浪潮myGSpSeries财务软件讲义解析

PS财务软件讲义

总体介绍：

本讲义的模块主要包括

帐套管理：完成财务数据库的建立、维护、删除。

环境配置：完成财务软件的运行环境的设置（数据库的连接信息）。

维护工具：完成授权信息维护，操作人员的注册注销，操作人员的权限分配，日常数据的 备份和恢复，历史数据的备份、恢复、清除，操作日志的管理。

帐务处理：完成帐务初始建帐和日常业务处理（凭证制作、复核、汇总、帐务资料查询）。 辅助管理：为帐务的各种核算提供的增强功能，包括部门核算、专项核算、单位往来、个 人往来、台帐，这些功能是根据各个单位的实际需要来选择使用。

工资管理：完成工资初始设置、工资数据录入、工资发放、各种工资报表查询、个人所得 税申报、工资业务生成帐务上的记帐凭证。

固定资产：完成固定资产卡片的管理，各种日常业务处理：资产增加、减少、原值重置、 评估业务等，自动计提折旧，折旧分摊，同时形成帐务上的记帐凭证。 财务分析：提供了各种指标的分析，如对比分析、理想比率分析，杜邦体系分析等等。

单机运行环境

硬件：5/100以上的机器、16M内存、1G 硬盘、光驱 建议配置：奔腾266以上CPU、32M内存、硬盘>=2G、光驱 软件配置：

操作系统：windows3.x、windows95/98、winnt、server/workstation 数据库：sybase SQL anywhere 5.5.03以上的版本 会计软件：浪潮财务软件PS

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第一章 系统维护

一、帐套管理

主要功能

可实现在多种数据库平台上完成财务软件数据库的创建、维护、删除。

1、如何新建一套帐

首先介绍数据库安装过程中的各种信息和含义：

设置数据库信息：仅仅输入帐套名称，其他信息可以默认。 设置帐套管理员信息：9999的姓名和口令。 注意：

9999是本帐套最高权限的所有者，该口令千万不能忘记。 其目的保证数据的安全性和可靠性。 该口令以后可在维护工具子系统中修改。 选择安装的子系统 设置会计期间和单位名称 会计期间的作用：

通过会计期间得划分，据以结算账目，编制会计报表，从而及时提供反映经营成果和财务状况及其变动情况的会计信息，满足经营决策需要。 可以自定义核算的会计期间的起始和终止日期。 可以定义会计期间多于12个。 该设置决定所有核算模块的会计期间。 注意：

会计期间只能设置一次，一旦建立数据库后不能再修改。 单位名称：

不能为空，凭证、帐页、报表打印时的单位名称取自该处。 设置行业和本位币

行业决定转入哪个行业的科目和报表。 帐务处理的启用期间、预置科目：

启用期间：开始进行业务处理的时期，如选择1999年第7期间，则录入第七期间的期初余额。

固定资产启用期间：开始在软件中进行计提折旧的时期。

注意：启用期间只能设置一次，一旦建立数据库后，除非重建系统，否则不能再修改。

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预置的科目、报表在安装完数据库后可在帐务处理、报表管理系统再次修改。 选择完毕，系统自动创建数据库。

2、如何使用“维护”功能

维护功能的主要作用：

⑴、可以用来新增子系统。

⑵、可重建已安装的子系统，一旦重建，该系统中的原有数据全部丢失。 (3)、可用于修改帐套名称、管理员姓名、单位名称。

3、如何删除帐套

若该帐套确实不用，在此删除即可。

注意：该删除是物理的删除了数据，不可恢复。

二、系统环境配置

功能

配置财务帐套的联结信息

进行帐套的配置，指明该帐套联接哪个数据库，并指明数据库名和数据库存放的物理路径。在运行时，根据该信息进入各个帐套。用户需要知道的选项如下：

数据库系统：选择ODBC SQL ANY STANDALONE 数据库文件：输入或选择数据库的路径和名称。 其他选项用户不必了解。

三、维护工具子系统

主要功能

新增操作人员。

为操作人员分配操作的功能权限、数据权限和时间权限。 进行日常的数据备份和恢复。 进行历史数据的备份、恢复、清除。 完成日志的管理。 1、进入维护工具

注意：必须以帐套管理员编号“9999”进入，系统默认只有9999可以使用该系统。 也就是说，仅仅有9999才能够做以上介绍的工作。 ２、用户注册注销

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在这里注册本套帐的所有操作人员并给他们分配相应权限。权限包括以下几种： 功能权限：分配该操作人员可以做哪些工作，也就是可以操作各系统中的哪些菜单项。

数据权限：分配该操作人员可以对哪些数据进行操作，如：可以使用哪些科目做凭证 等。

时间权限：分配该操作人员在一周的哪几天可以进入系统，在一天的哪些时间进入系 统。

分配权限的目的：

应对操作人员进行分工，以分清业务范围，明确岗位职责，避免其他无关人员的操作， 保证财务数据的安全和保密性。 操作步骤：

（1）、用户编号：四位的数字或字母，若输入不足四位，系统自动以加“0”补齐；

口令必须输入，必须是以字母开头的字符串，字符串长度至少6位。 （2）、功能权限分配：

可以一次选择所有系统的所有权限，也可以一次选中某一个系统的权限。蓝色代 表具有该功能权限，浅灰色代表没有该功能权限。 （3）、数据权限：

未建科目帐时，某些数据权限无法设置，可以建完帐后，再进行设置。 工资系统、报表系统的数据权限可以等到初始化完成后再来设置。 ３、用户组管理

将分工相同的操作人员进行分组管理，对组分配权限，即直接将功能权限和数据权限

分配给用户组，再将分工相同的操作人员分别加入到相应的组中，这样这些操作人员 就继承了所属组的所有权限，省去了再针对一个个用户单独分配权限的麻烦，简化了 管理员的工作。

若本单位操作人员较少，可以不定义组，直接将权限分配每一个操作员。 4、数据处理：

备份当前年度的财务数据，恢复当前年度的数据。

备份历史年度数据，清除历史年度数据，恢复历史年度数据。 数据锁管理，清除因意外退出而遗留在数据库中的数据锁。 5、日志管理：

操作员的操作日志查询、日志备份、日志清除、日志恢复。

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第二章 帐务初始设置

简介

初始建帐主要完成两个工作： 将手工帐录入到计算机中。

针对软件提供的功能和本单位的需求对原来科目结构进行调整，达到您所要求的结果。

建帐流程

建帐的流程主要经过以下步骤：

? 第一步 系统环境设定 ? 第二步 外币核算的定义 ? 第三步 建立会计科目 ? 第四步 部门核算建帐 ? 第五步 个人往来建帐 ? 第六步 单位往来建帐 ? 第七步 专项核算建帐 ? 第八步 余额初始

? 第九步 出纳初始，包括结算方式和库存现金限额设定 ? 第十步 凭证类型选定

第一步 系统设置

设置财务软件环境。

凭证选项

凭证日期序时

选择该项后，同一类凭证实行序时编号，同日期者先编者为先。即凭证编号较大者的 凭证日期必须大于或等于凭证编号较小的凭证日期。 凭证必须完整

选择此项，在制作（输入）凭证时，只有当凭证的各项内容都填写完整时，才允许保 存当前凭证，选择退出或继续做下一张凭证。不选择该项，用户做不完凭证时也可以 存盘退出。这特别适用于在制作分录较多的分页凭证时，临时中断制作的情况。建议

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定义每一个科目需要打印出哪些级别的科目。 专项核算及部门输出控制

定义专项核算及部门核算是否需要打印在分录上，打印到到哪级。 辅助信息输出控制

定义哪些科目需要打印辅助信息。

七、汇总表

按照指定的凭证范围和科目范围，形成科目汇总表。

八、出纳管理

现金日记帐：查询、打印指定会计区间的现金日记帐。 银行日记帐：查询、打印指定会计区间的银行日记帐。 资金日报表： 生

额及余额情况，提供资金每日进出及余额情况。

输入结算号：在制单时若包含银行存款分录，要求输入结算号；若不输，可在此处添 加，以便于银行对帐使用。 支票管理：

在结算方式定义中设置了“进行支票管理”，就可以建立相应的支票领用登记簿，在这 里来登记支票的领用情况，如：领用日期、部门、领用人、用途等。 注意：

合并同类分录：将一张凭证中相同分录的金额汇总后输出。 只有将现金、银行存款科目设置为现金类科目才能进行以上查询。

本功能用于查询现金、银行存款、其他现金及现金等价物科目某日发

九、凭证转入、转出，引入外部凭证

系统提供了转入转出功能，可以在不同帐套中转移凭证。

外部凭证引入可以引入以“TXT”或“DBF”格式存放的外部凭证。

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第四章 帐表查询

帐表查询的特点

无论是查询余额表还是帐页，都有以下查询特点：

1、可以查询未记帐凭证，即虚拟查询，将没有记帐的凭证以记帐后的结果查询出来。 2、可查询任意会计期间的余额或者帐页。 3、科目帐页可以以三栏式或者多栏式格式查询。 4、可以联查由余额——帐页——凭证相关帐务信息。 5、可以联查相关科目的辅助核算情况。

一、科目余额表

完成选定科目的年初余额、期初余额、本期发生、本年累计、期末余额等帐务数据的 查询及打印，用于静态的显示所选定帐户的财务数据信息。 主要可以查询：

1、查询相关帐务信息，由表——联查明细帐——联查凭证。 2、如果选定的科目进行辅助核算，可以联查辅助余额表。

3、查询任意一级科目的余额，可以是本年任意会计期间的发生情况，包括数量和外币。

介绍各查询选项的作用

包含未记帐凭证：软件提供了虚拟查询的功能，选中该选项，可在记帐前预先查看记帐后的数据。

过滤、查询、辅助核算、联查帐页、全部展开、查询内容、余额格式

二、二维余额表

二维余额表查询主要完成手工做帐时无法直接查询的科目信息，把不同级次上的科目 按照对称原则重新排列，形成二维表格格式，便于分析和比较。

以基本生产科目为例，通过二维余额表查询，可以查询如下的结果： 1、可直接查询各个产品的各种成本项目。 2、可直接查询各个产品的工资和福利费。 3、查询各个成本项目在各种产品中的发生情况。 4、查询基本生产各个成本项目的发生情况。

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5、查询基本生产各个产品的发生情况。

等等诸如此类的查询分析都可以通过该功能实现。 查询时应首先明确以下方面：

1、可以查询两种二维余额表，一种是单科目的查询，对同一总帐科目的明细科目组成 二维余额表；另外一种是多科目的查询，分析不同总帐科目某一级上的二维表。这 些查询要求明细级以上的科目及科目编号必须是对称的，这样形成的结果才有意 义。

2、一般情况下，二维余额表的查询主要针对明细级数不小于三级的科目进行查询，将 任意两级科目组成二维表格式显示科目余额。

三、总帐

主要可以查询：

1、任意期间的余额，本期或本年累计发生数。 2、可查询未记帐凭证，即虚拟记帐查询。

3、可以从总帐余额直接联查到明细帐，从明细帐联查到每一张凭证。 4、可以选择输出方式：按科目分页输出或者连续输出。 查询时需要解释的选项为：

会计期间、会计科目、科目级次、包含未记帐凭证。

输出方式：按科目分页输出或连续输出。按科目分页输出是指一页只显示一个科目的 总帐信息，可以按照“查询科目”进行选择；连续输出是指系统在屏幕或打印纸上连 续输出选定科目的总帐信息。

四、三栏帐

三栏式明细帐查询是日常帐务查询中使用最频繁的功能，能进行各级会计明细科目的 明细帐查询、显示和预览打印。 主要可以查询：

1、查询各明细科目的年初余额、选定会计期间的期初余额、各月发生额合计和期末余 额。

2、可查询已记帐凭证数据和未记帐凭证数据。

查询步骤讲解时，解释如下选项：

【币种】：对于核算多外币的帐户，系统要求用户输入外币种类，没有外币核算的帐户 系统不允许选择该项。 【含未记帐凭证】

【合并同类分录】：选择这一项，将把凭证编号相同、摘要相同、科目编号也相同的分

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录，合并为一笔显示 或者打印。（举例说明）

五、多栏帐

查询任意一级明细科目的发生情况，查询的方式与三栏帐不同，是以多栏帐的格式， 把指定科目的下级作为分析栏目形成多栏帐。多栏帐的查询可以分为借方多栏帐、贷方多 栏帐、及借贷多栏帐。

用户可根据已有的多栏帐帐簿格式进行查询，也可以根据临时定义进行查询。 讲解查询步骤时，解释如下选项：

【合并对称编号栏目】：作为分析栏目的科目，若分析科目所在级的科目编号相同，可 以合并为一个科目，编号不同则罗列。

【合并凭证分录】：将凭证编号相同、摘要相同，并且到分析栏目这一级科目的编号也 相同的分录，合并为一笔显示或者打印。

【无余额发生额的栏目不显示】：指作为分析栏目的科目在查询的会计区间内无发生额 和余额，则不显示。

六、序时帐

以会计分录的形式序时记录每一笔经济业务信息。

七、其他日记帐

本系统的其它日记帐是指除现金、银行存款外，在科目设置中设置为“日记帐”的科 目，在日常的帐务处理中，有些非现金、银行存款科目要求进行日记帐管理，本功能专为这些科目提供日记帐查询。

八、正式帐页

在这里定义各种正式帐页格式，并打印正式帐页。

九、部门核算查询

部门余额表

某个核算科目在各个部门中的发生情况，如各个销售部门的产品销售收入情况。

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科目余额表

某个部门在各个核算科目中的发生情况，如销售一部的产品销售收入、成本、费用的发生情况。

科目余额表与部门余额表查询的区别

科目余额表查询一个部门的各个核算科目发生情况。 部门余额表查询一个科目在各个核算部门中的发生情况。

也就是两种查询的角度不同，一个是从部门的角度查询科目，一个是从科目角度查询 部门。

二维余额表

查询一个科目在某个或某些部门中的发生情况。如查询产品销售收入在销售一部和销售二部中的发生情况。

若部门核算同时核算了数量或外币，同时可以查询它们的发生情况。 操作步骤：

以“产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用为例，说明以上所列出的各种查询 结果。

十、专项核算查询

本软件对专项核算数据提供了各种查询结果，根据使用情况的不同，可以分为三类。 1、科目仅仅对应了一种专项核算。

2、科目不仅对应专项核算，而且对应了部门核算，需要综合查询部门、项目、科目的 发生情况。

3、科目不仅对应了一种专项类别，而是对应了多种核算类别。需要综合查询该科目在 多个核算类别的发生。

若仅仅查询科目与某一类专项核算的发生情况,可以通过如下功能分别查询

项目余额表——项目余额表

查询各个项目的发生情况，如查询各个工程的发生情况。 项目余额表——科目余额表

查询到专项核算一个具体核算项目在各个核算科目中的发生情况。如查询“办公楼” 工程的各项费用（在建工程分析明细科目）发生情况。 项目三栏帐——项目三栏帐

查询某个项目在某一个核算科目中的发生情况，如查询“办公楼”的材料费的发生情

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况。

项目三栏帐——科目分项目三栏帐

查询某个科目在各个核算项目发生情况，以三栏帐格式显示，如“在建工程” 在各个 工程中的发生情况。

项目三栏帐——项目分科目三栏帐

查询某个核算项目在各个科目中发生情况，以三栏帐格式显示，（如各个工程在“在建 工程”中的发生情况。） 项目多栏帐——分析项目

查询以项目作为分析栏目，分析某个核算项目的发生情况。如查询某个工程的各项在 建费用发生情况。 项目多栏帐——分析科目

分析科目是以科目作为分析栏目，分析某个核算项目，如查询“办公楼”的各项费用 发生情况。

可以通过以下功能查询科目与某两类或科目与部门、项目的发生情况

项目余额表——部门项目余额表

项目余额表——科目余额表（确定部门项目） 项目余额表——任意余额表

可以以科目、专项核算、部门核算两两形成二维余额表。 项目三栏帐——部门项目分科目

以查询某个部门的某个项目的在各个科目中发生情况。 项目三栏帐——科目分部门项目

查询某个科目在各个部门项目中的发生情况。 项目三栏帐——任意三栏帐

可以查询出菜单中列示各种三栏帐结果，查询规律如下表：

主要查询条件选择 科目 部门 ? 查询结果 查询科目三栏式帐页 查询部门三栏式帐页 查询项目三栏式帐页 查询某个部门的某个科目的三栏式帐页 查询某个项目的某个科目的三栏式帐页 查询某个部门的某个项目的三栏式帐页 查询某个部门的某个项目的某个科目的三栏项目 ? 1 ? 2 3 4 ? 5 ? 6 ? ? ? ? 7 ? ? ? 式帐页。 项目多栏帐——任意多栏帐

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可以查询出列示出各种查询结果，查询规律如下表：

主要查询条件选择 科 1 目 ? 分析栏目 科目 ? 部门 项目 部门 项目 查询结果 查询某个科目多栏帐页。 注：与帐务中科目多栏帐查询结果相同 查询某个部门的多栏帐页。 2 ? ? 注：与部门核算的多栏帐（分析科目）查询结果相同 查询某个项目多栏帐帐页（分析科目）。 3 ? ? 注：与专项核算的多栏帐（分析科目）查询结果相同 查询部门多栏式帐页（分析科目） 4 ? ? ? 注：与部门核算的多栏帐（分析科目）查询结果相同。 查询部门多栏帐页（分析部门）。 5 ? ? ? 注：与部门核算的多栏帐（分析部门）查询结果相同。 查询项目多栏帐页（分析科目） 6 ? ? ? 注：与专项核算的多栏帐（分析科目）查询结果相同。 查询项目多栏帐页（分析项目）。 7 ? ? ? 注：与专项核算的多栏帐（分析项目）查询结果相同。 8 ? ? ? 查询某个部门的某个项目多栏式帐页（分析科目）。 查询某个部门的某个项目的某个科目多栏帐。 查询某个项目的某个科目的某个部门多栏帐。 查询某个部门的某个科目的项目多栏帐。 9 ? ? ? ? 10 11 项目统计表

? ? ? ? ? ? ? ? 按项目类别统计各个项目在科目中的发生情况，其中还包括项目的完工情况。

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十一、单位往来查询

单位余额表可以查询进行单位往来核算的科目与往来单位的各种余额发生情况。 主要包括： 单位余额表

查询某个往来科目在各个往来单位中的发生情况。 如查询各个往来单位“应收帐款”的发生情况。

按单位类别、地区查询某个科目在各个往来单位的发生情况。 如查询各个代理商“应收帐款”的发生情况。（按单位类别）

如查询山东的代理商“应收帐款”的发生情况。（按单位类别和地区）。 科目余额表

查询某个单位在各个往来科目中发生情况。

若应收帐款科目不仅使用“单位往来”核算，而且进行“部门核算”，可以查询： 某个部门的某个往来单位应收帐款发生情况，如销售一部代理商（红光厂）应收帐款 的余额。

若应收帐款科目不仅使用“单位往来”核算，而且进行“专项核算”，可以查询： 某项目的某往来单位应付帐款发生情况，如给办公楼工程供应材料的机械厂应付帐款 的余额。

某项目类别对应的各往来单位应付帐款的情况，如给工程类项目供应材料的机械厂应 付帐款的余额。

若应收帐款科目不仅使用“单位往来”核算，而且进行“专项核算”和“部门核算”， 也可以按部门、项目分别查询，不再重复描述。 余额分析表

本功能通过自定义查询报表格式功能，可以完成各种任意余额表的查询。

根据本企业实际需要的余额分析表，定义该表的项目、统计内容、统计条件、项目的 排列顺序等。在以后查询时，直接选择定义的格式，不必每次定义，灵活方便。

十二、个人往来查询

个人余额表：查询某个或所有部门“个人往来帐户”的发生情况。如查询“人事处” 每一个职工“个人往来帐户”的发生情况。 个人往来帐页查询

个人往来帐页的查询结果有三种：

个人三栏帐：某人在指定的个人往来科目中的发生情况。 个人分科目三栏帐：查询某人在所有个人往来科目中的发生情况。

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科目分个人三栏帐：查询指定的科目在全部个人往来帐户中的发生情况。 个人分科目三栏帐查询结果与“个人三栏帐”的不同之处在于： 个人三栏帐是查询某个人帐户在某一个科目的发生情况。 个人分科目查询某个人帐户在所有科目中的发生情况。 查询范围不同：前者是一个科目，后者是所有科目。 科目分个人三栏帐与“个人三栏帐”的不同之处在于： 个人三栏帐是查询某个人帐户在某一个科目的发生情况。 科目分个人查询所有个人帐户在某个科目中的发生情况。 查询范围不同：前者是一个个人帐户，后者是所有个人帐户。

第五章 其他辅助功能

一、调汇凭证的自定义

调汇凭证各选项介绍如下：

【编号】、【凭证类别】、【汇兑收益科目】、【汇兑损失科目】、【摘要】、【调汇周期】 【调整所有外币科目】：该张凭证是否调整所有外币科目。如不选择，在该凭证中可调 整部分科目，其他科目在其他凭证中调整。

【调汇科目】：显示所有外币科目，可以选择本张凭证调整哪些科目。

二、期末调汇凭证生成

对于使用外币业务核算的企业，在每个会计期末都需要进行汇兑损益的处理。如果你 已经通过调汇凭证定义功能定义好需要处理的调汇凭证，则在此自动生成相应的调汇凭证即可。

【检查报告】：显示平衡检查后的结果

【科目选择】：显示调汇的科目，并允许进行对科目进行选择，如果没有选择任何科目， 则表示全部选择。

【汇率修改】：对所选科目的期末汇率进行修改确认。

【原始单据】：显示所需原始单据，因为部分科目由于其特殊性需要录入原始单据，例 如银行存款科目需要根据原始单据登记日记帐。 【生成凭证】：点击【确认】后，生成调汇凭证。 注意：

生成调汇凭证之前，必须将制作的所有凭证记帐。

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总结:

币种定义→汇率定义→调汇凭证定义→日常业务在制单中录入每一笔外币业务→ 期末调汇

三、转帐凭证定义

每到月末，财务人员都需要做一些固定的业务凭证，例如计算本期产品成本并结转产 成品；根据产品销售收入结转销售成本；将本期各种收入及费用结转利润等。这些凭证，业务性质固定，凭证内容不变，每月变动的只是金额数据。为了减少财务人员的工作量，提供了该功能。

以“结转销售收入”业务为例讲解如何定义一张自动转帐凭证。

第一步 增加凭证，注册业务内容

各栏目介绍如下：

【编号】：系统给予每一张自定义凭证的顺序号，不能进行修改。 【业务内容】：该凭证默认的凭证摘要。 【凭证类型】：该凭证所属的凭证类型。

【生成级别】：控制凭证自动生成时的顺序，按级别由大到小逐个生成。

【生成周期】：指该凭证自动生成的周期期限，分两种情况：每月一次；每年一次。

第二步 增加分录，即录入该凭证的每条分录的科目

各栏目介绍如下：

【摘要】：录入该笔分录的摘要内容，系统自动取【业务内容】中注册过的内容，可进行修 改。

【科目】：该笔分录使用的科目，可点击右键从帮助列表中选择。

【方向】：该笔分录的金额发生方向，可点击下拉列表选择“借”或“贷”。

【金额公式】、【外币公式】、【数量公式】、【币种】：定义该笔分录的取数公式及使用币种， 该工作在下一步中完成。

第三步 定义数据公式

各项目介绍如下：

【公式项】：选择该公式项的取数来源，一般都是从“总帐系统”取数。 【会计期间】：定义该公式项的取数期间，“0”表示当月； 【科目编号】：定义取数的科目。

【数据种类】：公式取数为“金额”或“数量”。

【数据对象】：取该科目该期间的余额或发生额等，如“产品销售收入”取“贷方发生”，

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即本月贷方发生数。

第四步 选择分录公式

在定义时需要注意以下内容： 数据对象的含义：

借方年初余额：取该科目的上年结转数；若该余额在贷方，取数为负。 贷方年初余额：取该科目的上年结转数；若该余额在借方，取数为负。 借方当前余额：取该科目的期末余额；若该余额在贷方，取数为负。 贷方当前余额：取该科目的期末余额；若该余额在借方，取数为负。 借方累计：取该科目的本年借方发生数； 贷方累计：取该科目的本年贷方发生数； 借方发生：取该科目的本月借方发生数； 贷方发生：取该科目的本月贷方发生数。 从报表系统取数

取报表系统中的某张报表中的数据。在定义过程中，各参数说明如下：【会计区间】：用相对数表示，如“0”表示当月，“-1”表示上月； 【报表编号】：定义取哪张报表的数据

【起始行】、【起始列】、【终止行】、【终止列】：四个数值表示所取报表中的数据范围，这四 个设置值必须为数字。

辅助管理：取辅助核算对象的数据。 其它系统：直接从数据库表中取数。 常数：

其它公式：取前面定义过的公式。例：当借方金额等于贷方之和时，借方公式应定义为各 贷方公式相加之和，这样借方公式的取数就应为取“其它公式”。

第五步 将金额公式填入对应分录

公式定义完后，在分录的金额公式栏点击鼠标右键，在弹出菜单中选择该分录对应的公式。 操作时注意：

已经定义好的公式，修改任一条分录的金额公式栏内需要修改的公式，点击右键或右侧的 符号，以各公式项的形式出现定义过的公式；选择需要修改的公式项，点击右键或右侧的 符号进行修改即可。

已经定义好的公式删除时，可直接在任一分录的金额公式栏内点击右键，选择需要删除的公式，点击删除按钮。

若要删除的公式已经填入相应分录，则需要删除掉分录并存盘后，才能删除，另外一种方法把该分录重新选择成其他公式，存盘后再去删除该公式。 另外：

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若结转凭证的科目对应了辅助核算，如专项核算、部门核算等，可以针对辅助核算的有关原始凭证分录定义公式，也可以不定义。

若针对辅助核算的有关内容没有定义公式，那么该原始凭证也根据有关科目的结转方向自动结转。

若针对辅助核算的原始凭证定义了公式，则生成该凭证时，根据公式计算出结转数。 凭证生成定义中灵活使用通配符．．．，将起到事半功倍的效果

例如，如果用户的521管理费用中二级明细没有设置为借方栏目，在进行结转本年利润时，就需要从全部二级明细帐户中逐一转平。如果对所有的二级明细帐户一一定义分录及公式，不仅初次定义时繁锁，而且为以后的帐户调整带来不便。如果使用通配符．．．，则会非常简单，而且不管以后二级明细帐户如何调整，都不再需要维护凭证生成定义中的内容。 设为栏目的科目，定义时注意从非栏目级结转走。 注意：公式项定义和公式定义的区别 通配符的使用。

生成后凭证错误，（一般提示“生成的凭证分录金额都为零”居多）如何解决

1、首先查帐，看该凭证从帐务上取数的科目数据是否正确，若正确继续查找，是否相关凭证已经记帐。

2、若帐上已经正确，则说明公式定义错误，检查公式.

四、转帐凭证生成

生成时注意以下方面：

若生成的凭证不正确或分录数为零，则说明有以下两个原因：

若从帐上取数，首先检查帐上的数据是否正确。若不正确，检查帐上的错误原因。 若正确，则表明定义有错误，可能是公式错误，检查公式。

五、银行对帐

可使用外币和本位币进行银行对帐。

可进行自动对帐和手工对帐。自动对帐的条件允许自定义，并且可以定义多个对帐条件。 可随时查询调整表和相对相符分录表，相对相符分录表可按批号查询。 第一次使用银行对帐功能按如下步骤： 对帐初始化（录入期初调整表） 录入对帐单

银行对帐（转入日记帐、对帐）

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若以后使用，仅仅需要录入银行对帐单、转入日记帐，进行银行对帐即可。

第一步 对帐初始化，录入期初银行调整表

操作步骤

1、录入调整前的银行帐面余额。 2、录入单位未达帐项和银行未达帐项。

3、选择启用日期，它确定了从什么时间开始转入日记帐。

4、点击“启用”按钮，就可以开始日常银行对帐功能的使用。若需要重新初始化，点击“反启用”按钮即可。

第二步 录入银行对帐单

直接录入银行单也可以通过定义转入格式，将银行数据直接转入。

第三步 银行对帐

首先转入日记帐，选择截止日期，转入的日记帐为启用日期到截止日期之间的日记帐。 注意：只能转入已经记过帐的单位日记帐。

自动对帐时，首先定义对帐条件，可定义多个条件，依次按对帐条件的先后顺序进行对帐。 注意：

对帐后，一旦清除相对相符分录后不能再恢复。

若使用手工对帐的方法，可以通过“筛选对方”将帮助查找对方分录。 若本次对帐的结果不保存，需要重新对帐，通过“重新对帐”功能来完成。

第四步 查询调整表和相对相符分录表

六、往来帐核销

使用往来帐核销主要是完成 往来业务核销和帐龄分析。

在往来业务核销功能中，手工输入是对符业务的业务号。 若是核算外币，可以依据外币核销，也可以依据本位币核销。 可以随时开始使用往来业务核销功能。 核销后往来单位可以进行往来帐龄分析。

第一步 往来单据初始

往来单据初始就是将历史年月没有核销的业务录入。 注意：

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单位余额的时间必须是某个月的月初余额。例如：从建帐开始就使用往来帐核销，若建帐时间是1999年3月，那么应输入3月份以前的往来单据作为初始单据。若在5月份开始使用往来帐核销，那么应输入5月份之前的往来单据。

如本单位初始日期为99年5月份，红光厂5月初余额为25000，其历史业务单据为：

1997.03.02 发生10000元，凭证号为10021，业务日期与凭证日期相同，责任人为王军。 1998.08.02 发生15000元，凭证号为10033，业务日期与凭证日期相同，责任人为王军。

第二步 往来单据校验

当往来单据初始完毕后，还需要进行往来单据的校验，保证录入单据的金额总和与往 来单位的指定月份的月初余额相等。

若选择部分单位，按住键盘上SHIFT的同时点击鼠标。 若选择全部单位，按鼠标右键。选择[完毕]，点击【校验】。 注意启用日期。 注意：

校验时间决定了往来单位开始进行业务核销的时间。

如需要从1999年5月开始使用往来业务核销功能，那么往来单据初始余额必须是5 月 初的余额，校验时间也必须选择5月。 校验时必须满足：

5月初往来单位余额=5月初之前的所有历史业务金额之和 因而选择校验时间时，必须是往来单据初始时余额月份。

第三步 往来业务核销

先将该单位的单位往来帐转入，每一笔往来业务只能转入一次，注意转入截止日期。 只能转入已经记过帐的单位往来帐。 往来业务核销分为两步骤：

核对：将是一笔业务的分录填入相同的业务号。

核销：将业务号相同的分录核销，若有余数，将余数放在金额大的一方。 往来业务核对方式有多种，自动核对和手工核对。 自动核对有两种方法：

顺时全额核销和依据金额核销。

顺时全额核销：指按业务日期依次核对，填入相同的业务号。 依据金额核销：金额相等的两笔业务填入相同的业务号。 手工核对也有两种方法：

在凭证中录入业务号和往来业务核销中录入业务号。 在辅助原始凭证中录入往来单位的金额和业务号、业务时间。

核销时一次可以核销一个单位的往来业务，也可以核销所有单位的往来业务。

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注意：

一旦执行了“核销对符分录”，对符分录就被清除，并且不能恢复，请谨慎操作。

第四步 往来帐龄分析

可以选择按往来单位、单位类别、地区、责任人分析往来帐的帐龄。 可以自定义帐龄分析条件，可以选择不同帐龄分析条件进行分析； 可利用图形来显示帐龄分析结果。

七、平衡检查

在每个会计期末，需要对帐务资料进行平衡检查，包括：总帐与明细帐、总帐同部门帐、总帐同专项帐、总帐同个人帐、总帐同应收应付帐之间的相互平衡检查。 这一功能由系统自动执行，并返回检查结果。

八、月末结转

当一个会计核算周期结束时，需要对本月的帐务资料进行月末结转处理，即所说的封帐。财务软件提供的月末结转功能就是完成封帐需求，所以它是每月帐务处理的最后一步操作，也是必须进行的一步操作。 注意：

自定义凭证一般应在月结前生成；

在结转前，本期间内的所有凭证必须都已记帐； 结转日期应为本期间的最后一天；

结转完毕后，屏幕最下方显示的日期，即当前财务日期应为下月的会计期间的第一天。

第六章 报表格式定义（报表管理）

简介

报表系统主要包括建表、设计表格式、定义报表公式、报表数据处理、报表打印以及图文并茂的报表分析功能。另外，系统还提供了与外部和内部系统的数据接口以及强大的数据保护功能，通过这些功能的使用，可以满足您编制各种会计报表的要求。

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报表操作

新建报表：选择“报表”菜单中“新建”

打开报表：选择“报表”菜单中“打开”后，指定要打开报表的年月及报表名称。 删除报表：选择“报表”菜单中“打开”后，在要删除的报表名称处点击鼠标右键，选 “删除”即可。

新建报表（报表——>新建）

选择报表菜单里的新建菜单或者点击新建报表图标新建一张报表。 一张会计报表由四部分组成：标题、表头、表体、表尾。 项目介绍：

标题：即表格线以上的内容，有表名，编报单位，编报日期，计量单位等组成； 表头：即列标题，每一列的标识，如资产负债表中的资产，行次等就是表头的内容； 表体：即表的具体内容，表格内除了表头内容以外的所有项目内容和数据就是表体； 表尾：表格线以下的部分我们称为表尾，如制表人，会计主管等内容一般为表尾内容。 系统缺省情况下的设置为：标题行数是2行，表头行数是1行，表体行数是30行，表 尾行数是2行，表列数为10列。这些设置在新建时可以不做修改，在新建的表格中直 接进行插入、删除行或列来完成你的表格制作。

报表分成四部分的作用是便于编制汇总报表中的汇总底稿，如果你单位没有使用汇总 报表，你可以不去关心标题、表头、表体和表尾的行数。

报表名称：报表名称必须输入，系统根据你输入的表的名称自动形成表的主标题的内 容。

报表编号：在新建表时最多允许输入四位，可以是数字或字母，进行报表调整时，形 成调整表的编号自动在主表的基础上顺序增加两位。 报表属性：指明是月报表，年报表，日报表还是季报表。

列属性：定义列的属性，指明哪些列是数值列，那些列可以进行金额调整，哪些列可 以参与汇总。

在报表格式形成以后，系统默认的标题有：

=MACRO(@DWMC@)：该公式自动取本单位名称；

=MACRO(@YYYY@@MM@)：该公式自动取当前财务日期； =MACRO(@JEDW@)：该公式自动显示金额单位。

单元格属性的设置

单元格属性

系统显示出报表定义的格式后，可以设置单元格的一些性质，比如把小计等单元格的背景颜

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色设成其他颜色，以便对关心的数据做到一目了然。 设置方法

首先选择要设置单元格属性的单元格：可以是一个，多个、一行、一列或所有单元格等。 然后点击格式中的单元格菜单，或按CTRL+L键或在选定单元格上点击鼠标右键选择单元格属性，出现下面的内容： 1、数字

定义单元格数字的样式，如加入货币符号，数字分隔符等，具体如下： 全部：包括所有的数字的样式。

货币：以数字前加人民币符号的格式显示单元格数字。在显示数字时，如果负数想用 红色或其他颜色表示，可以选择包含[red]的格式，如果想换成其他颜色，那么可以把red 换成其他颜色即可，如yellow，blue等。 固定：提供了若干种比较固定的数字表示格式。

百分比：如果要把单元格中的数值表达成百分比的形式，那么可以选择百分比格式。 分数：用分数的表达方式表示单元格的数字。

科学记数：如果单元格中的数值都非常庞大，可以采用科学记数法来表示数字。 日期：如果单元格中的内容是日期，那么你在这里可以定义日期的显示格式（不能是 19990801）。

时间：如果单元格中的内容是时间，如某单元格内容为12：20：30，如果把这个单元 格定义成格式[h:mm:ss AM/PM]，那么这个单元格显示为12：20：30 PM； 2、对齐方式

确定单元格内的内容在单元格中的位置；

水平：有普通，左对齐，居中，右对齐，填充和跨列居中六种类型。 左对齐、居中、右对齐即单元格内容居单元格的左中右； 普通：单元格内容的默认位置，字符自动居左，数字自动居右。

填充：重复填入单元格的内容，直到填满单元格，如：把项目“存货”所在的单元格 属性水平方向设成填充，那么该单元格的内容自动变成“存货存货…”一直填满单元 格。

跨列居中：把单元格的内容放到几列的中间，并且其他单元格的属性不变。一旦其他 相关的单元格填入数据，原跨列居中的单元格内容又在原单元格中居中排列。 垂直：有靠近上方，居中，靠近下方。

自动换行：选择该项，当输入的内容超过单元格所在的列宽时，系统自动增加行高， 输入的内容自动折到下一行中。

合并单元格：把几个单元格合并成单个单元格。除了所选单元格的左上角单元格外， 所有数据重叠。 3、字体

定义选定单元格的内容的字体和风格。

字体：国强报表调用操作系统本身的字体，你可以选择单元格的字体。

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字型：定义单元格的内容是否是斜体和粗体还是正常。 字号：指定字体的大小，你可以手工输入字体的大小。

效果：指定单元格的内容是否有下划线或删除线，并且可以指定单元格内容的颜色。 4、边框

定义选定单元格的边框和边框颜色。

边框线形：系统提供了几种边框线的类型，在此你可以为选定的区域选择边框线。 边框颜色：指明边框线的颜色。 5、调色板

指定选定单元格的背景图案及背景填充色。

填充颜色：指定填充颜色，以便形成调色板上的颜色。 底色：和填充色调和出一种颜色到调色板上。

填充调色板：选择调色板上的颜色，把这种颜色设成单元格的底色。

在单元格中加入线和其他图形对象

加入一些斜线和其他不规则的线

首先，点击绘图按钮，在表格窗口的下方出现线、矩形等图形对象按钮。点击线按钮， 在要画线的起点位置拖动鼠标到画线终点放开鼠标即可。

通过画线把单元格分成两部分：具体操作如下：双击要操作的单元格，使单元格处在 编辑状态，按F2键输入单元格的文字；如果要把单元格的文字在单元格中分几行显示，那 么在单元格文字窗口中就把这些内容分成几行。再通过对单元格属性设置（对齐或加入空 格）来达到所要的效果。

另外一种办法：先选择两个或几个单元格，输入文字，再选择单元格属性中‘边框’，去掉中间的线，然后在要画线的起点位置拖动鼠标到画线终点放开鼠标即可。

对报表行列的处理

主要是对报表的行列格式进行调整，对表的行列进行隐藏操作。

1、行(格式——>行)

主要功能是对当前表的当前的行或选定的行进行设置，设置主要内容有，设置行高，隐藏和取消隐藏行。我们依次来解释这些内容。

行高

定义行高的方式有两种。

一种是通过行高菜单，直接输入行高的值，当前的行或被选定的行的行高就被改变成这个值。

另一种是把鼠标移到行号列的一条横线上时，鼠标变成“?”状，拖动鼠标，就可以把行高拉大或变小。

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拖动鼠标，选择连续的几行。把鼠标移到其中的某条横线上时，鼠标变成“?”状，此时，拖动鼠标，就可以同时把这几行拉大或变小。 用CTRL+鼠标箭头，可以同时调整不连续的几行的行高。 最合适的行高

对选定的行，系统自动根据字体的高度来确定行的高度，把行的高度调整为最佳状态。 隐藏

把选定的行通过这个功能使得这些行不可见，在某些程度上保证了数据的安全性。 取消隐藏

通过这个功能可以把选定行之间的所有的隐藏行都取消隐藏。 设置、取消固定行

当报表列数超过一屏时，设置翻页查看时，屏幕上显示的固定行。 2、列(格式——>列)

定义列宽或让系统根据内容自动确定选定列的宽度。把选定的列隐藏掉或取消某些列的隐藏。具体内容有：

列宽

定义当前单元格所在的列的列宽或设定选定列的列宽。定义列宽也有两种方式。 一种通过列宽菜单，系统显示当前列的列宽，可以直接进行修改这个数值。 另一种用鼠标直接拖动列的分割线来修改列宽，具体方法与行宽修改相同。

可以同时修改多列，拖动鼠标选择连续的几列。把鼠标移到要其中的某列的右边的分割线上左右拖动鼠标，即可同时修改这几列的列宽。 用CTRL+鼠标箭头，可以同时调整不连续的几列的列宽。 最合适的列宽

对选定的列，系统自动根据选定列的内容的宽度来确定列的宽度，把列的宽度调整为最合适的状态。 隐藏

把当前的列或选定的列隐藏掉，这样可以把不想让更多人知道的数据隐含起来。 取消隐藏

通过这个功能可以把选定列之间的所有的隐藏列都取消隐藏。 设置取消固定列

当报表列数超过一屏时，设置翻页查看时，屏幕上显示的固定列。 3、缩进设置

如果报表的行和列需要整体进行移动的时候，可以利用此功能进行缩进。

选中需要进行缩进的行、列，或者单元格区域，选择【格式工具栏】中的图标，则可以对选中区域进行缩进。

4、设置分页符(格式——>页——>插入分页符,删除分页符)

打印报表时，可能要根据纸张大小和选择的打印区域来确定分页，为了指定分页的位置，在这里提供了设置分页符的功能。

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5、设置表选项（格式——>表——>表选项设置）

是否显示行或列标题以及表格线，如果此表为变动报表，可以设置是否显示变动信息。 行标题:指最左边的行号1、2..。列标题：指A列、B列…。

显示零值：指如果公式计算后，取数为零，是否在单元格中显示。默认是不显示。

图形对象属性

本功能对图形对象进行设置，为图形对象填充颜色，以及设置边框的风格及颜色。 操作方法

点击本菜单或在图形对象上点击鼠标右键，弹出图形对象的各种内容，属性内容有名称、调色板、线形。

名称：为图形对象命名，命名后的图形对象鼠标点击不能再选中，只有按住“CTRL”键再点击图形对象才能够选中。

调色板：为图形对象填充颜色，选择一种填充调色板，再选择一种填充颜色和和一种底色即可。如果不选择调色板，那么无法对图形对象涂色。 线形：指定图形对象的边框线和边框线的颜色。 对象置前：

在一个报表中，如果你定义了多个图形对象，并且这几个图形对象之间有重叠的情况，那么前面的对象就把后面的图形对象遮盖住了，如果你要把后面的图形对象放到最前面来显示，那么可以通过本功能来完成。

操作方法：点击并选中要置前的图象对象，然后在这个选中的图形对象上按鼠标的右键，选择图形对象里的对象置前或选择格式菜单中的对象置前。 对象置后：

同前一个功能相反，如果要把一个图形对象放置到另一个图形对象的后面可以使用本功能来完成。具体的操作处理请参考前一功能。 删除图形对象：

选中要删除的图形对象，按shift+del键或选择删除菜单中的删除图形对象或在选中的图形对象上点击鼠标的右键，选择图形对象中的删除图形。

编辑菜单中几个常用功能使用

剪切（编辑——>剪切）

剪切定义的选择单元格区域内容。 复制

把当前表中当前单元格或选定的内容复制到粘贴板上，以备粘贴。说明，这里的复制 既能复制数据（文字和数字），也能复制公式。在数据状态下复制数据；在计算公式状

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态下复制公式。

粘贴

将剪切或复制到的部分粘贴到指定的位置。 查找

按行或按列来查询指定的内容，如果单元格包含指定的内容，则把此单元格设置为当 前单元格。 替换

可以查看并编辑指定的文字或数字，还可以自动替换查找到的内容。可以查找出包含 相同内容的所有单元格。 直接到

输入行列坐标，可以直接查找行列坐标所对应的单元格。例如输入c5，可以直接找到c5所对应的单元格。

插入、删除（单元格及行、列）

有两种方式：一种是利用菜单方式；另外一种是单击鼠标右键。

活动单元格右移：插入新单元格后，原单元格及其右边所有单元格都顺次向右移动。 活动单元格右移：插入新单元格后，原单元格及其下边所有单元格都顺次向下移动。 整行：在指定位置上插入新行。 整列：在指定位置上插入新列。

删除单元格、行或列与插入操作相同的单元格。 清除数据

清除选定单元格的文字或数据。 清除公式

清除选定单元格的公式。

第七章 报表公式定义和计算

报表公式的取得有两种途径：一种是通过上级单位制作标准报表转入，另外一种是利用系统提供的报表公式定义。

一、进入报表公式定义状态

报表在不同的状态，可以做不同的工作。在“视图”菜单中显示出不同的状态。 数据状态

仅显示报表格式内容以及计算后的结果，不显示任何公式； 计算公式状态

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可定义报表的计算公式，在这种状态下定义完公式后显示“公式”二字。 校验公式状态

可定义报表的校验公式，完成本表页内部的勾稽关系以及报表之间的勾稽关系的检查定义。在这种状态下，定义完公式后显示“校验”二字。 平衡公式状态

可定义报表的平衡公式，在进行报表金额单位调整时所用。在这种状态下，定义完公式后，显示“平衡”二字。

若定义报表计算公式，选择“报表计算公式”，就可以开始定义计算公式。 系统提供了可以将计算公式另存为校验公式的功能。

二、报表公式定义

依照Excel 中的公式定义的习惯，国强报表中的公式的最前面也是等号（＝），后面是计算的内容。公式的级别决定了按照的什么样的顺序进行数值计算。 在这里，我们首先介绍一下公式的定义方法和公式的组成。

公式的定义方法

输入报表公式的方式有三种：

1、直接在单元格内输入“=”进行公式内容定义； 2、选中单元格，在状态栏中输入“=”进行公式内容定义；

3、系统还提供了直接输入公式的方法，在公式菜单中，利用公式编辑功能，确定公式 坐标，直接输入公式内容。

公式的内容组成主要是由一些函数、常数、四则运算符（+、-等）组成，下面介绍如 下：

函数

在国强报表中包含许多预定义的公式，我们把它叫做函数。函数可以进行简单的或复杂的计算。报表中常用的函数是从帐务中取数。国强报表把帐务资料中取数的函数高度集成，从而简化了公式定义。

系统提供了两类函数用于报表计算公式的定义，数学函数及财务函数。数学函数即日常的加减乘除运算及求和等简单的函数；财务函数用于从帐上或表中取数。

数学函数包括sum（求和）、max（最大值）、 min（最小值）、 abs（绝对值等）等。其中可以用sum来解决单元格区域的求和。 常用数学函数 SUM函数

SUM(数值1，数值2，?? )

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功能：求得所列数值1、数值2??一系列数的和。 MAX函数

MAX(数值1，数值2，?? )

功能：求得所列数值1、数值2??一系列数中的最大数. Average函数

Average(数值1，数值2，?? )

功能：求出给定值数值1，数值2，??平均值 ABS 函数

ABS (数值 )

功能：求出给定数值的绝对值。 常用财务函数

1、从科目中取数：

格式：Kmje([年,月],科目编号,取数对象,[条件])

其中，[年,月]可以省略，默认为当前日期；[条件]可以省略。

科目编号：可用起始值：终止值的方式表示某一数值范围的科目编号。如： 例如：kmje(101:109)

取科目编号从101到109（包括101和109）之间的所有科目的金额。

常用取数对象：

年初借方余额 NCJF 年初贷方余额 NCDF 借方发生 JFFS 贷方发生 DFFS 借方累计发生 JFLJ 贷方累计发生 DFLJ 期末借方余额 JFYE 期末贷方余额 DFYE 科目名称 KMMC

举例：

货币资金年初数：=SUM(KMJE(101:109,NCJF))

或者=KMJE(101,NCJF)+KMJE(102,NCJF)+ KMJE(109,NCJF)

注：如果年初数是贷方余额，则取出负数，相当于5.5的年初借方余额。 货币资金期末数：=SUM(KMJE(101:109,JFYE)) 注：如果期末数是贷方余额，则取出负数。 应收帐款期末数：

=KMJE(113, JFYE,KMMX AND JFYE >0)+KMJE(205, JFYE,KMMX AND JFYE >0) 如果用单位往来：

=SUM(WLJE(113,0001:9999,JFYE,JFYE>0))+SUM(WLJE(205,0001:9999,JFYE, JFYE>0))

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存货期末数：=SUM(KMJE(121:138,JFYE)) 2、从报表中取数：

格式：BB([年,月],报表编号,单元格范围) [年，月]可以省略，默认为当前年当前月；

年的取值范围，可以用相对数值表示，如-1年表示上一年；也可以用相对数表示， 直接输入年的数值，如1999表示1999年。

月的取值范围，用相对数表示，如-1月表示上一月。 报表编号：指定从哪张报表中取数，可以省略，默认为本表。

单元格范围：指取哪个单元格的数，同上述科目编号一样，可用某一范围表示， 如C4:C9指从报表上4行C列到9行C列的6个数。 举例：

应收帐款净额=C8-C9

C14应该等于C5、C8、C10三个单元格之和，可以

C14=C5+C8+C10或者C14=B B（C5）+BB（C8）+BB（C10） 不能是BB（C5+C8+C10）

如果要把C5至C10之间的单元格相加，可以

C14=SUM（C5：C10）或C14=SUM（BB（C5：C10）） 不能是C14=C5：C10，也不能是C14=BB（C5：C10） 校验公式定义与计算公式

三、报表计算公式计算

报表计算可以按以下方式进行。

计算指定单元格

在报表数据状态下，定义好计算公式后，直接按回车键，系统显示公式计算结果。 计算本表

对本表的计算公式进行计算，然后把取出的数据直接显示在报表的相应的单元格内。系统计算完成后自动转到视图中的数据状态；

对于计算出来的数据要进行修改，可以直接输入要修改的数据就可以把计算的数据覆盖掉，重新进行计算后，计算的数据又将本表的所有数据覆盖掉。

要修改报表中的公式，可以点击要修改公式的单元格，此时该单元格的公式就显示在状态栏中，可以直接修改状态栏中的公式内容，修改完成后敲回车键确认修改。 计算全部

计算所有的报表的计算公式；计算完成后当前的报表自动显示计算出来的数据；对计算后的数据要进行修改，可以把要修改的报表打开，直接修改即可。 选择计算

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系统将弹出所有的报表信息，选择要计算的报表，系统将只计算你所选择的报表公式。

四、报表校验公式计算

通过计算报表的校验公式来验证报表本身或表与表之间的数据正确性。其计算方式与报表数据计算相同。 计算本表

根据定义的校验公式进行计算，查看计算的结果是否和指定日期指定报表的数据是否一致。如果一致，说明报表的钩稽关系成立，否则说明报表的勾稽关系不成立。 计算全部

计算全部报表的校验公式； 选择计算

选择要计算的报表进行校验公式的计算；

第八章 报表上报、打印、存档

一、报表数据上报

将指定月份的报表数据上报给上级单位或将报表信息发送给其它单位。 上报方式有：文件方式、邮件方式、网络方式； 操作步骤：

1、选择上报报表

报表日期：选定要上报报表的日期。

选择要上报的报表：系统显示出指定月份的报表的编号和名称，选择要上报的报表到“上

报报表”内。

上报报表：此项显示已经选择的要上报的报表。如果要删除这些内容，有以下方法：双

击该报表或选中该表，点击“<”按钮，如果要取消所有的内容，点击“<<”按钮。 2、选择设置上报方式

上报方式：选择转出方式，有文件方式、电子邮件和网络方式。 设置：设置上报方式的内容；

文件方式：设置上报报表文件的存放路径。

电子邮件：设置电子邮件的信息，电子邮件的信息有： 服务器地址，代理服务器的IP地址，如192.168.0.3

收件人地址，输入收件人的电子邮件信箱，如s&s@genersoft.com

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发件人，输入发件人的电子邮件信箱地址，如zzj@genersoft.com

邮件主题，此项指明邮件的中心内容，比如输入“山东省二机厂上报文件”。 邮件信息，邮件的详细内容。 3、发送报表

二、报表打印

页面设置

打印的一些设置，如纸张的设置、页边距的设置、页眉、以及打印范围等。 页标签：

打印方向，横向、纵向 纸张大小：选择纸张类型

起始页码：采用系统默认或指定打印的起始页码。 缩放：打印时放大的比率。 边距标签：

设定打印页的上下左右边距（非打印范围）及页眉、页脚的高度。 单位：页边距和页眉高度的量度单位，有厘米和英寸两种选择。

居中：打印内容是在水平方向上处于中间位置，还是在垂直方向上处于中间位置。 页眉/页脚标签：

页眉：定义在打印页面的顶部位置上要显示的内容。 页脚：定义在打印页面的底部位置上要显示的内容。

页眉和页脚中的内容可以使用汉字，也可以使用变量，也可以汉字和变量混合输入使用，在页眉页脚中可以使用的变量有：

&A或&F-表名称 &D-当前日期 &P-页数 &N-总页数 &T-当前时间

页眉页脚的定义内容可以在打印预览中查看。 表标签：

打印选项：打印表的那些内容，有四个选项，表格线，黑白方式，行标题，列标题。 页面顺序：从上到下，从左到右。 打印预览

查看报表在利用页面设置里面的设置内容打印的效果。根据打印机的设置和纸张的设置能够打印的内容进行打印预览。

功能：上页、下页、缩放、打印、页面设置、关闭

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其中在页面设置中可以重新设置页眉和页脚；页眉和页脚的中定义的内容可以在这里看出来。 打印

打印会计报表，可以打印当前表，可以设定当前表的打印区域，或设置打印标题；也可指定一批表进行打印。设置内容有： 打印机：显示当前默认打印机的名称。

属性：可以对打印的输出方向，纸张的大小，纸张的来源进行设置。

打印：选择打印内容；当前表或指定报表，当选择指定报表时，可以选定一批报表。 范围：打印的范围，指定页的范围或是选择全部。 打印参数：指定打印的份数。

预览：当打印当前表时，对当前表的预览，当指定打印报表时，此按钮无效。报表公式计算

三、报表导入导出与转入转出

导出

把当前的报表保存成一个文本文件或excel文件或系统支持的其他格式。

保存的文件中包含了表的格式、数据。国强报表60支持以下的格式：Excel 5/95/97格 式，带制表符的文本格式和数据文本格式，带格式的HTML格式和只有数据的HTML 格式以及国强报表特有的格式。 导入

把文本文件或excel文件转到当前的报表中来。 能导入的文件格式同报表导出支持的文件格式一样。 另存为HTML（超文本链接标示语言） 把报表数据存为IE等浏览器查询的格式。 报表转出

把指定年月的选定报表转到磁盘介质上或作为电子邮件的内容进行发送。

报表转出的主要作用是可以把转出的报表作为本月报表的备份或作为标准报表格式进 行下发，以便报表汇总时格式的统一。转出报表采用向导式，使本来复杂的选择变得 操作非常简便。 具体的步骤：

第一步：选定要转出的报表。 报表日期：

选定要转出报表的日期。日期的下限是1990，上限是2050。 选择要转出的报表：

系统显示出已经定义的报表的编号和名称，选择要转出的报表到“要转出的报表

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框”内。

选择转出报表的几种方式：

1、双击要转出的报表或选中要转出的表，点击“>”按钮；

2、按住“CTRL”键，用鼠标点击所有的要转出的报表，再点击“>”按钮； 3、如果要转出选定年月的所有报表，点击“>>”按钮。 要转出的报表：

此项显示已经选择的要转出的表。如果要去除这些内容，可以使用下面的方法： 选中该表，点击“<”按钮，如果要取消所有的内容，点击“<<”按钮。 第二步：选择转出报表项目的内容；

可以选择一个也可以选择多个项目内容。项目内容报表的格式，数据，公式等内容。 第三步：选择转出方式；系统提供了两种转出方式，一种是文件方式，一种是邮件方式。 第四步：如果选择文件方式，选择报表转出的路径。

选择转出文件的路径，系统在指定目录下创建Export子目录，并在Export子目录下根据转出的报表的年月再创建一个子目录，如199905，即目录为“指定目录\\ Export\\199905”，把这几个文件放到这个目录下。

第一次在转出时需要定义这些内容，一旦定义完成后，这些内容放到BBCONF中。 报表转入

把国强报表中转出的文件转入到国强报表中来，和报表转入相对应，转入也有两种方式，文件方式和邮件方式。与报表上报过程相同。

第九章 报表金额单位调整和报表分析

调整表的定义和形成，对选定的报表数据进行图形分析；

一、金额单位调整

某些情况下，上级单位要求下级单位上报报表时，不但要求上报元表，还要上报千元表或万元表等，就要再重新定义一个千元表或万元表，或者根据原来的表通过某一种定义把原来的报表调整成所需要的报表（千元表或万元表等）。

本软件处理过程如下：首先定义一个金额单位（即要调整成的金额单位，如千元、万元等），以后要进行报表调整时，根据平衡公式直接对报表进行调整，调整后，报表自动形成一个调整表。

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二、金额单位定义

根据单位的情况定义要调整成的金额单位；

定义内容包括：调整名称，调整符号和调整系数。调整名称是指要调整成的金额单位，如百元、千元，万元等，调整符号是针对主表调整时的运算符号，如*（乘）、（/）除等，调整系数是调整符号操作的数据，如万元表要输入10000，百元表要输入100等

三、报表调整

本功能是对主表的数据进行调整，调整的参数是在金额单位定义里面定义的内容，对一个主表调整后，系统会自动形成一个调整表，调整表的编号是在原来编号的基础上顺序的增加两位编号。调整表的报表名称为“主表名+调整名称”

在进行报表调整时，要调整的表如果刚计算过，那么要对计算的数据进行调整，首先要存盘，然后在对这个表进行调整。

注意：要使用报表调整，首先必须进行“金额单位定义”，其次要在主表的报表属性中 设置列属性，定义那些列要进行调整。

四、平衡公式

为了保证报表金额单位调整后报表的钩稽关系仍然存在，在进行金额单位调整之后，应根据调整公式对报表数据进行再调整。

为了更好的了解平衡公式，我们先介绍一下调整表的处理流程：

针对生成的调整表，进行平衡调整：根据平衡公式将数据调平，具体如下。平衡公式定义单元的数据与定义项数据合计值进行比较，将其差额按照数据的比例进行分配。 比如：平衡公式为 A1= A2:A5+A12+A14

调整前单元格数据 A1=2102655.00 A2=100444.00 A3=200443.00 A4=300444.00 A5=500442.00 A12=400441.00 A14=600441.00 调整前与调整后的对应单元数据差额为：

A2差额=调整前 - 调整后 =100444.00 - 10.04 * 10000 = 44.00

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调整后(万元调整)数据 A1=210.27 A2=10.04 A3=20.04 A4=30.04 A5=50.04 A12=40.04 A14=60.04 A3差额 = 43.00 A4差额 = 44.00 A5差额 = 42.00 A12差额= 41.00 A14差额= 41.00

比较一下，A1与A2+A3+A4+A5+A12+A14的合计值差额是0.03。按照差额的大小进 行排序，并按照比率0.03的差额分配。排序如下：A2，A4，A3，A5，A12，A14。 A2分配差额 = 0.03* (A2差额/差额总和)

= 0.03* (44 / 255) = 0.03 * 0.17 = 0.0051

如果A2分配差额小于最小计量单位（0.01），那么让A2分配等于最小计量单位（0.01） 剩余差额 = 0.03 – 0.01 = 0.02

按照以上的排序的顺序，进行分配，直到剩余差额为0。当分配到最后一个单元格时， 如分配到以上的A14时，如果剩余差额的值不为0，则将剩余差额直接分配给A14。 平衡公式的定义只是应用在调整表中，对于未调整报表，没有意义。

五、图形分析

对选中的单元格区域的数据进行分析，以图表的形式对这些数据进行显示。其中图表 的类型有二维、三维图形。图形样式又可以细分为：条形图，折线图，圆饼图等。

定义的过程和EXCEL定义图表分析的过程差不多，采用向导方式进行定义，具体步 骤如下：

1、选择图形样式，系统将图形分析的样式全部列出，选择一种图形样式。 2、由定义数据区域产生X轴与Y轴的内容。

3、定义图形中的各种参数，如图表的标题名称、XY坐标轴的名称、是否显示网格线、 图表的数据标志是否显示； 4、根据以上内容形成并显示图表。

六、报表数据透视

把一个报表某些列的多个时间区间的数据进行组合则形成透视表。

正常情况下，每一次只能看见一张报表，如果想对各个区间报表数据进行比较，可以 利用数据透视的功能，把多个时间区间的数据显示在一个平面上。

只能对当前打开的报表进行数据透视分析。被透视报表的时间区间不能跨年度。 步骤：

进入报表管理系统，选择“分析”菜单下的“报表数据透视”功能。设置透视表 的时间区间，定义透视表的透视列和固定列。

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七、报表封存与解锁

为保证已经做好的报表不被修改，可以对报表进行封存。报表封存包括报表封存和公 式，封存后的报表就只能进行查询，不允许修改、删除等操作。

封存过的报表可以再启封。

同一张报表，不同的操作员可能对该表都有相同的权限，如修改权限，如果不同的操作员同时操作一张表，会造成数据混乱，这样系统自动对首次进入报表系统的操作员，赋予数据操作权限，而对于此后进入报表系统的操作员，系统自动进行加锁，只能对此表有查询读取权限。这样当第一个操作员在操作本表的时候，因某种原因造成非正常退出，系统会自动将这张报表设为“只读”状态，之后，任何操作员对于该表将只有“只读”操作权限，此时只有对该表进行解锁，才能恢复对该表数据的修改等操作权限。

解锁方法：进入报表系统，选择“报表”菜单下的“报表解锁”功能。 选中清除日期和要解锁的报表，点击“清除”按钮就完成系统解锁工作。

八、月末存档

本月业务处理完毕，需保存本月数据，然后进入下月财务日期，进行下月的业务处理。本菜单完成该功能。

注意：该功能每月月末执行一次，在帐务系统月结以前，必须首先将报表进行月末存档。

第十章 工资管理子系统

简介

工资核算子系统主要包含下列功能：

1、可以按工资类别进行工资项目、使用外币的定义；如在职人员和离退休人员分别定 义不同的工资项目；

2、可以对不同工资类别、不同工资项目进行工资权限的设置。

3、可以按外币进行工资发放，对不同工资类别的人员，可以使用不同币种。

4、在一个月中多次发放工资或奖金，可以多次累计扣零处理。个人所得税可以按次计 算税金并在月末自动形成本月纳税申报表；对外籍人员，可以使用不同的抵扣税额。

5、对工资项目个数、人员编码长度可以自定义。

6、工资项目的计算公式定义灵活，提供了很多实用的函数，并且可以定义计算条件。 7、系统提供了很多灵活的开关选项，可以根据本单位的实际情况进行设置。

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8、对于工资分级核算单位，可以在下属单位发放，然后将工资数据上报，最后由总公 司完成工资的汇总核算。

9、可以完成银行代发工资。使用时，可以按银行给定的格式形成工资数据，并可以指 定多个发放银行。

10、对于工资录入、工资条、发放表可以灵活自定义工资报表项目。 11、可以根据工资业务直接生成相应的会计凭证。

一、初始设置

系统设置

由于各单位性质的不同，工资核算的处理方式、内容和习惯等也各不相同，在此定义本单位工资使用环境，使其适合本单位的要求。

结构参数

定义工资发放部门的编码结构和员工编号长度。

部门编码的最大长度为20位，最大级次为6级。每级最长为9位，对未使用的级次在 有效长度内可以任意修改。

员工编号长度是员工档案中“员工编号”必须输入的长度，在员工档案为空时，这个 长度可任意修改；一旦录入了员工档案，员工编号长度将不能再做调整。 工资条打印参数

定义打印工资条时每行打印的项目数、工资条与工资条之间的间隔距离、间隔线类型。 个人所得税参数

定义抵扣费用额和附加费用额。这两项用来确定个人所得税计算公式中的费用金额。 数据上报参数

设置本单位在数据上报时使用的、由上级单位统一分配的部门编号。对于不使用数据 上报功能的单位不必设置该参数。

此外，在窗口的左下角，还设置了下次进入时是否打开桌面的选项。

工资类别

同一单位不同类别发放工资项目不同，如在职与退休、中方与外方等，可按不同情况 设置不同的工资类别，各自进行处理。对于中方和外方人员按不同币种发放的情况，可以通过设置不同工资类别来解决。

栏目介绍如下：

编号 、类别名称：定义工资类别的编号和名称，其中编号长度为两位，系统自动维护， 不能修改也不能重复。当出现空号时，可使用插入功能。

发放币种：为每一种工资类别指定发放的币种，在这里可以指定不同工资类别的员工

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发放不同币种的工资。所有使用币种须到帐务管理中去定义。

扣零单位：为每种工资类别定义结余工资的单位，即零头的单位，当扣零单位是零时 不进行扣零处理。如某员工本月实发工资为1453.3元，如果扣零单位为“1.00”的话， 将只发给该员工1453元，其余0.3元作为零头累计到下月。

代扣税金：确定在核算该种类别的工资时是否代扣税金，如果代扣税金，在实发工资 项中将自动减去个人所得税金。

启用月份：记录该种工资类别的初次使用月份，在没有月结前可以修改。 需要注意的是新增工资类别的启用月份必须同已经存在的工资类别在同一年度中。

月结月份：记录该种工资类别数据已经处理过的最后一个月份；本项只显示不可以修 改。

设置完毕工资类别以后，软件默认系统处于第一个工资类别，可进行第一个工资类别 的业务处理。可通过“文件→更换工资类别”转入其他类别，进行其他类别的工资业 务处理。 注意：

编号为“01”的工资类别是系统提供的缺省工资类别，可以修改，但不允许删除。 正在使用的当前工资类别不允许删除。

已经使用的工资类别（指已经录入员工数据）不能删除。 工资类别删除后，该工资类别的所有数据都将被删除。

不同工资类别之间的数据不能进行汇总查询，各工资类别下的数据分别独立处理，如各工资类别分别录入工资数据、单独进行月末结转等。

部门目录

输入本单位职工所属的部门。

可直接进行公共部门数据转入，即将帐务系统中设置的公用部门转入本系统。若公共 部门中不存在的部门，可直接增加，且系统自动将其增添进公用部门中，供其他工资类别使用。（建议将软件所涉及到的所有部门增加到公共部门中，以后软件中涉及到的部门均从公共部门中选择，保证部门编号、名称的一致性与唯一性。） 注意：增加部门时，部门编号不能与公共部门编号重复。

自定义目录

本功能完成职工个人某些详细信息的自定义，象职称、学历、性别等都可以通过定义为对照表，进行详细划分，例如学历可划分为中专、大专、大学等，这样可以在录入员工档案时直接按右键帮助选择，并且以后可以根据这些信息进行查询统计。 编号：系统自动形成，不允许修改。

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名称：自定义目录名称。

编码结构：为每一个自定义目录的结构定义，如定义某一个自定义目录为3级，每级 的编码长度为2，那么在结构栏内输入222即可。系统提供增加、插入和删除自定义 目录功能。

对照表：输入每一类自定义目录的具体内容。

注意：定义的自定义目录要想在当前工资类别使用，还需要在员工信息中增加信 息项目，并使该项目使用本对照（即自定义目录对照表）。

员工信息

添加职工说明信息，如工资条上的姓名、性别、发放日期等。系统默认有六项，对该六项只能修改项目名称和显示长度（但最好不要修改），且不能删除，但在以后工资处理过程中可以不使用。

可另行添加本单位用到的其他说明信息，包括统计依据名称，如职称等。如果想要定义其它工资类别的员工信息，请先更换工资类别。 项目介绍如下：

使用对照：对员工的某些自定义描述信息项目，如职称等可以设置为“使用对照表”， 这样在输入信息时可以进行帮助，并且可以根据这些信息进行工资数据的汇总。 对照表：如果该自定义描述信息使用对照表，则选择使用哪个对照表，可以是已经定 义好的，也可以新定义 。

显示长度：定义每个项目显示的宽度，注意这里仅指显示宽度。

显示格式：定义项目是字符型还是日期型，以便将来在查询时，系统根据项目的类型 确定项目的显示格式。日期型不能定义对照表，但在公式定义中可能会用到。 可以增加、插入和删除员工信息。 注意：

在窗口中，深背景颜色的行表示系统定义的信息，只能修改这些信息中的项目名 称和显示长度，不能删除，也不能使用对照表，只能在深黄色区域中调整排列顺 序。自定义项目可以任意修改，可以使用对照表。 最好不要改系统项目的名称。

银行目录

定义代发工资的银行目录。这里的银行目录可以指一个银行，也可以只代表一种银行代发格式。如果一个相同的银行采用不同的格式，则要定义不同的银行名称，如工行工资卡、工行牡丹卡等。

帐号长度：定义形成的银行代发文件中帐号的长度。

是否固定：指在员工档案中输入相应的员工帐号时，“帐号长度”是否固定。若选择“固 定”，则在员工档案中输入帐号时必须输入固定长度，形成的银行代发工资文件中帐号

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长度也固定；选择“不固定”，在员工档案中输入帐号时可输入任意长度。形成的银行 代发工资文件中帐号长度可根据需要另外控制是否显示固定长度。

员工档案

可以输入当前工资类别所有员工的员工信息，依据其所属部门录入。使用对照表的自定义项目，可直接选择其具体内容。如果想要输入其它工资类别的员工信息，请先更换工资类别。

更换部门：职工从现在部门调入其他部门时，该功能完成所属部门的变动。

注意：外籍人员，该选项用于计算个人所的税，如果为外籍人员，则计算所得税 时要同时扣除附加费用额。

工资项目

工资项目指和工资核算有关的数值类信息，如：基本工资、浮动工资等。各个工资项目之间可能存在一定的逻辑运算关系，这就需要进行计算公式的定义；对于每月发放多次工资的情况，也要进行有关的定义。如果想要定义其它工资类别的工资项目，请先更换工资类别。 1、工资项目定义

录入该工资类别的员工发放工资时使用到的所有工资款项。 参考项目：存放系统提供的一些常用项目，可直接选择使用。

注意：在定义计算公式时用到的项目，可能在工资条中不反映，也要在此添加。

项目名称：工资项目的名称。实发合计、收入合计、应交税金、零头为已定义好的系 统项目，不允许删除。在公式中使用或定义公式的项目也不能删除。 显示长度：工资项目的显示宽度。 显示精度：工资项目的数据精度。

月底清零否：本项目在月底数据处理时，是否替换成零，以便为下月数据处理作准备。 复制按钮：该功能是复制其它工资类别的工资项目。 2、计算公式定义

定义需要经过计算得到的工资款项的公式，如应发合计等。 项目名称：选择需要定义公式的项目名称。 计算顺序：按顺序从小到大依次计算。

计算公式：定义所选项目的计算公式。各款项可从选择项目中直接选择使用。可通过 点击校验按钮检验公式是否合法。一个计算公式由工资项目、运算符和函数组成。工 资项目可从“选择项目”中双击鼠标键进行选取；同样函数可从“可用函数”中选取； 运算符直接从所列六种运算符号中选取即可。 计算条件：定义计算公式的条件，一般不需要定义。 3、发放项目定义

发放项目是指为发放工资而自动增加的项目，主要有实发合计项目、收入合计项目和

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