最新档案馆归档资料整理、立卷、装订要求名师资料汇编

市城建档案馆对归档文件

质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）

1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。例如：天富房地产开发公司51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 竣工图章示例如下

80

15

7

7 7 7

20

7

竣工图 施工单位 编制人 技术负责人 监理单位 总监 20 20 审核人 编制日期 现场监理 20 50

竣工图章尺寸为：50mm×80mm

竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应

当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

例如：新疆天业股份公司自备电厂4×135MW机组（建设工程项目），由1＃

2＃阀门室、工业废水处理室、1＃循环水泵房、员工餐厅、综合水池、点火油泵房、主厂房、化水室（单位工程）等工程组成，应按每个单位工程组卷。

世纪广场工程，包括背景音响、C区旱泉、C区叠泉、A区玻璃桥、张拉膜等工程。

3、建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等部分。

4、立卷过程中必须遵循下列要求：

（1）案卷不宜过厚，一般在20mm左右（因为查阅档案时需要复印不用拆卷）。

（2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

卷内文件的排列

1、同一事项的的请示和批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列（主要指开、竣工部分的文件）。

2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号（建施图、结施图、设施图、电气图）顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后（因为先产生批文等文字材料，后产生设计图）。

4、如果开、竣工资料超过20mm厚度时，应装订成两卷（便于提供利用）。

案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。筒子页占两页（如：建设工程规划许可证复合件）；折叠页只占一页（如建设用地批准书）。

（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目标，不必重新编写页码（如某公路的地质勘察报告等），反之，则不行。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表一律不编写页号。 2、卷内目录的编制应符合下列规定：

（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标注。

（2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代表。如图纸会审，有多个责任者，应选前两个责任者，再加“等”字。

（3）文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

（4）文件题名：填写文件标题的全称，严禁杜绝“土管局用地文件”等类似错误的题名。

（5）页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。如：最后一页从85到100，应填写为85/100。如果最后一份文件起页是85页，此文件就1张，又是卷内的最后1页，就应填写为85/85。

（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（7）正立面照片、侧立面照片、剖立面照片排在卷内目录之后。 3、卷内备考表的编制应符合下列规定

（1）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数，各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的简要说明。（备考表内材料＝文字材料＋图样材料＋照片）

（2）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面的编制应符合下列规定：

（1）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、卷内文件的内容，案卷题名＝建设单位+小区+工程名称+竣工资料或者竣工图，案卷题名在卷皮中占三行，其中一二行填写工程的案卷题名，第三行揭示卷内文件的主要内容，例如：

金宝房地产开发公司14小区金色年华7＃

住宅楼竣工资料 （开、竣工部分）；

农八师交通局湖心驿至甜水屯 农村公路工程竣工资料 （路基工程B涵洞部分）。

（2）编制单位：应填写案卷内文件的形成的主要单位或主要责任者。应为建设单位、施工单位。

（3）编制日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期（即开工至竣工时间），全部用阿拉拍数字表示。例如：2010.05.18—2010.12.28

（4）保管期限为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存，如大型重点工程（工人文化宫、军垦博物馆）；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，一般指住宅楼；短期指工程档案保存20年以下。

（5）密级分为绝密、机密、秘密三种。一般工程的密级均为秘密。 （6）共 卷：包括该工程的全部资料。即：竣工资料+竣工图，竣工资料排在前，竣工图排在后。

案卷装订

1、文字材料和图纸的案卷都必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2、装订时必须剔除金属物

3、筒子页和折叠页必须分开。例如：建设用地规划许可证复印件为筒子页占两页，建设用地批准书为折叠页，占一页。

4、城建档案馆明后年将实行电子档案管理，要求进馆档案合格证原件，一张A4白纸上只能贴一张合格证，便于扫描工作。否则，无法扫描。

建设单位施工单位向城建馆移交档案内容顺序（2010）

工程档案照片要求：住宅楼工程3张（正立面 侧立面和背立面） 公路工程10张（施工过程

中重要的） 重点工程30张（包括开工前的重要会议、施工中、竣工后） 照片贴在A4的白纸上，排序在目录前。

第一部分 开 竣工部分

1 前期立项通知单 (市发改委)

2 商品房建设计划通知单 (市发改委) 3 建设项目选址意见书 (市建设局) 4 建设用地批准文件(市土管局) 5 建设用地批准书 (市土管局) 6 建设用地规划许可证 (市建设局)

7 建设工程勘察合同(建设、 勘察设计单位) 8 定位图 (设计单位)

9 测量工程通知单 (勘察测量站) 10 工程地质勘察报告 (勘察设计单位) 11 建设工程设计合同 (建设、设计单位) 12 建设工程规划许可证 (市建设局) 13 投资许可证 (市发改委)

14 施工图审查合格书及审查报告 (建筑工程设计审查中心) 15 消防设计审核意见书(公安局消防局) 16 防雷审核意见书 （防雷办） 17 中标通知书 (工程招投标监管办)

18 开工报告及停、复工报告 ( 施工、监理单位) 19 建设工程施工合同 (建设 、施工单位) 20 建设工程委托监理合同 (建设、监理单位) 21 安全条件审查表 (工程安监站) 22 建设工程施工许可证 (市建设局) 23 工程质量保证体系审查 (工程质监站)

24 建设工程质量监督登记书及监督计划 (工程质监站) 25 见证备案表及见证记录汇总表 (施工、监理单位)

26 工程项目监理机构及负责人名单、单位资质 (监理单位)

27 工程项目施工管理机构及负责人名单岗位证、单位资质、安全资质 、试验室资质及人员岗位证

(施工单位)

28 工程概况表及工程竣工总结（施工单位） 29 竣工报告（施工、 监理单位）

30 竣工验收报告（建设单位 施工单位）

31 工程竣工验收监督通知、意见书（建设单位 施工单位等） 32 工程竣工移交证明书（建设单位 施工单位） 33 工程质量保修书（建设单位 施工单位）

34 住宅质量保证书和住宅使用说明书（建设单位） 35 用户评定（建设单位）

36 工程质量评估报告（监理单位）

37 工程地质勘察质量检查报告（勘察单位） 38 设计文件质量检查报告（设计单位） 39 建筑工程消防验收意见书（消防局）

40 建筑工程安全防范设施验收合格证（公安技防办） 41 建设项目竣工规划验收意见书（建设局） 42 工程竣工验收环保意见书（环保局）

43 建设工程竣工测量图（建设局勘察测量站）

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