和谐社会环境下城建档案馆服务职能的转变(定稿)

建立和谐社会环境下的城建档案馆服务创新体制

和谐社会环境下城建档案馆服务职能的转变

福建省泉州市城市建设档案馆 林志琼

摘要：城建档案事业与社会主义和谐社会的建设紧密相关，城建档案馆要树立为民服务理念，实现职能与功能的转变，为城建档案工作的服务效能打下坚实的基础，为构建和谐社会提供一个有效的服务平台。

关键词：和谐社会；城建档案；服务职能

城建档案是记录城市规划、建设、管理工作的真实纪录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件。城建档案是国家的宝贵财富，城建档案完整准确与否，直接影响着人民生活的正常进行。党的十六届四中全会提出构建社会主义和谐社会的战略新举措,在新的历史时期，城建档案事业与社会主义和谐社会的建设紧密相关，和谐的城建档案馆是社会主义和谐社会的一个组成部分，是有机整体中的一个子系统。构建和谐城建档案馆是城建档案事业适应新形势的追求目标。随着城市建设的日新月异，政府实事工程的广泛开展及老百姓档案利用意识的日渐加强，城建档案发挥着越来越大的作用，城建档案馆服务职能的转变是构建和谐的城建档案馆工作一个重要的组成部分。

一、充分认识城建档案工作在和谐社会中的重要意义

和谐社会是一个以人为本的社会，一切活动的根本目的，都是为了人的生存、享受和发展。它表现为法制健全、社会各阶层享有平等的民主政治权利；实行科教兴国战略，人民文化素质大大提高，人们精神文化生活丰富多彩；人与人、人与社会、人与自然都和谐相处，环境质量提高，社会保持可持续发展。构建社会主义和谐社会是一项系统工程，涉及经济、政治、文化等各个领域，必须依靠全党全社会的共同努力。城建档案形成的大量档案如私人购房登记、旧房改造、土地产权、红线图定界等文件材料与广大人民利益息息相关，做好城建档案信息资源的利用开发与利用，不但为百姓办了实事，而且还提高了城建档案自身的社会地位。城建档案它是集城市建设档案资源安全保管基地、城建信息处理中心和城建档案行

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政管理部门三位一体的职能，它体现了“以人为本”的科学发展观，正确把握了城市建设档案馆事业的发展和对城建档案馆职能的科学定位，提升了档案馆的社会服务功能。为此，构建社会主义和谐社会离不开档案事业的发展，而城建档案馆的社会服务功能又是档案事业发展不可或缺的一部分，它必将与其他社会事业同步协调发展，成为和谐社会的重要体现之一。

二、城建档案馆工作作风的转变，有利于为民服务职能的履行

城建档案工作面广量大、触角深，城建档案馆在做好日常性档案工作的同时，档案工作要不断创新，要把档案工作延伸向现在社会上热点、难点问题，如征地、拆迁、房地产交易等档案材料的利用，为妥善协调各方面利益关系，正确处理各方面社会矛盾服务。城建档案馆实现工作作风的转变，一是从单纯的业务管理转向全面的组织管理；由单项管理转向系统管理；由任务管理走向目标管理；由经验决策走向科学决策；由封闭式管理走向开放型管理；由服务型管理走向服务经营型管理； 由单纯的行政管理走向以激励为核心的行为管理 。二是城建档案要由单纯的档案管理转向整个城市建设信息系统的宏观管理，档案信息由静态管理转向动静结合管理，切实把城建档案馆工作纳入城市建设事业的管理，使其与城市建设活动的开展同步进行，为城建档案资源服务民生实践活动的履行奠定扎实基础。

三、 城建档案馆服务职能转变的做法

1.城建档案来自民生，城建档案馆要树立为民服务理念。城建档案是对在城市规划、建设和管理活动中直接形成，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料，城建档案包含的内容广泛。各类城市建设工程档案有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程；结合民用建筑修建的地下防空工程；军民共建工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。城市规划区内的各类地下管线工程（包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线）档案。城市规划区内的各类地下管线工程（包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线）档案。城建档案文件材料

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来源于城市规划、勘察、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等部门。城建档案来自民生建设，城建档案馆保存的各类建设档案责任重大，因为从档案的价值、作用看，为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任；从工作看，是项目建设、管理的组成部分和必不可少的环节。从为民服务看，近年来广大群众对房产档案利用需求日益增多，为解决房产纠纷、二手房买卖查询、领取住房补贴、拆迁、中小学生入学等关系老百姓切身利益的问题，城建档案馆要把提高服务效能作为立档之本，加强窗口服务建设，努力构建民生档案体系，充分发挥房产档案馆的信息集聚功能，真正做到为民所想，为民所急。随着社会经济的快速发展，城市建设步伐的加快，城市建设档案发挥的作用日趋明显，全社会对城建档案的重要性意识也不断增强，城建档案馆要树立为民服务的理念，这样才能有利于和谐社会的创建。

2.城建档案馆指导档案收集与整理服务观念的转变。城建档案收集的难度大，因为项目法人与参建各方之间接口关系多，人员变动大，文件材料来源多不易控制；工程时间紧,伴随项目的建设周期，各阶段都有相应的建设任务而产生了大量的科技文件材料。城建档案同时还存在归档整理难，城建档案形成的档案门类多、载体复杂、数量大、参建单位专兼职档案员水平不一，对案卷质量起着举足轻重的作用。几年前，在“档案保证金” 的制度下，城建档案馆对不及时移交档案的建设单位，通过处罚建设单位的“档案保证金”对归档文件材料的准确率与完整率起着一定的控制作用。取消了“档案保证金”制度以后，城建档案馆要改变服务观念做好进馆档案的业务指导工作。一是超前服务，深入基层指导，城建档案馆的业务指导人员要主动了解所在城市年度建设计划及指标，到建设单位去了解工程建设情况和项目档案网络是否建立健全，档案收集进展情况，及时发现、解决工程建设中在档案管理方面存在的问题。二是重点工程重点指导。城建档案馆业务指导人员应紧紧抓住建设单位领导重视档案工作的有利时机，帮助基层反映档案部门的实际困难，协助工程项目档案人员制定工程档案的编号方法，在业务指导中充分起到监督、检查、指导作用。在档案整理方面，可依托社会上档案服务机构如档案事务所的技术力量，协助建设单位整理竣工验收的工程项

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目文件材料。城建档案馆的业务指导人员要制定工程项目档案分类、整理标准和卷内文件的排序规则供档案整理整理人员参考，同时统一档案装具和载体、字迹材料标准，这样才能确保了档案的整理质量符合进馆要求。

3．做好城建档案信息编研工作，主动为社会提供服务。城建档案信息资料是国家的宝贵财富，要善于围绕城建建设的重点热点问题，对档案信息进行深入研究、综合加工、深度开发，主动为各方面提供经过提炼、深层次、高质量的档案信息成品，真正把“死档案”变成“活档案”。城建档案的编研工作主要内容有两个方面：一是对城建档案信息的编撰，也就是按照社会需要的专题将馆藏资料加工成不同的专题汇编，专题档案是针对性非常强的档案，往往是利用率非常高的档案，事关群众的切身利益，对社会和个人矛盾纠纷的解决，起到非常好的作用，如建设规划审批、土地证红线图档案，私有旧房改建档案等，这些档案的保管和开放利用既可以维护群众利益，防止人民群众的房产纠纷，又可以疏导矛盾，起到顺利化解人民内部矛盾，安定社会的作用。二是对城建档案的研究，研究它的内容，它们之间的规律，把庞杂的、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工。如泉州地处东南沿海地震带，自唐山大地震以来，泉州的房屋建筑就取消了预制板结构建房，根据历年来各设计院设计具有抗震结构的省优、部优工程的结构设计与参考数据汇编成《泉州地区房屋抗震结构数据设计参照》，并对其作出评述以三次文献汇编的形式出版，利用者很快就能获取，从而缩短了档案信息的时间，提高了工作效率。通过城建档案信息的开发传递和利用，在实践城建档案馆信息交流的职能中，各级城建档案馆已经将大量的城建档案信息转化为生产力，取得了相当可观的经济效益和明显的社会效益。

4.加快档案现代化建设步伐，实现城建档案信息资源共享。建设信息化城建档案管理系统的目标是使信息传递网络化、信息检索智能化、用户使用共享化，即以数字化信息为档案管理内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案管理体系。当前，各级城建档案部门应当依托电子政务工程，把现行公开文件信息化纳入档案信息化建设，加快档案数字化加工步伐，有计划、有步骤地建设公开文件目录信息和全文信息数据库，逐步

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实现公开文件计算机查询，触摸屏自助查询和网上查询，同时加强区域公开文件信息共享建设，构建共享信息网络。建立有效、快捷的建设档案信息网络体系，形成向全社会开放的服务平台，实现建设档案信息资源共享是拓展城建档案馆社会服务功能的又一重要途径。城建档案馆要加快数字档案馆建设步伐，规范竣工文本文件和图纸文件的归档管理，强化开放城建档案与现行管理文件的网上检索功能，提供部分建设文件规范档案的全文浏览，增强社会性、可读性。通过全方位、多渠道的努力，不断拓宽档案资源来源渠道，不仅可以丰富馆藏资源，而且为增进档案工作的服务效能打下坚实的基础，也可以为构建和谐社会提供一个有效的服务平台。

作者单位：福建省泉州市城市建设档案馆

作者姓名：林志琼

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