违法后果进一步扩大，根据 规定，现告诫你(单位)在 前，通过 改正违法行为。

昆山市档案局 年 月 日

本文书一式二份，一份送达，一份归档。

送达人签字： 被送达人签字： 送达时间：

重大行政处罚案件回访表

昆档字（ ）第 号 单位名称 （自然人姓名） 案件承办单位 负责人 姓名 案件承办人 是 □ 否 □ 回访指导内容（承办人填写） ⒈相对人是否已改正了违法行为。 ⒉如未改正违法行为，应采取如下措施改正： 征求意见内容（相对人填写） 1.在案件查办过程中，如承办单位的人员存在索要钱物或本局纪检要求宴请、娱乐消费等不廉洁行为，请向有关纪检监察部监察电话 门举报。 2.你对本局的建议及需要帮助解决的问题： 回访对象签名（公章）） 联系电话 附件2：

昆山市档案局行政指导项目列表

（一） 行政辅导

序号 1 指导事项 专门、部门档案馆设置审《江苏省档案管理条例》第十条第二项 核 2 重点建设项目档案备案 2、《苏州市档案管理办法》第二十条 3 1、《中华人民共和国档案法》第十五条 2《中华人民共和国档案法》第十五条 机关档案保管期限表备案 3、《中华人民共和国档案法实施办法》第三条 4、《中华人民共和国档案法实施办法》第八条第二项 4 销毁国有企业资产与产权1、《中华人民共和国档案法》第十五条 业务指导科 面对面指导（书业务指导科 面或口头） 面对面指导（书1、《江苏省档案管理条例》第十四条 业务指导科 面或口头） 办公室 面或口头） 面对面指导（书指导依据 指导科室 指导方式 面对面指导（书变动档案备案 2、国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第八条第二项 面或口头） 5 档案史料的编纂、出版公1、《中华人民共和国档案法》二十二条、二十三条 面对面指导（书2、《档案法实施办法》第二十三条、第二十四条、第二十布 五条、第二十六条 征集编研科 面或口头） 6 档案图资文博系列初级职面对面指导（书称地方职称中初级职称的《苏州市档案初级职称评审条件》（苏职办[2002]12号） 评定审核 办公室 面或口头） 7 其他行政辅导事项 （二）行政建议

序号 指导事项 指导依据 1、《中华人民共和国档案法》第十一条 1 档案的接收 2、《档案法实施办法》第十条、第十三条 保管利用科 书面建议 指导科室 指导方式 3、《江苏省档案管理条件》第十七条 2 外国人、外国组织利用开放档案 《档案法实施办法》第二十二条第三款 1、《中华人民共和国档案法》第二十条 3 未开放档案的利用 2、《档案法实施办法》第二十二条第三款 3、《江苏省档案管理条件》第二十七条 1、《江苏省档案管理条例》第二十八条 4 建立档案或档案管理制度 2、《苏州市档案管理办法》第三十八条第一项 5 其他行政建议事项 业务指导科 书面建议 保管利用科 书面建议 保管利用科 书面建议

（三）行政提示

序号 指导事项 指导依据 指导科室 指导方式 出卖、转让或者赠送非国1、《中华人民共和国档案法》第十六条 1 有档案需要得到许可 2 档案延期开放 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条 1、《中华人民共和国档案法》第十九条 保管利用科 书面提示 保管利用科 书面提示 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条 3、《江苏省档案管理条例》第二十四条 4、《苏州市档案管理办法》第三十一条 1、《中华人民共和国档案法》第八条 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第十条 城市建设档案馆接收规定3、《江苏省档案管理条例》第九条 3 范围以外档案 4、《苏州市档案管理办法》第十条 5、国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》第九条 档案库房缺乏防护设施，1、《江苏省档案管理条例》第二十八条 4 危及档案完整与安全 5 其他行政提示事项 2、《苏州市档案管理办法》第三十八条第三项 业务指导科 书面提示 业务指导科 书面提示 （四）行政警示

序号 指导事项 指导依据 指导科室 指导方式

损毁、丢失属于国家1、《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款 1 所有的档案 擅自提供、抄录、公1、《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款 2 布、销毁属于国家所2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条 有的档案 1、《中华人民共和国档案法》第二十四条第二款 3 涂改、伪造档案 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条 擅自出卖或者转让属1、《中华人民共和国档案法》第二十四条第三款 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条 业务指导科 3、《江苏省档案管理条例》第二十九条第四项 于国家所有的档案 4、《苏州市档案管理办法》第三十九条第四项 倒卖档案牟利或者私5 1、《中华人民共和国档案法》第二十四条第三款 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条 自将档案卖给、赠送业务指导科 3、《江苏省档案管理条例》第二十九条第四项 4、《苏州市档案管理办法》第三十九条第四项 给外国人 明知所保存的档案面1、《中华人民共和国档案法》第二十四条 6 临危险而不采取措2、《江苏省档案管理条例》第二十八条 业务指导科 书面警示 业务指导科 书面警示 业务指导科 书面警示 2、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条 业务指导科 书面警示 4 书面警示 书面警示 施，造成档案重大损3、《苏州市档案管理办法》第三十九条第五项 失的行为 1、《中华人民共和国档案法》第二十四条 档案工作人员玩忽职7 守，造成档案损失 3、《苏州市档案管理办法》第三十九条第六项 拒绝向档案机构移交1、《中华人民共和国档案法》第二十四条 应当归档的文件材料8 或者应当进馆的档案3、《苏州市档案管理办法》第三十八条第四项 的行为 9 拒绝接收应当归档的《苏州市档案管理办法》第三十八条第五项 文件材料或者应当进 馆的档案的行为 档案中介机构不具备《苏州市档案管理办法》第四十条 10 条件进行档案中介活动的行为 11 其他行政警示事项 业务指导科 书面警示 保管利用科 书面警示 2、《江苏省档案管理条例》第二十八条 保管利用科 书面警示 2、《江苏省档案管理条例》第二十八条 业务指导科 书面警示 （五）行政纠错

序号 指导事项 受档案部行政执法部门立案查处的违法案1 件 《行政处罚法》第五条 办公室 口头或书面纠错 指导依据 指导科室 指导方式 （六）行政回访

序号 指导事项 指导依据 指导科室 指导方式 书面回访或者其他方式办公室 件 受档案部行政执法部门立案查处的违法案昆山市档案局行政指导1 工作意见 回访

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