公文管理制度

公文管理制度

第一章 总则

第一条 为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。

第二条 本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公

文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。

第三条 公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规

范、准确、及时、安全。

第二章 保密

第四条 公文保密管理

1、 公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为

一级、二级、三级三种，一级为最高保密级别，其他为一般文件，无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。 2、 公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。

3、 绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格

的人员。

4、 机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回

归档。

5、 秘密文件由阅文人妥善保管。

第三章 内部公文的管理

第五条 公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、

请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。 第六条 公文拟制：

1、 行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要

规范内容有： 1) 规范页面设计。

2) 规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。

3) 规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。 4) 规范落款及时间。

5) 规范主题词、词目所用字体、字号。

2、 常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。 3、 文件拟制的基本要求：

1) 准确反映公司决策和领导意图。

2) 联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 3) 综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。 4) 对外文件由综合管理部负责审核。

4、 行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、

下行文和其他行文模式。 第七条 公文的审批

1、 文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。

文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审

批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。 2、 根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

1) 公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由综合管理部复核后发放。

2) 凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。 3) 凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（总经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需呈报公司董事长签发。

第八条 内部行文程序 1、 上行文件行文程序：

所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》 按审批权限，逐级报批。 2、 下行文件行文程序：

公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。 3、 经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示

后内容，依公司规定直接发文。

规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。按审批权限签署意见批准后行文。 第九条 公文印制发放

1、 印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、

字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对须按保密制度指定专人进行。

2、 公司内部行文：文件经领导审批后，由综合管理部统一编号印制，

发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文登记簿》上签收。

3、 各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或

知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。 4、 对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位

签收后返回综合管理部存档备查。

5、 利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档

或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。 第十条 文件追踪

指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件，综合管理部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定完成的部门予以提醒，以利工作进展。

第四章 外来文件处理程序

第十一条 外来文件处理程序

1、 各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送综合

管理部进行统一登记、编号，并填写《外来文件处理单》。 2、 综合管理部文员将外来文件连同文件处理单一起呈报直属主管审

阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由综合管理部主管领

导签署即可）。

3、 外来文件签署后，将文件及文件处理单返回综合管理部文员。由

综合管理部文员按领导签署的意见送达相关部门阅办或进行发文。 4、 各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。 5、 文件之内容按要求阅办之后，由综合管理部统一进行存档。 第十二条 文件处理期限

1、 收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到

随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。 2、 内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批的下午发，下午批

的次日上午发，如果在批示后能发的要及时发到各部门。 3、 外来文件要在文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填

写报领导。

4、 文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

5、 呈批文件，根据公司领导工作情况，一般情况下文件送达后应及

时审批，如果工作较忙或外出的，综合管理部文员要及时跟踪，以便及时进行文件签批，以利后续工作。

第十三条 文件的借阅、复印和清退

1、 各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写

便条，综合管理部负责人同意后办理；对有密级的文件须总经理同意后方可办理。

2、 借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在《文件借阅复印登

记表》上进行记录。原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何

人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上用笔勾划。 3、 定期对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴

清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 文件存档

1、 呈批文件：审批后的呈批件的所有原件送达综合管理部，综合管

理部按“类别——年度——部门”方式进行存档备查。 2、 各部门的文件，根据文件内容、秘级，按“年度——公文类别”

分类法进行存档，综合管理部每年2月份对各部门上一年度的档案进行收集，同时各部门应做好文件档案规范收集管理工作，对于重要文件要及时归档。具体实施以公司《档案管理办法》执行。

第十五条 文件作废及销毁

对于公司制度性文件，根据公司发展需要出台新的制度后，原制度作废后要加盖“作废文件”章，按保管期限到期的文件或经过一段时间无用的文件进行销毁时，要填写“文件销毁”清单请示领导，一般文件经综合管理部主任批准后执行，重要文件要经总经理批准后方可执行。

第五章 附则

第十六条 本制度由综合管理部负责修订和解释。

第十七条 本制度从颁布之日起生效执行，原有相关制度废止，与本制度

条款相冲突的以本制度为准。

附件一：

公文格式规范

一、 公文文号的正确使用

文号由发文部门、年份、流水号组成。

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（） ”或中括号“ [ ] ”。

如：泰思办（2015）5号 （不规范） 泰思办[2015]5号 （不规范） 泰思办〔2015〕5号 （规范） 二、 公文中纸张的正确使用

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*97mm）,左侧装订。版式通用word，页边距上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米右2.6厘米，选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。如有特殊要求，另行处理。 三、 页面要求设置

以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮。

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

发文机关标识制作以附件二为准。 四、 标题的要求

(一) 正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋，

居中显示。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

(二) 标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要

做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

(三) 标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。

标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用三号小标宋。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住，字体使用三号小标宋，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（苏州泰思信息技术服务有限公司 2012年3月11日） 五、 正文的要求

(一) 主送机关：三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式。

(二) 正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字（首行缩进2字符），回行顶格。行距一般为1.5倍行距。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号仿宋加粗，二级标题以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

(三) 全文层次序号的使用

1、 第一层为“一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2、 第二层为“（一）”，以下可排（二） （三） （四）等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。

3、 第三层为“1、” 1后面添加的是顿号。以下可排1、2、3、4、5、6、等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入。

4、 第四层为“1)”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。1)以后可排2)3)4)5)等。

5、 第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

(四) 行文格式的要求

1、 每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前

面不空格。

2、 请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。 (五) 正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

(六) 正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

六、 正文中一些主要标点符号的使用

（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，例“——”，而不是数个短横，例“----”。

（二）连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。学校计划、总结中使用到的主要有以下情况：

1、表示时间起止的，工作计划、年度总结中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

2、表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“0～3岁婴幼儿”，0和3之间应用浪纹线。

3、表示地点的，例如：苏州——上海，是两个汉字的长度。

（三）省略号，省略号的形式为“……”，六个小圆点，占两个汉字的位置，不是六个小短横。

（四）标点符号的位置

1、句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

2、引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

3、破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

（五）页码用四号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页以后的页不标识页码。 七、 文章中数字的使用

（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六、二万五千里长征、第四方面军、一二〇师、“ 十一五”计划、零岁教育等。

（三）应当使用国家法定计量单位。

八、 封面和成文结尾时间的汉字写法

（一）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字。

（二）时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。

（三）其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。 （四）成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。 九、 落款及时间

（一）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右对齐空两格。

（二）时间在单位名称的下一行。

（三）落款多个单位时，应该每个单位占一行。

（四）正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。 十、 其他

其他无需红头的发布的文件，标题为方正小标宋二号字，正文为仿宋四号字，其它格式参照上文。

附件二：常见公文写作格式 平行文、下行文：

苏州泰思信息技术服务有限公司

泰思办〔2015〕1号（仿宋三号字体居中）

关于×××××（小标宋二号字）

×××：（仿宋三号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

附件：1. ××××××

主题词：××（三号小标宋） 抄送：

苏州泰思公司 二〇一五年元月二十日

共印××份

上行文：

秘密★一级

苏州泰思信息技术服务有限公司

泰思办〔2015〕1号（仿宋三号字体） 签发人：李文建

关于×××××（小标宋二号字）

×××：（仿宋三号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

附件：1. ××××××

主题词：××（三号小标宋） 抄送：

苏州泰思公司 二〇一×年×月×日

共印××份

会议纪要：

会 议 纪 要

市场部〔2015〕1号

会议时间： 会议地点： 主持人： 与会人员： 记录人： 会议议题： 会议内容： 呈报： 主送： 抄送：

苏州泰思信息技术服务有限公司综管部

共印 份

请示：

苏州泰思信息技术服务有限公司

泰思办（市）〔2015〕1号

关于2015年度×××的请示

公司领导：

妥否，请批示。

附件：2015年度×××活动方案

市场部

二〇一五年元月十日

批复：

苏州泰思信息技术服务有限公司

泰思办复〔2015〕1号（仿宋三号字体居中）

关于×××的批复（小标宋二号字）

×××：（仿宋三号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

苏州泰思信息技术服务有限公司

二〇一×年×月×日

抄送：

函：

苏州泰思信息技术服务有限公司

泰思办函〔2015〕1号（仿宋三号字体居中）

关于×××的函（小标宋二号字）

×××：（仿宋三号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

苏州泰思信息技术服务有限公司

二〇一×年×月×日

抄送：

工作报告（总结）

苏州泰思信息技术服务有限公司

关于×××项目的报告（小标宋二号字）

×××：（仿宋三号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

苏州泰思信息技术服务有限公司

二〇一×年×月×日

简报

苏州泰思信息技术服务有限公司

简 报

标题（小标宋二号字）

正文（仿宋三号字，行距1.5倍）

苏州泰思信息技术服务有限公司

二〇一×年×月×日

附件三：

发 文 稿 纸

号 签发： 缓急： 会签： 密级： 相关职能部门意见： 主送： 抄送： 拟稿单位： 印制： 附件： 主题词： 标题：

拟稿人： 校对： 部门负责人： 份数：

文 件 签 批

文件编号 文件名称 类别 制定部门 制定人 版本 缓急 密级 部门意见 签字： 日期： 会签部门 意见 签字： 日期： 行政人事总监意见 签字： 日期： 签字： 日期： 总经理意见 签字： 日期： 主送： 抄送： 印制：

校对： 份数：

附件四：

外来文件处理单

来文 机关 文件 标题 拟办 意见 批 示 意 见 处 理 意 见 及 结 果 承办 日期 来文 日期 来文 字号 办结 日期

附件五：

发文登记簿

序号 发文日期 发文号 文件标题 份数 收文单位（部门、人） 签收人 备注

附件六：

文件借阅复印登记表

日期 文件编号 文件名称 借阅复印借阅\\使用份数 份数 者签名 批准人 预计归还日期 实际归还日期 收文者签名

附件六：

文件借阅复印登记表

日期 文件编号 文件名称 借阅复印借阅\\使用份数 份数 者签名 批准人 预计归还日期 实际归还日期 收文者签名

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