史上最完备！备用金清理细则及要求

关于个人借款及项目部备用金的清理

为了进一步加强财务监督，严肃财经纪律，规范分公司个人及项目部备用金使用管理，保证备用金的严肃性，进一步发挥备用金的职能，规避个人备用金和项目部超额备用金的风险，加快资金周转速度，提高资金使用效率。现通知分公司机关本部、项目部员工对个人借款以及对项目部备用金进行审查与清理。具体要求如下：

一、清理范围

1、截止目前个人借款或备用金；

2、截止目前在建项目、完工项目备用金。 二、清理时间

2014年11月10日至2014年11月20日 三、清理要求

1、个人在财务部有借款余额的，于2014年11月20日前存入分公司指定外部账户。

2、财务部与在建项目部备用金管理人员核对备用金余额。在建项目如存在备用金超标准情况的，超标部份于2014年11月20日前存入分公司指定外部账户。

3、财务部与完工项目部备用金管理人员核对备用金余额，并于2014年11月20日前结清备用金余额，剩余款项存入分公司指定外部账户。

四、清理程序

1、2014年11月10日-2014年11月12日，财务部将整理的个人及项目部备用金情况并及时通知借款人，借款人应对自己的借款情况进行逐笔核对。如有错误，请及时与财务部核对。

2、2014年11月13日-2014年11月20日，为备用金清理阶段，个人及各个项目部按要求及时清理。

3、对因特殊情况不能按期归还借款或报账冲销借款手续的，请写明详细原因并列示出具体的费用明细及还款计划，由经办人及部门负责人签字，报分管领导同意，财务总监批准后方可暂缓处理。

五、惩罚措施

1、对于在规定时间内，前账未清且未能说明原因及还款计划的个人借款，财务部将根据“前账不清、后账不借”的原则，停止该员工以后的所有借款及个人或者他人代其报销单据的支付。同时，财务部有权直接从个人工资中进行扣除，直至个人借款还清为止。

2、对于在规定时间内，单据冲销有限，项目部备用金仍超额且未能说明原因的，财务部有权暂停该项目部的报销，直至将超额部分用现金形式转入分公司外部指定账户。

六、清理注意事项

1、鼓励将个人借款及项目部备用金超额部分用现金形式转存分公司指定外部账户。

2、财务部将严格审核临时冲销大额费用的单据。

3、财务部将严格审核报销及支付属性与金额异常的单据。

4、原则上冲销个人借款费用，冲销单据应与借款时填报的性质一致。项目部备用金，涉及到大额吊装、运输等业务支付属性的单据，一律不得冲销借款，而是应该走正常的业务支付流程，且支付对象仅应为对方单位对公账户，如有特殊情况的需应与财务部沟通。

5、对于刻意违反局及分公司备用金管理办法有关规定的，一经发现，财务部将严格相关人员及部门借款口径。

七、今后借款规定

1、人力资源部门办理人员调动、离职、内退或退休手续，经财务部门会签时，凡备用金或个人借款尚未结清的人员，在内外部调动、离职、内退或退休前须足额归还备用金和个人借款。

2、借款人原则上应在借款事项办理完毕后， 3 个工作日内将原始单据交财务部门办理报销，结清借款。财务部门开具收据给借款人，原借款单不予归还。原则上在已有借款未结清前，不得新借。除特殊情况外，个人借款的最迟归还期限自借款之日起不得超过2 个月。

3、项目部备用金管理人员应每月末与财务部核对备用金收支明细与余额，对备用金超额部分应于每月末前归还至分公司外部账户。

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