办公自动化实验报告

实验课时一

1、办公自动化历史演变

起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系

统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的

办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、

文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

应用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地

域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大

变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为

中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流

程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、

提高了运营效率。

发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步

扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时

市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何

方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、

为员工提供高效的协作工作平台。

办公自动化的发展方向

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在

网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件

理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化

办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，

而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式

和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公

自动化发展的必然趋势。

2、打印机

针式打印机

针式打印机在打印机历史的很长一段时间上曾经占有着重要的地位，从9针到24针，

可以说针式打印机的历史贯穿着这几十年的始终。针式打印机之所以在很长的一段时间内能

长时间的流行不衰，这与它极低的打印成本和很好的易用性以及单据打印的特殊用途是分不

开的。当然，它很低的打印质量、很大的工作噪声也是它无法适应高质量、高速度的商用打

印需 要的根结，所以现在只有在银行、超市等用于票单打印的很少的地方还可以看见它的

踪迹。

彩色喷墨打印机

彩色喷墨打印机因其有着良好的打印效果与较低价位的优点因而占领了广大中低端市

场。此外喷墨打印机还具有更为灵活的纸张处理能力，在打印介质的选择上，喷墨打印机也

具有一定的优势：既可以打印信封、信纸等普通介质，还可以打印各种胶片、照片纸、光盘

封面、卷纸、T恤转印纸等特殊介质，在下文中将作为重点的介绍。

激光打印机 激光打印机则是近年来高科技发展的一种新产物，也是有望代替喷墨打印机的一种机

型，分为黑白和彩色两种，它为我们提供了更高质量、更快速、更低成本的打印方式。其中

低端黑白激光打印机的价格目前已经降到了几百元，达到了普通用户可以接受的水平。它的

打印原理是利用光栅图像处理器产生要打印页面的位图，然后将其转换为电信号等一系列的

脉冲送往激光发射器，在这一系列脉冲的控制下，激光被有规律的放出。与此同时，反射光

束被接收的感光鼓所感光。激光发射时就产生一个点，激光不发射时就是空白，这样就在接

收器上印出一行点来。然后接收器转动一小段固定的距离继续重复上述操作。当纸张经过感

光鼓时，鼓上的着色剂就会转移到纸上，印成了页面的位图。最后当纸张经过一对加热辊后，

着色剂被加热熔化，固定在了纸上，就完成打印的全过程，这整个过程准确而且高效。虽然

激光打印机的价格要比喷墨打印机昂贵的多，但从单页的打印成本上讲，激光打印机则要便

宜很多。而彩色激光打印机的价位很高，几乎都要在万元上下，应用范围较窄，很难被普通

用户接受，在此就不过多的进行介绍了。

编辑本段耗材

原装耗材，通用耗材，兼容耗材；分为国产和进口；国产有联想，格之格，欣格等；一

般原装打印质量最好，国产性价比高，质量也不错。有些可以和原装相媲美。种类有：硒鼓，

墨盒，碳粉，色带等。根据打印机的种类各归其主。 编辑本段其他

除了以上三种最为常见的打印机外，还有热转印打印机和大幅面打印机等几种应用于专

业方面的打印机机型。热转印打印机是利用透明染料进行打印的，它的优势在于专业高质量

的图像打印方面，可以打印出近于照片的连续色调的图片来，一般用于印前及专业图形输

出 。大幅面打印机，它的打印原理与喷墨打印机基本相同，但打印幅宽一般都能达到24

英寸（61cm）以上。它的主要用途一直集中在工程与建筑领域。但随着其墨水耐久性的提高

和图形解析度的增加，大幅面打印机也开始被 越来越多的应用于广告制作、大幅摄影、艺术写真和室内装潢等装饰宣传的领域中，又成为

打印机家族中重要的一员。

使用方法

1、连接usb打印机线

2、安装打印机驱动

3、放入墨盒，或硒鼓，粉盒，装上打印纸

4、打开打印机电源

5、按开始-设置-打印机和传真机

6、右击打印机，选属性，点击“打印测试页”

7、如果能打印出来，说明安装正常。

3、传真机

许多微小单元（称为像素），然后将这些微小单元的亮度信息由光电变换器件顺序转变成电

信号，经放大、编码或调制后送至信道。接收机将收到的信号放大、解码或解调后，按照与

发送机相同的扫描速度和顺序，以记录形式复制出原件的副本。传真机按其传送色彩，可分

为黑白传真机和彩色传真机。

1、启用传真机以前，应当仔细阅读这些安全教育，以便今后更好的使用传真机。

2、不能自己拆卸传真机部件：如果接触设备内部暴露的电接点将引起电击。请将传真

机交给您所在地经授权的佳能传真机维修商维修。

3、传真机只能在水平的、坚固的、稳定的台面上运行。

4、在传真机的背面，底面均有通风孔。为避免传真机过热(将引起运转反常)，请不要堵塞和盖住这些孔洞。不应将传真机置于床上、沙发上、地毯上或其他类似的柔软台面上。不应靠近暖风或热风机，传真机也不应放在壁橱内、书柜上及其他类似通风不良的地方。

5、传真机所用电源只能是设备上标注所指定的电源类型。

6.应确认插在墙面电源插座上的所有设备所用的总电流不超过插座断路器的电流整定值。

7. 不允许电源软线挨靠任何物品。不要将传真机放置在电源软线会被踩到的地方。确认电源软线无绞缠、打结。

8. 不要使传真机靠近水或其他液体，如果设备上或设备内测到了水，应立即拔去电插头，并给您所在地经授权的佳能传真机维修商打电话。

9 不要使小件物品(例如，大头针、曲别针或钉书针)掉入传真机内，如果有东西掉入应立即拔去设备电插销头，并给您所在地授权的佳能传真机维修商打电话。

实验二：复印机和扫描仪的使用

1、查看复印机开关是不是开着：复印机开关有没有开，从复印机面板上能判断出来，面板显示如果有指示，表明开着，否则正关着。如果关着，你要先打开开关，开关位置不同的复印机位置会有区别，一般在面板上或左右二侧，只要你看一下，就不难发现。刚打开的复印机一般要等上几分钟的预热时间才能使用。

2、查看纸盒内是否有纸：纸盒在下方，盒上标明了纸的尺寸（A4、A3或其他），查看盒中是否有纸，如果没有纸要把纸放一些进出。

3、把复印机上盖掀起，把要复印的资料字面贴着玻璃板放好，放的位置根据纸张的不同会有所区别，在玻璃板上有标记。

4、选择所需的纸张（A4或A3），怎样选择，在面板上有选择按钮。

5、选择要复印的份数，面板上有按钮可以选择要复印的份数。

6、另外面板上还有色深度选择按钮、缩放按钮等功能按钮，只要你用心，花点时间看一看就能明白怎样操作了。

扫描仪的使用

1)扫描文稿。为了利用OCR软件进行文字识别，可直接在OCR软件中扫描文稿。运行OCR软仆后，会出现OCR软件界面。

将要扫描的文稿放在扫描仪的玻璃面上，使要扫描的一面朝向扫描仪的玻璃面并让文稿的卜端朝下，与标尺边缘对齐，再将扫描仪盖上，即町准备扫描。点击视窗中的“扫描”键，即可进入扫描驱动软件进行扫描，其操作方法与扫描图片类似。扫描后的文档图像出现在OCR软件视窗中。

(2)适当缩放画面。文稿扫描后，刚开始出现在视窗中的要识别的文字画面很小，首先选择“放大”工具，对画面进行适当放大，以使画面看得更清楚。必要时还可以选择“缩小”工具，将画面适当缩小。

(3)调正画面。各类OCR软件都提供了旋转功能，使画面能够进行任意角度的旋转。如果文字画面倾斜，可选择“倾斜校正”工具或旋转工具，将画面调正。

(4)选择识别区域。识别时选择“设定识别区域”工具，在文字画面上框出要识别的区域，这时也可根据画面情况框出多个区域。如果全文识别则不需设定识别区域。

(5)识别文字。单击“识别”命令，则OCR会先进行文字切分，然后进行识别，识别的文字将逐步显示出来。一般识别完成后，会再转入“文稿校对”窗口。

(6)文稿校对。各类OCR软件都提供了文稿校对修改功能被识别出可能有错误的文字，

用比较鲜明的颜色显示出来，并且可以进行修改。有些软件的文字校对工具可以提供出字形相似的若干字以供挑选。

(7)保存文件。用户可以将识别后的文件存储成文本 (TXT)文件或

Word的RTF文件。

第三实验课时：电脑的硬件基础知识

CPU

CPU 的英文全称是"Central Processor Unit"，翻译成中文就是"中央处理器单元"。它在PC机中的作用可以说相当于大脑在人体中的作用。所有的电脑程序都是由它来运行的。 主板又叫

主板

Mother Board（母板）。它其实就是一块电路板， 上面密密麻麻都是各种电路。它可以说是PC机的神经系统，CPU、内存、显示卡、声卡等等都是直接安装在主板上的，而硬盘、软驱等部件也需要通过接线和主板连接。

主机 一般将放置在机箱中的电脑部件总称为"主机"。它是电脑的最主要组成部分，主板、CPU和硬盘等主要部件均在主机内。

内存 与磁盘等外部存储器相比较，内存是指CPU可以直接读取的内部存储器，主要是以芯片的形式出现。内存又叫"主存储器"，简称"主存"。一般见到的内存芯片是条状的，也叫"内存条"，它需要 插在主板上的内存槽中才能工作。还

内存

有一种内存叫作"高速缓存"，英文名是"Cache"，一般已经内置在CPU中或者主板上。一般说一台机器的内存有多少兆，主要是指内存条的容量。可以在电脑刚开始启动时的画面中看到内存的容量显示，也可以在DOS系统中使用命令来查看内存容量，还可以在Windows系统中查看系统资源看到内存容量。

显示卡 是连接显示器和PC机主板的重要

显示卡

元件。它是插在主板上的扩展槽里的。它 主要负责把主机向显示器发出的显示信号转化为一般电信号，使得显示器能明白PC 机在让它干什么。显示卡上也有存储器，叫做"显示内存"，它的多少将直接影响显示器的显示效果，比如清晰程度和色彩丰富程度等等。

显示器 是电脑的输出设备之一，早期的显示器外形与电视机相似都是显像管的，即CRT显示器。现在的显示器大多是LCD或LED的。

显示器

磁盘和磁盘驱动器 磁盘是PC机的外部存储器之一，分为硬盘和软盘两种。 二者的共同之处在于都是使用磁介质来储存数据，所以叫"磁盘"。想要让PC机使用磁盘，必须将磁盘放置在特殊的装置中，也就是磁盘驱动器里。

电脑硬盘

硬盘和硬盘驱动器 硬盘的英文是Hard Disk，直译成中文就是"硬的盘子"。由于硬盘是内置在硬盘驱动器里的，所以一般就把硬盘和硬盘驱动器混为一谈了。硬盘的外观大小一般是

3.5英寸。硬盘的容量一般以M（兆）和G（1024兆）计算。平常见到的硬盘容量从几十兆到几千兆都有。 平常所说的C盘、D盘，与真正的硬盘不完全是一回事。一个真正的硬盘术语叫作"物理硬盘"，可以在DOS操作系统中把一个物理硬盘分区，分为C盘、D盘、E盘等若干个"假硬盘"，术语叫作"逻辑硬盘"。

电脑电源和机箱 电脑当然要有电源了，不过电脑的电源可不能直接使用220伏的普通电压。电脑的电源内部有一个变压器，把普通的220V市电转变为电脑各部件所需的电压，比如 CPU 的工作电压，一般只有几伏。 为了安全起见，一般把电脑各部件（当然除了显示器）合理放置在机箱内

ATX电脑电源

部。机箱的外壳上有许多按钮，如电源启动按钮、RESET按钮（用于电脑的重新启动）等等。机箱上还有一些指示灯，如电源指示灯在电脑工作时应该是亮的，硬盘指示灯在对硬盘进行操作时会闪烁等等。软驱和光驱在机箱前端可以直接使用。

扩展卡和扩展槽 当需要用电脑看VCD、听音乐时，就需要配置声卡了。声卡不是PC机的必备部件，它是PC机的一种功能扩展卡。所谓扩展卡，就是指这种卡可以扩展PC机的功能，比如声卡可以使PC机发声、传真卡可以使PC机具备传真功能、网卡可以让您联入网络等等。扩展卡是直接插在主板上专为扩展卡设计的扩展槽中的。显示卡其实也是一种扩展卡，因为从计算机的基本原理来说，"显示"实际是一种额外的功能，只是为了使计算机的工作过程能在人们的直接可视的监控之下。虽然现在显示器已经是电脑的基本设备之一了，但由于习惯原因，显示卡仍然被视作一种扩展卡。当然，声卡、传真卡、网卡都是标准的扩展卡。 键盘和鼠标是PC机的输入设备。当敲击键盘时，被敲击的键就向PC机的主板发送一个信号，并继续传送给CPU，由CPU来根据操作系统中的有关程序来确认按下的键将会引起什么反应。比如在做文字处理时，如果没有启动汉字输入系统，敲击键盘上的

键盘和鼠标

英文字母会直接输入英文，敲击"a"键就会显示"a"。而当启动汉字输入系统后，敲击键盘上的英文字母后，就不会直接输入英文，而先判断所敲入英文是否符合汉字输入方法中的规则，如果能够表达某个或某些汉字，就会输入汉字。反之则无法输入汉字。又如在DOS系统中，同时按下"Ctrl"、"Alt"和"Del"将会使电脑重新启动。 而在Windows 95/98系统中就不会使电脑重新启动，而会弹出一个"关闭程序"的对话框。目前的键盘一般有101或106个键，有的键盘还有3个Windows 95功能键。

DVD/CD ROM 即数字通用光盘。DVD光驱指读取DVD光盘的设备。DVD盘片的容量为

CD/DVD 驱动器

4.7GB，相当于CD－ROM光盘的七倍，可以存储133分钟电影，包含七个杜比数字化环绕音轨。DVD盘片可分为：DVD－ROM、DVD－R（可一次写入）、DVD－RAM（可多次写入）和DVD－RW（读和重写）。目前的DVD光驱多采用EIDE接口能像CD－ROM光驱一样连接到IDEas、SATA或SICI接口上。

第四实验课时:主板BIOS的功能、认识

英语单词Biography的复数形式的缩写（Biography-Biographies-Bios），一般读作/'baious/。

BIOS设置程序是储存在BIOS芯片中的，只有在开机时才可以进行设置。CMOS主要用于存储BIOS设置程序所设置的参数与数据，而BIOS设置程序主要对计算机的基本输入输出系统进行管理和设置，使系统运行在最好状态下，使用BIOS设置程序还可以排除系统故障或者诊断系统问题。 有人认为既然BIOS是"程序"，那它就应该是属于软件，感觉就像自己常用的Word或Excel。但也有很多人不这么认为，因为它与一般的软件还是有一些区别，而且它与硬件的联系也是相当地紧密。形象地说,BIOS应该是连接软件程序与硬件设备的一座"桥梁",负责解决硬件的即时要求。主板上的BIOS芯片或许是主板上唯一贴有标签的芯片，一般它是一块32针的双列直插式的集成电路，上面印有"BIOS"字样。586以前的BIOS多为可重写EPROM芯片，上面的标签起着保护BIOS内容的作用(紫外线照射会使EPROM内容丢失)，不能随便撕下。586以后的ROM BIOS多采用EEPROM(电可擦写只读ROM)，通过跳线开关和系统配带的驱动程序盘，可以对EEPROM进行重写，方便地实现BIOS升级。 计算机用户在使用计算机的过程中，都会接触到BIOS，它在计算机系统中起着非常重要的作用。一块主板性能优越与否，很大程度上取决于主板上的BIOS管理功能是否先进。

BIOS芯片是主板上一块长方型或正方型芯片，BIOS中主要存放：

● 自诊断程序：通过读取CMOS RAM中的内容识别硬件配置，并对其进行自检和初始化；

● CMOS设置程序：引导过程中，用特殊热键启动，进行设置后，存入CMOS RAM中； ● 系统自举装载程序：在自检成功后将磁盘相对0道0扇区上的引导程序装入内存，让其运行以装入

DOS系统；

● 主要I／O设备的驱动程序和中断服务： 由于BIOS直接和系统硬件资源打交道，因此总是针对某一类

型的硬件系统，而各种硬件系统又各有不同，所以存在各种不同种类的BIOS，随着硬件技术的发展，同一种BIOS也先后出现了不同的版本，新版本的BIOS比起老版本来说，功能更强。

第五实验课时：操作系统的安装

操作系统是控制其他程序运行，管理系统资源并为用户提供操作界面的系统软件的集合。 操作系统身负诸如管理与配置内存、决定系统资源供需的优先次序、控制输入与输出设备、操作网络与管理文件系统等基本事务。

操作系统是管理计算机系统的全部硬件资源包括软件资源及数据资源；控制程序运行；改善人机界面；为其它应用软件提供支持等，使计算机系统所有资源最大限度地发挥作用，为用户提供方便的、有效的、友善的服务界面。

主分区：包含操作系统启动所必需的文件和数据的硬盘分区叫主分区，系统将从该分区查找和调用启动操作系统所必须的文件和数据。

扩展分区：用主分区以外的所有剩余空间建立的分区，但它不像主分区一样能被直接使用，必须在该分区下创建可被操作系统直接识别的逻辑分区。

逻辑分区：逻辑分区是从扩展分区中分配的，也可以说所有的逻辑分区组成了扩展分区。只要逻辑分区的文件格式与操作系统兼容，那么操作系统就可以访问它。逻辑分区的盘符默认从D盘开始。

一块新的硬盘分区操作完成后，还需要对硬盘进行格式化后才能使用。格式化硬盘后，上面的数据将消失，一般该操作用于新硬盘或者重装系统时对系统盘进行的格式化。

第六课时：办公软件office2003的使用技巧

一、设置标题格式

1.选中文章中的所有一级标题；

2.在“格式”工具栏的左端，“样式”列表中单击“标题1”。

仿照步骤1、2设置二、三级标题格式为标题2、标题3。

二、自动生成目录

1.把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）；

2.执行菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框；

3.在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。

页码设置

假设你要删除掉前面5页的页眉和页脚，你只要在第5页和第6页的分界处分节：插入点定位在分节处－“插入”菜单－分隔符－在“分隔符”对话框里－分节符类型，选择“连续”－确定。

双击第6页或第6页后面的页眉页脚，进入页眉页脚的编辑状态，在“页眉和页脚”工具栏中，点击“链接到前一个”按钮——默认是选中了“链接到前一个”按钮，点击一次就是取消默认，可以重新编辑了——使得这个小节不与前一个小结有相同的页眉和页脚，页眉页脚的右上角没有任何文字就成功的设置好了这个小节不与前一个小节有相同的页眉和页脚了。 现在转到第1页到第5页中的任何一个页眉页脚，删除掉页眉页脚，就只是删除掉前面5页的页眉页脚了！OK!

页眉页脚的设置

、1.选择“格式/样式”命令，弹出“样式”对话框。

先使“列表”下拉框成为“所有样式”，在“样式”项中选定“页眉”，再点击“更改”按钮。接着点击“格式”按钮，在弹出的菜单中选“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框。

2.选定“边框”选项卡，如果你要去掉其中的细横线，就在设置项中选定“无”;如果你要改变它，就可在“线型”、“颜色”、“宽度”等项中进行另外的设置。

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