01采购培训

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采购培训

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采购模块培训内容基础数据供应商档案 采购员设置 审批层次 单据控制 危险类代码 检验代码 自动来源 供应商项目 目录册

业务流程请购单 询价单 报价单 采购定单 接收 检验 入库 退货

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1 供应商管理可以建立供应商档案，维护供应商必要的数据。包括 名称、编号和地址。

可以在线的查询供应商信息。 可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。 可以合并供应商。 可以建立供应商列表。

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2 采购员设置采购员只能建立自己的采购订单。在系统中，若你是采购员，则你所建立的任何单据，只能是由你负 责。 在系统中，可以设置采购员采购件的分类。 例如：采购员A负责采购五金类； 采购员B负责采购机电类； 思考：采购员是否需要负责采购不同的物料分类。

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3 审批层次审批层次确定了企业的采购业务中，由谁来审批；并且 若某人无权审批时，又由谁来审批。审批层次由以下要素组成： 雇员:在采购中即是参与采购业务的人员。 工作(job):在采购业务中指采购、审批、计划。 职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。

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3.1

审批层次结构

审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。例如：若工作包括采购、审批； 职位包括采购员、供应课课长、物流总监、财务总监、总经理； 雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。 则审批层次可为:审批 审批 审批 采购 物流总监 供应科科长 总经理

A财务总监 审批

B D

C

采购员

采购员

采购

E

F

思考：若要建立采购审批层次，需要哪些数据。

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4 单据控制单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订 单等等。单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能 操作单据，影响采购业务。 单据控制包含三类： 单据的安全级别 单据的访问级别 单据批准的规则

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4.1

单据的安全级别

单据的安全级别用来表明谁能存取单据。安全级别有4种： 公共的：系统中所有用户都可存取该单据。 私有的：单据创建者和审批者可存取该单据。 采购的：单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。 层次的：单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建 者 的用户。 例如：设置计划采购订单为私有的，则只有输入计划采购订单和审 批该订单的人可以存取。 设置采购请购单为采购的，则所有的采购员、审批该单据人 和 提出请购者能存取该单据。

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4.2

单据的访问级别

单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做 怎样的操作。访问级别有3种： 仅查看：只允许查看单据。 可修改：可查看

、修改、冻结、关闭单据。 完全的：可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。 注意：中有两个访问选项级别高于以上访问级别， 自己可审批：若该选项为Yes,则建立单据的用户可自己审批 ； 审批者可修改：审批单据的用户可修改该单据。 注意：建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。 系统的访问控制对已存在的单据作用；用户若能进入建立单 据 的窗口，就能建立单据。

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4.3

单据的审批规则

审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。 单据类型：采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购 单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。 审批权限：可以控制以下几方面的权限。 科目、分类、金额、位置。 例如：某人只能审批10000元五金类采购订单，则设置 为 采购订单，10000元，五金类。

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4.3.1

单据的审批规则构成 审批规则确定了某职位对某单据类型具有怎样的审批权限。 例如： 供应科科长可审批标准请购单， 可审批10万元的标准采购订单 物流总监可审批计划采购订单， 可审批100万元的标准采购订单 供应科科长 物流总监 审批 审批 标准请购单 10万元 标准采购订单 100万元

思考：审批权限应该如何设置

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5 危险类代码危险类是对具有危险的物料的分类。其代码会出现在采 购订单上，提供给供应商以保证以相应的安全手段运输 物料。例如： 易燃类 易爆类 剧毒类 放射类 思考：危险类代码提供给供应商的作用和企业会有哪些危险类。

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6 检验代码检验代码用于接收检验时分配给该次接收的物料，表明 该物料的质量等级。

例如：一等品 二等品 三等品 不合格

A B C D

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7 自动来源自动来源规则确定了在建立标准采购订单时，价格可自 动出现。可查询报价单。在自动规则中，指明了物品、供应商和单据(报价单或计划采购订 单) 例如：在自动来源规则中设置 A物品由供应商B、C提供，现有与B有关的标价单D和与C有关 的 报价D和计划采购订单E。 在建立采购A的订单时，我们可以根据自动来源规则寻找相应 价格。 思考：如何应用自动来源规则。

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8 供应商目录册供应商项目目录册用来查询物品的历史价格、自动规则 等情况。若曾经采购过某物品，即系统中存在采购订单，则在建立新的采购订 单时，可以从供应商项目目录册中查到相应的情况，从而得到比较合 理的价格。 思考：使用供应商项目目录册的优点。

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9 业务流程采购计划 采购申清 审批申请 询 报 价 价

采购定单 接收物品

批准发票, 付款

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9.1

采购请求

请购单：

反映物料需求的单据。请购行为是采购行为的 一个开始。请购单可以手工输入，也以由模板生成。 请购单可以手工输入，也以由模板生成。

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9.2

采购询价

询价单是反映本方需求，要求供应商作出回答的单据。在询价单中，有物品、数量、日期、发货等信息。 建立询价单后可输入供应商的清单，表示该询价单要发给哪些供应 商，并且可注明反馈途径，如：电子邮件、传真等。

报价单是供应商对询价单的反馈。在建立采购订单时，可以引用报价单。

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9.3

采购订单

采购订单：用来明确表示一次采购业务。 采购订单：用来明确表示一次采购业务。采购订单中包含了订单应包含的信息。如定购的物品，数量，价格 ， 要货时间，发货情况，接收情况和付款、运费等其它条款。 采购订单需要审批，原因是价格的存在。所以采购订单可能会存在 多版本，所以采购订单不同于采购合同。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/ldei.html