SL-QP001文件与资料控制程序 - 图文

文件编号 版 本 页 数 SL-QP001 B 1 of 4 2011/02/23 文件与资料控制程序 生效日期 修 订 履 历 修订次 1 页 码 第3页 程序文件发放部门更改 修 订 内 容 日 期 2011.02.23 拟制 日期 FROM NO:SL-QM-F001A

审核 日期 批准 日期

文件编号 版 本 页 数 SL-QP001 B 2 of 4 2011/02/23 文件与资料控制程序 生效日期 1. 目的 对涉及质量/环境体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。 2. 范围 本程序适用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料的控制。 3. 参考资料 无 4. 职责 4.1 公司品质中心品保部文控室文件管理员负责对管理体系文件与资料（含外来文件）的分类编目、发放、归档、 更改打印和作废文件销毁处理等管理工作。 4.2 质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审查批准。 4.3 程序文件由各职能部门负责人编制，经管理者代表审查，总经理批准。 4.4 管理性支持文件由各相关职能部门编制，部门负责人审查和主管中心负责人批准。 4.5 专业技术支持文件由研发中心所属部门相关人员编制，部门负责人审查，主管中心负责人批准。 4.6 质量检验标准文件由品保部编制,部门负责人审核，主管中心负责人批准。 4.6 各有关部门负责各自部门使用的文件及资料的保管。 5. 程序 5.1 文件及资料的分类及编号 5.1.1 管理体系文件及资料分为如下几类： 5.1.1.1 质量/环境手册(一阶文件) 5.1.1.2 程序文件(二阶文件) 5.1.1.3 作业指导性文件(三阶文件)如图纸、作业指导书、设备操作规程、检验标准等 5.1.1.4 表单，质量/环境记录(四阶文件) 5.1.2 质量/环境管理体系文件的编号参见《文件和资料编号管理规定》（SL-QM-W003） 部 门 文 件 分 发 受 控 号 总经理室 01 生产中心 09 管理者代表 02 注塑一部 10 HR中心 03 注塑二部 11 品质中心 04 包装一部 12 PMC中心 05 包装二部 13 采购中心 06 仓储部 14 研发中心 07 外发部 15 财务中心 08 配料房 16 5.1.3 作业指导书、质量检验文件、管理办法、设备/仪器操作规程、BOM表等三阶文件一般按5.1.2规 定编号。技术图纸编号参见《技术图纸编号管理规定》 5.2 文件的编写、审批 FROM NO:SL-QM-F001A

文件编号 版 本 页 数 SL-QP001 B 3 of 4 2011/02/23 文件与资料控制程序 生效日期 5.2.1 质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审查批准；程序文件由各职能部门主管组织编写，管理 者代表组织评审,总经理批准。 5.2.2 工程部负责编写内部专业技术支持文件，包括：企业标准、工艺文件、作业指导书、设备/仪器操 作规程、BOM表、图纸等。由部门负责人审查，主管中心负责人批准。 5.2.3 品保部负责编写质量检验标准,部门负责人审核，主管中心负责人批准。 5.2.4 各类外部的技术文件(如标准和顾客提供的技术资料)由工程部门技术人员审查，主管中心负责人批准. 5.2.5 其他管理支持文件由各责任部门负责编写，各部门负责人审查，主管中心负责人批准。 5.3 文件的发放： 5.3.1 文件(包括外来文件)的发放统一由品保部文控室文件资料管理员统一进行，质量/环境手册、程序 文件发放对象为适用部门人员。技术性支持文件及其他管理性支持文件按公司规定的文件发放范 围发放。发放前，先由品保部文控室文件资料管理员编制《文件资料发放范围表》，再经管理者代 表审查，主管中心负责人批准。 5.3.2 质量/环境体系文件如无特别通知，均以批准日期为生效日期，由品保部文件管理员编制文件编号。 外来(上级)文件、标准等注明收文日期和来源，并登录在质量体系文件受控清单上，即《文件和资 料总览表》上。 5.3.3 文件和资料分“受控”和“非受控”两种状态。受控类文件有封面者发放时可只在每份文件封面盖有“受 控”章，无封面者则在每页上盖“受控文件” 章，都须在每份文件上加盖部门文件发放代号. 非受控类文件在每页盖“仅供参考”章。技术部门在研发过程中分发临时性技术资料由技术部门控制,且需加盖“试制文件”章受控的质量/环境体系文件发放时应在《文件和资料发放签收表》中由文件领用人签名领取，非受控文件的发放可不办理签收手续。 5.3.4 当需使用文件的人员未领到文件时不得随意借用他人的文件复印，应填写申请单上报 情况，经 本部门负责人及管理者代表批准，到品保部文控室领取。对于公司处于受控状态的质量/环境体系文件和资料，企业内部不能使用未加盖蓝色“受控”印章的复印件，一经发现立即由文件管理员收回销毁,并追究相关部门责任. 5.3.5 各部门应妥善保管本部门文件,严禁在文件上乱涂乱画.当文件破损严重影响使用时，应填写联络单 上报管理者代表有关情况，经管理者代表批准后到文件管理中心办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。文件管理人员将破损文件销毁。 5.3.6 当文件使用人将文件丢失，应按5.3.4条款重新办理申请领用手续，必要时，将丢失的文件通知各 部门，防止误用。 5.4 文件的修改： 5.4.1 修改时机: 1) 不适合于公司现有作业时;其他相关文件修改时; 2) 不同文件对同一事项之规 定有重复矛盾时; 3) 有比原文件有更好方法规定时; 4) 客户有新要求涉及文件修改时. 5) 其他特殊情况。 5.4.2 文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》说 明更改原因，交管理代表，对重要的更改还应附有充分的证据。 FROM NO:SL-QM-F001A

文件编号 版 本 页 数 SL-QP001 B 4 of 4 2011/02/23 文件与资料控制程序 生效日期 5.4.3 文件更改前后的审查、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人审批 5.4.4 文件更改申请批准后，由文件管理员实施更改。并在批准页上注明更改版次，更改原因，并按原 文件发放单位发放并请其签收修改后的文件，新版文件发放完毕时，文控室人员应同时将各部门失效的旧版文件同时收回，除须保留用作参考的外，其它的销毁。 5.5 文件的换版和作废： 5.5.1 文件经多次更改(修改状态从A到Z时)或文件需作大幅度修改时应进行换版，换发新版本。 5.5.2 旧文件的收回、销毁作废及新文件的更改、批准、发放等手续履行5.4.3和5.4.4条款。 5.5.3 对所有作废的原版文件给予保留，统一由文件管理员在作废的原版文件上再加盖“作废”章，存放于行政部。 5.5.4 对法律需要或需要保留的非受控类文件和资料，文件管理员在收回文件上盖“作废”章。 5.6 文件的管理： 5.6.1 有关质量体系的原版文件统一保管在文件管理员处。文件经拟审核批准后，原版文件由文件管理 员依文件类别分别填写在《文件和资料总览表》中，同时对原版文件做好标识。存入光盘的文件 也由文件管理员进行归档编号，做好清单，为防止文件的丢失，所有存入光盘的文件均应有备份， 以光盘储存的文件也应进行标识。 5.6.2 需要临时借阅文件的人员，经品保部文控室负责人批准后可借阅文件。借阅者应在指定日期归还 文件，到期不归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 5.6.3 每2年一次对所有文件进行评审，由管理者代表组织，评审完毕进行记录，以确保文件的有效性。 5.7 外来文件的控制 5.7.1 外来文件(客户/供应商提供的图纸及技术资料；相关国家、国际或区域所发行的标准类文件)均须由技术部门接受和审查后再交品保部文件管理员进行登录，由其加以归档保存及发给相关单位。 5.7.2 文件管理员负责定期(每年初)到上级部门(如：质量技术监督局、环境保护局)核查企业目前所使用 的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部文件是否为有效版本,及时更换过期文件. 5.7.3 各部门在接收到客户提供的文件和技术资料时，应及时交技术部门审查。各部门也可至文控室查阅已有的外来文件和资料，根据实际需要，进行复印或办理借阅手续，具体要求执行5.3条款的相关内容要求。 5.8 本程序所要求的相关记录由品保部文控室保存。 6. 记录与附表: 6.1 《文件和资料总览表》 6.2 《文件发放/回收记录》 6.3 《文件制定、更改、作废申请单》 6.4 《领用/退还/留用/取消文件申请表》

FROM NO:SL-QM-F001A

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/juoa.html