售后会计助理工作流程

售后会计助理工作流程

一．售后收款

参照“收款岗位流程”，要求达到收款员相同标准。 二．整理售后配件出库单及内部领用单

1.整理配件出库单：每天下午五点前到配件库清点前一天的出库单，要求出库单必须连号而且领料人必须签字。从DMS系统的配件报表—出入库统计—出入库单据查询中将所有的发料情况导出，然后和出库单核对，以确定出库单是否有缺漏；因新世纪和相关单位（如咸通，榆林店等）共用系统，所以会出现占用单号的情况，这种情况下是各店保管各店的单据，所以在系统上整理出库单号时需把其他店占用的单号剔除，保证本店的单号没有缺失即可；如发现单号缺失，及时查明原因并要求相关人员补齐出库单，月底装订存档。

2.整理内部领用单：月底到辅料库清点当月领用单，并在交接登记本上登记当月所缺单号，装订存档。 三．工具帐管理

工具是指售后维修车间维修车辆所需工具，包括专用工具和普通工具两种；车间设有专门的管理人员管理工具的购买、调配及报废等日常工作，本岗位只需根据工具管理员提供的单据，核实具体情况后调整账务。具体账务处理流程如下：

1.工具入账：根据工具管理员提供手续齐全的购货清单或入库单登记入账；并根据相关手续随时变更，如各工组之间相互调配。

2.工具报废：由工具管理员根据工具使用情况提出报废申请并附报废工具清单，由售后站长签署处理意见，财务经理审核是否符合相关制度并签署意见后，根据签署相关意见进行账务处理。

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3.工具盘点：每年进行一次大盘点，盘点时间一般设在配件大盘点之后，要求工具管理员配合盘点，盘点范围是所有工具，按实物盘点，在盘点后要求工具相关负责人在盘点表上签字；盘点完毕后在一周内出具盘点表，对于盘盈货盘亏工具根据领导批示做出相应处理（一般处理意见由售后站长批示，财务经理签署相关意见后即可调整账务）。

四．发票审核

月初等会计将上月凭证做完后，将所有售后收入核对一遍；另在当月报税之前将所有当月所开发票按号码检查一遍，查看是否有遗漏未入账的发票，如有，则应尽快采取补救措施。

五．保险公司日常工作

我公司与保险公司签订有协议，符合保险公司要求的客户可以办理直赔业务，即在我公司维修的事故车辆在经过保险公司审核，确认符合直赔条件后，由保险公司给客户开具直赔单，直赔单上须注明所属保险公司、车号、直赔金额等要素，且必须有保险公司确认的驻店代理人、客户、本公司负责修理车辆的业务接待三方签字；客户可持此直赔单和在本店维修完毕的结算单在财务收款台办理结算手续，如结算单金额在直赔金额内客户可不用付维修款，直接提车；如结算单金额大于直赔金额，客户只需付清超出部分费用即可提车；之后此维修款由保险公司负责结算。

直赔手续办完后，每周由保险公司出具直赔开票清单，交由会计助理核对，核查开票清单金额与直赔单及结算单金额相符无误后，可开具维修发票，由保险公司驻店人员在发票记账联签字后领走，将发票，直赔单和结算单统一集中保管，待保险公司转账付款；如当月保险公司直赔款到账，则根据由保险公司提供所付款项清单直接做收入；如在月底保险公司直赔款未到帐，将未到帐发票整理并逐笔登记后，交予售后会计挂入应收账，

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在保险公司账到后，再根据由保险公司提供所付款项清单冲应收账。（注：在开发票时会出现开票金额大于直赔金额的情况，出现这种情况的原因是因为保险公司有不完全赔付，也就是说一次事故由保险公司负担一部分，由客户负担另一部分；但是发票要全额开给保险公司，出现这种情况时，要求保险公司在开直赔单时在直赔单上明确标注开票金额，否则出现任何状况由保险公司自行处理；）

六．整理欠款明细

每月25日后把当月截止25日之前在售后DMS系统中所有未收款记录导出，找出未收款原因并按原因分类，并汇总金额，然后及时上报相关领导；其中，未收款的明细中含有各保险公司直赔的欠款，应将其再按所属各个保险公司分类并汇总。

七．填制减免优惠表

每月月底从DMS系统中报表管理—财务报表—优惠情况查询和减免情况查询状态下将本月的减免和优惠情况导出，根据减免理由将其分类汇总，按要求填入“售后减免优惠统计表”中，核对无误后发给售后会计统一上报。

八．索赔

索赔是指质量索赔，具体内容包括购车时赠送的两次免费保养和在质保期内汽车配件出现质量问题进行的配件索赔。需要核对的要点如下： 1. 确定当月索赔成本。每月从DMS系统中报表管理—财务报表—产值统计状态下将当月所有索赔产值导出，从中确定当月索赔工时及配件成本。

2. 确定每月应收索赔款。此项数据在索赔员未提完所有案例前，暂时以DMS系统中报表管理—财务报表—产值统计状态下导出的产值作为3

当月应收索赔收入，在确认索赔员提交完所有案例后，最终以DMS系统中报表管理—索赔报表—索赔申请分类查询—已转索赔状态下相应时期的索赔金额为准进行核算。需注意的是，因为免费保养回款金额与产值有差异，所以在正常情况下索赔金额大于产值；如若产值和索赔金额相近或索赔金额小于产值则说明提交的索赔有问题，应将产值与提交的索赔案例按工单一一进行对比，以找出原因并及时作出相应措施。

3. 稽核索赔员是否有遗漏未提交索赔。DMS系统中的报表管理—索赔报表—索赔申请分类查询—待转索赔状态下反映的就是未提交的索赔； 索赔提交期一般是60天，发现有快逾期索赔工单，需及时通知索赔员处理；如有已经逾期的索赔工单，需让索赔员说明原因，如果原因不合理，应及时向相关领导汇报。

4. 开具增值税发票，按通用要求寄出。每月月初从DMS系统的报表管理—财务报表—索赔月度财务报表中生成上月审核同意的索赔案例的详单，每月由索赔员将上月的索赔详单和开票要求打印出来，按开票要求开具增值税发票并根据要求将详单等在每月21日之前寄出，并向通用指定邮箱发送相关信息。

5. 在每月确定回款月份及金额。当月的回款指的是每月的开票数即在DMS系统的报表管理—财务报表—索赔月度财务报表中生成的数据，回款不一定是当月产生的索赔案例，而且所回款项也不是整月的，往往会包含四五个月份中的索赔案例，所以需要会计助理把具体的包含各个月份的回款分析出来。

每月先从DMS系统的报表管理—财务报表—索赔月度财务报表中导出当月回款数，然后从报表管理—索赔报表—索赔申请分类查询

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—已转索赔状态下导出相应期间的数据，最后将两个表按索赔工单号进行筛选，用月度财务报表中相同索赔单号的数据从已转索赔里找出，再按工单号所属月份将其分类汇总，如此可将当月月度报表所含各个月份数据分析出来。

6. 索赔工单常用状态。索赔提交后，在DMS系统的报表管理—索赔报表—索赔申请分类查询—已转索赔状态下可以看到工单的实时状态，常用的几种状态代表的含义如下：

工单未结束——工单尚未结算，未达到可提交状态。 新 增——工单已初提，未上报通用。 提 交 审核——已上报通用，待处理。 审 核 中——已上报通用，处理中。

审 核 同意——通用已处理完毕，同意支付，是最终状态，不再变更。 审 核 拒绝——通用已处理，不同意支付，可修改后重新提交。 审 核 退回——通用已处理，不同意支付，可修改后重新提交。 SGM拒 绝——通用已处理，不同意支付，是最终状态，不能修改。 SGM退 回——通用已处理，不同意支付，是最终状态，不能修改。 修 改——修改后重新提交的工单，处理中。

7. 注意事项。一是索赔各个报表显示的有效时间区域不同，在报表导出时要注意。二是从2010年10月开始，DMS系统状态不稳定，一直在更新，某些状态下的数据还会变化，所以在数据采集时要多加注意，避免造成重复或遗漏，导致报表不准确。 九．其他

1. 客服理赔人员完成量的核算：此处理赔是指各保险公司直赔，核算日期要往前推两个月，如在填制3月份表时核算的是1月份的数据；每月将

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截止到当月底的保险直赔已收款和未结清的合计数即为当月总完成量，再按已收款数量核算出完成率即可。

2. 每月月初还需提供一个叫“财务数据”的小报表给财务经理，具体内容是从系统的收款纪录里把当月所有保险公司回款整理出来，在将本月新增直赔数量整理出来填入表格，然后得出当月结余数量即可。

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