第七章会计账簿解析 - 图文

第七章 会计账簿

第一节 会计账簿概述

一、会计账簿的概念与作用

（一）会计账簿的概念

会计账簿是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续 地记录各项经济业务的簿籍。

设置和登记账簿，是编制财务报表的基础，是连接会计凭证和财务报表的中间环节。

（二）会计账簿的作用 (1)记载和储存会计信息; (2)分类和汇总会计信息; (3)检查和校正会计信息; (4)编报和输出会计信息。

二、会计账簿的基本内容

在实际工作中，由于各种会计账簿所记录的经济业务不同，账簿的格式也多种多样，但各种账簿都应具备以下基本内容：

(1)封面;

(2)扉页; 扉页主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表。 (3)账页。

三、会计账簿与账户的关系

账簿与账户的关系是形式和内容的关系。 账簿只是一个外在形式，账户才是它的实质内容。

账簿是由若干账页组成的一个整体，账簿中的每一账页就是账户的具体存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记录经济业务，是在各个具体的账户中完成的。

账户的结构：

(1)账户名称，即会计科目;

(2)日期， 即所依据记账凭证中注明的日期; (3)凭证字号，即所依据记账凭证的编号; (4)摘要， 即经济业务的简要说明; (5)金额， 即增加额、减少额和余额。

四、会计账簿的种类

(一)按用途分类 1.序时账簿

又称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。

（1）普通日记账是对全部经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿;

（2）特种日记账是对某一特定种类的经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿；大多数单位只设置库存现金日记账和银行存款日记账。

2.分类账簿

分类账簿是按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。 账簿按其反映经济业务的详略程度，可分为总分类账簿和明细分类账簿。 （1）总分类账簿，又称总账，是根据总分类账户开设的，能够全面地反映企业的经济活动;

（2）明细分类账簿，又称明细账，是根据明细分类账户开设的，用来提供明细的核算资料。

总账对所属的明细账起统驭作用，明细账对总账进行补充和说明。 分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。 3.备查账簿

备查账簿，又称辅助登记簿或补充登记簿，是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。

备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。备查账簿根据企业的实际需要设置，没有固定的格式要求。 注意：

（1）备查账簿并不是每个单位都要设置，各单位可以根据实际需要自行设置。 （2）经营租入固定资产登记簿、应收应付票据登记簿、代销商品登记簿采用备查账簿。

不同之处：

（1）不是根据会计凭证登记；

（2）账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

(二)按账页格式分类 1.两栏式账簿

两栏式账簿是指只有借方和贷方两个金额栏目的账簿

普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。（实际工作中很少采用） 2.三栏式账簿

三栏式账簿是指设有借方、贷方和余额三个金额栏目的账簿。

三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目的三栏式账簿，区别在于摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。

适用： 日记账、总账、资本、债权、债务。

注意：特种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账可以采用三栏式。实收资本和资本公积 3.多栏式账簿

多栏式账簿是指在账簿的两个金额栏目（借方和贷方）按需要分设若干专栏的账簿。

适用：收入、成本、费用科目的明细核算，如生产成本、管理费用、营业外收入、利润分配等

注意：收入、 成本、 费用、 本年利润和利润分配明细账采用多栏式贷方多栏式借方多栏式借贷方多栏式 4.数量金额式账簿

数量金额式账簿是指在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，每个栏目再分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿。 适用：既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品、周转材料等存货明细账户。

注意：

（1）只有数量金额式账簿既能反映数量，又能反映价值量。 （2）原材料、库存商品、产成品等存货明细账采用数量金额式。

5.横线登记式账簿

横线登记式账簿，又称平行式账簿，是指将前后密切相关的经济业务登记在同一行上，以便 检查每笔业务的发生和完成情况的账簿。

这种格式适用于登记材料采购、在途物资、应收票据和一次性备用金业务 应收、应付票据登记簿和代销商品登记簿需要在备查账簿中 进行登记 (三)按外形特征分类

现金日记账 订本账 按外形特征分类 活页账——各种明细账 卡片账——也是一种活页账——固定资产明细账 银行存款日记账 总账 1.订本式账簿 简称订本账，是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。 优点：能避免账页散失和防止抽换账页； 缺点：不便于记账人员分工记账。

账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。

2.活页式账簿

活页式账簿，简称活页账，是将一定数量的账页置于活页夹内，可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿。

优点：记账时可根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽去不需用的账页，便于同时分工记账；

缺点：账页容易散失或故意抽换账页。 各种明细分类账一般采用活页账形式。

3.卡片式账簿

卡片式账簿，简称卡片账，是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中，可以根据需 要随时增添账页的账簿。

第二节 会计账簿的启用与登记要求

一、会计账簿的基本内容

封面（含封底）：封面上一般写账簿的名称、记帐单位和会计年度。

扉页：扉页主要列明账簿启用和经管人员一览表、账户目录（科目索引）等。

账簿启用和经管人员一览表的主要内容：账簿启用的日期、页数、册数；账簿经营人员签章；会计主管人员签章。 账页：格式不一，用以记录具体经济业务内容。

账页的基本内容：

（1）账户的名称 （总账科目、二级或明细科目）； （2）登记账户的日期栏； （3）凭证种类和号数栏：

（4）摘要栏 （记录经济业务内容的简要说明）： （5）金额栏 （借、贷方金额及余额）： （6）总页次和分户页次.

二、会计账簿的启用

1.启用新的会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上填写“账簿启用和经营人员一览表”。

一览表的主要内容包括账簿名称、单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、账簿启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。

2.启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺写。使用活页式账页应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。

3.当记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作或因故离职时，应办理交接手续，在“账簿启用和经管人员一览表”的交接记录栏内，填写交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。

三、会计账簿的登记要求

为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，并符合有关法律、 行政法规和国家统一的会计准则制度的规定，主要有：

(1)准确完整; (2)注明记账符号;

账簿登记完毕后，应在记账凭证上签名或盖章，并注明记账标记（√）表示已经记账，以避免重记、漏记。

(3)书写留空;

账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格， 不要写满格，一般应占格距的 1/2。在发生错误时，方便更正。

(4)正常记账使用蓝黑墨水;

为了使账簿记录清晰，防止涂改，记账时应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。

(5)特殊记账使用红墨水;

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录; ②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额; ④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

注意：在学习和考试当中，不允许使用红笔，用 表示 2000 是红字。 (6)顺序连续登记;

各种账簿要按照页次顺序连续登记，不得跳行、隔页，如果发生跳行隔页应在空行空页划线注销，或注明“此行空白”“此页空白”，并由记账人员签名盖章。

(7)结出余额;

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”，并在“余额”栏内用“－0”￠表示，现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

(8)不得涂改、刮擦、挖补。

账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，必须采用规定的方法更正。

(9)过次承前;

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

①对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；

②对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；

③对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

末的发生额合计。不需要结记本月发生额 和累计发生额的账户，可只将每页末的余额结转次页。

实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

第三节 会计账簿的格式与登记方法

一、日记账的格式与登记方法

（一）普通日记账的格式与登记方法

普通日记账是用来序时登记各单位全部经济业务发生情况的日记账。 普通日记账（也称分录日记账）的特点是：

将所有经济业务所涉及的会计科目，以会计分录的形式，按照所发生经济业务的先后顺序记入普通日记账，月末根据普通日记账的记录登记总分类账。

? 格式：借、贷两栏式； ? 登记方法：逐日逐笔登记。

（二）特种日记账的格式与登记方法

1. 库存现金日记账的格式与登记方法

现金日记账是用来核算和监督库存现金每日的收入、支出和结存情况的账簿。现金日记账由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录从银行提取现金业务），按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记。

现金日记账的格式有三栏式和多栏式两种。但无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本式账簿。 ★ 三栏式库存现金日记账

? 格式： 收、付、余三栏式；

? 登记依据：现金收付、款凭证、 银行存款付款凭证 ? 登记人员：出纳人员

? 登记方法：逐日逐笔登记，日清月结

（1）日期栏： 登记记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。 （2）凭证栏： 登记入账的收、付款凭证的种类和编号。 （3）摘要栏： 简要说明登记入账的经济业务的内容。 （4）对方科目栏：登记现金收入或支出的对方科目名称。 （5）收入、支出、余额栏： 登记现金实际收付的金额。

每日终了，应分别计算现金收入和支出的合计数，并结出余额。同时，将余额与出纳员保管的库存现金实存数核对，即通常说的“日清”，以检查每日现金收付是否有误。月终，同样要计算出全月现金收入、支出合计数和结存数，通常称为“月结”。

★ 多栏式库存现金日记账

多栏式库存现金日记账是在三栏式库存现金日记账基础上发展起来的。这种日记账的借方 (收入)和贷方(支出)金额栏都按对方科目设专栏，也就是按收入

的来源和支出的用途设专栏。这种格式在月末结账时，可以结出各收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况，其全月发生额还可以作为登记总账的依据。

2.银行存款日记账的格式与登记方法

银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账也可以采用三栏式和多栏式。 ★ 三栏式银行存款日记账

? 格式： 收、付、余三栏式；

? 登记依据：银行存款收、 付款凭证、 现金付款凭证 ? 登记人员：出纳人员

? 登记方法：逐日逐笔登记，月末同银行对账单核对 注意：

1.库存现金日记账登记依据—现收（收入栏）、现付（支出栏）、银付（收入栏） 银行存款日记账登记依据—银收（收入栏）、银付（支出栏）、现付（收入栏） 2.不得使用银行对账单代替日记账

3.企业出纳的工作：管钱、登记库存现金和银行存款日记账。

二、总分类账的格式与登记方法

总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。 任何单位都要设置总分类账。 设置总分类账的总体要求：按照总账科目的编码顺序分别开设账户，并为每个账户预留若干账页（总分类账一般都采用订本式账簿）。 总分类账的格式一般有三栏式和多栏式两种。（多用三栏式） ★ 三栏式总账

? 格式： 借、贷、余三栏式；

? 登记依据：记账凭证、汇总记账凭证、科目汇总表(又称记账凭证汇总表)； ? 设置依据：一级科目

? 登记方法：逐笔登记——根据专用记账凭证逐笔登记。

汇总登记——对专用记账凭证进行汇总后登记。

三栏式总分类账又分为不设对方科目和设对方科目两种。 1.不设对方科目的三栏式总分类账

在账页中设置借方、贷方和余额三个基本金额栏。

2.设对方科目的三栏式总分类账 在账页中设置借方、贷方和余额三个基本金额栏外，还分别在借方和贷方金额栏中设有对方科目栏，以便可以直接从总分类账户中了解经济业务的来龙去脉。

★ 多栏式总账

把序时账簿和总分类账簿结合在一起的联合账簿，通常称为日记总账。它具有序时账簿和总分类账簿的双重作用。

优缺点：可以减少记账的工作量，提高工作效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉。但如果运用的账户较多，账页过长，不便于登记和查阅。 一般适用于总账账户较少，业务比较简单的单位。

三、明细分类账的格式与登记方法

明细分类账一般采用活页式账簿、卡片式账簿。

? 格式： 数量金额式 ：适用财产物资类账户； 三栏式 ：适用结算类、资金类账户；

多栏式； ：适用成本计算类、费用类、收入类帐户。 横线登记式

? 登记依据：原始凭证、 汇总原始凭证、 记账凭证； ? 设置依据：二级科目或明细科目；

★ 三栏式明细账

? 特点： 借、贷、余三栏式，

并在余额前选择余额方向，该余额方向反映账户的性质。 ? 登记方法：逐笔登记。

适用核算内容——往来款项等。

? 适用： 只需要反映金额而不需要进行数量核算的债权、债务、资本、 明细账。

如“应收账款”、“预付账款”、“应付账款”、“实收资本”、等。 ★ 数量金额式明细账

? 特点： 在借、贷、余三栏中分设单价、数量、金额栏。 ? 登记方法：逐日逐笔登记、定期汇总登记。 适用核算内容——实物资产等。 ? 适用： 既提供价值指标，又提供实物指标。 如“原材料”、“库存商品”等。

数量金额式账页提供了企业有关财产物资数量和金额收、发、存的详细资料，从而能加强财产物资的实物管理和使用监督，保证这些财产物资的安全完整。

★ 多栏式明细账

? 特点： 按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。

? 登记方法：逐笔登记、定期汇总登记。

适用核算内容——成本费用 （借方多栏式） ——收入 （贷方多栏式） ——利润

——增值税明细账 （借贷双方多栏式）等。

? 适用： 只提供价值指标；减少数用红字登记。

多栏式明细分类账，是将属于同一个总账科目的各个明细科目或明细项目合并在一张账页上进行登记。

多栏式明细分类账的账页分为借方多栏、贷方多栏和借贷方多栏三种格式。 1.借方多栏式明细分类账 （费用、成本类明细账）

例如： “生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“销售费用”和 “营业外支出”等；

优点： 可以提供成本费用的具体构成。

2.贷方多栏式明细分类账 （收入类明细账）

例如： “主营业务收入”和“营业外收入”等账户。 3.借方贷方多栏式明细分类账 （“本年利润”类明细账）

例如： “本年利润”和“应交税费——增值税”等账户。 注意：

对于借方（或贷方）多栏式明细分类账，平时在借方登记费用、成本的发生额贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额，平时如果出现贷方发生额，则应该用红字在借方多栏中登记。

对于贷方多栏式明细分类账，平时在贷方登记收入的发生额，借方登记月末将贷方发生额一次转出的数额，如果出现借方发生额，应该用红字在贷方多栏中登记。

★ 横线登记式明细账

? 特点： 按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。 ? 登记方法：逐笔登记。

? 适用： 登记材料采购、在途物资、应收票据和一次性备用金业务。 ★ 备查账簿

备查账簿，对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，对序时账簿和分类账簿起补充作用。

属于临时登记用以备查性质，所以也称辅助登记簿，没有规范的统一格式，根据企业实际需要确定其内容、格式与登记方法。

(1)所有权不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，

如租人固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等。 (2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，

一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等。 (3)对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，

如经济合同执行情况记录、应收票据、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。

注意：

固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；

库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可定期汇总登记。

【例题·多选题】下列关于明细账登记方法表述正确的有（ ）。 A、明细账根据记账凭证登记

B、应收账款明细账应逐日逐笔登记 C、原材料明细账可以汇总登记 D、固定资产明细账应逐日逐笔登记

【答案】BCD 【解析】固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；库存商品、原材料、产成品收发 明细账以及收入、费用明细账可以逐日逐笔登记，也可以定期汇总登记

四、总分类账户与明细分类账户的平行登记

(一)总分类账户与明细分类账户的关系 1、区别

（1）反映的经济业务内容详细程度不同 （2）作用不同

总分类账户是所属明细分类账户的统驭账户，对所属明细分类账户起着控制作用; 明细分类账户是总分类账户的从属账户，对其所隶属的总分类账户起着辅助作用

2、联系

（1）反映的经济业务内容相同 （2）登记账簿的原始依据相同

(二)总分类账户与明细分类账户平行登记的要点

平行登记是指对所发生的每项经济业务都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入所属明细分类账户的方法。

总分类账户与明细分类账户平行登记的要点是： (1)方向相同; (2)期间一致; (3)金额相等；

第四节 对账与结账

一、对账

(一)对账的概念

对账就是核对账目，是对账簿记录所进行的核对工作。 (二)对账的内容

对账一般可以分为账证核对、账账核对和账实核对。 1.账证核对

账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的，但实际工作中仍有可能发生账证不符的情况。

? 总账与相关的记账凭证相互核对

? 明细账与相关的记账凭证及所附的原始凭证相互核对

? 现金、银行存款日记账与相关的收款凭证、付款凭证相互核对 核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致，记账方向是否相符，做到账证相符。 2.账账核对

账账核对的内容主要包括：

(1)总分类账簿之间的核对（资产=权益或试算平衡）; (2)总分类账簿与所属明细分类账簿之间的核对; (3)总分类账簿与序时账簿之间的核对; (4)明细分类账簿之间的核对。 3.账实核对

指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。 (1) 现金日记账余额与库存现金实有数核对 逐日核对; (2) 银行存款日记账余额与银行对账单进行核对 定期核对; (3) 实体型财产明细账余额与实有财产数相核对 定期核对; (4) 债权债务明细账与相对应的债务债权单位核对 定期核对。

二、结账

(一)结账的概念

结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。

在一定时期结束时(如月末、季末或年末)，为了编制财务报表，需要进行结账，具体包括月结、季结和年结。

结账的内容通常包括两个方面：

一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润;

二是结出各资产、负债和所有者权益账户的本期发生额合计和期末余额。 (二)结账的程序

1.结账前，将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。对于发现的错误，应采用适当的方法进行更正。

2.在本期经济业务全面入账的基础上，根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定应计入本期的收入和费用。

3.将各损益类账户余额全部转入“本年利润”账户，结平所有损益类账户。 4.结出资产、负债和所有者权益账户的本期发生额和余额，并转入下期。 上述工作完成后，就可以根据总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额，分别进行试算平衡。 (三)结账的方法

“本年合计”、“全年累计”-----双红线”

1.对不需按月结计本期发生额的账户，如应收账款、应付账款等。每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额，即月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的 同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再次结计余额。

2.库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

3.对于需要结计本年累计发生额的明细账户，如收入、费用明细账，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内 注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。 12 月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。

4.总账账户平时只需结出月末余额。

年终结账时，为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。

5.年度终了结账时，有余额的账户，应将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明 “上年结转”或“年初余额”字样，使年末有余额账户的余额如实地在账户中加以反映，以免混淆有余额的账户和无余额的账户。

第五节 错账查找与更正的方法

一、错账查找方法

（一）全面检查

1.顺查法 凭证、账、报表 2.逆查法 报表、账、凭证

（二）局部抽查（了解） 1.差数法

差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。（按借贷方的差数找相同金额的记账凭证）

如试算平衡时发现借方 6000，贷方 6500，可能是借方少计 500 或贷方多记 500，可按照借贷方的差数查找相关凭证检查是否有错误。

2.尾数法

尾数法是指对于发生的差错只查找末位数，以提高查错效率的方法。

这种方法适合于借贷方金额其他位数都一致，而只有末位数出现差错的情况。

3.除 2 法

除 2 法是指以差数除以 2 来查找错账的方法。

当某个借方金额错记入贷方(或相反)时，出现 错账的差数表现为错误的 2 倍，将此差数用 2 去除，得出的商即是反向的金额。

如试算平衡时发现借方 6000，贷方 6500，可能是借方少计 500 或贷方多记 500，可以先按 照差数法查找 500，如没有 500 的记账凭证，可能是借方金额误记到贷方，其差额 500 应为 错误数字的 2 倍，可以直接查找金额为 250 的记账凭证。

4.除 9 法

除 9 法是指以差数除以 9 来查找错账的方法，适用于以下三种情况： (1)将数字写小; (2)将数字写大;

（600 写成 60，则借贷方差额为 540，可被 9 整除，800 写成 80，借贷方差额为 720，可 被 9 整除，反之数字写大差额也会被 9 整除） 如试算平衡时发现借贷方差额 540 能被 9 整除，可能是数字写小或数字写大，可用差额数 540/9=60，再乘以 10 得 600，然后查找金额为 600 的记账凭证。 (3)邻数颠倒。

相邻的数字颠倒，其差额也可以被 9 整除，其方法和上两种类似。

二、错账更正方法

(一)划线更正法

在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，采用划线更正法。

更正时，可在错误的数字或文字上划一条红线，但必须使原有的笔迹仍可辨认清楚。然后在上方空白处用蓝字填写正确的文字和数字，并在更正处盖记账人员、会计机构负责人（会计主管人员）名章，以明确责任。

对于错误数字必须全部用红线注销，不能只划销整个数中的个别位数。对于文字错误，可只划去错误的部分。 (二)红字更正法（凭证有误）

红字更正法，适用于以下两种情形： 适用于结账前发现的

★1、记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误。 a、编红字冲销凭证。在摘要栏中注明“冲销某日×号凭证错误”，填制日期为错账的更正日期，凭证编号按本日已编凭证顺序编写。 b、红字记账，冲销错账。

c、编蓝字更正凭证，在摘要栏中注明“更正某日×号凭证错误” 。 d、蓝字记账，更正错账。

★2、记账后发现记账凭证中账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额所引起的记账错误。

a、编红字冲销凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“冲销某日×号凭证多记金额”。 b、红字记账，冲销多记金额。 (三)补充登记法（凭证有误）

记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，采用补充登记法。

1、编蓝字补充凭证（账户及对应关系均与原记账凭证相同），在摘要栏中注明“补充某日×号凭证少记金额”。 2、蓝字记账，补记少记金额。

错账更正总结：

提示：学习和考试当中，不允许使用红笔，涉及文字或数字需要用红字，则用方框表示，方框内如果是人名，表示此人的签章，不是这人挂了，涉及线段用红色，直接用蓝笔划就行。

第六节 会计账簿的更换与保管

一、会计账簿的更换

会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行。 总账、日记账和多数明细账应每年更换一次; 备查账簿和固定资产卡片账可以连续使用。

有些财产物资明细账和债权债务明细账，如固定资产明细账、原材料明细账等由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账的工作量较大，可以跨年度使用，不必每年更换一次。备查账簿也可以连续使用。

需要更换的账簿在年度终了时要将余额结转到下年，在新账簿中第一行摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”，并注明余额方向。

二、会计账簿的保管

年终，会计人员应对更换下来的活页账、卡片账装订成册，顺序编号，加具封面封底，登记存档保管。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。 会计账簿暂由本单位财务会计部门保管1年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

各种账簿应当按年度分类归档，编造目录，妥善保管。既保证在需要时迅速查阅，又保证各种账簿的安全和完整。保管期满后，还要按照规定的审批程序经批准后才能销毁。

（1）账簿平时管理的要求：

? 专人管理，保证安全； ? 查阅复制，需经批准； ? 除必要外，不得外带。

（2）旧账簿归档保管的要求：

? 归类整理，保证齐全； ? 装订成册，手续完备； ? 编制清单，归档保管； ? 妥善保存，期满销毁。

第六节 会计账簿的更换与保管

一、会计账簿的更换

会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行。 总账、日记账和多数明细账应每年更换一次; 备查账簿和固定资产卡片账可以连续使用。

有些财产物资明细账和债权债务明细账，如固定资产明细账、原材料明细账等由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账的工作量较大，可以跨年度使用，不必每年更换一次。备查账簿也可以连续使用。

需要更换的账簿在年度终了时要将余额结转到下年，在新账簿中第一行摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”，并注明余额方向。

二、会计账簿的保管

年终，会计人员应对更换下来的活页账、卡片账装订成册，顺序编号，加具封面封底，登记存档保管。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。 会计账簿暂由本单位财务会计部门保管1年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

各种账簿应当按年度分类归档，编造目录，妥善保管。既保证在需要时迅速查阅，又保证各种账簿的安全和完整。保管期满后，还要按照规定的审批程序经批准后才能销毁。

（1）账簿平时管理的要求：

? 专人管理，保证安全； ? 查阅复制，需经批准； ? 除必要外，不得外带。

（2）旧账簿归档保管的要求：

? 归类整理，保证齐全； ? 装订成册，手续完备； ? 编制清单，归档保管； ? 妥善保存，期满销毁。

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