工程档案工作交底记录(适用于建设单位项目管理部门对参建单位)

工程档案工作交底记录

收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过 程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照《手册》 第三.(三).B.5 条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限 参照表》拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各 单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。

4.2 建立归档文件关联表

归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运 前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格(格式 见附件) 。即项目建设各有关单位(规划部、工程部、物流中心、 生产技术部)在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程 竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门 归档。 归档文件关联表 序 号 责任 者 广东 电网 公司 湛江 徐闻 供电 局 文 号 文件题名 页数 档号 备注

1

湛江徐闻供 电局 2010 年 配网大修工 程文件资料

1710 DX10-824-55

第三.(三).B.5 条《工程项目文件归档范围、 分类、保管期限表》分类； 备注： 备注： 1、合同文件包括：合同审批、合同书、合同变更、合同变 更索赔等涉及法律事务的文件。 2、招投标文件包括：招投标文件审查；招标书、标底、招

标修改及答疑；投标书资质、履约类保函、委托授权书和投标 澄清、修正；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、 评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书。 3、土建工程质保及验评材料包括

:建筑材料试验报告；施 工定位(水准点、导线点、基准点、控制点等)测量、复核记 录、地质勘探；土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、 桩基工程记录、地基验槽记录；隐蔽工程验收记录；各类工程 记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录、事故处理报告； 工程质量检查、评定。 4、监理、科研项目、涉外、生产技术准备、试生产等这几方面 的文件材料在架空线路工程、电力电缆线路工程、变电站(所) 工程的内容基本相同，统一列在后面，各工程项目分类后对号 入位。 第三.(三).C 条进行整理 C 整理组卷的要求

1 立卷原则

1.1 立卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的自然形成规 律，保持卷内文件材料的有机联系，便于工程项目档案的保管 和利用。

1.2 项目文件材料由形成单位进行分类组卷，具体参照《手册》 第三.(三).B.5 条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参 照表》进行分类。

2 卷内文件的排列

2.1 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、 同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后， 主件在前、附件在后的顺序排列。

2.2 图纸按图号顺序排列。

2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

3 案卷的编目

3.1 编制卷内文件页号

3.1.1 装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号， 单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角， 背面在左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。

3.1.2 印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷 内目录，不必重新编写页码。

3.1.3 竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需盖档 号章，样式见图一。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。 图一：档号章样式(单位：mm) 35 15 10 档号 序号 10

3.1.4 案卷封面、 卷内 目录、卷内备考表不编写页号。 4、案卷装订要求 案卷装订要求 4. 1 文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式； 装订时做到右下齐、无倒面、不漏订，案卷采用三孔一线装订， 装订要求结实、整齐、美观。图纸可不装订，但同一项目应统 一。 4.2 案卷内不应有金属物。

4.3 单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖 档号章。 4.4 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及 装订形式。

移交按《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》第三. (三).E 条进行移交； 5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。

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