后勤集团物资配送管理暂行办法

后勤集团物资配送管理暂行办法

为了创造最佳经济效益，发挥规模配送优势，提高工作效率，集团决定对集团内所有物品原则上一律统一配送，并制订本办法。 一、 组织管理机构

1、安徽理工大学后勤集团物资配送中心，是集团内负责物资采购配送工作的职能部门，根据本办法规定及部门要求负责开展采购、配送、市场信息调研等工作。 2、由集团领导及相关部门负责人组成后勤集团招标领导小组，物资配送中心在招标领导小组的领导下，负责其具体实施，包括招标信息的发布、招标书的发放、招标后与中标方签订购货合同及将所购物品配送至使用部门等。 二、配送范围

1、大宗物品，必须由物资配送中心负责组织实施配送，主要包括：

（1）餐饮服务中心米、面、油、低值易耗品、维修材料、餐具及其他材料的采购配送；

（2）学生公寓管理服务中心水、电、木维修材料，保洁用品，劳保用品，洗涤用品的采购配送；

（3）楼宇管理服务中心的卫生工具、教具、水电木维修材料、课桌椅维修材料、劳保用品的采购配送；

（4）绿化保洁服务中心的绿化、维修材料，卫生工具及卫生劳保用品，花、木、草种，肥料的采购配送；

（5）水电服务中心的维修材料及维修工具的采购配送；

（6）安理物业卫生保洁用品及工具、维修材料、劳保用品的采购配送； （7）工程维修队的维修材料、维修工具、设备购置；

（8）总务服务中心的煤炭、维修材料及配件、维修工具、卫生保洁用品、劳保用品的采购配送。

(9) 行政服务中心维修材料、劳保用品、卫生用品、办公用品的采购配送。 (10）集团范围内各类设备、办公用品、低值易耗品，劳保用品的采购配送； 2、校医院药品（含特殊药品）、医疗设备、器械、办公用品的采购配送；

3、根据集团安排需要配送的其他物品。 三、物资配送工作制度

1、物资配送中心必须建立并严格执行有关的廉政管理规定，集团有关部门将监督执行有关的廉政制度；所有采购业务活动必须遵守国家有关法律、法规和财经纪律，通过正常渠道和正当方式实施。

2、充分了解掌握市场行情，强化采购管理，遵循适价、适质、适量、适时、适地原则，降低采购成本，提高经济效益，社会效益。

3、建立各商家电子档案，主动与各供方保持密切联系，经常深入各厂家、商家、市场及兄弟院校，做好信息调研工作；物资配送中心应根据各使用部门的需求情况，严格按计划采购，要多找货源，确保采购按时按量完成。

4、批量采购项目，必须在市场调查、掌握市场行情、作好充分准备的基础上，选择三家以上的供应商进行业务洽谈，择优确定供应商，核定价格与质量要求。凡数量多，金额大的批量采购必须采用招投标方式，依法签订购销合同；供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归集团公有，并在合同中注明。 5、对技术性较强或有特殊要求的采购项目，物资配送中心可要求使用部门有关专业人员共同采购或授权使用部门有关专业人员采购，并共同承担责任。 6、凡属于物资配送范围内的物品必须经物质配送中心集中统一采购配送后方可进行相关登记入账，各部门无权自行采购，否则，各级领导不得审批，财务部门不得报销入账。

7、物资配送中心必须凭申购部门（经有关领导审批同意）的申购表进行采购，各部门提交的书面申购表中要注明物品的品名、规格、数量以及产地等，否则物资配送中心有权退还并要求重新按规范填写申购表。如各部门对申购物品有特殊要求的，应在申购表中作书面说明，否则，各部门原则上应接受物资配送中心配送的物品；如遇采购物品与申购的要求不符时，采购员必须与申购部门联系，在取得申购部门同意后方可采购，避免盲目采购，造成损失。

8、原则上配送范围内的物品由物资配送中心集中统一配送。但根据实际情况，如为处理突发事件等特殊情况所急需的物品，使用部门可主动与物资配送中心联系协商，经物资配送中心授权后，使用部门可以自行采购相应物品，但发票报销必须按原有程序核报。

9、使用部门因特殊情况提出特殊申购订货要求的，物资配送中心以不影响工作为原则，积极支持并尽可能满足使用部门的特殊需求，可派人员共同采购。 10、如因特殊原因未能按有关要求完成配送任务的，物资配送中心应主动及时与使用部门联系，共同协商补救措施，否则以失职论处。

11、物资配送中心负责定期对供应商进行综合评价，对不合格供应商应及时清退。

四、采购程序

1、申报：由使用部门填写《申购物品报告表》，按要求注明申购物品的品名、规格、型号、数量，有特殊要求的，应在表中作出注明，填写后，部门负责人须签字。

2、审批：由物品申购部门将填好的《申购物品报告表》呈送集团分管领导审批，数量较大及贵重物品须报总经理提交办公会议研究，经批准后，再将此表送交物资配送中心办理。

3、招标：对批量大或金额大的申购物品，报集团办公会议研究后，按招标程序对外公开招标采购。

4、采购：物资配送中心在收到使用部门（经过集团领导审批的）《申购物品报告表》后，根据集团领导的意见或是通过招标后确定的采购物品意见，及时安排采购员采购。

5、交验：物品购置完毕，按物品验收规定处理。 五、物品验收规定

1、必须严格执行验收制度，做好物品验收工作。采购物品到后应按规定填写《采购物品验收清单》。并由申购部门安排相关人员和物资配送中心质量监控中心共同验收入库。物资配送中心和质量监控中心负责人须积极监督并经常检查执行情况，以杜绝不合格物品流入，避免造成不必要的损失。

2、必须依据各部门的物品申购表进行验收，逐一核对到货物品的品名、数量、质量、规格、产地、单价、金额等，验收合格后方可接收。凡与订单不符合的货物，申购部门可以拒收。

3、使用部门收到物品应对单后，应认真验收，如发现数量、质量有不符合要求的，要做好记录，及时告知物资配送中心负责人，并按以下规定处理： （1）凡质量不符合要求的，物资配送中心应及时要求供应商立即进行调换合格商品，否则，应全部退货；

（2）凡临近保质期（有效期）的物品，使用部门无法在保质期（有效期）内使用完的，可拒绝验收； （3）“三无产品”一律退回

（4）验收合格入库后须分类整理，做好记录，并按部门建立电子档案。

六、本办法自颁之日起执行，解释权属安徽理工大学后勤集团。

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