08-监理信息管理实务

监理信息管理实务

1 信息管理概述

（1）信息管理概念

所谓信息管理是指在开展建设监理工作过程中对信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。

（2）信息管理目的

信息管理是监理工作的一项重要内容，贯穿于监理工作的全过程。信息管理的目的是通过有组织的信息交流，使有关人员能及时、准确地获得相应的，作为分析、判断、控制、决策的依据，也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。

（3）信息管理工作原则

①标准化原则； ②有效性原则； ③定量化原则； ④时效性原则； ⑤高效处理原则； ⑥可预见原则。 （4）信息管理的内容

信息管理的内容一般包括收集、加工、传输、存储、检索、应用六项内容。 1）收集

收集是指对工作中原始信息的收集，是很重要的基础工作。 2）加工

信息加工是信息处理的基本内容，其目的是通过加工为工作提供有用的信息。 3）传输

传输是指信息借助于一定的载体在监理工作的各参加部门、各单位之间的传输。通过传输，形成各种信息流，畅通的信息流是工作顺利进行的重要保证。

4）存储

存储是指对处理后的信息的存储。凡需要存储的信息，必须按规定进行分类，按工程信息编码建档存储。

5）检索

监理工作中既然存储了大量的信息，为了查找方便，就需要拟定一套科学的、迅速查找的方法和手段，这就称之为信息的检索。已存储的信息，应管理有序，便于检索。

6）应用

是指将信息按照需要编印成各类数据、报表和文件格式,以纸质或电子文档形式加以呈现，以供管理工作中使用。

2 监理信息管理

（1）监理信息管理的意义

监理信息管理是建设项目监理“三控制、三管理、一协调”中的重要内容之一，随着建设监理业务规范化管理的不断加强和细化，监理市场环境竞争的激烈，监理信息管理（以下简称：信息管理）的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理业务经营和现场监理工作的开展，对监理工作管理水平和业务技能的提高具有推动作用。

（2）监理信息管理任务

①组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目信息管理实施细则或手册。 ②明确项目报告、报表及各种资料的规定，例如文件资料的格式、表式、内容、数据结构及字体字号等要求。

③按照项目监理工作过程建立项目监理信息系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。

④信息管理资料的档案管理。 （3）监理信息管理的收集要求 1）及时收集不同来源的监理信息。

监理信息来源可包括文件、档案、监理报表及计算机辅助文档等四方面。 ①文件信息主要是在工程建设过程中，上级有关部门的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文件。

②档案信息主要是在各种文件办理完成后，根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理，根据文件的作者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。

③监理报表信息主要有开工用报表、监理工程师巡视记录表、质量管理用报表、安全管理用报表、计量与支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工程师常用报表，反映了监理工作的开展及工程进展情况，应注意报表信息的收集和整理。

④计算机辅助文档主要是监理机构书面发出的会议纪要、通知、联系单、函告，监理业务开展过程形成的监理日记、月报、专题报告、监理报表、影像、总结及工程质量评估报告等以电子文件形式存在、储存的各种文档资料。

2）保证收集到的监理信息的质量。

信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，建立一套完善的信息采集制度是极其必要的。信息的收集工作必须把握信息来源，做到收集及时、准确。

3）建立监理信息管理制度和纪律。

①送往建设单位及有关部门 (包括通过建设单位送往设计及外部相关方) 的文件，应有签收记录。对于重要的文件资料应做书面备份。

②送往施工单位的文件，必须由施工单位专管人员或领导签收。

③以《工作联系单》形式送往建设单位、设计单位或施工施工单位的非正式文件，

用于对某些局部、具体事项进行协调，提请注意或要求了解、要求配合等用途。

④项目监理机构的所有正式发出文件须在总监（副总监或总代）审查批准后，由项目监理机构办公室负责传递、登记和发送；所有正式收到文件都必须经监理机构专人签收，并统一填写文件处理流程卡，按职责和流程处理。对于重要的文件资料应做书面备份。为了便于专业人员查找，文件资料要分类合理和有序存放，文件资料的来源、日期、去向要有管理记录，形成一种系统性的管理方式。

⑤各单位不负有信息管理职能的个人或业务部门之间传递的信息，不能视为代表单位的正式传输信息。紧急情况或特殊情况下，必须立即由个人或各单位业务部门间直接传输信息时，事后应尽快按正常程序正式传递该信息。

⑥除合同文件有专门规定或建设单位另有指示外，建设单位各部门对施工单位有关质量的指示、规定和要求等，都应经由监理机构转发至施工单位；除合同文件有专门规定或建设单位另有指示外，同理，施工单位向建设单位报送的有关工程质量的文件、表报和要求，都须经监理单位审核，并转发，一般情况不得跨越。

⑦项目监理机构在收到建设单位转发的设计文件后，应尽快指派监理人员现按照程序进行审核后，并将审核意见上报建设单位。

⑧对于工程质量事故或质量缺陷，施工单位、设计单位、建设单位和监理机构的四方中，不管谁先发现，都不得隐瞒，应尽快通知其他各方。不管何种原因造成质量事故或质量缺陷，施工单位应尽快报这提出事故或缺陷情况报告，为事故类型、原因的分析判断，处理措施研究提供信息。

⑨施工单位报送的施工组织设计、各种报告、文函及各种报表等，应严格按照合同要求及监理细则以及建设单位的规定、通知等文件的要求整理、编制各种文件、资料要全面、清晰和准确。若文件资料编制粗糙、资料不全，信息不准或重要内容欠缺的，监理单位有权要求补充、增加信息数量，直至将其退回，重新报送。

⑩监理工程师应准确、及时做好监理日记、现场值班各种监理记录，全面收集现场环境条件下施工单位资源投入（注意各级责任人员在岗情况）、设备运行情况、施工中存在的问题以及可能影响施工质量、进度、造价的其他事项等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存储工作。

3 监理信息管理岗位职责

（1）总监理工程师（或代表）职责：

项目监理机构工程信息资料管理实行总监理工程师（代表）负责制，主持制定监理信息管理工作制度。对工程施工监理过程的相关内、外部文件和技术规范、规定、标准等技术文件、资料以及工程施工监理资料的形成、收集、整理、归档过程中资料的及时性、真实性、完整性、准确性、有效性和追溯性负责，并按要求规定签署意见；对监理信息资料管理过程中存在的问题认真予以解决处置；

（2）监理人员职责：

监理工程师（监理员）遵守项目监理机构监理信息管理工作制度。在总监理工程师的分工授权下，对本专业监理资料的形成、收集、审核过程中的资料及时性、真实性、完整性、准确性、有效性和追溯性负责，并按规定签署意见。与此同时接受并积极配合资料管理专职人员（或兼职人员）对资料管理按要求规定的核查过程中，所要求由专业监理应提交的资料类别和时限，以及改正和完善的工作意见；

（3）信息管理员（或兼职员）的职责：

①负责设计图纸（含：工程变更、交底、洽商等工程施工作法依据类文件、资料）及时按规定要求登录、管理，并按专业发放，完善签收手续；

②负责项目监理机构监理用仪器、设备、工具用具和技术书籍（规范、规程、标准、图集等）以及办公、生活设施、设备的领用登记、监督保管和工程监理结束后的归还手续；

③负责项目监理机构监理过程中，内、外部文件、资料的管理、登记和按总监意图的分发、传递、签发、收签及保存归档工作；

④负责工程施工监理资料按规定要求进行收集、整理和审核，并对资料形成的及时性、完整性、有效性和追溯性审查并负责，督促其资料要真实可靠；

⑤了解和掌握工程状况以及月进度部位，监督工程资料与实际部位同步； ⑥对信息资料的过程管理存在问题处置困难时，应向总监（代表）报告或建议； ⑦负责施工过程监理资料按规定进行归类、汇总、编辑、分档和保管； ⑧负责建立监理信息资料借阅、归还保管制度，并完善签字手续；

⑨负责工程监理资料于监理工作结束后，按规定要求进行归档整理，并移交建设单位和公司，且完善移交接受签字手续；

⑩负责项目监理机构日常文印和总监分派的其它工作。

4 监理信息的整理、保存和归档

（1）监理信息的整理、立卷和归档，是在总监（副总或总代）领导下，由监理机构办公室主任（或综合组组长）负责、各专业监理小组协助执行，并接受建设单位的归口管理、业务指导和监督。

（2）归档信息的范围、内容和分类整理、立卷，以及签字、盖章等手续，应严格按照建设单位有关规定和监理细则执行。

（3）监理信息是工程建设的重要资料，它的收集、积累、整理、立卷是与项目建设同步进行，必须严格防止损毁涂改、泄密等，不允许有虚假现象发生。

（4）凡需要立卷、归档的各种监理信息，都应做到书写材料优良、字迹清楚、数据准确、图像清晰、信息载体能够长期保存。

5 监理信息管理工作方法及措施

（1）完善组织，组建业务素质高、责任心强的信息管理小组。

（2）制订监理信息资料管理制度，并在总监理工程师的统一指导下，认真的组织实施；

（3）保证信息管理资源投入。项目监理机构应配备电脑、电话、打印机、数码相机、资料柜等信息管理办公设施设备，并开通互联网，充分利用网络资源加快信息传递，为建设监理业务顺利开展服务。

（4）督促各有关单位做好信息管理工作，严格收发文制度，确保工程的各种指令得以完整、准确、及时地执行，确保工程竣工资料符合规范及工程备案验收的有关规定。

（5）对工程项目所有的信息文件资料进行统一分类编号，进行系统管理 （6）加强现场信息管理业务培训工作，不断提高信息管理人员业务水平，信息管理人员每年至少参加一次省、市的信息管理或工程档案管理的业务学习。

（7）项目监理机构自身所形成的工程监理信息资料，统一使用格式化表式，规范化记录和填写。对填写和记录的内容以及用语的规范化、标准化和及时性、签字手续等，总监采用定期和不定期地检查或抽查，对存在问题及时予以纠正，问题较多或重复性出现的提出批评，直至依情节采取必要的行政或经济处责措施。

（8）信息管理员除认真做好按规定检索整理、分类立档、存放保管等工作外，在了解和掌握工程部位进展的基础上，督促和指导各监理专业人员信息资料的及时形成、收集、审核和签署，并且具有完整、齐全和准确、有效。当有问题难于妥善解决时，及时回报总监，总监应予以支持并出面协调解决。

（9）监理部于第一次工地例会监理交底时，同时交待监理信息资料管理制度和资料运行传递工序以及各相关工序报审时限的规定及要求。

（10）监理部各监理人员在过程中严格工序报审附件材料审核，对其材料的齐全、完整性和准确有效性以及手续完善性等存在问题时，不予签许，并要求其补充、修正至合格，方可通过。

（11）专业监理人员严格工程资料提交报审、报验同工序施工部位的同步性。凡未完善程序所应提交的相关呈报资料和未经监理检查签字核准，坚决不允许进入后工序施工作业；

（12）严格各相关分部工程备案验收和有关竣工工程验收资料填报内容的齐全、完善和签字手续后，逐级呈报签字盖章的程序。凡需公司主管部门签字盖章的地基、基础、主体、节能等分部工程备案验收评估报告和人防、消防、电梯、工程竣工的竣工验收报告，其内容及相关数据不完善的，上级部门不予核定签字盖章；而验收质量证明书的责任主体单位签字盖章须在程序验收通过后，才可予以办理。

（13）确保工程信息管理的准确性。“差之毫厘，谬以千里”，此为古语，工程中也是如此，所以在语言文字上要一字不差。总监理工程师、监理工程师在批复和发文时要

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