正规文件word文档的页面设置要点

正规文件word文档的页面设置（红头文件）和一些注意事项 1）设定版心国标GB／T 9704—1999要求公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值为3.7厘米，“下” 设定数值为3.5厘米，“左” 设定数值为2.8厘米，“右” 设定数值为2.6厘米，“装订线” 设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。（2）设定页脚国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。”设定：打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。选定“版式”标签， “页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。 （3）设定每页行数与每页字数国标GB／T 9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。设定：打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行 个字符”设为28，“每页 行”设为22，“档数”用默认值1，“文

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字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图），出现选择性提示：“是否更改页面的默认设置？此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，每次建立新文档时将不必再重新设置。4．字体设置GB／T 9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。设定：选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。选定“字体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号”选“3号”，其他设置不变。点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。5．插入页码国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。”设定：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩

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进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。6．成文日期的输入国标GB／T 9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’”。这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”。‘○’可通过下述方法输入：方法一：选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T 9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。方法二：使用“智能ABC输入法”，如输入 “i2001”，按空格键，则输入的即为“二○○一”。若想输入“二○○一年十二月十一日”，可直接输入“i2001ns2ys1r”，再按空格键即可。总之，公文排版有许多技巧与方法，公文缮制者既要有强烈的责任心，同时还要掌握公文排版技巧，只有这样才能作好公文缮制工作。

红头文件的制作及标准 1

、进行页面设置

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选择 “文件” —— “页面设置” 选择 “页边距” 附签， 上： 3.7cm 下： 3.5cm 左： 2.8cm 右： 2.6cm

。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶 页不同”

，在该选项前打“√” 。选择“文档网格”附签， “字体设置” ，

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“中文

字体”设置为“仿宋” ；

“字号”设置成“三号” ，单击“确定”按钮，选中“指 定行网格和字符网格” ；将“每行”设置成“ 28 ”个字符； “每页”设置成“ 22 ”

行。然后单击“确定”按钮。这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28

字的国家标准。 2

、插入页码

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选择“插入”—“页码” ，

“位置”设置为“页面底端（页脚） ” ， “对齐方 式”设置为“外侧” 。然后单击“格式”按钮， “数字格式”设置为全角的显示

格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，

在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号” ；字体

任意；奇数页的页码设置成有空一个汉字，偶数页码设置成左空一个汉字。 3

、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“ +

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” ， 在 woed2000

版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文 机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本格式” ，

在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签， “颜色”设置成“无填充颜色” ，选择“大小”附签， “高度”设置成“ 2cm ”

，宽度设置成“ 15.5cm ” .

注：用户可根据实际情况调

节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

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“对齐方式”设 置成 “居中” ， “度量依据” 设置成 “页面” ； 垂直对齐： “绝对位置” 设置成 “页 边距” ，

“下侧”设置成 2.5cm

——平行文标准， 8.0cm

——上行文标准，注： 用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成8

“

0cm ”

，单击“确定”完成。

文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将 颜色设置为“红色” ，字体设置成“小标宋简体” ，字号根据文本框的大小设置

成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm 、高为 20mm 、距上 25mm

的红头制作完成。 4

、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条 的直线工具，鼠标会变成 +

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字形，左手按住键盘上的 shift

键，右手拖动鼠标

名人堂：众名人带你感受他们的驱动人生 马云任志强李嘉诚柳传志史玉柱 从左到右划一条水平线， 然后选中直线单击鼠标右键， 选择

“设置自选图形格 式”

，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，颜色设置为红 色，

“虚实”设置为实线； “粗细”设置为 2.25

磅。选择“大小”附签， “宽度” 设置为 15.5cm

。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐： “对齐方

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式”设置为“居中” ，

“宽度依据”设置成“页面” ，垂直对齐： “绝对位置”设 置为“页边距” ，下侧设置成“ 7cm

”——平行文标准， “ 13.5cm ”——上行文

标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。单击确定。 5

、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：

文号——三号仿宋字体、 左空一个字的距离；

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签发人——三号仿

宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号” 附签，

找到六角符号后，

将光标置于准备插入的地方， 打击 “插入” 按钮即可。 6

、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格” ，个表格，单击鼠标右键——表格 属性—— “表格” 附签， “对齐方式” 设置为

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“居中” ； 然后单击 “边框和底纹”

按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体

内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄报底纹、印发 日期用三号仿宋。 7

、保存成模板文件

单击“文件”——“保存” ， “保存类型” ：选择“”文档模板； “文件名” ，

给模板命名； “保存位置”

：模板所在路径（一般不做，默认即可）

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。至此，模 板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板， 直接进行公文 正文的排版。 要对该模板进行修改， 可以调出相应模板， 方法是： 选择 “文件” ——“打开”

，找到相应的模板路径，若模板

保存时按系统默认设置的，然后 单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

制作公文正文内容的标准： 标题：

二号小标宋体字体，居中显示；主送机关：三号仿宋字体，定格，冒

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号 :

使用全角方式；正文：三号仿宋字体；成文日期：三号仿宋字体，右空四

个字距离。附件：正文下空一行左空 2

字，用三号仿宋字体标识。

抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐， 在最后一个抄送机 关后标句号。

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