关于加强机要文件管理的通知

关于加强机要文件管理的通知

为了使我校机要文件管理工作规范化、制度化、科学化，根据上级有关文件的要求，文件处理要遵循准确、及时、保密的原则，做如下规定：

一、文件的处理

1、签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

2、参加会议带回的秘密文件、资料，个人不得保存，必须及时移交机要文件保管人员管理，移交时要认真履行移交手续。

3、机要文件保管人员收到文件后必须在统一下发的收文本上进行登记。登记文件需将时间、顺序号、来文机关、来文号、标题（内容摘要）、件数、密级等分类逐项登记清楚，以利查询，并在每学期清退文件时将收文本同文件一起进行签收。

4、文件由各大学医院、各院（系）、处级单位机要文件保管人员负责。文件传阅要严格按照上级规定的阅文范围安排好各类文件的传阅工作，严禁横传。要严格履行登记、注销手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。文件传阅要建立传阅（退）制度。急件要及时处理，时限性强的要及时分送，以免压误。

5、各大学医院、各院（系）、处级单位机要文件保管人员个人无权销毁任何秘密文件、资料。一切属于保密范围的文件和标有“内部资料”、“内部刊物”字样的均不准向物资

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回收部门或私人出售，应由学校党委办公室定期组织集中到市保密委制定的专点进行销毁。销毁秘密文件，必须履行严格的登记手续。

二、文件的利用

1、阅读秘密文件要在办公室或在文件阅览室进行，不得将文件带出办公室或其它公共场所。一般情况下，因公外出人员，个人不准随身携带秘密文件、资料。

2、借阅秘密文件，要严格履行借阅登记手续。借阅时限一般不得超过两天。

3、不得为个人需要摘引秘密文件的内容，未经组织批准，任何人不得利用秘密文件和内部资料为公开报刊撰写稿件。 在对外交往中需要提供内部文件、资料时，必须征得制文单位同意。

4、不准擅自复制秘密文件。确因工作需要复印的，要经发文单位请示文件制发机关批准，并建立严格的登记、管理制度。复制的文件要有复制单位的标记，并按原本文件管理。

5、各单位机要文件保管人员更换工作时，必须及时到党办办理交接手续，要将自己保管的一切文件、资料移交接替工作的同志，当面点清，双方履行签字手续。

10、对新上岗各单位机要文件管理人员，任用前须经所在单位党组织审查和批准；上岗后，应及时参加保密干部业务培训。

三、文件的管理与保密

1、机要文件保管人员必须模范的执行党和国家的保密制度，视党和国家的秘密如同生命。在任何情况下，特别是在紧要关头，都必须采取一切可靠措施，保证文件的。

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2秘密文件、资料要有专人管理，必须将秘密文件、资料置于办公室的保险柜、文件柜内，专柜保管、分类存放，设备和地点须有安全设施。

本规定自下发之日起施行。

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