小金库等审计案例分析

小金库审计案例分析

中天恒会计师事务所 李三喜

一、小金库的含义

小金库是指违反国家财经法规及其他有关规定，侵占、截留国家和单位收人，未列人本单位财务会计部门账内或未纳人预算管理，私存私放的各项资金。 二、小金库的形成

小金库的形成来源主要有两类：一类是收入现金（包括银行存款，下同）不人账；另一类是虚列项目，转到账外。 （一）收入现金不人账

收入现金不人账，主要有以下几种情况：

1．主营业务收人不入账。如将已售出的产品报盘亏，销售收人进小金库。

2．其他业务收人不入账。如出租单位房屋收人不入账；将应收取的商标使用费、场地出租或实物租金收入、出借资金的占用费收人、各种服务费收人存放在对方单位，不入本单位账。

3．营业外收人不入账。如出售固定资产变价收人不入账；非货币性交易收到的补价收人不入账（已经没有该项目收入）；取得的罚款收人不入账；没收的押金收人不入账，等等。

4．补贴收入不入账。如企业收到的先征后返的增值税不入账，收

到财政扶持补贴收人不入账，等等。 5．收到的投资收益不入账。

6．其他收人不入账。如接受现金捐赠不入账；收到的厂家让利折扣不入账；未理赔返还保险金不入账；下属单位上缴的管理费不入账。 （二）虚列项目，将资金转到账外

虚列项目，将资金转到账外，主要有以下几种情况：

1．虚列成本。如多领原材料，然后变卖，所得资金入小金库。但很难推断出是否多领取。需要从内控制度方面比如签字手续、出库单等当中找线索

2虚列费用。如虚列咨询费广告费、赞助费、会议费、加工费、办公用品费等，多报费用入小金库。

3．巧立名目，将资金转移到账外。比如； （1）以预付款、投资等名义，将资金转入小金库。

（2）建设单位向施工单位多拨工程款，并虚报当年投资完成额，事后再将款项从施工单位退回转入小金库。（做不到最终的转移，除非双方串通制造虚假合同。）

（3）行政机关将预算资金以经费支出名义拨人下属单位，从中进行不合理开支。

（4）将预算资金以经费支出名义，转人账外银行账户。检查有没有合法支出凭证

（5）将基建款先拨入下属单位，并在本单位列作支出，以后再从下属单位收回，存入小金库。

三、小全库及其审计的特点

小金库的特点决定了对小金库审计的技术与方法。 从小金库的存放形式来看，主要有两种情况：

一是将款项存放于本单位个别人手中；二是存放于外单位。这里的外单位通常是指被审计单位的下属单位或者是有求于被审计单位的关系单位。所以，审计时应采取内查外调的方法。

由于小金库只是为小集体或个别人谋利，必定比较隐密，故一般只是单位高层领导或关键部门主管（如单位主要负责人，总会计师，财务主管，销售主管等）参与。对此，审计人员必须加强对这些人的观察，从中发现线索。必要时，审计人员应对外部有关单位的会计账目进行询查。

从小金库的查处范围来看，主要有两种情况，一种小金库，其形成会减少单位账面资产的价值，从而或多或少会在单位会计资料中留有“把柄”，如产成品盘亏等。另一种小金库的形成，并不直接减少单位的账面资产，因而不能在会计资料中发觉，如咨询收人、罚款收人等。对于可能在单位会计资料中留有“把柄”的事项，审计人员的注意力主要应放在主营业务收人、其他业务收入、营业外收人、投资收益、大型采购、长期投资、产成品。以及现金和银行存款中的大额费用的报销等方面；对于一些不能直接在会计资料中找到线索或疑点的事项，审计人员应适当运用观察、调查、推理及分析性复核等方法，从会计资料以外查寻或捕捉线索，弄清“庐山真面目”。 四、小金库审计的技术与方法

（一）有举报时的审计技术与方法

在实际工作中，审计人员有可能会接到有关人员提供的线索或举报，如审计人员收到署名“部分职工”或“一个知情人”的检举信，内称XX单位经领导授意利用假发票报销，将报销款进入小金库，供个别领导经常吃吃喝喝。对此，审计人员应以检举信所说的“假发票”为线索，从两方面去进行调查：

一方面弄清个别领导具体指的是何人？经常吃喝在什么地方？必要时，可以去饭店、宾馆进行调查，掌握吃喝的次数与发票或收据金额。依据吃喝的发票或收据副本，查看这些发票或收据在企业的会计账目中是否入账。如未入账，则需查明是自掏腰包，还是另设有小金库。通常后者的可能性较大。

另一方面审阅某一时期的“管理费用”、“制造费用”明细账，对付款凭证所附发票实行详查，仔细核对和调查发票中所反映的经济业务，并与有关的实物进行核对，验证发票所记录的经济行为的真实性与合理性。如审计人员查出某一张可疑的发票，被审计单位当事人既不能说出该发票所记录的经济业务发生的真实性与合理性，审计人员采用其他替代程序也无法证实该发票的发生的真实性与合理法，则这张发票属于虚报冒领的可能性很大。虚报冒领者有两种动机，要么是贪污，要么是根据领导的授意为“小金库”筹集资金。如果是后者，则审计人员可要求其指出“小金库”存放何地？或资金交与何人？ 将两方面调查的情况进行综合分析，如确定为单位私设“小金库”，审计人员应当按国家有关规定作出相应的处理。

（二）无举报时的审计技术与方法 。在无举报的情况下，审计人员要发现并查清‘小金库”，必须在常规审计过程中保持特别关注，以发现舞弊迹象。小金库审计的一般程序与方法是：

1．了解被审计单位的基本情况，了解被审计单位的固有风险因素（如被审计单位所处的环境、行业秩序、所面临的外界压力、财务报销管制等），分析评价关键人员的品质与道德。

2．了解被审计单位的内部控制情况，必要时进行符合性测试，分析和评价内部控制的弱点。

内部控制的健全程度与执行情况，与舞弊现象的发生有着密切的关系。所以，审计人员应关注被审计单位内部控制的情况，特别要注意下列现象：

（1）财务的审批与执行由一人兼管。这是目前许多单位存在的情况。若管理人员品质不佳，则客观上给其舞弊提供了条件。 （2）许多不相容的关键岗位“一肩挑”。依据内部控制的基本要求，不相容职务应该分离。关键岗位的“一肩挑”会使舞弊发生的可能性大大增加。

（3）单位高层领导与关键部门业务主管的关系。若有亲属关系，或工作之外的关系过于密切，可能会导致内部控制失效。

3．根据有关人员的反常变化，获取有关小金库的审计线索。“小金库”主要与单位高层领导及关键部门主管有关，审计人员应该对这些人予以高度关注，重点要审查这些人员所经管或签字的业务，特别要注意这些人员的正常收入与其本人及家属的开销是否匹配，有无其

他合法收人来源。

4．进行分析性复核，了解被审计单位的收入、成本、费用等是否存在异常情况。 一般采取以下办法：

（1）根据各单位正常的投入产出比，确定产成品的人库是否正常，进而判断有无将产品从“后门”销售转人“小金库”。

（2）如果本期产品的销售价格没有重大变化，依据会计资料中所记录的上期各主要产品的销售收入与销售数量，确定上期主要产品的平均销售价格，然后依据这一价格乘以本期销售量，计算出本期销售收人，并将此收人与本期账面销售收人进行对比，观察二者是否大体一致。如相差较大，则可能存在收人不入账或少入账的情况。 5．依据对上述情况的分析，估计可能形成小金库的领域、形式和地点，以决定审计的范围、方式和方法。

6．依据上述程序所获得的审计线索，实施详细测试，以收集充分确凿的审计证据。

一般来讲，可采用以下审计技术与方法：

（1）运用观察、询问等方法了解被审计单位是否存在边角余料、废旧物资及固定资产清理报废等情况，这些项目的账面收人是否与审计人员的调查情况相符。

根据企业会计制度的规定，对于生产车间回收的边角余料，在交回仓库或作价出售后，应冲减“生产成本—一基本生产成本”。要查明车间管理人员是否把出售边角余料的收人私自存入小金库，审计人员

可先审查基本生产成本和辅助生产成本明细账，看有无将边角余料交回仓库或出售后冲减成本的账务处理；然后，再查边角余料的入库记录或现金日记账记录；如日记账中无此记录，再追查车间“小金库”保管情况及现金的处理情况。

对于固定资产清理收人不入账的问题，审计人员首先应审阅固定资产和累计折旧明细账，查看清理报废固定资产是否分别从“固定资产”科目和“累计折旧”科目转入‘固定资产清理”科目；其次，查看残值或变价收人是否记入‘固定资产清理”贷方，清理净收益是否由“固定资产清理”科目转入“营业外收人”科目。

（2）通过审阅、询问、函证，了解被审计单位是否存在投资业务，投资业务应该取得的收人是否与账面记录相符。比如，对于国库券利息问题，根据财务会计制度的规定，收到国库券利息时，应计入投资收益账户。但是，有些企业把收到的国库券利息，转人“小金库”，用于各种非法开支。审计人员在审查上述会计事项时。首先，应通过资产负债表审查企业的短期投资或长期投资有无变化。如有变化，再审阅短期投资、长期投资明细账，看是什么种类的短期投资或长期投资发生了变化。如果是国库券减少，则需进一步对投资收益账户进行审查，查明有无国库券利息收人，若无国库券利息收人，就需要进一步进行调查了解，直到查清问题为止。

（3）通过询问、观察了解被审计单位是否拥有饭店、招待所、 其他对外服务、营业场所等，这些部门的收人是否全部纳入本单位的收人。

（4）通过查询方法，检查被审计单位在费用支出中是否存在数额较大的不正常支出，如咨询费、赞助费、办公用品费、设备租赁费、会务费、运输费等，这些支出中有一部分很可能就是为设立“小金库”而巧立名目或无中生有的虚报。审计人员需要对每笔可疑的费用就其应该涉及的凭证实行追查，包括必要的函证。

7．对审计工作底稿中所记载的审计发现问题进行综合分析与评价，形成初步审计结论。

8．与被审计单位有关人员进行沟通，征求他们对初步审计结论的意见。

10．作出审计结论与审计决定。 五：小金库审计案例 【情况】

2002年3月21日，审计人员肖勇在审查某企业2001年度的现金收人凭证时，没有发现出售废旧物资的原始单据，审查其他业务收人账时，也没有发现这类业务。该企业是一家大型企业，按照常规，企业每年6月和年底，都要出售价值3050万元的废旧物资。所以，会计资料上未反映此类业务引起了审计人员的怀疑。 【分 析］

企业在生产过程中必然会产生一些废旧物资，经过一段时间后，多会将积累起来的废旧物资出售，而该企业在应该出售废旧物资时，却没有出售。据此，审计人员进行以下分析：

1．2001年度是否真的没有出售废旧物资？如果没有出售，废旧

物资在哪里？

2．如果废旧物资出售了，为什么没有现金收入的原始单据，企业是否在售出废旧物资后，将现金收入不入账，存人账外的“小金库”？ 【审 查］

依据审计人员的分析，按以下步骤进行审查：

1．审计人员询问与该业务相关的仓库保管员，保管员沉思片刻，说在5月份和11月份好象出售过一批废旧物资，经手人是采购部主任刘XX（如保管员回答说没有出售，则必须说明废旧物资的存放地点）。 2．审计人员询问采购部主任刘XX，刘说确曾有过此事，一次是20多万元，一次是30多万元，当时主管财务工作的王副厂长也在，钱由王副厂长收管，是不是交存财务，他不知道。

3．审计人员又找王副厂长，不巧的是王副厂长外出学习去了，得半个多月才能回来。

4．于是审计人员决定到废品回收公司进行调查，询问被审计单位在5月份和11月份出售的废旧物资到底有多少。审计人员说明身份，废品回收公司的财务人员积极配合，很快查出被审计单位出售废旧物资的数量与收取现款的单据。经核对，该企业一共分三次出售过废旧物资，分别是 5月27日，11月2日和12月20日，收取现金分别为28万元、37万元和87万元，款项当即支付，收据是由该企业开具的，收款人都是王副厂长。审计人员对上述有关单据进行复印，取得有力证据。

5．审计人员回到被审计企业财务部，首先查询5月底6月初以及

11月份的银行存款日记账，结果没有发现废品回收公司付给的款项。据此可以断定该企业一定设有“小金库”。

6．审计人员感觉问题严重，要求该厂赵厂长通知王副厂长火速回厂接受审计人员的调查。

7．两天过去后，审计人员被告知与王副厂长无法取得联系。审计人员觉得问题可能比原来想象的要复杂，企业有可能存在其他经济问题。经审计局与该企业的上级纪检部门协商，审计人员决定查封该企业2001年度的会计账簿，扩大审计的审查范围。

8．在纪检部门的介入下，审计人员得知，原来该企业赵厂长不是无法与王副厂长取得联系，而是在与王一起密商共同应付审计局的对策，制定攻守同盟。 【结 论】

后经查明，该企业不仅存在其他经济问题，单就“小金库”一项，2001年度就通过采用销售收人不入账、以好充次、虚列坏账等形式，为“小金库”增收125万元，已经花去98万元，除55万元是用于购买小轿车（以赵厂长与王副厂长的名义登记的私车）外，其余均用于各种形式的吃喝玩乐。

第一节 账外固定资产概述 一、账外固定资产的含义

固定资产是指使用年限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、工具等。不属于生产经

营主要设备的物品，单位价值在ZffU元以上，并且使用年限超过2年的，也应当作为固定资产。

账外固定资产，是指属于本单位所有但未纳人本单位固定资产账目核算的资产。

二、账外固定资产的形成

账外固定资产的形成主要有两种途径，一是取得固定资产不人账；二是把账内固定资产通过各种方式转到账外。 （一）取得固定资产不入账

取得固定资产不记入固定资产账目，具体有以下几种情况： l。接受捐赠的固定资产不人账。对外国组织。有关机构或团体等捐赠的固定资产不计人财务账，有意逃避财务控制。这种舞弊容易发生在行政机关、事业单位、从事公用事业的企业。 2．用小金库购人的固定资产不人账。

3．对外投资以固定资产形式分回的利润不人账。接受投资 的单位以房产、汽车等固定资产形式分配利润时，对外投资单位 不人账。这种舞弊容易发生在有对外投资的单位。

4、罚没固定资产不人账。特指有执法职能的行政机关将执法中罚没的部分固定资产不计人财务账。

5．盘盈的固定资产不人账。盘盈的固定资产不在财务账中反映。 6．以物抵债收回的固定资产不人账。债务人以固定资产清偿所欠债务，而债权人未将此项固定资产计人财务账。这种舞弊容易发生在应收、预付款项较多且账龄时间较长的单位中。

7．虚列工程支出形成账外固定资产。在自营基建工程中利用多列、虚列工程支出等手段购建的固定资产不人固定资产账。这种舞弊容易发生在有自营建设工程的单位。

8．故意混淆资本性支出和收益性支出界线，以各种名义在费用、专项资金中列支固定资产。如以维修费、租赁费、购配件和购低值易耗品等名义购建固定资产，并直接在管理费用、制造费用、经营费用等费用科目或专项资金中列支，形成账外固定资产。 9．其他。

（二）把账内固定资产转至账外

把账内固定资产转移至账外有以下几种情况：

1．虚报盘亏将固定资产转至账外。即将财务账内的固定资产通过虚报盘亏的方式转移账外。这种舞弊容易出现在固定资产定期盘点、报废制度不健全的单位中。

2．虚报固定资产毁损或在固定资产到报废期时，将仍有使用价值的固定资产转人固定资产清理，借机将固定资产转至账外。 3．以其他形式把账内固定资产转至账外。 第二节 账外固定资产审计的 技术与方法

一、账外固定资产及其审计的特点

被审计单位形成账外固定资产的动机主要有：为使固定资产脱离财务控制，便于个人所用或消费，或将其出租、出售和投资，并把取得的收入放人小金库；将本应记人固定资产的支出直接记人期间费用

或在专项资金中列支等，从而逃避有关部门对固定资产购置的控制或操纵利润水平等。因此，审计人员应加强对单位高层人士的观察和了解，如所乘坐的汽车、居住的房屋等，分析被审计单位的利润水平，从中发现线索。

从账外固定资产形成的方式看，一种是与账面记录有联系，即将应记人固定资产的支出列人其他科目，或将账内固定资产转至账外；另一种是与账面记录没有联系的，如接受捐赠、投资和罚没等取得固定资产或用小金库等账外资产取得的固定资产。审计人员应区别不同情况，从账面资料或会计资料以外的其他资料中捕捉线索，找查账外固定资产。

二、账外固定资产审计的具体技术与方法 （一）有举报时的审计技术与方法

在实际工作中，审计人员往往会接到有关人员提供的线索或举报，如收到署名“一个知情人”或“职工某某”的检举信，其中揭发某单位领导伙同会计虚报固定资产毁损，将固定资产转移账外并进行投资。对这种举报，审计人员如果向该单位领导直接调查，将引起对方的警惕，增加审计的难度。所以，一般应采取重点账目审查。实地观察。盘点。外围调查等审计方法。审计人员应首先查阅固定资产、固定资产清理。待处理财产损溢、营业外支出等重点账目，找出举报时期的固定资产毁损账务处理；然后检查固定资产“报废申请书”、“报废清理单”及事故报告等，验证报废、毁损的真实性；在此基础上，向被审计单位领导、固定资产保管人员及有关经手人员了解情况；最后再

亲赴现场，查看固定资产是否真实存在，核对报废、毁损的技术鉴定。 在发现疑点后，若被审计单位领导或有关人员拒绝配合，审计人员可采取以下步骤进行外围调查。首先，通过工商部门查找接受固定资产投资单位所在地址、电话，再亲自上门向对方单位了解情况，查阅相关账簿及凭证，并实地观察，充分取得证据。第二步，审计人员可与被审计单位的领导直接交锋，以详实的证明材料开展攻心战，迫使其交待虚报毁损、设置账外固定资产并进行账外投资的真实情况。 （二）无举报时的审计技术与方法

1．了解被审计单位基本情况，分析形成账外固定资产的固有风险，判断有无形成账外固定资产的动机。

2．了解被审计单位相关内部控制情况，必要时进行符合性测试，分析和评价内部控制的弱点。

内部控制的健全程度与执行情况与账外固定资产舞弊现象的发生有密切的关系，审计人员应关注被审计单位的相关内部控制，特别注意以下问题：

O）不相容职务是否分离。主要是固定资产保管与记账分离；固定资产采购与授权批准分离；固定资产采购与验收分离。

（2）记录控制是否健全。是否建立固定资产实物保管账、固定资产卡片、固定资产明细分类账和总分类账，财务部门是否设立固定资产登记簿，各项记录有无定期核对。

（3）凭证传递手续是否健全。固定资产的增减变动是否办理相应的手续、填制相关的凭证：采购时，是否有采购计划、审批手续、采

购合同；人库时，是否有验收手续；平时，有无定期盘点。巡回检查制度和记录；报废时，有无技术部门鉴定，是否填制固定资产报废单。 3．进行分析性复核，了解被审计单位固定资产、成本费用、利润水平等有无异常变动情况。

4．根据了解情况和所做分析，估计可能形成的账外固定资产，确定审计方式。

5．根据所获得的审计线索，实施详细测试，以收集充分确凿的审计证据。一般来说，可采用以下审计技术与方法：

（1）将固定资产总账与固定资产明细账、固定资产卡片核对，并现场抽查盘点固定资产，确认是否账实相符，有无账外固定资产。根据被审计单位定期盘点制度健全程度或记录管理规范程度，合理确定盘点范围。操作中应从明细账中抽取部分项目检查其实物是否存在；同时抽取部分固定资产实物与固定资产明细账核对，检查是否已记录在固定资产明细账中。

（2）通过观察询问等方式，查阅有关会议记录、合同协议。盘盈清单等，了解有无接受投资、捐赠、罚没和盘盈等形成固定资产情况，并与账面记录核对。如发现小金库，检查小金库的来源有无来自账外固定资产出租、出售或投资的情况，以及有无用小金库购置固定资产的情况。

（3）结合管理费用、制造费用、经营费用、低值易耗品、在建工程、应收款项和专项资金支出等的审计，查明有无应记人固定资产而未记人的情况。

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