费用报销管理制度

宏帆科技有限公司 公司文件 文件名 1.目的： 费用报销管理制度

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1.1 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切

以业务为重的指导思想，合理控制费用支出。 2.适用范围： 适用于公司所有员工。 3.费用报销管理规定 3.1 报销项目分类 3.1.1 根据及公司的实际情况，将财务报销分为日常费用、采购费 用、工薪福利及其他费用、税费支出及专项费用支出等。 3.2.借支管理规定及借支流程 3.2.1 借款管理规定： a.出差借款,出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办 理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 b.其他临时借款，如业务费、公关接待费、临时采购费用等，借 款人员应及时报帐，除预算事项外资金其他借款原则上不允许 跨月借支。 c.各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。

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d.借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报

销，超出申请单范围使用的，须经总经理领导批准，否则财务人员 有权拒绝销帐；(2)借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销帐 手续。 e.借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款 从工资中扣回。 3.2.2 借款流程 a.借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小 写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。 b.审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。 c.财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 3.3.日常费用报销制度及流程 3.3.1 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易 耗品及业务招待费、培训费、资料费、租金水电费等。在一个预 算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

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3.3.2 费用报销的一般规定：

a.报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见票据管理制 度), 且发票背面有经办人签名。 b.填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要 求项目认真写， 注明附件张数； 金额大小写须完全一致(不得涂改); 简述费用内容或事由。 c.按规定的审批程序报批。d.报销费用 500 元以下的由部门主管审核后，提交给财务主管审批后

即可报销或销帐 (同一人此额度报销每月不超过两次) ; 报销费用 500 元以上的由部门主管和财务主管审核后提交给总经理审批后即可报 销或销帐。 e.预算内

的费用支出报销，需附由相关主管部门签名确认后的 《付款申请单》提交给总经理审批后方可报销及销帐。 3.3.3 费用报销的一般流程: 报销人整理报销单据并填写对应费用 报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出 入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到 出纳处报销。

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3.3.4 差旅费报销制度及流程 a.费用标准(长途跨省市) 职 务 一般员工 部门负责人 总经理 交通工具 汽车/火车 汽车/火车 汽车/火车/飞机 住宿标准 120 元/天 160 元/天 实报实销 伙食标准 30 元/天 40 元/天 实报实销 市内交通费 30 元/天 40 元/天 实报实销

b.费用标准补充说明： 1)住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准 金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。2)实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，

12:00 以后出发(或 12:00 以前到达)以半天计，12:00 以前 出发(或 12:00 以后到达)以一天计。 3)伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算， 原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标 准领取补贴。4)宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。 5)出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销

相关费用。

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3.3.5 报销流程

a.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细注明出差 地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申 请单由总经理批准。 b.借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按 借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 c.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜， 根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门经理审核签字， 财务部审核签字， 总经理审批； 原则上前款未清者不予办理新的借支。 3.3.6 电话费报销制度及流程 a.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报 销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位 不同设定不同的报销标准，具体标准如下： 1)特殊性质员工话费补贴标准：50 元/月。 2)部门主管话费补贴标准：150 元/月。 3)营业部主管话费补贴标准：300 元/月。 4)总经理话费标准：实报实销。

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b.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统 一支付话费，不鼓励员工在上班期间打私人电话。 c.集体网月租：公司为员工统一办理省内集团网，每月月租由公司 统一支付。 3.4 采购费用报销制度及流程 3.4.1 物料采购: 公司管理部每月根据需求及库存情况按预算管 理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按采购流程规 定报批。 3.4.2 报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日 常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小 票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3.4.3 费用归集：财务部按月根据营业部提供的各部门领用物料 数量做金额统计表，归集核算各部门相关费用。 3.5 工薪福利及相关费用支出制度及流程3.5.1 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利

等，此类费用按照货币资金支出制度相关规定执行。

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3.5.2 工薪福利支付流程

a.工资支付流程： 1)管理部每月 5 日前按公司薪酬体系标准完成上月的员工工资表， 并提交给总经理审批。2)每月 10 日由财务部通过银行代发形式支付工资。

3)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 b.其他福利费支出由公司管理部按审批后的支付标准填写报销单 →经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理 审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。3.6 其他专项支出报销制度及流程 3.6.1 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨

询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其 他专项费用)支出。 3.6.2 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实 际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及 相关收益预测表等),经总经理签署审批。

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3.6.3 报销流程 a.审批后的报告文件到管理部备案，以便财务备款。 b.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同 签订前由公司管理部的审核，合同应注明付款方式等)。 c.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单 (填写规范参照日常费用报销一般规定);( 2)按审批程序审批： 主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；(3)财务部 根据审批后的报销单金额

付款；(4)若需提前借款，应按借款规 定办理借支手续，并在 5 个工作日内办理报销手续。3.7 报销时间的具体规定 3.7.1 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，

财务部将报销时间具体安排如下： a.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个 报销日在该月的 28 日以后，为了便于财务部集中时间月末结账， 该报销日停止财务报销。 b.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。审 批 承 认 作 成 制 定 实 施 2012 年 7 月 30 2012 年 9 月 1 日

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