浅谈秘书工作

浅谈秘书工作

南宋著名诗人陆游在《冬夜读书示子聿》这首诗中写道：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”意思是说，从书本上学习到的知识，总是不够扎实，也不够用的。只有经过自己身体力行地去实践，才能够获得全面的知识。这两句话将理论与实践的关系、直接知识与间接知识的关系，讲得十分透彻。告诫后辈不要把自己关在书斋里死读书，读死书，而要走向社会生活，才能从实践中获得真知，提高工作能力。

作为一名秘书工作者，我们应该从陆游的诗句中获得有益的启示。一个合格的秘书不仅要善于学习，而且要更加善于工 作；不仅要努力读书学习，而且更要重视社会实践。如果把学习与工作当作互不相干的两回事，只会学习而不会工作，那就真成“百无一用是书生”了。

古人历来对社会实践十分重视。孔子在《论语》中说：“文莫，吾犹人也，躬行君子，则吾未之有得。”意思是说，书本上的学问，我大约和别人差不多吧。而在社会生活实践中做一个君子，那我还没有做到。明代周立在《饮酒》中写到“一语不能践，万卷徒空虚”，就是说，书上写的话如果一句也不能去实践，那么书读得再多也是枉费心机。实践是最好的老师，从事现代秘书工作，更要十分强调学以致用，重视实践。在工作实践中，往往会遇到许多书本上没有提到的困难和问题，这就需要广文秘工作者对这些困难和问题进行深入的观察思考，

1

具体情况具体分析，总结积累经验，从而找到克服困难和解决问题的办法。

学习与工作都很重要，二者不可偏废。学习与工作是相辅相成的，是互相促进的；在不同的时间、地点和环境，侧重点也是不同的。如何将学习与工作结合起来，答案也不是惟一的，因人因事而异。每个秘书工作者要根据自己的实际情况来处理工作与学习的关系。要学会弹钢琴，将学习工作结合起来，演奏出学习与工作和谐优美的旋律，促进学习与工作的双丰收，实现学习与工作的双赢。下面是本人在学习与工作实践中的一点心得:

一、如何做好公文的核稿

公文核稿工作，是文件起草送交领导审签前，对文件内容、格式、文字以及是否符合国家法律法规、本单位政策等进行全面审核、 检查和把关的一项集政策性、规范性和严密性于一体的工作。行政公文是机关单位行使管理的重要手段之一，它的质量直接体现部门管理水平的高低。而核稿是公文处理的关键环节之一，对提高公文质量有重要作用，因此，认真做好公文核稿工作至关重要。近几年来，我区办公室在公文核稿上严格遵照《国家行政机关公文处理办法》（国发[2003]23号）要求，坚持实事求是、精简、高效的原则，严把质量关。为领导对全区的管理工作提供了有力的服务。我区公文核稿严把五个关口，确保了公文优质、高效、规范运行。

2

（一）严把行文关。

严把行文关就是审核文件是否确需行文，这是前提。在这方面办公室领导坚持从紧、从严和适度的原则，凡可发可不发的文件坚决不发；凡通过汇报、请示等口头形式协商达成共识、能够解决问题的，一般不予行文；凡在会议上安排部署过的事项，不另外行文；一般知照性的通知和文件尽量电话通知，不另行文。

（二）严把政策关。

把好法律政策关，是公文核校的重点。近年来，在文件量大、涉及面广的情况下，一方面积极学习相关知识，提高公文处理水平；另一方面，通过正常的行文程序，博采众长，采用会签协商等方式解决有关问题。主要是对文稿的内容进行认真校核，看其是否符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及上级有关精神。是否同现行有关规定相衔接，所提的措施和办法是否切实可行，是否完整、准确地体现公文意图等。要始终维护公文的严肃性和权威性。

（三）严把文字关。

公文文字是体现公文质量的重要标志。如果公文词不达意表述不准，势必会降低公文的效用。因此，校核人员要注重在公文文字上下功夫，删繁就简，认真审核。检查文字是否通顺，是否有语病，词句表达是否得当，标点符号是否正确，尤其是对公文中的数字、年代、引用的公文名称、文号等认真核校。

3

对于公文中部分词语的应用，文秘人员除了与相关单位协商和请教外，还对词语的用法分析推敲，力求简洁明了，通俗易懂，以最恰当地表述，准确反映文件意图，使执行部门和所涉及到的人员看懂弄通，不产生歧义，既能准确操作，又便于考核，提高了公文的行政效能。通过认真核稿，做到表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

（四）严把格式关。 公文格式标准化是公文水平和质量的体现。在公文审核中，文秘人员要非常注重公文格

式的校核，主要是“三审核”。一审文种选择是否恰当。着重把握几种容易混淆的文种的运用，如通知与通报、请示和报告等。二审行文形式是否准确。文秘人员要根据公文涉及的内容确定行文形式，严防随意抬高行文规格。三审文体格式是否规范，包括标题、主送单位、抄送单位、主题词、附件、成文日期等，以及公文中的字距、行距、页边距等进行排版，确保办公室下发的每一份公文格式准确规范，符合国家标准。 二、如何在办文上为领导提供优质服务

在当前全面落实科学发展观，积极实践维持黄河健康生命新理念的形势下，办文工作如

何适应新形势发展的要求，进一步改进工作，为领导提供优质服务，笔者认为应把好“三关”，让领导腾出更多的时间和精力想大事、抓落实；做到“三勤”，努力提高办文本领。

4

（一）把得少，切实减少数量，减轻领导同志阅批文电负担

1、收文办理，坚持适当、合理分流的方法，对上级安排部署工作比较明确具体的文电，直接送有关业务部门办理，部门视情向领导报告。对下级报来的一般性请示件，直接送有关业务部门提出初步意见后送领导审阅。

2、发文办理，可发可不发的文件坚决不发，尤其是那些一般性号召部署多，可操性强的具体措施意见少，内容空泛，没有多少普遍指导意义的文件，坚决不发。对可由部门自行研究确定解决的比较具体的事务,由部门直接办理，减少分流一部分公文。

3、充分利用现有的办公自动化网络，对能在网上发布的领导讲话、一些简单的会议通知等，不在发文，再减少一部分文件。

（二）把得好，努力提高文电起草质量，争取领导少修改、不修改

1、内容要精炼，现在大家都很忙，尤其是领导同志，每天的日程都安排的很满。因此，文电的简明、精炼、篇幅不宜过长，杜绝空话、套话，不要言必称提高认识，加强领导等等，对那些说了作用不大，不说也无妨的话尽量删除，减轻领导同志阅文时间。

5

2、把握领导意图要准确。平时要多注意学习党的路线、方针、政策，认真钻研上级的工作部署安排等，因为领导意图都是从这些东西里面来的，这是领导意图的根源。还要主动了解近期领导的工作重点、工作要求措施等，这些都是领导意图的具体表现形式。最后还要善于揣摩领导思维方式、语言风格，并尽量把它们用书面化的语言反映到公文中去，这样就比较容易得到领导的认可和接受。

3、体例、格式要规范。时刻保持兢兢业业、一丝不苟的作风，对经手的每一份文件，都要精雕细刻，精益求精。特别是在一些技术性的细枝末节上，切不可大意放过。比如公文中的“引文”、标点符号、数字、计量单位和层次序号等等，都要仔细核对，力争做到规范统一。

（三）把得巧，处理好质量和效率的关系，不耽误领导同志工作需要

要注意摸索办文工作的规律，对各类办文的急缓程度做到心中有数，处理起来做到举重若轻，运用自如。

1、对一般性的、不牵动大局或工作量较小的公文如：“会议通知”、“会议纪要”、“函”等，工作量不大，工作难度比较低，应坚持速来速办，来则即办，抓紧完成。

2、对时间要求比较紧的公文，也应快办速办，不要误了时间。但应把握好两个问题，一是切不可因为时间要求比较急就

6

粗技大叶、疲于应付；二是处理好急和“静”的关系。在急中应当保持冷静，切忌忙中出错。

3、对一些能借鉴的东西尽量加以借鉴，不做无效劳动。比如有的公文的主题词标注，可以参考以往类似公文的标注用词；转发类的公文，可参考上级机关标注用词，不必自己再翻查主题词表。

（四）做到“三勤”，进一步提高办文本领

一是勤学习。要向书本学，学习国家行政机关公文处理办法，学习中国共产党公文处理条例，通过学习，掌握扎实的业务理论知识。要向领导学习，领导同志站得高，看得远，对问题认识深刻，见解独到，尤其是领导同志对文稿做的修改，要认真加以揣摩，从中吸取营养。要向同事学，学习他们好的工作经验和做法，学习他们良好的工作作风。要向同行学，多看上、下、左、右单位的公文，学习人家的长处。只有多学习，勤学习，善学习，才能练出扎实的基本功，只有这样才能在起草和修改公文中，做到厚积薄发，游刃有余。

二是勤总结。没有总结就没有提高，每工作一段时间要总结、回顾一下，看看哪些文件办得好，想想是怎么干的，还有没有进一步提高的方法。更要看看这段时间那些文件办的有纰漏，原因在那里，下一步如何避免类似问题。

三是勤创新。办文工作经过长期运作，形成了一套比较稳定的操作规程，上下级、各部门之间配合起来比较默契，不容

7

易创新，也不好创新。但如果一味因循守旧，工作就很难适应新形势发展的需要。例如我们在办文过程中尝试改变流转程序，既减少了领导同志的阅文负担，也提高了部门的工作积极性，还加快了公文的处理速度，可谓是“一举三赢”。这就是大胆创新、敢于创新的结果。由此看来，办文工作创新，大有潜力可挖。只要在工作中多动脑筋，多思考、多钻研，就一定能不断创新，不断突破，不断完善，为领导提供更加优质的服务。

8

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/jspp.html