UNIC-QP-05 文件化信息控制程序

编号：UNIC-QP-05

苏州优纳科技有限公司

文件化信息控制程

依据ISO9001：2015 idt GB/T19001-2016 《质量管理体系—要求》编制

编 制：

审 核：

批 准:

控制类型：

文件版本： A/0

受 控 号：

持 有 者：

发布日期： 年 月 日 实施日期： 年 月 日

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修改记录

修改内容提要 修订页 修订人 批准人 日期 序号

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1 目的

对与质量管理体系有关的以各种媒介为载体的管理性、技术性文件、资料录及

信息等进行控制，确保各相关场所使用有效的文件信息，防止误用失效和作废文件信

息；同时通过对记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等活动进

行控制，以保证记录的完整、真实、有效，为产品质量符合规定的要求和质量体系有

效运行提供证据。

2 适用范围

适用于本公司质量体系有关的管理性和技术性文件、资料的标识、发放、回收、

更改及作废处置等的管理及其控制，也包括适用的外来文件的管理和控制。同时适用

于各种媒介为载体的记录的管理和控制。

3 职责

3.1 质量管理部是公司文件化信息的归口管理部门，负责各类文件化信息的分类、编号、发布及备案、归档工作。

3.2 管理者代表负责组织质量管理手册及程序文件的编制工作；

3.3 质量管理部负责管理类文件的编制组织、归档、发放及涉及的外来文件管理控制工作；负责本部门使用记录的收集和保管。

3.4 研发部负责技术类文件的编制组织、归档、及其管理控制工作；负责本部门使用记录的收集和保管。

3.5 各部门负责其职能范围内文件化信息制定、管理控制及本部门使用记录的收集和 保管工作。

4 工作程序

4.1 公司质量管理体系文件化信息的类型

公司质量管理体系的文件化信息的类型包含：

a) 管理类：质量手册、程序文件、管理制度、规章、管理办法、记录表单等； b) 技术类：图纸、工艺规范、操作规程、作业指导书、检验标准、产品标准等； c) 外来文件：产品引用的国家标准、行业标准、技术法规、适用的法律等。 质量管理部负责对公司质量管理体系涉及的管理类文件进行汇总，编制《受控文件清单》（包括适用的外来文件）；研发部负责对公司技术类文件（包括适用的外来文件）编制《受控文件清单》，质量管理部进行汇总两类文件的清单，表明全公司对文件的管理和受控范围。

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4.2 文件的编制、审核和批准

4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织各部门相关人员编制，由管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2 部门文件由各部门负责人指定人员编制，由部门负责人审核，管理者代表批准。 4.2.3 公司行政文件（包括通知）由公司人事行政部组织拟制，报总经理签发。 4.2.4 所有管理类文件的审核、会签、批准一律由公司质量管理部负责组织，按文件级别规定的权限组织会审、批准。

4.2.5 技术类文件的编制由研发部根据开发产品技术文件完整性及生产实际要求组织相关人员绘制或编写、部门主管审核批准；总方案或总图及重大工艺文件报总经

理审批。 4.3 文件的编号 4.3.1 质量手册的编号：

UNIC—QM — ××××

年代号 质量手册代号 优纳公司代号

4.3.2 程序文件编号：

UNIC— QP — ××

程序文件序号

程序文件代号 优纳公司代号

4.3.3 管理类、技术类文件编号：

UNIC— WI — ××— ×× — ××

文件流水号 年代号 部门代号 记录代号(Record forms)

优纳公司代号 图纸编号按《技术文件编号规则》执行。

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4.3.4 记录表单编号：

UNIC— RF — ××— ×× — ××

文件流水号 年代号 部门代号 记录代号(Record forms)

部门代号划分：

通用文件： GF（General File） 人事行政部：HR（Human Resources） 财务部： FD（Finance Department） 质量管理部：QA（Quality Assurance） 采购部： PD（Purchasing Department） 生产部： AD（Assembly Department） 研发部： DD（Development Department） 销售部： SD（Sales Department）

仓库: WA (Warehouse)

优纳公司代号 4.3.5 公司内部行政文件编号：

优纳 ╳ 发 字（╳╳╳╳） ╳╳╳号

文件顺序号

年代号

拟制部门简称

（注：部门简称：公司（公）、研发部（研）、生产部（生）、人事行政部（人）、质量管理部（质）等取第一字）

4.3.7 质量手册和程序文件编号由质量管理部统一编制标识，各职能部门文件编制后按文编号规定编号并确定顺序号，登记在部门的《受控文件清单》中，并将文件的电子稿报质量管理部归档备案。

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