电脑语音系统操作手册

电脑语音系统操作手册

電 腦 語 音 系 統

操 作 手 冊

电脑语音系统操作手册

一. 主畫面

精業股份有限公司

(1) 資料顯示 :

. 模組狀態 : 顯示目前線路使用狀態。 . 模組 : 顯示目前所操作的模組。 . 進入時間 : 顯示使用者進入系統時間。 . 使用時間 : 顯示目前使用者使用的時間。 . 錯誤 : 顯示按鍵錯誤-操作錯誤資訊。 . 線路狀態 : 顯示線路操作狀態。

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(2) 系統資訊 :

. 線路數量 : 顯示語音卡可接電話線數量。 . 線路使用 : 顯示目前線路使用量。

. 線路量 : 顯示目前每小時最大線路話務量。 . 話務量 : 顯示目前話務量。 . 撥外線路 : 顯示目前外撥電話數量。 . 未接通數 : 顯示目前外撥電話未接通數量。 . 接通數 : 顯示目前外撥電話接通數量。 . 待撥數量 : 顯示目前所要外撥的數量。

(3) 設定 :

. 振鈴次數 : 設定系統在用戶電話撥入後先振鈴幾聲後再接起。 . 重複聯絡 : 設定缺席外撥電話重複聯絡時間。

. 檢測回鈴 : 設定外撥電話回鈴幾次後將此視為無人接聽。 . 缺席電話 : 設定缺席電話外撥方示。

(a) 按鍵啟動 : 設定使用者必須按啟動功能鍵才能啟動。

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(b) 定時啟動 : 設定每天固定時間啟動。

. 上午 : 設定上午啟動時間。 . 下午 : 設定下午啟動時間。 . 晚上 : 設定晚上啟動時間。

每個外撥時段會有三個子時段重複外撥上個子時段未聯絡上的

電話。例如 : 上午啟動時段為 10:30 則下一個子時段為此時間加上重 複聯絡時間 :

. 10:30 . 11:30 . 12:30

. 語音檔及資料維護 : 設定每天定時將導師共同留言,學生個人留言檔 家長留言檔以及資料庫資訊刪除掉。

(a) 時間 : 設定每天啟動時間。 (b) 保留天數 : 設定檔案保留天數。

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(4) 功能鍵

. 啟動 : 啟動缺席外撥電話。如果使用者設定定時啟動的話,此功能鍵 就無法使用。

. 刪除 : 使用按鍵直接作語音檔及資料維護。

. 存檔 : 將目前的設定資料存入 TELPHONE.DAT 中。下次系統再啟動

時將使用新的設定值。 . 資料庫 : 進入資料庫維護程序。 . 結束 : 結束系統操作。

(5) 線路特性

.外線專用 : 設定線路只限外線撥入使用。

. 撥出 : 設定線路除在所設定的撥出時間外,其他時間可供給外線進入 使用。

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使用滑鼠在欲設定的線路的資料列上連續按兩下,即顯示底下線路特性 設定視窗 :

在欲設定的線路特性上連續按兩下即可選定線路特性。

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二. 語音檔及資料維護

在系統作語音檔及資料維護會出現底下刪除檔案視窗,視窗中會列出 所要刪除的檔案名稱及目前刪除的檔案。

三. 資料庫管理

(1) 功能鍵 :

. 建檔 : 建立資料庫表格資料。如果資料庫已建立,系統會先將資料

庫檔案先刪除再重建。

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. 刪除 : 先使用滑鼠在每列欲刪除的資料的第一行位置上按一下,系

統會在此行上標示一個 ‘x’,代表此行資料可以被刪除,再按一下可以取 消刪除標示,最後按此功能鍵可將有標示的資料刪除掉。 . 統計報表 : 列印每個月的線路使用資訊。

. 重新整理 : 如果在操作時間有新的資料出現,可按此功能鍵重新將 資料整理列出。

. 結束 : 結束資料庫管理工作。

四. 語音句型

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按 ’0’ 結束 ? 14 15 16 17 按 ‘1’作息時間,按 ’2’ 月考時間,按 ’3’ 重大行事, 0014.VOC 按 ’0’ 回上層 ? 按 ‘1’ 校園活動,按 ’2’ 社區活動,按 ’0’ 回上層 上層 ? 按 ‘1’ 錄製重大行事曆,按 ’2’ 錄製導師信箱, 按 ’3’ 錄製校園及社區園地,按 ’4’ 錄製家長會及 活動信箱,按 ’0’ 結束 ? 18 19 按 ‘1’ 錄製作息時間,按 ’2’ 錄製月考時間,按 ’3’ 0018.VOC F 錄製重大行事曆,按 ’0’ 回上層 ? 按 ‘1’ 錄製共同留言,按 ’2’ 錄製學生個人留言 , 按 ‘3’ 刪除共同留言,按 ‘4’ 刪除學生個人留言, 按 ’5’ 聽取家長信箱,按 ‘6’ 錄製群呼留言,按 ’0’ 回上層 ? 20 21 22 23 24 25 編 號 26 27 28 29 30 31 按 ‘1’ 錄製校園活動,按 ’2’ 錄製社區活動 ,按 ’0’ 0020.VOC H 回上層 ? 按 ‘1’ 錄製活動信箱,按 ’2’ 錄製家長會聯絡信 箱 ,按 ’0’ 回上層 ? 請聽到響聲後開始留言,留言完畢請按 ‘#’ 字鍵 ? 0022.VOC 請聽到響聲後開始錄音,錄音完畢請按 ‘#’ 字鍵 ? 0023.VOC 重新錄音請按 ‘1’,重播錄音請按 ‘2’ ,回上層請按 ‘0’ ? 重新留言請按 ‘1’,重播留言請按 ‘2’ ,回上層請按 ‘0’ ? 語 音 句 型 服務繼續請按 ‘1’, 結束請按 ‘0’ ? 請輸入請假日期六碼 ? 請輸入假別 ? 請輸入請假時間, ‘1’ 上午,’2’ 下午,’3’ 一天 ? 你輸入的請假日期是 ? 請假時間是 檔案名稱 0026.VOC 0026.VOC 0028.VOC 0029.VOC 0030.VOC 0031.VOC 備 註 0025.VOC 0024.VOC 0021.VOC I 0019.VOC G 0017.VOC 0015.VOC 按 ‘1’ 活

動信箱,按 ’2’ 家長會活動信箱,按 ’0’ 回 0016.VOC

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32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55

假別是 ? 你輸入的請假日期錯誤,請重新輸入 ? 你輸入的假別錯誤,請重新輸入 ? 你輸入的請假時間錯誤,請重新輸入 ? 你所輸入的請假日期是 ? 你所輸入的請假時間是 ? 你所輸入的假別是 ? 興華國小你好,貴子弟 認 興華國小,謝謝使用 ! 查無此班級導師資料 ! 查無導師留言記錄 ? 查無學生留言記錄 ? 按 ‘1’ 重聽留言,按 ‘0’ 回上層. 請輸入欲刪除的檔案日期六碼. 你輸入的檔案日期是 ? 貴家長 已經完成請假手續 ! 確定刪除請按 ‘1’,重播留言請按 ‘2’,按 ‘0’ 回上 層. 檔案刪除完成 ! 你沒有刪除權限,無法刪除檔案 ? 無法刪除檔案,請與系統管理員聯絡 ? 對不起,貴家長 無法完成請假手續,請與訓導處聯 絡 ? 找不到留言檔,無法刪除 ? 無家長留言檔 ?

0032.VOC 0033.VOC 0034.VOC 0035.VOC 0036.VOC 0037.VOC 0038.VOC 0039.VOC

今日未到校上課,請儘速與學校聯絡,並請按 ‘*’ 確 0040.VOC 0041.VOC 0042.VOC 0043.VOC 0044.VOC 0045.VOC 0046.VOC 0047.VOC 0048.VOC 0049.VOC 0050.VOC 0051.VOC 0052.VOC 0053.VOC 0054.VOC 0055.VOC

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五. 系統語音檔

(1) 作息時間 : Schecure.Voc。 (2) 月考時間 : Examine.Voc。 (3) 重大行事 : Event.Voc。 (4) 校園活動 : Socitey.Voc。 (5) 社區活動 : Campus.Voc。 (6) 活動信箱 : Activity.Voc。 (7) 家長會聯絡信箱 : Parent.Voc。

(8) 導師共同留言 : T<人員代碼五碼><日期八碼>.Voc。 (9) 學生個別留言 : S<學生胸章號碼五碼><日期八碼>.Voc。 (10) 家長留言檔 : M<學生胸章號碼五碼><日期八碼>.Voc。 (11) 群呼留言檔 : A<班級號碼><日期八碼>.Voc。

導師留言檔,學生個別留言檔,家長留言檔以及資料庫儲存於 \Mail 子目錄下。

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六. 資料庫檔案格式

※資料種類：

１．學生個人留言檔管理

(a) 數值資料：聯絡次數。 (b) 文字資料：學生胸章號碼。 (c) 處理時間：聯絡時間。 (d) 處理結果：未聯絡上，已通知。 (e) 資料日期：語音檔建檔日期。 (f) 資料時間：語音檔建檔時間。

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２．群呼留言檔管理

(a) 數值資料：聯絡次數。 (b) 文字資料：學生胸章號碼。 (c) 處理時間：聯絡時間。 (d) 處理結果：未聯絡上，已通知。 (e) 資料日期：群呼檔建檔日期。 (f) 資料時間：群呼檔建檔時間。

３．統計資訊：

(a) 資料日期：資料存檔日期。 (b) 資料時間：資料存檔時間。 (c) 數值資料：0。 (d) 文字資料：0。 (e) 處理時間：0。

(f) 處理結果：線路量，話務量，未接通數，接通數。

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４．線路資訊：

(a) 資料日期：資料存檔日期。 (b) 資料時間：資料存檔時間。 (c) 數值資料：0。

(d) 文字資料：學生胸章號碼或人員代碼。 (e) 處理時間：線路使用時間。 (f) 處理結果：操作結束狀況。

５．錯誤資訊：

(a) 資料日期：資料存檔日期。 (b) 資料時間：資料存檔時間。 (c) 數值資料：0。

(d) 文字資料：學生胸章號碼或人員代碼。 (e) 處理時間：線路使用時間。 (f) 處理結果；錯誤狀態。

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